ICBF - p26.abs procedimiento registro sitco v1 0

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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL REGISTRO EN SITCO

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1. OBJETIVO: Describir y reglamentar las actividades para realizar el registro en el Sistema de información y tramite contractual – SITCO para adelantar de contratos, convenios u órdenes de Compra y sus correspondientes modificaciones contractuales.

2. ALCANCE: Inicia con la radicación de solicitud de tramites contractuales allegados a la Dirección o grupos Jurídicos o quien haga sus veces en las Regionales y termina con el registro de liquidación del contrato (cuando aplique). Aplica a nivel Nacional, Regional y Zonal

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1 El área que solicita la elaboración de contrato o modificación o liquidación debe asumir el registro inicial y debe contar con un funcionario o servidor público con Rol enlace o Supervisor dentro del Sistema para la generación de la solicitud en SITCO. 3.2 Se debe generar el ID SITCO y debe garantizar que el registro quede en estado “Registrado” dentro del Sistema, para contratos nuevos, y deberán allegar referenciado dentro de la documentación radicada para el trámite, el ID SITCO; esta acción deberá realizarse siempre antes de radicar la solicitud de contratación en la Dirección de Contratación o grupo Jurídico o quien haga sus veces en la Regional, y, por otro lado el área Supervisora del contrato, debe asumir el registro de las solicitudes de modificación de los contratos en el Sistema dentro de las que deberá generar las solicitudes de adición, prórroga, modificación, suspensión, reducción de valor, cesión, liquidación

de contrato, terminación anticipada, cambio de supervisor, adhesión de contratistas, reducción de tiempo, cambio lugar de ejecución, finalización y cierre financiero, , en tal caso podrá gestionar los registros, el mismo usuario supervisor o contar con un funcionario o servidor público con Rol enlace dentro del área, para la generación de la solicitud de modificación del contrato en SITCO, y deberá generar el “Numero de Solicitud de modificación” dentro del Sistema y garantizar que la solicitud quede en estado “enviada” dentro del Sistema, también será el responsable de registrar en el Sistema para los casos que aplique, las solicitudes para inicio de trámites de proceso sancionatorio a contratistas. Antes de imprimir este documento... piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No Nombre de la Descripción de la Actividad Responsable Registro Actividad Inicio 1 Generar Registro de Realizar el registro para la solicitud de Rol Enlace - Número del ID en ID en SITCO elaboración de un contrato nuevo en Área estado “Registrado” SITCO y generar el ID SITCO el cual dentro del Sistema de deberá referenciar en el Formato Información y tramite F1.P5.ABS Lista de Chequeo para contractual – SITCO los casos de Contratación Directa o en el memorando de remisión de solicitud proceso Contractual que radique ante la Dirección de contratación o Grupo jurídico o quien haga sus veces en el Regional.

(Ver: M7.ABS Manual Usuario SITCO) 2 Validar datos del ID Revisar y los datos registrados en el ID Rol Abogado Aplicativo SITCO PC referenciado en la solicitud de elaboración de contrato ¿La información del ID esta correcta? SI: Pasar a la actividad No. 4 NO: Pasar a la actividad No. 3 Antes de imprimir este documento... piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS Versión 1 Página 3 de 9 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL REGISTRO EN SITCO 3 Requerir ajustes a la 3 Rol Abogado Correo electrónico Solicitar vía correo electrónico al Rol solicitud de solicitando ajustes enlace las correcciones al registro en elaboración de SITCO a las qu e haya lugar. contrato nuevo Si el Rol enlace que solicita la elaboración de contrato o convenio, no ajusta los datos en el término, en el transcurso de máximo 2 días hábiles, el trámite quedara detenido hasta que adelante las correcciones a que haya lugar y se notifique, en este sentido, el trámite empezará a correr con los términos señalados en el Manual de Contratación desde el momento en que se notifiquen los ajustes al ID SITCO 4 Suscribir Contrato Realizar el proceso de suscripción en en SITCO Rol No. De contrato el Sistema, dentro del primer día hábil Suscriptorsiguiente a la suscripción del contrato Cambio Estado por las partes. Rol Abogado “Suscrito” dentro del

– Sistema El profesional de la Dirección de Profesional Contratación o Profesional Jurídico Jurídico Regional deberá validar dentro Regional del consecutivos de Número de contratos de la regional para realizar este proceso. (Ver: M7.ABS Manual Usuario SITCO) 5 Asociar Registro Rol Abogado Cambio Estado Asociar dentro del Sistema el Registro Presupuestal “Contrato con RP” Presupuestal (RP) dentro del primer día dentro del Sistema“ hábil siguiente a la generación y expedición del Registro Presupuestal (Ver M7.ABS Manual Usuario SITCO) Antes de imprimir este documento... piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS Versión 1 Página 4 de 9 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL REGISTRO EN SITCO 6 Registrar y aprobar 3 Rol Abogado Una vez el contratista entrega la póliza, se Garantías del Estado debe realizar el registro de la Pólizas y contrato posteriormente realizar la aprobación de “Ejecución” para el éstas en el Sistema. Contrato dentro del ¿Para el contr ato se Solicitó Firma de Sistema “ acta de inicio? o SI: Pasar a la a ctividad No. 6 NO: FIN (El contrato ya cambia a Estado estado de ejecución en el Sistema) “Pendactadeinicio” para el contrato dentro del Sistema (Ver M7.ABS Manual Usuario SITCO) 7 Registrar acta de Se debe registrar la fecha de acta de inicio Rol Abogado inicio reportada por el supervisor el mismo día hábil Estado “Ejecución”

en que se suscribe el documento, en tal caso para el Contrato dentro de no tener este dato, deberá solicitar del Sistema “ mediante correo electrónico al supervisor la remisión de esta acta para completar el Correo electrónico registro en el Sistema, dentro del primer día solicitando al supervisor hábil siguiente a la suscripción del acta de Acta de Inicio inicio 8 Solicitar modificación del Generar el Numero de solicitud de Número del Solicitud de contrato o convenio en modificación y dejarla en estado Enviada Rol Modificación en estado SITCO dentro del Sistema y referenciar este número Supervisor “Enviada” en formato “F1.P10.ABS Formato justificación para modificación de contrato o Rol Enlace convenio – carta de aceptación” para su posterior remisión ante la Dirección de Contratación, o Grupo jurídico o quien haga sus veces en el Regional y se dé inicio al trámite de modificación. Antes de imprimir este documento... piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS Versión 1 Página 5 de 9 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL REGISTRO EN SITCO 9 Realizar control de 3 Estado Revisar y los datos registrados en La Rol Abogado PC legalidad de la solicitud referenciada en formato solicitud de “Aceptada” para el F1.P10.ABS la s olicitud de Modificación modificación del Contrato dentro del contrato o convenio. ¿La información de la solicitud de Sistema “ modificación e sta correcta? SI: Pasar a la Actividad No. 11 Estado “Devuelta” NO: Pasar a la Actividad No. 10

para el Contrato dentro del Sistema” 10 Requerir ajustes a la Rol Abogado Correo electrónico Solicitar vía correo electrónico al Rol solicitud de solicitando ajustes enlace las correcciones al registro en modificación del SITCO a las que haya lugar, el mismo contrato o convenio día hábil en el que se encuentra la inconsistencia en Sistema. Si el Rol Supervisor o enlace que solicita la modificación de contrato o convenio, no ajusta los datos en el transcurso de máximo 2 días hábiles, el trámite quedara detenido hasta que adelante las correcciones a que haya lugar y se notifique, en este sentido el trámite empezará a correr con los términos señalados en el manual de Contratación desde el momento en que se notifiquen los ajustes a la solicitud de modificación SITCO Antes de imprimir este documento... piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS Versión 1 Página 6 de 9 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL REGISTRO EN SITCO 11 3 Rol Abogado Estado “suscrita” para Suscribir modificación Realizar el proceso de suscripción la solicitud de dentro del Sistema, el mismo día hábil modificación dentro del en el que se s uscribe la modificación Sistema por las partes. El profesional de la Dirección de contratación o Profesional Jurídico Regional deberá validar dentro del consecutivos de Numero de contratos de la regional para realizar este proceso. (Ver M7.ABS Manual Usuario SITCO) 12 Modificar garantías Rol Abogado Estado

Una vez el contratista entrega la modificación “Aprobadamodgarant a las pólizas, se debe realizar el registro de la ia” para la solicitud de modificación de Pólizas y posteriormente modificación dentro del realizar la aprobación de estas en el Sistema. Sistema 13 Validar cumplimiento Rol N/A ¿El contratista presenta algún PC de obligaciones Supervisor incumplimiento de obligaciones que contractuales ocasione la apertura de un proceso Rol Enlace sancionatorio? SI: Pasar a la Actividad No. 14 NO: FIN 14 Realizar solicitud de Generar la solicitud de inicio de proceso Número del Solicitud de inicio proceso sancionatorio dentro del Sistema y Rol Modificación en estado sancionatorio referenciar este número en formato Supervisor “Enviada” “F1.P14.ABS Formato informe de inicio proceso sancionatorio” para su posterior Rol Enlace remisión ante la Dirección de Contratación, o Grupo jurídico o quien haga sus veces en el Regional y se dé inicio al trámite Correspondiente. Antes de imprimir este documento... piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS Versión 1 Página 7 de 9 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL REGISTRO EN SITCO 15 Realizar control de 3 Estado Revisar y los datos registrados en La Rol Abogado PC legalidad de la solicitud referenciada en formatosolicitud de inicio del “Aceptada” para el F1.P14.ABS la solicitud de inicio proceso Contrato dentro del proceso administrativo sancionatorio

administrativo Sistema “ sancionatorio del ¿La informaci ón de la solicitud de contrato o convenio. inicio proceso administrativo sancionatorio? Estado “Devuelta” para el Contrato dentro SI: Pasar a ejecutar lo descrito en el del Sistema “ procedimiento P14.ABS para imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento. Memorando o Correo Pasar a la actividad 16. electrónico de NO: Devuelve mediante comunicación devolución del tramite el tramite 16 Suscribir datos del Rol Abogado Estado “inicio Realizar el proceso de registro de la proceso administrativo proceso” para la fecha de inicio del proceso sancionatorio solicitud de sancionatorio dentro del Sistema, el contractual modificación dentro del mismo día hábil en el que se realiza la Sistema citación al contratista. El profesional de la Dirección de contratación o Profesional Jurídico Regional deberá validar dentro del consecutivos de Numero de contratos de la regional para realizar este proceso. (Ver M7.ABS Manual Usuario SITCO) 17 Suscribir datos del Rol Abogado Estado “resuelto Realizar el proceso de registro de la resultado proceso proceso” para la fecha de terminación del proceso administrativo solicitud de sancionatorio dentro del Sistema, el sancionatorio modificación dentro del mismo día hábil en el que se encuentra contractual Sistema ejecutoriada la resolución que resuelve el proceso administrativo sancionatorio. FIN Antes de imprimir este documento... piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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5. RESULTADO FINAL: Registro de3l contrato y sus correspondientes actuaciones en el Sistema de Información y tramite contractual SITCO.

6. DEFINICIONES: ID SITCO: Numero consecutivo único generado automáticamente por el Sistema de información y tramite contractual SITCO al momento del registro nuevo Numero de solicitud de modificación: Numero consecutivo único generado automáticamente por el Sistema de información y tramite contractual SITCO al momento del registro de una modificación contractual.

Rol Enlace: Son las personas encargadas del proceso previo al contrato en cada una de las áreas.

Es el responsable del registro inicial para la solicitud de contrato en SITCO.

Rol Abogado: Es el Profesional en la Dirección de Contratación o Profesional del grupo Jurídico o quien haga sus veces en la Regional, encargado de tramitar la elaboración del contrato. Es el responsable de hacer la validación de los datos suministrados por el Rol Enlace en el aplicativo SITCO frente a los documentos del proceso contractual , además de ser el encargado de asociar el RP y las garantías del contrato.

Rol Supervisor: Corresponde a los funcionarios de planta asignados como supervisores de contratos y dentro del Sistema de pueden consultar la información de los contratos que tienen a su cargo. De igual manera pueden generar certificaciones de los contratos e informas de supervisión.

Rol Suscriptor: Persona asignada para suscribir el contrato en SITCO en la Dirección de Contratación o en el Grupo Jurídico o el que haga sus veces en las

Direcciones Regionales

7. Documentos de referencia: M7.ABS Manual Usuario SITCO F5. P1.MI Manual de Usuario v2 - REGISTRO DE INFORMACION VIGENCIAS FUTURASSITCO - https://intranet.icbf.gov.co/sites/default/files/f5.p1.mi_formato_guia_de_usuario_v2__registro_de_informacion_vigencias_futuras-sitco.pdf

8. Relación de formatos:

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F4.P20.ABS Formato Lista de Chequeo Liquidación de Contratos F1 P10 ABS Formato Justificación de Modificación F1.P14.ABS Formato informe de inicio proceso administrativo sancionatorio Antes de imprimir este documento... piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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9. ANEXOS: N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS Fecha (De la Versión Versión (Relacionar la Descripción del Cambio del documento que última versión y código se está actualizando) del documento que se está actualizando) 1 Creación de documento Antes de imprimir este documento... piense en el medio ambiente!

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