ICBF - p29.abs procedimiento elaboracion perfeccionamiento y cumplimiento requisitos ejecucion contrato convenio v1

PROCESO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS P29.ABS 21/06/2024

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL Versión 1 Página 1 de 15

CONTRATO O CONVENIO

1. OBJETIVO: Establecer las actividades, responsables y registros para adelantar el trámite de elaboración de la minuta, perfeccionamiento (celebración) del contrato o convenio y verificación del cumplimiento de los respectivos requisitos de ejecución en los distintos procesos de contratación previstos en el Régimen del Estatuto General de la Contratación Estatal y en los regímenes exceptivos de la Ley 80 de 1993 que, para el caso del ICBF, corresponden al Régimen Especial de Aporte y a los demás Regímenes Especiales que sean legalmente procedentes.

2. ALCANCE: Inicia con la elaboración del proyecto de minuta del contrato o convenio a celebrar, una vez se haya creado el proceso en SECOP II (cuando se trate de contratación directa) o una vez adjudicado el respectivo proceso de selección y, finaliza con la verificación del cumplimiento de la totalidad de los requisitos de ejecución del contrato o convenio con el fin de iniciar su ejecución en el SECOP II, pasando del estado “Firmado” a estado “En ejecución”.

El presente procedimiento aplica para la Sede de la Dirección General del ICBF y para sus Direcciones Regionales.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1. El presente procedimiento aplica para todos los procesos de contratación que se adelantan en el ICBF, excepto cuando el trámite corresponda a la aplicación del P2.ABS Procedimiento

para la Contratación de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión, el P28.ABS Procedimiento Adquisiciones Tienda Virtual del Estado Colombiano AMP-IAD u otro procedimiento específico por modalidad que disponga una DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES diferente a lo consignado en el presente documento. 3.2. Toda solicitud de contratación deberá estar registrada en el Sistema de Información del Plan Anual de Compras y Contratación – PACCO del ICBF y en el Plan Anual de Adquisiciones – PAA del Sistema Electrónico de Contratación Pública (en adelante SECOP II), según la normatividad vigente y las circulares, manuales y guías adoptados por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, que le sean aplicables. 3.3. Sin perjuicio del uso del “Sistema de Información y Trámite Contractual” – SITCO, diseñado por el ICBF para registro, trámite y reporte de los procesos de contratos y/o convenios que se suscriben en las Direcciones Regionales y en la Sede de la Dirección General y sus novedades, el proceso de contratación deberá ser gestionado en el SECOP II. 3.4. La numeración del contrato en SECOP II debe ser igual a la que genera SITCO en el proceso de registro, el cual corresponde a un total de once (11) dígitos que genera la ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS P29.ABS 21/06/2024

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y

CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL Versión 1 Página 2 de 15

CONTRATO O CONVENIO herramienta, permitiendo contar con información y calidad de datos, ya que ésta es fuente de información para el ICBF, tal como se presenta en la siguiente figura: 3.5. En el evento en el que la persona natural o el representante legal de la persona jurídica, consorcio o unión temporal a contratar manifieste su intención de no celebrar el contrato o convenio, el profesional asignado de la Dirección de Contratación o del Grupo Jurídico deberá proceder a: i) Realizar la devolución de la solicitud de contratación mediante memorando a las dependencias solicitantes, cuando se trate de una modalidad de contratación directa en la que no se haya solicitado garantía de seriedad de la propuesta. En esta circunstancia finalizará el procedimiento descrito en este documento. ii) Informar por medios electrónicos al Director o Jefe de la dependencia solicitante de la contratación y al supervisor para que pueda solicitar el inicio del P14.ABS Procedimiento para Imposición de Multas, Sanciones y Declaratorias de Incumplimiento con el fin de hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta y demás acciones legales conducentes1, cuando se trate de una modalidad de contratación directa o de un proceso público de selección en los que se haya solicitado garantía de seriedad de la propuesta. 3.6. Como regla general, el inicio de la ejecución del contrato o convenio que se encuentre perfeccionado y con el cumplimiento de la totalidad de los requisitos de ejecución se realizará a través de SECOP II, de tal forma que pase de estado “Firmado” a estado “En

ejecución”. Como excepción a la regla general, la dependencia solicitante de la contratación 1 Conforme el procedimiento administrativo sancionatorio contractual previsto en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y de acuerdo con lo señalado en el numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, que dispone: “(…) 12. Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término que se haya señalado, quedará a favor de la entidad contratante, en calidad de sanción, el valor del depósito o garantía constituidos para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de los citados depósito o garantía. En este evento, la entidad estatal, mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad.” De forma adicional, se debe tener en cuenta la inhabilidad para contratar prevista en el literal e) del numeral 1º del artículo 8º de la Ley 80 de 1993 que consagra: "De las inhabilidades e incompatibilidades para contratar.- 1o. Son inhábiles para participar en licitaciones o concursos y para celebrar contratos con las entidades estatales: (...) e) Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado." ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS P29.ABS 21/06/2024

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL Versión 1 Página 3 de 15

CONTRATO O CONVENIO en la Sede de la Dirección General o en la Dirección Regional, según corresponda, podrá establecer en los documentos de estudios previos la necesidad de suscripción de acta de inicio, evento en el cual deberá indicar las razones que así lo justifiquen. En consecuencia, únicamente se suscribirá acta de inicio cuando se encuentre requerido y justificado en los documentos de estudios previos del respectivo proceso de contratación. 3.7. Toda la documentación que se produzca con ocasión de la ejecución del contrato se publicará en el SECOP II y se realizará el registro de información en SITCO, actividades que deberán desarrollarse de manera permanente. Así mismo, deberá darse cumplimiento en materia de archivo de gestión a lo dispuesto en el documento P1.SA Procedimiento Organización de Archivos y en el documento MO1.ABS Manual de Contratación. 3.8. Cuando el proceso de contratación se adelante en las Direcciones Regionales, las actividades correspondientes a la Dirección de Contratación las realizará el Grupo Jurídico de la Dirección Regional; las actividades correspondientes a la Dirección Financiera las realizará el Grupo Financiero de la Dirección Regional y las actividades correspondientes a la Dirección de Abastecimiento las realizará la dependencia líder de la necesidad de contratación o quien haga sus veces en la Dirección Regional.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Inicio El profesional asignado elabora el proyecto de minuta del contrato o convenio a celebrar o el documento que haga sus veces de acuerdo con: las condiciones previstas en los documentos previos2, los demás Profesional documentos soporte del proceso de contratación asignado de la Elaborar el (según la modalidad de selección que corresponda) y la Dirección de Proyecto de minuta proyecto de propuesta recibida (esta última cuando aplique). Contratación en la de contrato o minuta del 1 Sede de la convenio. contrato o Seguidamente, a través de medios electrónicos, lo Dirección General convenio y enviar remite a un segundo profesional para su revisión o, del Grupo Correo electrónico. para revisión. (actividad 2). Jurídico en la Dirección Regional. Cuando no se requiera la elaboración de minuta continúa en la actividad 3.

Tiempo máximo de esta actividad: 1 día hábil. 2 El MO1.ABS Manual de Contratación vigente señala lo que debe entenderse por “documentos previos” y el contenido mínimo que debe tener el documento de estudio previo. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS P29.ABS 21/06/2024

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL Versión 1 Página 4 de 15

CONTRATO O CONVENIO

Nombre de la Responsable Registro

No Descripción de la actividad Actividad Un segundo profesional recibe y revisa el proyecto de minuta del contrato o convenio.

Tiempo máximo de esta actividad: 1 día hábil. ¿La minuta del contrato o convenio se encuentra correctamente elaborada, sus datos corresponden con Profesional con rol los del proceso de contratación y no presenta de revisor de la inconsistencias?

Revisar el Dirección de Proyecto de minuta proyecto de Contratación en la de contrato o 2 SI minuta del Sede de la convenio revisado. P.C. El profesional con rol de revisor informa al profesional contrato o Dirección General asignado que elaboró la minuta que puede continuar convenio. o, del Grupo Correo electrónico. con la creación del contrato o convenio en SECOP II. Jurídico en la Continúa en la actividad 3. Dirección Regional. NO El profesional con rol de revisor devuelve por medios electrónicos el documento revisado al profesional asignado que elaboró la minuta con las observaciones que deban ser atendidas para su corrección. Regresa a la actividad 1. El profesional asignado crea el contrato o convenio electrónico en SECOP II y realiza el cargue de los Contrato creado en documentos anexos que lo conforman3.

SECOP II.

Un segundo profesional revisa el contrato o convenio F1.P5.ABS creado y el cargue completo y correcto de los Director de Formato Lista de documentos anexos. Contratación o Chequeo Coordinador del Contratación El Director de Contratación en la Sede de la Dirección Grupo Jurídico en Directa o, General o el Coordinador del Grupo Jurídico en la la Dirección Dirección Regional realizan la revisión de la información Regional. F2.P5.ABS

del contrato o convenio en SECOP II de forma previa a Formato Lista de Crear el contrato su aprobación. Profesional Chequeo Proceso o convenio en 3 asignado y de Selección o, SECOP II y Se deberán agotar los flujos de aprobación dispuestos P.C. profesional con rol revisar el cargue en SECOP II. de revisor de la F5.P5.ABS de documentos. Dirección de Formato Lista de Tiempo estimado de esta actividad: 1 día hábil. Contratación en la Chequeo Sede de la Contratación ¿El contrato o convenio se encuentra correctamente Dirección General Directa (Aporte y creado y con la documentación requerida cargada? o, del Grupo Convenio) Jurídico en la SI Dirección Regional. Según la Se aprueba el contrato en SECOP II. Continúa en la modalidad de actividad 4. selección que corresponda. NO Se rechaza el contrato en SECOP II. Regresa a la actividad 1. 3 Conforme los términos y condiciones de uso dispuestos por Colombia Compra Eficiente. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS P29.ABS 21/06/2024

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL Versión 1 Página 5 de 15

CONTRATO O CONVENIO Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad

Contrato o La persona natural o el representante legal de la convenio aprobado persona jurídica, consorcio o unión temporal a contratar Persona natural o o rechazado por el revisa el contrato o convenio creado por el ICBF en jurídica, consorcio contratista o aliado SECOP II. o unión temporal a en SECOP II. contratar.

Tiempo máximo de esta actividad: el que se defina Memorando. (Este en los documentos del proceso de contratación. Director de último registro Contratación en la aplica únicamente ¿La persona natural o el representante legal del futuro Sede de la en el evento en el contratista o aliado se encuentra conforme con los Dirección que se realice la Aprobar el términos del contrato o convenio creado en SECOP II General o devolución de la contrato o por el Instituto y la documentación cargada? Coordinador del solicitud.) convenio por Grupo Jurídico en 4 parte de la SI: La persona natural o el representante legal de la la Correo electrónico. persona natural o persona jurídica, consorcio o unión temporal aprueba el Dirección Regional.

(Cuando se deba jurídica, consorcio contrato o convenio en SECOP II. Continúa en la informar a las o unión temporal actividad 5. Profesional dependencias a contratar. asignado solicitantes sobre NO: La persona natural o el representante legal de la de la la negativa de la persona jurídica, consorcio o unión temporal a contratar Dirección de persona natural o rechaza el contrato o convenio en SECOP II. Regresa Contratación en la el representante a la actividad 3. Sede de la legal de la persona Dirección jurídica, consorcio

Si la persona natural o el representante legal de la General o, del o unión temporal persona jurídica, consorcio o unión temporal a contratar Grupo sobre su negativa manifiesta su intención de no celebrar el contrato o Jurídico en la de celebrar el convenio, tener en cuenta la política de operación Dirección Regional. contrato o indicada en el numeral 3.5 de este documento. convenio.) ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS P29.ABS 21/06/2024

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL Versión 1 Página 6 de 15

CONTRATO O CONVENIO Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad El Asesor o profesional de apoyo del Ordenador del Asesor o Gasto en la Sede de la Dirección General o el profesional de Coordinador del Grupo Jurídico en la Dirección apoyo del Regional y el respectivo Ordenador del Gasto realizan Ordenador del la revisión de la información del contrato o convenio en Gasto. SECOP II de forma previa a su aprobación. Ordenador del Se deberán agotar los flujos de aprobación dispuestos Gasto.

en SECOP II.

Contrato aprobado Director de o rechazado por el ¿El ordenador del gasto se encuentra conforme con los Contratación en la Ordenador del términos del contrato o convenio creado en SECOP II Sede de la Gasto en SECOP

por el Instituto y la documentación cargada? Aprobar el Dirección General II. contrato o o Coordinador del 5 SI: El Ordenador del Gasto aprueba el contrato o convenio por el Grupo Jurídico en Memorando. (Este P.C. convenio en SECOP II. Continúa en la actividad 6. ordenador del la Dirección último registro gasto. Regional. aplica únicamente NO: El Ordenador del Gasto solicita ajustes y rechaza en el evento en el el contrato o convenio en SECOP II. Regresa a la Profesional que se realice la actividad 1. asignado y devolución de la profesional con rol solicitud.) Cuando se trate de una modalidad de contratación de revisor de la directa, si el Ordenador del Gasto no aprueba la Dirección de celebración del contrato o convenio de forma definitiva, Contratación en la el profesional asignado de la Dirección de Contratación Sede de la o del Grupo Jurídico procede a realizar la devolución de Dirección General la solicitud de contratación mediante memorando a las o, del Grupo dependencias solicitantes. Fin del procedimiento. Jurídico en la Dirección Regional. Tiempo estimado de esta actividad: 2 días hábiles. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS P29.ABS 21/06/2024

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL Versión 1 Página 7 de 15

CONTRATO O CONVENIO

Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad El SECOP II permite definir de manera informativa el supervisor del contrato y genera una reseña histórica de las asignaciones para este rol. En consecuencia, una vez el contrato o convenio se encuentre en estado firmado (aprobado de forma transaccional tanto por la persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal contratista o aliado, como por el Ordenador del Gasto), el profesional asignado de Registro del la Dirección de Contratación o del Grupo Jurídico supervisor en diligencia en SECOP II el nombre del funcionario SECOP II en el Informar al Profesional designado como supervisor de acuerdo con lo enlace del contrato supervisor y al asignado de la consignado en los documentos previos y el contrato o o convenio Director o Jefe de Dirección de convenio celebrado. celebrado. la dependencia Contratación en la 6 solicitante de la Sede de la Se deberá tener en cuenta que el supervisor deberá Correo electrónico contratación del Dirección General tener acceso a la cuenta del ICBF y tener actualizada dirigido al perfeccionamiento o del Grupo su información de contacto (número y tipo de supervisor del contrato o Jurídico en la documento de identificación) en SECOP II. designado y al convenio. Dirección Regional. Director o Jefe de Seguidamente, el profesional asignado informa por la dependencia medios electrónicos tanto al supervisor como al Director solicitante. o Jefe de la dependencia solicitante sobre la celebración del contrato o convenio. Surtido lo anterior, el supervisor inicia el control correspondiente.

Tiempo máximo de esta actividad: 1 día hábil.

Las actividades 6 y 8 serán realizadas de forma simultánea por el profesional asignado.

El técnico o el profesional asignado en la dependencia Técnico o solicitante de la contratación elabora el plan de pagos profesional Crear el plan de del contrato o convenio. asignado de la 7 Plan de pagos. pagos. dependencia Luego lo envía por medios electrónicos a la Dirección solicitante de la Financiera. contratación. El Profesional asignado remite por medios electrónicos a la Dirección Financiera, con copia al supervisor del contrato o convenio, la solicitud de expedición de Profesional Registro Presupuestal anexando el enlace del contrato asignado de la o convenio en SECOP II o la información y condiciones Dirección de Solicitar la generales del contrato o convenio. (Salvo que se trate Contratación en la expedición de 8 de una contratación sin recursos, de conformidad con lo Sede de la Correo electrónico. registro previsto en la Ley Orgánica del Presupuesto.) Dirección General presupuestal. o del Grupo Tiempo máximo de esta actividad: 1 día hábil. Jurídico en la Dirección Regional. Las actividades 6 y 8 serán realizadas de forma simultánea por el profesional asignado. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS P29.ABS 21/06/2024

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL Versión 1 Página 8 de 15

CONTRATO O CONVENIO Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad

Actividad El supervisor verifica si el contrato o convenio exige la constitución de garantías y/o la presentación de requisitos de ejecución adicionales. Verificar si el contrato o ¿El contrato o convenio exige la constitución de convenio exige garantías contractuales y/o la presentación de constitución de requisitos de ejecución adicionales? garantías contractuales y/o SI la presentación El supervisor solicita al contratista o aliado el registro y 9 Supervisor del de requisitos de cargue de las garantías contractuales requeridas en el Correo electrónico. P.C. contrato. ejecución contrato o convenio y en los documentos de estudios adicionales por previos y/o la presentación de requisitos de ejecución parte del adicionales, según corresponda. contratista o aliado y solicitar Cuando se haya exigido la constitución de garantías su cargue o contractuales continúa en la actividad 10. presentación. NO Continúa en la actividad 12.

Tiempo máximo de esta actividad: 1 día hábil.

El contratista o aliado solicita la expedición de las garantías contractuales a la respectiva entidad garante Cargue de las con quien las contrate. Una vez obtenidas, las envía al garantías ICBF a través del SECOP II, realizando para ello su contractuales en cargue digital.

SECOP II.

Cargar las garantías Cuando se trate de garantía bancaria o patrimonio Documentos que contractuales y autónomo, el contratista o aliado deberá igualmente Supervisor del acreditan el presentar los presentarlas en documento físico al ICBF, dirigidas a la contrato o cumplimiento de requisitos de Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección convenio. 10 los requisitos de

ejecución General o el Grupo Jurídico de la Dirección Regional, ejecución adicionales por según corresponda. Contratista o adicionales. (Estos parte del aliado. últimos registros contratista o El contratista o aliado presenta los documentos que únicamente aplican aliado. acreditan el cumplimiento de los requisitos de ejecución cuando hayan sido adicionales, cuando a ello haya lugar. requeridos en el contrato o Tiempo estimado de esta actividad: el que se defina convenio.) en los documentos del proceso de contratación. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS P29.ABS 21/06/2024

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL Versión 1 Página 9 de 15

CONTRATO O CONVENIO El Profesional asignado revisa que las garantías contractuales cumplan con los requisitos exigidos en el contrato o convenio y realiza la validación con la compañía aseguradora o la entidad garante que corresponda. Para ello, valida la garantía mediante consulta en la página web o herramienta virtual dispuesta por la entidad garante, conservando captura de pantalla de los resultados obtenidos de la consulta. En el evento en el que no sea posible realizar la consulta en página web o herramienta virtual de la entidad garante, el profesional asignado envía por medios electrónicos solicitud de confirmación de validez a la entidad garante, corroborando que la cuenta de

correo electrónico a la que se dirige la solicitud corresponde a la de notificaciones juridiciales o, en su defecto, efectivamente a una cuenta de correo electrónico institucional de la entidad garante. Director de Contratación en la Cuando se trate de garantía bancaria o patrimonio Sede de la autónomo, se realiza la verificación mediante solicitud Dirección General escrita dirigida a la entidad financiera que corresponda, o Coordinador del solicitando la confirmación de validez de la información Grupo Jurídico en y el comprobante de pago. la Dirección Revisar y aprobar Regional. Aprobación o las garantías La captura de pantalla de los resultados de la consulta rechazo de las 11 contractuales en página web o herramienta virtual o la respuesta de Profesional garantías P.C. aportadas por el la entidad financiera que corresponda se publica en asignado y contractuales en contratista o SECOP II, en el enlace del contrato, por el profesional profesional con rol SECOP II. aliado. asignado. de revisor de la Dirección de Un segundo profesional revisa el cargue completo y Contratación en la correcto de las garantías contractuales en SECOP II y Sede de la la validación de garantías contractuales realizada por el Dirección General profesional asignado o, del Grupo Jurídico en la La Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección Dirección Regional. General o el Grupo Jurídico de la Dirección Regional valida la revisión realizada por los profesionales asignados. ¿Las garantías contractuales aportadas por el contratista o aliado cumplen los requisitos exigidos en el contrato o convenio y son válidas? SI: Se aprueban las garantías contractuales agotando

los flujos de aprobación dispuestos en SECOP II. El supervisor realiza la consulta de aprobación de garantías contractuales directamente en SECOP II. Continúa en la actividad 12. NO: Se rechazan las garantías contractuales en SECOP II. El contratista o aliado consulta el rechazo de las garantías contractuales en SECOP II y procede a ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS P29.ABS 21/06/2024

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL Versión 1 Página 10 de 15

CONTRATO O CONVENIO Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad solicitar su ajuste ante la entidad garante. Regresa a la actividad 10. Tiempo estimado de esta actividad: 1 día hábil. El profesional asignado verifica que el contrato o convenio celebrado efectivamente cuente con Registro Presupuestal expedido por la Dirección Financiera en la Sede de la Dirección General o el Grupo Financiero en la Dirección Regional y realiza su cargue4 en SECOP II. (Salvo que se trate de una contratación sin recursos, de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica del Presupuesto.) El supervisor realiza la verificación del cumplimiento de la totalidad de los requisitos de ejecución del contrato o convenio. El supervisor constata que el contratista o aliado ha acreditado que se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y

parafiscales, cuando corresponda. ¿Se encuentran cumplidos todos los requisitos de Profesional ejecución del contrato? asignado de la Dirección de Verificar el SI: El supervisor del contrato inicia su ejecución en Contratación en la cumplimiento de Estado “En SECOP II (de tal forma que pase de estado “Firmado” a Sede de la los requisitos de ejecución” del 12 estado “En ejecución”). Dirección General ejecución del contrato o P.C. o del Grupo contrato o convenio en Cuando el contrato o convenio establezca la necesidad Jurídico en la convenio e iniciar SECOP II. de suscripción de acta de inicio, el supervisor deberá Dirección Regional. su ejecución. proceder a su diligenciamiento. Supervisor del A continuación, realiza el cargue en la sección de contrato. ejecución del contrato de los siguientes documentos: i) Registro Presupuestal (salvo que se trate de una contratación sin recursos, de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica del Presupuesto) y, ii) Los documentos soporte de los requisitos de ejecución adicionales a que haya lugar. La fecha de inicio de ejecución del contrato o convenio (En estado: “En ejecución”), no podrá ser anterior a la fecha de cumplimiento de la totalidad de requisitos de ejecución. Continúa en la actividad 13. NO: Regresa a las actividades 8 y 10 de acuerdo con el requisito faltante. Tiempo estimado de esta actividad: 1 día hábil 4 Esta actividad que realiza el profesional asignado de la Dirección de Contratación o del Grupo Jurídico consiste en: hacer clic en “Agregar” en la sección de “Compromiso presupuestal de gastos”. Luego, diligenciar el número y valor del Registro Presupuestal y

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS P29.ABS 21/06/2024

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL Versión 1 Página 11 de 15

CONTRATO O CONVENIO Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad El profesional asignado conforma el expediente del contrato o convenio, el cual contendrá los documentos que se produzcan dentro de la etapa precontractual y hasta el inicio de la ejecución del contrato o convenio, de conformidad con los documentos:

• F1.P5.ABS Formato Lista de Chequeo

Contratación Directa, Profesional - F2.P5.ABS Formato Lista de Chequeo asignado de la Proceso de Selección, Conformar y Dirección de - F5.P5.ABS Formato Lista de Chequeo Expediente entregar el Contratación en la Contratación Directa (Aporte y Convenio), contractual 13 expediente Sede de la entregado al contractual para Dirección General según corresponda. Archivo de Gestión. su archivo. o del Grupo Jurídico en la El profesional asignado remite por medios electrónicos Dirección Regional. el expediente contractual conformado al Archivo de Gestión a cargo de la Dirección de Contratación, en la Sede de la Dirección General, o del Grupo Jurídico, en la Dirección Regional, para su revisión y procesamiento. Para los efectos de esta actividad se deberá atender

igualmente lo dispuesto en el documento P1.SA Procedimiento Organización de Archivos. Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: contrato o convenio en ejecución.

6. DEFINICIONES: 6.1. Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente: Es un organismo técnico especializado qu