ICBF - p25.gf procedimiento verificacion y cobro aporte parafiscal del 3 determinacion mora v5 0

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PARAFISCAL DEL 3% Y DETERMINACION DE LA MORA

1. OBJETIVO: Definir las actividades necesarias para la verificación del aporte parafiscal, con el fin de efectuar el control de la adecuada, completa y oportuna liquidación de las contribuciones parafiscales a favor del ICBF.

2. ALCANCE: Inicia con la detección de los presuntos deudores morosos e inexactos y termina con la actualización del expediente y registro de la cartera en contabilidad y recaudo.

Aplica a nivel regional y sede de la Dirección General

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: El ICBF, en su condición de entidad Administradora del Sistema de la Protección Social y en cumplimiento de lo señalado en el artículo 3 del Decreto 3033 de 2013, realizará el control de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales con destino al ICBF, de acuerdo con las competencias establecidas por la Ley 1607 de 2012, aplicando los estándares de procesos de cobro de la mora fijados por la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección SocialUGPP mediante Resolución 1702 de 2021 y Resolución 1209 de 2022. 3.1. El estándar de aviso de incumplimiento tiene como finalidad incentivar el pago voluntario de las contribuciones parafiscales a favor del ICBF por parte de los aportantes que registran obligaciones con un incumplimiento igual o inferior a treinta

(30) días calendario o, en su defecto, promover el reporte de las novedades que permita depurar la información de la deuda presunta. Este aviso de incumplimiento se adelantará con el fin de evitar el inicio de las etapas de proceso de cobro. El ICBF debe enviar el aviso a los aportantes que presenten obligaciones con un incumplimiento igual o inferior a treinta (30) días calendario a partir de la fecha límite de pago, dentro del término comprendido entre el día siguiente a la fecha límite de pago y hasta los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente, como se ilustra en el siguiente ejemplo: Día hábil de Mes de Fecha máxima para Dos últimos dígitos vencimiento para el Fecha límite autoliquidación y envío del aviso de del Nit pago (Decreto 780 de de pago pago de aportes incumplimiento 2016) 13 de junio de 54 9o Junio de 2022 15 de julio de 2022 2022 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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PARAFISCAL DEL 3% Y DETERMINACION DE LA MORA El ICBF en cabeza de la Dirección Financiera – Grupo de Recaudo, a través de los

profesionales de soporte a regionales del ICBF deberá generar y enviar el aviso de incumplimiento a los aportantes que cumplan las dos siguientes condiciones: — Que no hayan realizado la autoliquidación y el pago de los aportes dentro de los plazos definidos en el Decreto 780 de 2016 o disposiciones que lo modifiquen o adicionen y; — A los aportantes que presenten obligaciones con un incumplimiento igual o inferior a treinta (30) días calendario a partir de la fecha límite de pago. El aviso de incumplimiento en el pago del aporte parafiscal ICBF será enviado al aportante mediante el canal de comunicación: correo electrónico desde el aplicativo AIPA (Aviso de Incumplimiento en el Pago al Aportante). Medio de Momento de Estándar Evidencia Modelo Tipo Cumplimiento Ejecución Primeros diez (10) Registro Formato de días hábiles del mes Aviso de Correo Electrónico Aplicativo comunicación siguiente a aquel en Incumplimiento AIPA utilizada que se debió realizar el pago. El término aquí previsto, de “diez (10) hábiles del mes siguiente a aquel en que se debió realizar el pago”, debe observarse sin perjuicio del cumplimiento de las acciones de determinación, liquidación y cobro que deben adelantar el ICBF de acuerdo con el marco normativo aplicable. El ICBF cuenta con un sistema de información denominado: AIPA, el cual permite identificar aquellos aportantes que se encuentran en mora. Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, el sistema de información genera y envía los correos electrónicos, los cuales en su interior llevan los requisitos mínimos

exigidos por la UGPP según lo ordenado en el numeral 2.4 del Capítulo 2 del Anexo Técnico de la Resolución 1209 de 2022:

1. Nombre del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, quien envía el aviso.

2. Nombre o razón social e identificación del aportante.

3. Periodo adeudado, indicando claramente mes y año.

4. Informar los medios de pago de la obligación.

5. Advertir del inicio de acciones de cobro en caso de renuencia en el pago.

6. Requerir al aportante para que verifique si la mora registrada se deriva del incumplimiento en el pago o de una novedad que no ha sido reportada al sistema.

7. Advertir acerca del deber y de la importancia de reportar las novedades de la afiliación al Sistema de la Protección Social.

8. Informar lo medios por los cuales puede reportar la novedad.

9. Informar el contacto de la administradora para absolver dudas o inquietudes. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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PARAFISCAL DEL 3% Y DETERMINACION DE LA MORA Posteriormente al envío de los avisos de incumplimiento, los aportantes pueden responder al correo adjuntando la documentación de soporte o la planilla de pago.

Cada Regional del ICBF gestiona a través del Sistema de Información AIPA estos casos de incumplimiento para darles la finalización del proceso o al contrario, iniciar un proceso de verificación de la adecuada, completa y oportuna liquidación de las contribuciones parafiscales a favor del ICBF. El ICBF, a través de la Dirección de Información y Tecnología, deberá conservar copia de los correos electrónicos gestionados desde el aplicativo AIPA como pruebas del envío de los avisos de incumplimiento comunicado a los aportantes, para posterior verificación por parte de la UGPP. Esta prueba que acredita el cumplimiento del estándar deberá conservarse por el término de cinco (5) años contados a partir del envío del aviso. El aviso de incumplimiento para efectos de control y verificación por parte de la UGPP deberá registrarse en el aplicativo AIPA con la siguiente estructura de datos, creada en formato .txt con separación de campos usando el carácter PIPE (|), el cual deberá estar disponible en las condiciones definidas por la UGPP. cuando así lo requiera: Campo Tipo Concepto Detalle Obligatorio Si tiene más de un nombre o razón social para el mismo tipo y número de 1 Alfanumérico Nombre o razón social del aportante identificación, debe registrar la más frecuente Si todos tiene la misma frecuencia, debe registrar la más reciente Obligatorio NI: Número de identificación tributaria CC: Cédula de ciudadanía CE: Cédula de extranjería TI: Tarjeta de identidad 2 Alfanumérico Tipo de documento del aportante RC: Registro civil PA: Pasaporte CD: Carné diplomático SC: Salvoconducto de permanencia PE: Permiso especial de permanencia

PT: Permiso por protección temporal 3 Alfanumérico Número de documento del aportante Obligatorio 4 Numérico Numero de digito de verificación Obligatorio

1. Llamada telefónica 5 Numérico Mecanismo de envío de la comunicación

2. Correo electrónico ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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3. Correspondencia

4. Fax

5. Mensaje de texto

6. Otro Opcional Descripción de otro mecanismo de envío Aplica si en el campo 5 se reportó otro 6 Alfanumérico de la comunicación tipo de dato, de lo contrario dejar el campo vacío 7 Fecha Fecha de envío de la comunicación Formato AAAA-MM-DD 3.2. En cuanto a la solicitud de documentos efectuada al aportante: 3.2.1. Los documentos requeridos para verificar la exactitud y consistencia de la información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes 3%, están definidos en el artículo 13 de la Resolución 575 de 2016. 3.2.2. El plazo de entrega de los documentos es de treinta (30) días contados a partir del día siguiente al recibo de la comunicación (solicitud). En el caso en que la

información recibida esté incompleta o se requiera explicaciones o documentos adicionales, se solicitará al aportante, quien contará con 5 días hábiles para su entrega. 3.3. En cuanto a la verificación de la exactitud y consistencia de la información 3.3.1. El servidor público una vez recibidos los documentos solicitados al aportante, contará con máximo treinta (30) días para realizar la verificación. 3.3.2. Las regionales realizarán las gestiones tendientes a la verificación y cobro de la mora, priorizando las mayores cuantías y la antigüedad. Se considera como menor cuantía los valores inferiores a 4.3 Salarios SMMLV. Esta priorización se realizará para la verificación de morosos, inexactos y omisos, de acuerdo a lo establecido en el artículo 11 de la Resolución 575 de 2016. 3.3.3. El servidor público que realiza la verificación de acuerdo a los soportes documentales identifica el tipo de acta en la cual registrará los hallazgos de la revisión documental así: — Acta de verificación de la exactitud y consistencia en el pago de los aportes 3% a favor del ICBF. — Acta de verificación de la mora en el pago de los aportes 3% a favor del ICBF. — Acta de verificación de los aportes 3% a favor del ICBF en procesos concursales. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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PARAFISCAL DEL 3% Y DETERMINACION DE LA MORA 3.3.4. Cerrada el acta de verificación de aportes en el sistema, la Regional No podrán realizar cambios en su contenido, sin previa autorización por parte del Comité de Seguimiento a la completa y oportuna liquidación, cobro y administración de la cartera del Aporte Parafiscal 3%, quien autorizará la anulación del acta y en caso de requerirse, la generación de una nueva acta con un nuevo número de consecutivo. Así mismo, se podrán modificar el acta de verificación, previa autorización por parte del mismo Comité Regional, cuando el ICBF se haya hecho parte de algún proceso concursal. Cuando se presente recurso de reposición interpuesto por el deudor frente a una Resolución que determina una Mora, la Regional podrá modificar el acta de verificación sin que se requiera la aprobación por parte del Comité. En todo caso, la Regional deberá registrar la trazabilidad del proceso y la justificación por la cual anula o modifica un acta de verificación. 3.3.5. La certificación de no pago al sistema de Recaudo, será emitida por el Coordinador del Grupo Financiero o Coordinador del Grupo de Recaudo de la Regional Bogotá, una vez pasado el cierre de ingresos de SIIF NACION del mes inmediatamente siguiente a la fecha en que se cumplan los 30 días del plazo otorgado en el acta de verificación para la respectiva normalización. 3.3.6. Independientemente de la calidad del deudor (Mora, Inexactitud y Omisión)

del aportante cuando sean procesos concursales diferentes a liquidación voluntaria se enviarán a los Grupos Jurídicos para la correspondiente representación judicial. 3.3.7. En los casos en que se detecte mora, dentro del mes siguiente a la certificación de no ingreso de los pagos por los períodos establecidos en el acta de verificación, el Servidor Público responsable del Área de Recaudo deberá proyectar la Resolución de Cobro de la mora para que sea suscrita por el Director Regional en un lapso no mayor a cinco (5) días, previo control de legalidad emitido por el Coordinador del Grupo Jurídico de la Regional. 3.3.8. Para los casos de deudores en mora que se encuentran en liquidación voluntaria, en el entendido que no es un proceso concursal sino un proceso normal que puede ser llevado a Jurisdicción Coactiva, se realizarán todas las acciones tendientes a procurar su normalización en los términos establecidos en la Resolución 575 de 2016. 3.4. El plazo máximo para la constitución del título ejecutivo o expedición de Resolución de Cobro de la Mora es de nueve (9) meses a partir de la fecha límite de pago. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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Versión 5 Página 6 de 21 PARAFISCAL DEL 3% Y DETERMINACION DE LA MORA 3.5 En cuanto a la no entrega de la información Las entidades que perciban aportes parafiscales podrán acudir ante los Inspectores de Trabajo, con el fin de hacer cumplir las obligaciones de los empleadores en cuanto a la afiliación de los trabajadores a las respectivas entidades, así como para verificar las bases de liquidación y el pago oportuno de los aportes respectivos sin perjuicio de las acciones coactivas civiles y administrativas a que haya lugar, conforme estipula el artículo 5º del Decreto 562 de 1990. Según lo dispuesto en el artículo 5º de la Ley 828 de 2003, las autoridades o personas que tengan conocimiento sobre conductas de evasión o elusión, deberán informarlas en forma inmediata al Ministerio de la Protección Social tratándose de pensiones o riesgos profesionales y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Sena, ICBF o a la Superintendencia Nacional de Salud. Igualmente, el artículo 8º de la Ley 828 de 2003, refiere al requerimiento de información, al expresar “(…) el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, (…) podrán solicitar conforme lo determine el Gobierno Nacional, tanto a los afiliados cotizantes y beneficiarios, como a los empleadores, la documentación que requieran para verificar la veracidad de sus aportes o la acreditación de la calidad de beneficiarios, sin perjuicio de la reserva que por ley tengan algunos documentos. En caso de que los documentos sean requeridos y no se entreguen dentro de los treinta (30) días siguientes a su solicitud por parte del afiliado cotizante, se procederá a

informarle al usuario conforme al Reglamento que si no los aporta en los treinta (30) días siguientes se procederá a suspender temporalmente el sistema de acreditación de derechos para el acceso de los servicios de salud frente al usuario respecto del cual no se entregue la documentación. Salvo aquellos casos en que el reglamento determine que existe justa causa. Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones que debe imponer tanto la Superintendencia Nacional de Salud o quien haga sus veces como el Ministerio de la Protección Social, al empleador y al afiliado que no entregue la documentación” Los funcionarios del Ministerio de la Protección Social, de conformidad con el artículo 13 del Decreto No. 562 de 1990, “en ejercicio de las atribuciones consagradas en el artículo 41 del Decreto 2351 de 1965, vigilar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el Decreto, pudiendo imponer cada vez multas equivalentes al monto de uno (1) a cuarenta (40) veces el salario mínimo legal vigente, según la gravedad de la infracción a las disposiciones sociales de carácter legal o reglamento como lo prevé el artículo 24 de la ley 11 de 1984 y demás disposiciones pertinentes”. Por otro lado, la Procuraduría General de la Nación, a través de las Procuradurías Regionales, ejerce el control sobre las actuaciones de los servidores públicos, en especial, lo relacionado con la función administrativa, y la adecuada utilización de los recursos públicos. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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PARAFISCAL DEL 3% Y DETERMINACION DE LA MORA Dentro de sus competencias, está la de investigar y sancionar a los servidores públicos que hubieren cometido faltas disciplinarias de acuerdo con lo establecido en el Código Disciplinario Único (Ley 734 de 2002). En ese orden de ideas, la Ley 734 de 2002, en su artículo 48, numeral 28, señala: “Artículo 48. Faltas gravísimas las siguientes: “No efectuar oportunamente e injustificadamente, salvo la existencia de acuerdos especiales de pago, los descuentos o no realizar puntualmente los pagos por concepto de aportes patronales o del servidor público para los sistemas de pensiones, salud y riesgos profesionales del sistema integrado de seguridad social, o, respecto de las cesantías, no hacerlo en el plazo legal señalado y en el orden estricto en que se hubieren radicado las solicitudes. De igual forma, no presupuestar ni efectuar oportunamente el pago por concepto de aportes patronales correspondiente al 3% de las nóminas de los servidores públicos al ICBF. (…)”. (Negrita fuera del texto original)”. La Dirección Regional podrá enviar a las Procuradurías Regionales, la relación de los deudores del sector público que no entregue la información requerida o no atienda la visita para la verificación de aportes parafiscales, con el fin de que esta entidad realice el control permanente de la gestión pública de los servidores públicos que tienen la obligación legal de efectuar los aportes parafiscales con destino al

ICBF, y sancione las omisiones en que incurran por el incumplimiento en el pago de dichos aportes. 3.6 Cronograma de verificación del aporte parafiscal 3% y determinación de la mora ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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PARAFISCAL DEL 3% Y DETERMINACION DE LA MORA 3.7 La elaboración de la resolución de cobro se deberá realizar teniendo en cuenta el modelo aprobado con control de legalidad por parte de la oficina asesora jurídica, la cual se encuentra en la ubicación de sharepoint dispuesto por el grupo de recaudosede de la dirección general.

4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio Efectuar la detección de los presuntos morosos e inexactos. Base de Datos Detectar los Profesional de Aplicativo AIPA 1 presuntos morosos Recaudo Dirección Ver M8.P25.GF Manual Integral de Usuarios módulo de Mora y e inexactos Financiera Aplicativo AIPA de Inexactos Ver políticas de operación 3.1 Efectuar el envío de avisos de incumplimiento en el pago de aportes parafiscales a deudores que se

encuentran en condición de mora. EL ICBF identificará y enviará el aviso en la oportunidad Profesional de definida en concordancia con los Estándares de Recaudo Dirección Procesos de Cobro de Cartera definidos por la Financiera UGPP, teniendo en cuenta: a. La información mínima que debe contener el aviso de incumplimiento se detalla en la Política de Operación 3.1. definida en este procedimiento. b. El canal de comunicación definido para el aviso es correo electrónico, y la evidencia del envío queda registrada en el aplicativo AIPA. Efectuar el envío c. La Dirección Financiera Grupo de Recaudo es la Registros en de los Aviso de dependencia responsable de generar el aviso. aplicativo AIPA 2 Incumplimiento en d. EL ICBF – Dirección Financiera guardará copia módulo de Mora y el pago del aporte de los correos enviados por un tiempo de cinco de Inexactos (AIPA) (5) años los cuales se identifican con un número de caso. e. El reporte “Registro Avisos” generado en el aplicativo AIPA contiene el Registro del Avisos enviados a los aportantes. Efectuar el envío de avisos de incumplimiento en el pago de aportes parafiscales a deudores que se encuentran en condición de inexactos. Profesional del área de recaudo en Ver M8.P25.GF Manual Integral de Usuarios regional Aplicativo AIPA Ver M7.P25.GF Manual de Usuario AIPARegional Ver políticas de operación 3.1 Recepcionar y Recepcionar y enviar a las Regionales las Profesional de Registros en

enviar a las respuestas de los avisos de mora en el aplicativo Recaudo Dirección aplicativo AIPA 3 regionales las AIPA. Financiera módulo de Mora y respuestas de los Ver políticas de operación 3.1 de Inexactos avisos de Mora ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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PARAFISCAL DEL 3% Y DETERMINACION DE LA MORA No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Revisar la información de pagos y novedades contenidas en las respuestas de los deudores Registros en Revisar la 4 morosos e inexactos. Profesional de aplicativo AIPA información de P.C Recaudo Regional módulo de Mora y pagos y novedades Ver M7.P25.GF Manual de Usuario AIPA – de Inexactos Regional Priorizar las mayores cuantías y la antigüedad a partir de las bases de datos de Morosos e Inexactos, el análisis de las solicitudes de los aportantes1, y de Analizar las las entidades de control. solicitudes Profesional, técnico internas-externas y Con base en lo anterior, ¿Es una novedad? asignado en el área Registro en 5 las bases de datos de Recaudo de la AIPA

del Nivel Nacional y Si: Actualizar en los sistemas de recaudo y finalizará Dirección Regional las de la Regional. el proceso No: Continua en la actividad N° 6 Ver políticas de operación 3.1. y 3.3.2 Definir en el plan los datos del aportante potencial, los municipios y empresas a visitar con su respectiva dirección, teléfono, NIT, razón social y valor de la deuda presunta, número de empleados reportados en la planilla pila, y valor de los aportes registrados Profesional, técnico Definir el plan de en el aplicativo de recaudo. o Auxiliar asignado Registro en el 6 verificación en el área de aplicativo NSIR Asignar al profesional delegado para efectuar la Recaudo de la verificación, los terceros a visitar. Dirección Regional Ver M9.P25.GF Manual de usuario Nuevo Sistema Integrado de Recaudo NSIR Ver políticas de operación 3.2 y 3.3 Elaborar y remitir al aportante mediante correo certificado la solicitud de documentos con base en el modelo establecido, debidamente firmado por el Coordinador Financiero o el Coordinador del Grupo Coordinador del de Recaudo de la Regional Bogotá. Grupo Financiero Modelo Solicitud de de la Regional, y en ¿El aportante atendió la solicitud efectuada? documentos para el caso de la Efectuar la solicitud de verificar la exactitud 7 Regional Bogotá, documentos Si: Continua actividad N.8 y consistencia del por el Coordinador No: Programar visita de verificación, pasa actividad Aporte Parafiscal del Grupo de No. 9 3% Recaudo Ver Modelo de Solicitud de documentos para la

verificación de aportes parafiscales 3% a favor del ICBF Ver políticas de operación 3.2 Recibir y analizar los soportes enviados por el aportante ¿La información está incompleta, o necesita Recibir y analizar la Profesional, explicaciones o documentos adicionales? 8 documentación responsable de la Registro en el P.C enviada por el verificación en la aplicativo NSIR Si. Regrese a la actividad N.7, solicitando los aportante Dirección Regional documentos adicionales, para lo cual el aportante tendrá un término de cinco días hábiles para su entrega. 1 Las solicitudes de los aportantes son: paz y salvo, devoluciones de mayor valor. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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21 No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Ver políticas de operación 3.2.2 y 3.3 No: Continua actividad N. 9 Programar la visita, teniendo en cuenta si el aportante es presunto inexacto, omiso o moroso, verificando el estado de cada aportante y agrupando documentos antecedentes tales como estados de pago, actas de verificación anteriores de visita y

formato de actualización de información del Profesional aportante. Programar las visitas responsable de Registro en el 9 de verificación Recaudo en la aplicativo NSIR De igual manera elaborar las cartas de presentación, Dirección Regional indicando el nombre e identificación de quien haya sido designado para atender la visita, la finalidad de la verificación de los aportes, la documentación requerida, la normativa que faculta al ICBF para realizar el proceso de verificación y las advertencias de ley. Establecer contacto con el aportante con el fin de concretar la fecha y hora en la que se desarrollará la visita de verificación documental. ¿El aportante atendió la visita? Profesional, Si: Verificar la exactitud y consistencia de la responsable de la información, pasa actividad No. 11 verificación en la

Dirección Regional NO: Proceder: Informe de visita no atendida Oficio Realizar la visita de - Reportar al Ministerio de la Protección Social la Coordinador del para el Ministerio 10 verificación de no entrega de la información para verificación de Grupo Financiero de la Protección aportes aportes y solicitar se conmine al aportante para de la Regional, y en social y/o para su entrega. el caso de la procuraduría Regional Bogotá, - Además, si el aportante es entidad pública, por el Coordinador reportar a la Procuraduría la no entrega de la del Grupo de información para verificación del aporte Recaudo - Una vez sea entregada la información por parte

del aportante regresar a la actividad No. 8. Ver políticas de operación 3.3 y 3.5 Efectuar la verificación en un periodo no mayor a F1.P25.GF

treinta (30) días, una vez recibidos los documentos y Formato Acta de consignar los hallazgos de la misma en el acta de Verificación de la verificación (según la condición de no pago del Mora en el pago de Verificar la exactitud aportante) y la liquidación, en esta última con los Aportes del 3% a y consistencia de la base en la información contenida en el acta y demás favor del ICBF. información documentos soporte para los aportantes morosos. Profesional, contenida en las 11 responsable de la F2.P25.GF declaraciones de P.C ¿Qué resultado arrojó el proceso de verificación? verificación en la Formato Acta de autoliquidación de Dirección Regional verificación de los aportes, del periodo 7.1 No existe deuda: Si se comprueba que No aportes 3% a favor informado, solicitado existe deuda, se expedirá Certificación de paz y del ICBF en o detectado salvo por los periodos verificados, debidamente procesos firmado por el Coordinador Financiero o Coordinador concursales Grupo Recaudo en la Regional Bogotá y finaliza el proceso. F3.P25.GF ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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21 No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Formato Acta de 7.2. Saldos a favor del aportante: se debe informar verificación de la al aportante los saldos a su favor que resulten del Exactitud y proceso de verificación. Consistencia en el pago de los aportes 7.3. Saldos a favor del ICBF, continua con la del 3% a favor del siguiente actividad. ICBF. Ver M9.P25.GF Manual de usuario Nuevo Oficio remisorio acta Sistema Integrado de Recaudo NSIR. de verificación Ver M6.P25.GF Manual Usuario Liquidación de Paz y Salvo Intereses a la FechaFI-14 Ver políticas de operación 3.3.1 y 3.3.3 F1.P25.GF Formato Acta de Verificación de la Mora en el pago de los Aportes del 3% a favor del ICBF Comunicar al aportante acta de verificación. F2.P25.GF El acta de verificación se presenta al aportante para Formato Acta de su respectiva firma (Representante Legal o su verificación de los delegado). Pasa a la actividad 14 Profesional, aportes 3% a favor Comunicar Acta de responsable de la 12 del ICBF en verificación realización de la procesos Si quien atiende el resultado de la revisión no la verificación concursales firma, se dejará constancia en la misma acta de verificación. Pasa a la actividad 13.

F3.P25.GF

Formato Acta