ICBF - p26.gf procedimiento recaudo del aporte parafiscal 3 por canales v4

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POR CANALES

1. OBJETIVO: Registrar los pagos que por concepto de aporte parafiscal 3% realizan los aportantes obligados por ley a través de los canales de captación Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA, Bancos y Cuenta Única Nacional - CUN con el objeto de consolidar la información de ingresos a nivel nacional.

2. ALCANCE: Inicia con la remisión a las regionales del reporte mensual de recaudo por aporte 3% PILA y termina con la consolidación y elaboración del informe mensual de ingresos.

Aplica a nivel nacional y regional.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1. El recaudo del ingreso por concepto del aporte parafiscal 3% a favor del ICBF se realiza por medio de tres canales de captación así: PILA, Cuenta Única Nacional - CUN y Bancos. 3.2. El Grupo de Tesorería es el responsable de la administración, consolidación y regionalización del ingreso del aporte parafiscal 3% cancelado por los aportantes a través del canal PILA. 3.3. El área de Recaudo a nivel regional es la responsable de la administración, cargue del ingreso en SIREC del aporte parafiscal 3%, cancelado por los aportantes a través de la Cuenta Única Nacional CUN y Bancos. 3.4. El Grupo de Recaudo en la Sede de la Dirección General es el responsable de realizar la consolidación de los ingresos.

3.5 El Grupo de Recaudo, Presupuesto, Contabilidad y Tesorería en la Sede de la Dirección General son los encargados de la elaboración de la conciliación de los ingresos a Nivel Nacional PILA, y en cada regional, el área de Recaudo, Presupuesto, Contabilidad y Pagaduría de realizar la conciliación bancos y CUN. 3.6. El plazo máximo definido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el cronograma de cierre del SIIF NACION para el registro de ingresos es el día 15 de cada mes, la conciliación se efectuará posterior a dicha fecha. 3.7. Los informes, reportes y conciliaciones de ingresos deben ser publicados por el área de Recaudo de cada Regional en el SHAREPOINT, en la carpeta establecida para tal fin. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio Remitir el reporte del recaudo del Enviar mensualmente a las regionales el Profesional Correo electrónico y 1 aporte 3% PILA reporte de regionalización del recaudo Grupo Tesorería Reporte en Excel de del aporte parafiscal 3% por el canal Nivel Nacional. Tesorería PILA a través del aplicativo SIREC.

Asignar DRXC pago cartera por Asignar a través de SIIF NACION los Profesional o Correo electrónico,

Pila DRXC por pagos de cartera por Pila. técnico asignado reporte en Excel de en el Grupo Tesorería, 2 Tesorería Nivel Comprobante SIIF Nacional. Nación Remitir Relación de DRXC Remitir a Recaudo la relación de DRXC Profesional o Correo electrónico, asignados por concepto pago de cartera técnico asignado archivo en Excel Pila y DRXC por recaudo bancos en el área de relación de DRXC 3 cuentas recaudadoras. Pagaduría de la SIIF Nación Dirección Regional Clasificar el concepto de pago Una vez recibido el DRXC se debe - Correo electrónico del DRXC en el aplicativo SIREC reportar al pagador regional la respectiva reclasificación del pago - F1.P26.GF Formato capital e intereses y si para el mismo Movimiento de periodo se recibe un mayor valor, debe Profesional o Ingresos por aportes llevarse al aporte corriente y realizar en técnico asignado parafiscales en 4 el aplicativo SIREC la respectiva en el área de regional clasificación de concepto del pago. Recaudo de la Dirección - Aplicativo SIREC. Regional - Aplicativo de cartera de Recaudo. Remitir nota de modificación Una vez analizados los DRXC Profesional o Correo electrónico y actos administrativos en SIIF asignados pago cartera por pila informar técnico asignado archivo en Excel con NACION a contabilidad para que realice la en el área de la respectiva 5 respectiva modificación o causación del Recaudo de la clasificación del acto administrativo en SIIF NACION Dirección pago. Regional Realizar registro en SIIF Nación Una vez recibida la nota de modificación del acto administrativo o causación, Profesional o

remitida por Recaudo, realizar el técnico asignado respectivo registro en SIIF Nación. en el área de Comprobante 6 Contabilidad de Aplicativo SIIF Nación la Dirección Regional Clasificar DRXC Clasificar DRXC asignados por pago Profesional o cartera por PILA técnico asignado Comprobante SIIF en el área de Nación 7 Pagaduría de la Dirección Regional ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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POR CANALES No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Revisar, y aprobar la información Una vez la regional reciba el correo con del recaudo del aporte 3% PILA la información del recaudo del aporte 3% PILA de cada mes, enviado por el Grupo de Tesorería del Nivel Nacional, se procede a revisar en el módulo de pagos sistema SIREC, que los valores Profesional o de cada registro coincidan por valor de técnico asignado Registros de aporte capital e interés con lo registrado en el en el área de aceptados y archivo Excel recibido de Tesorería. Recaudo de la probados en módulo Dirección de pagos SIREC 8 Si los valores coinciden, se procede Regional P.C. aceptar, aprobar y finaliza esta actividad, continua actividad 11 Si el valor no coincide, se remite correo al Grupo de Tesorería del Nivel Nacional

informando la inconsistencia y regresa actividad 1. Ver Manual M2.P26.GF Manual del Usuario Sistema de Información de Recaudo Aportes Parafiscales – SIREC Generar y remitir el reporte del Generar en el SIIF Nación el reporte Profesional o Correo electrónico y recaudo del aporte 3% CUN documentos de recaudo por Técnico documento de Compensación Deducciones CUN Responsable de recaudo por 9 aportes 3% y remitir a Recaudo. pagaduría en la compensación SIIF Dirección Nación. Regional Registrar ingresos de Recaudo Una vez se reciba los documentos de Profesional o - F1.P26.GF Formato 3% por Compensación recaudo por clasificar generados por la Técnico Movimiento de Deducciones canal CUN Pagaduría, se procede a registrar en el responsable de Ingresos parafiscales aplicativo SIREC, clasificando el ingreso Recaudo en la en regional en aporte corriente o en ingreso por Dirección 10 cartera. Regional - Aplicativo de cartera de Recaudo. Ver Manual M2.P26.GF Manual del Usuario Sistema de Información de Aplicativo SIREC. Recaudo Aportes Parafiscales - SIREC Registrar ingresos de Recaudo Una vez se reciba el reporte de ingresos - F1.P26.GF Formato por Bancos de Pagaduría, se deben clasificar los Movimiento de valores del ingreso por cartera o aporte Ingresos parafiscales corriente y registrar en el SIREC. Profesional o en regional Técnico - Correo electrónico. responsable de Adicionalmente si el pago corresponde Recaudo en la - Aplicativo de cartera

11 a un acta verificación o cartera Dirección de Recaudo. constituida se debe registrar en el Regional aplicativo de administración de cartera.

• Aplicativo SIREC.

Ver Manual M2.P26.GF Manual del Usuario Sistema de Información de Recaudo Aportes Parafiscales – SIREC. Comunicar las partidas sin Informar al profesional responsable de - Correo electrónico identificar de Bancos las funciones de pagador, los casos en Profesional o 12 que los ingresos no fueron identificados Técnico - F1.P26.GF Formato responsable de Movimiento de ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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POR CANALES No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro para el registro en la cuenta contable Recaudo y Ingresos parafiscales correspondiente. Pagaduría en regional /Dirección Regional - Registro en SIIF En los casos de los ingresos cuya Nación. identificación del tercero no haya sido posible determinar con la información reportada en el extracto y distintas bases de datos se debe proceder en conjunto a determinar la identificación plena de dichos ingresos. Clasificar DRXC Bancos y CUN Una vez se reciba de recaudo la Profesional o - Correo electrónico. respectiva discriminación de los técnico asignado ingresos bancos y CUN proceder a en el área de - F1.P26.GF Formato

13 clasificar los DRXC en el SIIF Nación Pagaduría de la Movimiento de Dirección Ingresos parafiscales Regional en regional

• SIIF Nación.

Verificar el cargue de la Verificar la información por concepto de - Reporte en Excel información pago a través de los canales PILA, acumulado del Bancos y CUN, que el total de lo recaudo del aporte registrado en el SIREC corresponda al 3% PILA. total de lo reportado por el Grupo de Profesional o Tesorería en el consolidado regionales técnico - Reporte documentos de recaudo SIIF Nación el administrativo Documentos de transcurso del mes. designado en el recaudo SIIF Nación. área de recaudo - Reporte RPAG 445 ¿Es correcta la información registrada Aplicativo SIREC. en el aplicativo? 14

P.C - SI: Continua con la actividad 15 - NO: Revisar los registros en libro movimiento bancos enviados a pagaduría con lo registrado en los documentos de recaudo y SIREC y definir en qué área corresponde realizar el ajuste si es en Tesorería o Pagaduría Remitir la inconsistencia vía correo a estas áreas. Si es en Recaudo realizar los ajustes correspondientes en el aplicativo SIREC y volver a procesar.

Efectuar la conciliación de Conciliar los ingresos por tercero y por Técnico o - F1.P26.GF Formato ingresos saldo de cada una de las áreas según Profesional, Movimiento de corresponda, utilizando las designado en el Ingresos parafiscales herramientas diseñadas para tal fin y Grupo de en regional efectuando los ajustes pertinentes si Recaudo, - F2.P26.GF

hay lugar a ello. Prepuesto, Formato de 15 Contabilidad, Conciliación de Tesorería y Ingresos por Aporte Ver Manual M3.P26.GF Manual de Pagaduría. Parafiscal 3% en Usuario Conciliación Ingresos por regional por áreas Aporte Parafiscal 3% por terceros canal Profesional o bancos técnico asignado F3.P26.GF Formato en el área de Conciliación de ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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POR CANALES No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro - Ver Instructivo IT1.P26.GF Instructivo recaudo Ingresos por Aporte Conciliación de Ingresos Bancos por Regional o Parafiscal 3% por Áreas Grupo de PILA Recaudo en la Regional Bogotá - Ver Instructivo IT2.P26.GF Instructivo conciliación de ingresos por aporte parafiscal 3% PILA - Ver Instructivo IT3.P26.GF movimiento ingresos por aportes parafiscales en regional - Ver Instructivo IT4.P26.GF Instructivo Para el Registro del Pago de Cartera, Verificación y Fiscalización a Favor del ICBF por Concepto de Aporte Parafiscal 3% Efectuado por Medio de Planilla Pila . Generar reportes de Ingresos Generar y firmar los reportes de Profesional Reportes Generados ingresos del SIREC registrados por los responsable de desde el SIREC

diferentes canales y publicar en la Recaudo dirección SharePoint mensualmente. Regional / -RPAG445 Coordinador RESUMEN Ver Manual M2.P26.GF Manual del Financiero o de - RCAN3132 16 Usuario Sistema de Información de Recaudo en la - RINT8228 Recaudo Aportes Parafiscales – SIREC. Regional Bogotá -RPAG445

ACUMULADO

-RPAG415

DEVOLUCIONES Realizar seguimiento Realizar el seguimiento mensual a los Coordinador valores recaudados y canales de Grupo de captación, para determinar el Recaudo en la INT 8221 17 comportamiento del recaudo. Regional Bogotá P.C y Responsable de recaudo en las demás Regionales Validar el reporte de ingresos Verificar que los ingresos firmados y reportados por las Regionales correspondan a lo que se encuentran en el aplicativo SIREC, comparando la información reportada en el RPAG 445 con el reporte 8221 Profesional asignado en el Reportes RPAG 445 y 18 Grupo de INT 8221

P.C Se requieren ajustes: Recaudo de la Dirección Si: Informar a la Regional para su ajuste, Financiera regresa a actividad 14

No: Continua actividad 19. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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POR CANALES No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro

Ver Manual M2.P26.GF Manual del Usuario Sistema de Información de Recaudo Aportes Parafiscales – SIREC. Diligenciar el consolidado de ingresos 3%, clasificar los ingresos y los Profesional o aportantes en sector público y privado, - Informe mensual de técnico asignado establecer los pagos de cartera e ingresos de aportes Consolidar y elaborar el informe en el Grupo de 19 ingresos corrientes mes a mes. parafiscales 3%. mensual de ingresos Recaudo de la

• Presentación Dirección Consolidar y realizar la presentación mensual de ingresos Financiera mensual de ingresos

FIN

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Consolidado de Ingresos de aportes parafiscales 3%

6. DEFINICIONES: 6.1 Bancos: Es el canal de captación por medio del cual se recibe el pago de aportes parafiscales 3% de los aportantes que se encuentran en proceso de fiscalización y/o cartera. 6.2. Cuenta Única Nacional (CUN): Es el conjunto de procesos de recaudo, traslado, administración y giro de recursos realizados por los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación. Este canal se creó en el sistema SIREC en el marco de la implementación del Recaudo de aportes parafiscales de aportantes del sector público que generan al ICBF Documentos de Recaudo por Clasificar por Compensación Deducciones. Resolución 015 del 24 de enero de 2017 de La Contaduría General de la Nación 6.2. PILA: Planilla integrada de liquidación de aportes. También referenciado como Formulario

único o integrado para la autoliquidación y pago de aportes al Sistema de seguridad social integral y de aportes parafiscales, o planilla integrada de liquidación de aportes, adoptado mediante Resolución No. 001303 del 11 de mayo de 2005. 6.3. RCAN 3132: Es un reporte que se genera desde el Aplicativo SIREC para consultar todos los giros hechos por los canales en un rango de fechas. 6.4. RPAG 445: Es un reporte que se genera desde el Aplicativo SIREC para visualizar la información de pagos correspondientes a un determinado período, discriminada según corresponda a Presente Vigencia o a Vigencias Anteriores. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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POR CANALES 6.5. RINT 8228: Es un reporte que se genera desde el Aplicativo SIREC para visualizar la información de la cantidad de aportantes que pagaron por los diferentes canales según el sector. 6.6. SIREC: El Sistema de Información de Recaudo, en el cual se registra, controla, monitorea e informa sobre los valores recaudados por concepto del aporte parafiscal 3% proveniente de los empleadores. Es la herramienta fundamental con que cuenta el Instituto para mantener la información actualizada sobre estos ingresos.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: • Matriz de Requisitos Legales. • M2.P26.GF Manual del usuario Sistema de Información de Recaudo Aportes ParafiscalesSIREC. • M3.P26.GF Manual de Usuario de Software Conciliación Ingresos por Aporte Parafiscal 3% por Terceros canal bancos. • IT1.P26.GF Instructivo para Elaborar la Conciliación de Ingresos por Aporte Parafiscal 3% por Áreas. • IT2.P26.GF Instructivo Conciliación de Ingresos por aporte parafiscal 3%. PILA • IT3.P26.GF Instructivo Movimiento Ingresos por aportes parafiscales en regional • IT4.P26.GF Instructivo Para el Registro del Pago de Cartera, Verificación y Fiscalización a Favor del ICBF por Concepto de Aporte Parafiscal 3% Efectuado por Medio de Planilla Pila

8. RELACIÓN DE FORMATOS: CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.P26.GF Movimiento de Ingresos por aportes parafiscales en regional F2.P26.GF Conciliación de Ingresos aporte parafiscal 3% en regional por áreas F3.P26.GF Conciliación de Ingresos por aporte parafiscal 3% PILA

9. ANEXOS: N/A ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo modelo de operación por proceso, según resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se realiza la actualización del formato y contenido del procedimiento.

N/A N/A En anterior código era PR17.MPA1.P2 Incluir el instructivo para el registro del pago de cartera, verificación y fiscalización a favor del ICBF 28/12/2016 1 por concepto de aporte parafiscal 3% efectuado por medio de planilla pila. Se elimina el anexo 2 M1.P26.GF Manual de Usuario Instalación del aplicativo SIREC. Se actualiza el lugar de almacenamiento de la información, se cambia File Server por SharePoint. 25/07/2017 2 Se retira información canal de captación CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR y se incluye información Canal de captación Cuenta Única Nacional CUN. Se actualizan las actividades Se actualizan los nombres de los documentos asociados y el numeral 4 “descripción de 10/08/2023 3 actividades”. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.