ICBF - p28.gf procedimiento generacion de informes de recaudo del aporte parafiscal 3 v6

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APORTE PARAFISCAL 3%

1. OBJETIVO Generar y brindar información confiable y actualizada que permita hacer seguimiento puntual a la gestión del recaudo, control a la adecuada, completa y oportuna liquidación de las contribuciones parafiscales 3% a favor del ICBF, y colaboración interinstitucional con la UGPP.

2. ALCANCE Inicia con la elaboración del Plan Operativo de Recaudo y Cartera Parafiscal 3% por parte de las Regionales y termina con la expedición del Estado de Pagos del Aportante.

Aplica para las Regionales y para el Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera Sede de la Dirección General.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN El ICBF, en su condición de entidad Administradora del Sistema de la Protección Social dará cumplimiento a lo señalado en la Resolución 5003 de 2020, y a los estándares de procesos de cobro de la mora fijado por la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección SocialUGPP mediante Resolución 1702 de 2021 y Resolución 1209 de 2022. 3.1. Los informes, reportes, formatos y aplicativos deben ser diligenciados siguiendo estrictamente los manuales e instructivos definidos específicamente para cada uno de estos y deben ser entregados con la oportunidad y la calidad establecida. 3.2. Previo al envió de la información al Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera,

esta debe ser conciliada, avalada y suscrita por los funcionarios responsables en Regional. 3.3. El medio oficial definido por el Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera para la publicación de los informes es la carpeta asignada a cada una de las regionales ubicada en SharePoint. 3.4. En todos los registros de recaudo se deberá dar cumplimento a los principios de seguridad de la información, integridad, confidencialidad, disponibilidad y autenticidad. 3.5. Los reportes solicitados por la Unidad Administrativa de Gestión Pensional y Parafiscales de la Protección Social (UGPP) son de carácter obligatorio y requieren para su elaboración y envío cumplir con los parámetros definidos para tal fin, los cuales están consignados en la “Guía para elaboración y envío de los reportes periódicos a la Unidad Administrativa de Gestión Pensional y Parafiscales de la Protección Social UGPP”. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Inicio Profesional Elaborar el Responsable de

Elaborar el plan Operativo de recaudo y cartera Plan Recaudo y en el caso F1.P28.GF Formato parafiscal Operativo de de la Regional Plan operativo de 1 Recaudo y Bogotá, por el Recaudo y Cartera Ver IT2.P28.GF Instructivo Plan Operativo de Cartera profesional Parafiscal 3% Recaudo y Cartera Parafiscal 3% Parafiscal 3% Coordinador del Grupo de Recaudo Coordinador del Presentar al Presentar el plan operativo de recaudo en el mes F1.P28.GF Formato Grupo Financiero de comité el Plan de enero de cada anualidad al comité de Plan operativo de la Regional, y en el Operativo de seguimiento a la completa y oportuna liquidación, Recaudo y Cartera 2 caso de la Regional Recaudo y cobro y administración del aporte parafiscal 3% con Parafiscal 3% Bogotá, por el Cartera destino al ICBF, para su respectiva aprobación. Coordinador del Parafiscal 3% Grupo de Recaudo Registrar la información por parte de la Regional en Registro en los los aplicativos definidos por el Grupo de Recaudo aplicativos: de la Dirección Financiera, los cuales se encuentran en la ruta asignada. • Informe mensual de cartera antes de ley Realizar los ajustes requeridos por el Nivel 1066/06 F07 Actualizar la Nacional. • Obligaciones información iniciadas antes la Profesional, o de la gestión Ver manuales de usuario software publicado en resolución 575 de del recaudo y el Sistema Integrado de Gestión del ICBF: técnico asignado en 2016F10, 3 el área de Recaudo cartera • Gestión de

• M3.P28.GF Manual de usuario de software de la Dirección parafiscal 3% inexactos y informe mensual de cartera antes de Ley 1066/06 Regional F07 omisos F15 • M2.P28.GF Manual de usuario de software • Administración y seguimiento y control de la cartera iniciada antes seguimiento a la de la Resolución 575 de 2016 F10 mora F16 • M3.P25.GF Manual de usuario de software • gestión de inexactos y omisos F15 • M4.P25.GF Manual de usuario de software administración y seguimiento cartera en mora F16

Memorando, Proyecto Coordinador de resolución, Remitir al Comité de Cartera los casos en los que se Financiero y encuentren configuradas las causales de Depurar la Coordinador de depuración de las obligaciones según lo establecido cartera y en el reglamento interno de cartera y la normatividad Recaudo Regional Bogotá 4 remitir para vigente. control de Profesional, o técnico legalidad Proyectar las resoluciones de depuración de cobro asignado en el área persuasivo y remitir a control de legalidad una vez de Recaudo de la se apruebe mediante dicho Comité. Dirección Regional Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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APORTE PARAFISCAL 3% Emitir control de legalidad Emitir control de legalidad y remitir a la Dirección de Coordinador Jurídico y Suscribir la la Regional para suscripción de la resolución. en Regional Resolución de 5 Resolución depuración de cartera de Suscribir la Resolución que declara la depuración Director Regional depuración de la cartera de cartera Efectuar la notificación, en los casos de depuración Profesional asignado Notificar al de cartera que se encontraba en cobro persuasivo del Grupo Financiero aportante la de acuerdo con la normatividad establecida para tal o del Grupo de Resolución fin. Recaudo Regional 6 Comunicación que declara Bogotá la depuración Efectuar la notificación, en los casos de depuración de cartera que se encontraba en cobro jurídico de Profesional asignado de la cartera acuerdo con la normatividad establecida para tal fin. del Grupo Jurídico Coordinador Elaborar y remitir memorando con copia de soportes Comunicar a Financiero, a la Oficina de Control Interno Disciplinario, cuando Coordinador de Control se declare la prescripción de la obligación y la 7 Recaudo Regional Memorando Interno inexistencia probada del deudor o insolvencia Bogotá y Disciplinario demostrada, en caso de que el crédito no se haya Coordinador Grupo presentado oportunamente. Jurídico Publicar la Publicar en la dirección de SharePoint definida para Profesional, técnico o F7.P28.GF Formato Auxiliar asignado en

8 documentaci tal fin, el formato de solicitud de registro ajustes de solicitud de registro el área de Recaudo ón soporte cartera y los documentos soporte en formato PDF ajustes de cartera de la Regional Profesional Responsable de Remitir correo al profesional de soporte en Sede de F7.P28.GF Formato Remitir la Dirección General con la solicitud de registro de Recaudo y en el caso solicitud de registro de de la Regional 9 solicitud de ajustes de cartera parafiscal, adjuntando el formato ajustes de cartera y Bogotá, por el ajustes respectivo debidamente diligenciado, y publicar en soportes profesional el SharePoint los documentos soporte. Coordinador del Grupo de Recaudo F7.P28.GF Formato Revisar Realizar la revisión de los documentos que soportan solicitud de registro de Profesional Grupo de la solicitud de registro de los ajustes de cartera ajustes de cartera solicitud Recaudo de la 10 remitidos por las regionales registro de Dirección Financiera ajustes Ver G2.P28.GF Guía solicitud de ajustes de cartera Autorizar el registro de ajuste de cartera en los Correo electrónico Autorizar aplicativos de seguimiento y control de la cartera Coordinador del F7.P28.GF Formato Grupo de Recaudo de solicitud de registro 11 registro de Si: Continua actividad siguiente de la Dirección de ajustes de cartera PC ajustes de Financiera cartera No: Solicitar la corrección registro y regresar a la actividad No.9 • Registros en los Recibir y aplicativos de Profesional Ingeniero cartera Informe registrar Recibir y realizar el respectivo registro de ajuste de 12 de sistemas mensual de cartera ajustes de la cartera en los aplicativos de la cartera parafiscal 3%

asignado antes de ley cartera 1066/06 F07 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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APORTE PARAFISCAL 3% • Obligaciones iniciadas antes la resolución 575 de 2016F10, • Gestión de inexactos y omisos F15 • Administración y seguimiento a la mora F16 Consolidar la Realizar el consolidado de depuración o castigo de información cartera Profesional Grupo de F6.P28.GF Formato de castigo de 13 Recaudo de la castigo de cartera cartera por Dirección Financiera aporte parafiscal 3% aportes parafiscal 3% Publicar los aplicativos de cartera: • Informe mensual de cartera antes de ley 1066/06 Responsable de Publicar los F07 Recaudo y en el Carpeta SharePoint • Obligaciones iniciadas antes de la resolución 575 informes en caso de la Regional 14 de 2016F10, las carpetas Bogotá, por el establecidas • Gestión de inexactos y omisos F15 Coordinador del • Administración y seguimiento a la mora F16 Grupo de Recaudo Recibir y verificar la información registrada por la

regional en cada uno de los aplicativos de cartera Recibir y ubicados en la ruta asignada. verificar la ¿La información suministrada es consistente? Profesional del Grupo 15 información de Recaudo de la Correo electrónico PC registrada en Si: Continua actividad siguiente Dirección Financiera los aplicativos de cartera No: Solicitar la corrección del registro y regresar a la actividad No.14. Realizar el cruce de saldos de cartera 3% e ingresos con las áreas de Contabilidad y Jurídica según lo establecido en los instructivos. F2.P28.GF Formato Profesional, o técnico Realizar Conciliación de Cartera Ver Procedimiento Recaudo del Aporte Parafiscal asignado en el área de conciliación y Cuentas de Orden 16 3% por canales. Recaudo de la de saldos de Aportes Parafiscales Dirección Regional cartera 3% IT1.P28.GF Instructivo Conciliación de Cartera y Cuentas de Orden Aporte Parafiscal 3% para Firma Realizar seguimiento a las partidas conciliatorias identificadas en la conciliación, con el propósito que Profesional, o técnico se tomen las acciones pertinentes para asignado en el área de Realizar subsanarlas. Recaudo de la 17 seguimiento a Correos electrónicos o Dirección Regional PC partidas memorando Profesional del Grupo conciliatorias de Recaudo de la Dirección Financiera Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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APORTE PARAFISCAL 3% Elaborar los Consolidar la información de saldos de cartera por Profesional del Grupo consolidados Consolidado: Cartera. 18 aporte parafiscal 3%. de Recaudo de la de Dirección Financiera información Realizar el cruce de saldos de cartera 3% con las áreas de Contabilidad y Jurídica según lo F4.P28.GF Formato establecido en los instructivos. Conciliación inter-área

Recaudo Vs Procesos Ver: Procedimiento Recaudo del Aporte Parafiscal Concursales 3% por canales. F3.P28.GF Formato conciliación inter-área • IT4.P28.GF Instructivo conciliación interáreas recaudo vs jurisdicción Realizar la Recaudo vs. Procesos concursales. coactiva Profesional del Grupo 19 conciliación F5.P28.GF Formato de Recaudo de la interáreas • IT3.P28.GF Instructivo conciliación interáreas conciliación inter-área Dirección Financiera Recaudo vs. Procesos en Jurisdicción Coactiva. recaudo vs jurisdicción laboral ordinaria. • IT5.P28.GF Instructivo conciliación interáreas F8.P28.GF Formato

Recaudo vs. Procesos en Jurisdicción Laboral. Conciliación Interáreas Capital Cartera- • IT6.P28.GF Instructivo conciliación interáreas Recaudo vs.

Capital Cartera-Recaudo vs. Contabilidad. Contabilidad Consolidar y revisar las Consolidar y revisar las conciliaciones de saldos Profesional del Grupo Consolidado de 20 por cuenta contable y por etapas de cobro jurídico. de Recaudo de la conciliaciones conciliación interáreas Dirección Financiera interáreas Profesional, o técnico asignado en el área de Remitir Remitir la conciliación interáreas con la relación de Recaudo de la los terceros que presentan diferencias para Dirección Regional Correo electrónico o 21 conciliaciones aprobación y justificación. memorando interáreas Profesional del Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera Profesional, o técnico asignado en el área de Preparar en PDF, los formatos de conciliación y Recaudo de la remitir al área correspondiente. Dirección Regional Profesional del Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera Generar y suscribir la Firmar las conciliaciones inter- áreas. Coordinador Conciliación de Saldos 22 Financiero de la conciliación firmada en PDF Dirección Regional definitiva Coordinador Jurídico Dirección Regional Coordinador del Grupo de Recaudo. Coordinador de Grupo de Contabilidad Jefe Oficina Jurídica y profesionales asignados Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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APORTE PARAFISCAL 3% Elaborar, remitir y aprobar los reportes con destino a la UGPP. Profesional del Grupo Elaborar y de Recaudo de la Nota: Los reportes para ser remitidos a la UGPP Dirección Financiera remitir los 23 deben ser elaborados con base en lo definido en la informes a Reportes UGPP “Guía para la elaboración y envío de reportes a la Coordinador Grupo de UGPP Unidad Administrativa Especial de Gestión Recaudo de la pensional y contribuciones parafiscales del sistema Dirección Financiera de Protección social – UGPP”. Proyectar Proyectar los informes de gestión para ser Profesional del Grupo Proyecto de 24 informes de enviados a las Regionales, con el fin de brindarles de Recaudo de la memorando Gestión las herramientas para la toma de decisiones. Dirección Financiera Avalar los Memorandos a informes y Coordinador Grupo de Revisar, aprobar y emitir recomendaciones en los Regionales 25 emitir Recaudo de la informes de gestión Regional. recomendacio Dirección Financiera nes y alertas Revisar y Memorando que Director (a) suscribir Revisar y suscribir memorandos de informes contiene el informe de 26 Financiero informes a gestión de recaudo a regionales. gestión regionales Realizar Realizar seguimiento a los resultados y aplicación seguimiento a de las recomendaciones y alertas presentadas en Coordinador y/o Correo electrónico

los resultados los informes de gestión, brindar asesoría Profesional 27 y la aplicación permanente vía correo electrónico, telefónico y Grupo de Documentos físicos (Informes visitas) P.C de las visitas a las Regionales, con el objetivo de cumplir Recaudo de la recomendacio con lo presupuestado por la Dirección Financiera Dirección (informe de gestión de nes en los diferentes temas de Recaudo y cumplimiento Financiera Recaudo) efectuadas de la ejecución de los ingresos parafiscales 3%. Revisar la solicitud del estado de pagos de aporte parafiscales del 3% con los documentos soporte, identificando la regional por la que el aportante Profesional designado hace sus pagos: en el área de recaudo Regional o Sede de la ¿Es una única Regional? Dirección General.

Expedir Estado de Si: Expedir el Estado de Pagos del SIREC el cual Profesional designado 28 Estado de Pago Pagos del debe ser firmado por el Coordinador Financiero o en el Grupo de Aportante en la Regional Bogotá el Coordinador (a) de Tesorería Recaudo y remitir al aportante.

No: Expide el Estado de Pagos, debidamente firmado por Coordinador (a) Grupo de Tesorería, se envía al Grupo de Recaudo para ser remitido al aportante. FIN

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL Informe de gestión de Recaudo Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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6. DEFINICIONES 6.1 Contribuciones parafiscales: Son los pagos que deben realizar los usuarios de determinados organismos públicos, mixtos o privados para asegurar el financiamiento de ciertas entidades de manera autónoma. Es una obligación económica establecida por ley y de carácter obligatorio. 6.2 Estado de Pagos del Aportante: Trámite mediante el cual el ICBF expide al aportante un certificado del pago que ha recibido del Aporte Parafiscal 3% en un periodo requerido. 6.3 Informes de recaudo: Documentos que contienen información relacionada con Ingresos, Verificación, seguimiento a la Cartera, seguimiento a las actas de los diferentes comités, ajustes de cartera, devolución de mayores valores, conciliación interáreas. 6.4 UGPP: Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Parafiscales de la

Protección Social UGPP. .

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Ver Matriz de requisitos Legales proceso Gestión Financiera. • IT2.P28.GF Instructivo plan operativo de recaudo y cartera parafiscal 3%. • G1.P28.GF Guía para la elaboración y envío de reportes a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de Protección Social – UGPP. • IT4.P28.GF Instructivo conciliación interáreas recaudo vs. procesos concursales.

• IT3.P28.GF Instructivo conciliación interáreas recaudo vs. procesos en jurisdicción coactiva por aporte parafiscal 3%. • IT5.P28.GF Instructivo conciliación interáreas recaudo vs. procesos en jurisdicción laboral. • IT6.P28.GF Instructivo conciliación interáreas capital cartera-recaudo vs. Contabilidad. • M2.P28.GF Manual de usuario de software seguimiento y control de la cartera iniciada antes de la resolución 575 de 2016 F10. • M3.P28.GF Manual de usuario de software informe mensual de cartera antes de ley 1066/06

F07 • M4.P25.GF Manual de usuario de software administración y seguimiento cartera en mora F16. • G2.P28.GF Guía solicitud y registro de ajustes de cartera.

8. RELACIÓN DE FORMATOS

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.P28.GF Formato Plan operativo de Recaudo y Cartera Parafiscal 3% Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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APORTE PARAFISCAL 3% CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F2.P28.GF Formato Conciliación Cartera y Cuentas De Orden Aportes Parafiscales 3%

F3.P28.GF Formato Conciliación Interáreas aportes parafiscales 3% Recaudo Vs Jurisdicción Coactiva F4.P28.GF Formato Conciliación Interáreas aportes parafiscales 3% Recaudo Vs Procesos Concursales F5.P28.GF Formato Conciliación Interáreas aportes parafiscales 3% Recaudo Vs Jurisdicción Laboral Ordinaria F6.P28.GF Formato Castigo de Cartera Aporte Parafiscal 3% F7.P28.GF Formato solicitud de registro de ajustes de cartera. F8.P28.GF Formato Conciliación Interáreas aportes parafiscales 3% Capital Cartera-Recaudo vs. Contabilidad

9. ANEXOS:

N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por proceso, según Resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se realiza el cambio de formato del procedimiento, cambio de N/A N/A nombre y ajuste de actividades.

El código anterior del procedimiento era el PR.16MPA1.P2 Versión 7 Se adicionó la actividad 4 “Realizar la conciliación interáreas del Aporte Parafiscal 3%” con 28/12/2016 V1 sus instructivos, De acuerdo con el estudio de cargas realizado en el ICBF, se modificó la redacción del 27/03/2017 V2 nombre de la actividad 2 Se incluye la Guía para solicitud y registro de ajustes de cartera, se adicionan las actividades: 2, de 4 a la 11, 14, de la 16 a la 19 y de la 21 a la 23, se modifica el nombre

09/06/2021 V3 del procedimiento y se ajusta la redacción en el documento, se modifica la información en documentos de referencia. 21/12/2021 4 Se ajusta el numeral 3 Políticas de operación de acuerdo con lo establecido por la UGPP mediante Resoluciones 1702 de 2021 y 1209 de 2022. Se ajusta la actividad 23 en el cuadro descripción de actividades 28/07/2022 5 Se actualizó la ubicación de los aplicativos de cartera e informes de recaudo a la ruta en SharePoint.

Se eliminaron los manuales: M5.P25.GF Manual usuario de software facilidades de pago FI-18, M6.P27.GF Manual de usuario proyección de pagos de cartera FI03y M1.P28.GF Manual de usuario de software infractores del artículo 48 de la ley 1430 de 2010 FI-11

Se modificó el texto de las actividades No. 2, 3, 4, 8, 12, 14, 16 y 27. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012