ICBF - p29.gf pro devoluciones por aportes parafiscales al icbf a traves del mecanismo pila v2

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TRAVES DEL MECANISMO PILA

1. OBJETIVO Efectuar la devolución de mayores valores y pago de lo no debido por concepto de aportes parafiscales 3%, consignados por los aportantes a través del mecanismo PILA en cuentas recaudadoras del Nivel Nacional, desde el Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera.

2. ALCANCE Inicia con la comunicación al aportante de los requisitos para el trámite de la solicitud de devolución de mayor valor y termina con la generación y remisión del reporte firmado de consolidación de devolución.

Aplica a Nivel Nacional y Regional

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1. Para dar trámite a las reclamaciones de los aportantes por mayores valores pagados, o pago de lo no debido por concepto de aportes parafiscales del 3% con destino al ICBF, debe mediar solicitud escrita del aportante ante la Dirección Regional donde tenga su domicilio principal, dentro del término de cinco (5) años contados a partir del momento en que realizó el pago por mayor valor o pago de lo no debido, de conformidad con la prescripción de la acción ejecutiva, establecida en el artículo 2536 del Código Civil, modificado por el artículo 8 de la Ley 791 de 2002. 3.2. La solicitud de devolución debe contener el valor y el periodo solicitado en devolución.

Anexos a dicha solicitud, deberán ser allegados los documentos que permitan comprobar

la situación que da origen a la petición. En el evento en que el aportante no adjunte con la solicitud de devolución los documentos requeridos en este procedimiento, estos le serán requeridos por el coordinador del Grupo Financiero de la Regional y, en el caso de la Regional Bogotá, por el Coordinador del Grupo de Recaudo, por escrito, dentro de los (10) diez días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la solicitud, para que los allegue en un término máximo de un (1) mes. Luego de este término, de no hacerlos llegar, se considerará que el aportante ha desistido de su petición y se le informará al respecto mediante resolución motivada, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1437 del 2011, el cual fuera modificado por el artículo 1° de la ley 1755 de

2015. El peticionario podrá solicitar antes del vencimiento del plazo concedido la prórroga de este, hasta por un término igual. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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3.3. Cuando se realicen solicitudes por devolución después de transcurridos los cinco (5) años de haberse realizado el pago en exceso, se devolverá la documentación al peticionario indicando que ha ocurrido la prescripción de la que trata el artículo 2563 del Código Civil. 3.4. La devolución y/o compensación de aportes no procederá cuando el pago solicitado en devolución se enmarque en una situación jurídica consolidada. 3.5. El plazo para la entrega de la documentación será de treinta (30) días contados a partir del día siguiente al recibo de la comunicación, prorrogables por un periodo igual, siempre y cuando el peticionario lo solicita antes del vencimiento de este término. 3.6. En el caso en el que el aportante suministre información incompleta o cuando la que envía siendo toda la requerida necesite explicaciones o documentos adicionales, esta se solicitará al aportante, quien contará con 5 días hábiles para su entrega. 3.7. El ICBF deberá expedir el acto administrativo que ordena la devolución y/o compensación por mayores valores pagados o pago de lo no debido dentro de los cincuenta (50) días hábiles siguientes a la fecha de recepción completa de los documentos requeridos al peticionario para adelantar el proceso de verificación. 3.8. El término para devolver y/o compensar podrá ser suspendido, mediante acto administrativo motivado, hasta por un máximo de noventa (90) días hábiles, cuando a juicio de la Entidad exista un indicio de inexactitud o mora en el pago del aporte parafiscal y, por tanto, se requiera adelantar la respectiva verificación. En este caso, se dejará

constancia de las razones en que se fundamenta el indicio en el respectivo acto administrativo. 3.9. La solicitud de devolución y/o compensación deberá decidirse siempre mediante acto administrativo motivado, contra el que procederá recurso de reposición en los términos del artículo 76 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA. 3.10. En todos los casos, la devolución l por mayores valores pagados o pago de lo no debido por concepto de aportes parafiscales del 3% con destino al ICBF se efectuará una vez compensadas las obligaciones que estén a cargo del aportante y a favor del ICBF. En el mismo acto que se ordene la devolución, se compensarán las obligaciones a cargo. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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TRAVES DEL MECANISMO PILA 3.11. Si el valor a devolver corresponde a un valor mayor o igual a 4,3 SMMLV, se deberá llevar para la respectiva recomendación del Comité de Seguimiento a la Verificación de la Completa y Oportuna Liquidación, Cobro y Administración de la Cartera del Aporte

Parafiscal 3% con destino al ICBF. 3.12. El plazo para el pago de los recursos a devolver una vez recibida la resolución en el Grupo de Tesorería Nivel Nacional no será mayor a 30 días siempre y cuando esta cumpla estrictamente con todos los requisitos para el pago. 3.13. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN El Asesor de Aportes solicitará los siguientes documentos:

1. F1.P29.GF Solicitud de Devolución Aportes debidamente diligenciado

2. Certificado de existencia y representación legal actualizado, expedido por la autoridad competente. En el caso de las personas naturales, copia de la cédula de ciudadanía o extranjería.

3. Registro Único Tributario (RUT) y fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la empresa.

4. Balance General y Estado de Resultados con auxiliares a 6 dígitos por terceros, con corte a 30 del mes del periodo por verificar, en formato Excel y PDF firmados por el Representante Legal y Contador Público o Revisor Fiscal según disponga la ley.

5. Copia de las declaraciones de renta de las vigencias por verificar, con los respectivos anexos de las deducciones solicitadas.

6. Planillas mensuales de autoliquidación de aportes a la seguridad social (PILA), correspondiente a los periodos a verificar, cuando sea necesario.

7. Copias de las nóminas en formato excel y pdf firmados por el Representante Legal.

8. Recibos de consignación de aportes parafiscales o comprobantes de pago electrónico, cuando se hayan realizado pagos diferentes a pila, cuando sea necesario.

9. Certificación del contador o revisor fiscal sobre las vacaciones pagadas, compensadas

y de salario integral de cada uno de los trabajadores, y fotocopia de la tarjeta profesional con certificación de antecedentes disciplinarios de quien expide dicha certificación.

10. Copia de los contratos de trabajo, pactos de desalarización, convenciones colectivas, pactos colectivos y similares, según sea el caso.

11. Constancia de renovación del registro mercantil, en los casos previstos en la Ley 1429 de 2010. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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TRAVES DEL MECANISMO PILA Respecto de las entidades del sector público, no es procedente solicitar los documentos citados en el numeral 2 ,5 y 11 y será optativo el requerimiento de los documentos del numeral 4 pero se les deberá solicitar, adicionalmente a los anteriores documentos, los siguientes: 1) Resolución de nombramiento y acta de posesión del representante legal. 2) Ejecución presupuestal de gastos de cada vigencia fiscal, al nivel más detallado de ejecución. 3) Otros documentos que permitan inferir que existen pagos salariales

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro

Inicio Comunicar de manera escrita al aportante los requisitos para el trámite, los cuales incluyen diligenciar el documento F1.P29.GF Formato Solicitud de Devolución de aportes detallando el valor y el periodo Coordinador Financiero Comunicar al al cual corresponde la devolución, adjuntando los en la Regional o Aportante el trámite Oficio soportes respectivos. Coordinador de respectivo 1 Recaudo de la La comunicación escrita debe dirigirse al Representante Regional Bogotá. Legal o persona natural, donde esté ubicado el domicilio principal del aportante. Recibir y revisar la solicitud, ¿Se adjuntaron la totalidad de los documentos Profesional o técnico requeridos? 2 asignado en el área de Oficio de solicitud de Recibir y revisar la PC Recaudo en la documentos solicitud y soportes Si: Continua actividad seis Dirección Regional No: Solicitar por escrito nuevamente los documentos dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación de la solicitud. Elaborar, expedir y notificar la resolución por el cual se declara el desistimiento frente a la solicitud de devolución. Profesional o Técnico Elaborar, expedir y asignado en el área de Resolución Motivada notificar la Resolución Se considera que el peticionario ha desistido de su Recaudo en la 3 que resuelve la petición, cuando al cabo de un mes del envío del Dirección Regional Oficio de solicitud por requerimiento de información el aportante no ha comunicación. desistimiento entregado dicha documentación para el proceso de Director Regional verificación, ni ha solicitado prórroga hasta por un término igual antes de su respectivo vencimiento.

Certificar el ingreso del pago a través de la Planilla Certificar el ingreso Integrada de Liquidación de Aportes en las cuentas Coordinador Grupo de Certificación del doble del pago a través de la bancarias recaudadoras del Nivel Nacional del ICBF, Tesorería de la ingreso o del ingreso 4 planilla PILA previa solicitud del Coordinador Financiero o del Dirección Financiera errado Coordinador de Recaudo en la Regional Bogotá. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Revisar en los aplicativos de recaudo y contabilidad la existencia o no de registros de obligaciones a cargo del Certificar la existencia peticionario. Profesional, técnico o o no de deuda a favor Auxiliar asignado en el Certificación de no 5 del ICBF en los Emitir certificado por parte del Coordinador Financiero o área de Recaudo en la existencia de deuda aplicativos de Coordinador Grupo de Recaudo de la Regional Bogotá Dirección Regional Recaudo de la existencia o no de deuda por parte del aportante.

Verificar la Efectuar la verificación en un periodo no mayor a treinta Exactitud y (30) días una vez recibido la documentación completa y Acta de consistencia de la consignar los hallazgos de la misma en el acta de Profesional, Verificación y 6 información contenida verificación y la liquidación. responsable de la Memorando P.C. en las declaraciones verificación en la de autoliquidación de ¿Qué resultado arrojó el proceso de verificación? Dirección Regional aportes, del periodo Solicitud de informado, solicitado o • Saldos a favor del aportante pasa actividad No 7 Devolución Aportes detectado • Saldos a favor del ICBF Coordinador Financiero Certificar que a la fecha no se ha efectuado la devolución en la Regional o Certificar la no al aportante por este concepto, en el caso en el que Coordinador de Certificación de la no 7 devolución a la fecha resulte saldo a favor del aportante. Recaudo de la devolución del dinero Regional Bogotá a la fecha. Identificar la cuantía a ¿El valor por devolver supera o es igual a los 4,3 Devolver en salarios SMMLV? Profesional 8 mínimos legales Responsable en el área Acta de Verificación mensuales vigentes No: Seguir con la actividad No 10. de Recaudo.

SMMLV Si: Continuar con la actividad No 9.

Comité de Seguimiento a la Realizar la evaluación y recomendar la devolución y/ó Verificación de la compensación con fundamento en el acta de verificación Completa y Oportuna 9 Evaluar recomendar de aportes parafiscales 3% realizada por la regional. Liquidación Cobro y Acta de Comité PC devolución Administración de la Cartera del Aporte

Parafiscal 3% Regional o Nacional, según corresponda Elaborar con fundamento en las tres (3) certificaciones y el Acta de Verificación, el proyecto de Resolución.

En el evento: Profesional o técnico asignado en el área de Que haya saldos a favor del aportante y saldos a favor Proyecto de Elaborar el Recaudo en la de ICBF, deberá mediante resolución motivada ordenar Resolución de 10 proyecto de Dirección Regional la compensación de saldos entre las partes. devolución Resolución Que el resultado de la liquidación genere saldos a favor del aportante, el ICBF deberá mediante resolución motivada, ordenar el pago del valor a devolver ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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TRAVES DEL MECANISMO PILA No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Que el resultado de la liquidación genere saldos a favor del ICBF, deberá mediante resolución motivada ordenar el cobro de los valores a favor del Instituto. Suscribir la resolución de reconocimiento y pago del mayor valor pagado o la no existencia de mayor valor Director de la regional, pagado. Coordinador Financiero

Resolución firmada Suscribir y notificar la – Regional o 11 Notificar al aportante en los términos de la ley, ejecutorial resolución al aportante Coordinador de el acto administrativo, verificar que el formato se Notificación recaudo de la Regional encuentre debidamente diligenciado con los respectivos Bogotá. soportes requeridos para efectuar el giro electrónico de la devolución. Remitir mediante memorando al Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera, los soportes para el giro de los recursos objeto de la devolución al aportante, anexando: Coordinador Financiero Resoluciones, RUT, certificación cuenta bancaria, y Regional o 12 Remitir al Grupo de certificado de existencia y Representación Legal. Memorando Coordinador de Tesorería Recaudo de la La devolución de estos recursos no tiene afectación Regional Bogotá presupuestal de pago ni de PAC. Efectuar los registros de devolución de estos recursos a Profesional, técnico o Actualizar los nivel de Recaudo en el aplicativo SIREC. Auxiliar asignado en el Registro Aplicativo 13 aplicativos de recaudo área de Recaudo en la SIREC Dirección Regional Enviar al Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera dentro de los dos (2) días siguientes al vencimiento del Coordinador Financiero Generar y remitir el mes, el consolidado de las devoluciones pagadas de la Regional ó 14 reporte firmado de durante ese periodo, de conformidad con el formato Coordinador de Reporte RPAG 415 consolidado de establecido para tal fin. Recaudo Regional devolución Bogotá Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL Resolución que resuelve la solicitud de devolución de mayor valor y/o pago al aportante

.

6. DEFINICIONES 6.1 Acción de cobro persuasivo: Actuación de la administración tendiente a la recuperación total e inmediata de las obligaciones a su favor, previa a la ejecución por cobro coactivo. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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TRAVES DEL MECANISMO PILA 6.2 Acta de verificación: Es el documento suscrito por el asesor de aportes del ICBF y el representante legal o delegado del aportante debidamente autorizado, en el cual se expresa el resultado final de la revisión documental y los cálculos matemáticos, se consigna la existencia de una inconsistencia en los aportes parafiscales a favor del ICBF, se solicita su corrección mediante la normalización del pago por planilla PILA y se informa al aportante que la falta de corrección en el término señalado conducirá al reporte a la UGPP. Si como resultado de la verificación no aparece inconsistencia alguna, se dejará constancia de este resultado en el acta. 6.3 Administradoras: Para el caso, la categoría comprende las entidades administradoras de pensiones del régimen solidario de prima media con prestación definida, administradoras

de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad, Promotoras de Salud (EPS),o a las que hagan sus veces, a las entidades obligadas a compensar y demás entidades autorizadas para administrar los regímenes contributivo y subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), las entidades Administradoras de Riesgos laborales (ARL), las Cajas de Compensación Familiar, el ICBF y el SENA. 6.4 Aportante moroso: Es el empleador que no realiza de manera regular y oportuna el pago de aportes a favor del ICBF según lo dispuesto por la ley o no ha presentado la autoliquidación ni efectuado el pago de los aportes a su cargo. 6.5 Asesor de aportes: Es el servidor público del ICBF que realiza la verificación de la exactitud y consistencia de la información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes parafiscales a favor del ICBF. 6.6 Cartera parafiscal presunta: Corresponde al cálculo de los aportes parafiscales a favor del ICBF que no han surtido el agotamiento de la actuación administrativa. 6.7 Cartera parafiscal: Corresponde al valor de las obligaciones por aportes parafiscales a favor del ICBF, constituidas mediante título que presta mérito ejecutivo, emitido por el ICBF. 6.8 Contribuciones parafiscales: Son los pagos que deben realizar los usuarios de determinados organismos públicos, mixtos o privados para asegurar el financiamiento de ciertas entidades de manera autónoma. Es una obligación económica establecida por ley y de carácter obligatorio. 6.9 Compensación: Es la extinción de obligaciones vencidas entre individuos que son

acreedores y deudores de modo recíproco. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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TRAVES DEL MECANISMO PILA 6.10 Desalarización: Se refiere a los acuerdos suscritos entre el empleador y trabajador, como adenda al contrato de trabajo, en los que se pacta que ingresos no hacen parte del salario. 6.11 Empleador: Toda persona natural o jurídica, pública, privada o de economía mixta, sin límite alguno en cuanto a capital y tamaño, que tenga como mínimo un trabajador a su servicio. 6.12 Normalización de pagos con el ICBF: Actividad mediante la cual el aportante realiza la declaración y el pago mediante planilla PILA de la inconsistencia detectada en el proceso de verificación. 6.13 Novedad: Es la justificación válida y pertinente de la falta de pago del aporte parafiscal del 3% a favor del ICBF presentada por el empleador por alguna de las siguientes razones: El aportante está exonerado del pago del aporte parafiscal a favor del ICBF. El aportante canceló su matrícula mercantil o tiene acta final de liquidación. El aportante no generó

gasto de nómina por retiro del(os) empleado(s). 6.14 Planilla Integral de Liquidación de Aportes - PILA: Es un formulario inteligente que permite a los responsables liquidar y pagar los aportes al Sistema de la Protección Social de manera integral. 6.15 Promoción del recaudo: Es el conjunto de actividades mediante las cuales el ICBF, utilizando diferentes estrategias, garantiza la orientación e información a los aportantes para promover el pago adecuado y oportuno del aporte parafiscal sobre el valor de la nómina mensual de salarios, dándoles a conocer la obligatoriedad de su pago y la inversión que se hace de los mismos en la asistencia social a niños, niñas, jóvenes y familias colombianas que lo requieran. 6.16 Salario: Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones”. Art. 127 Código Sustantivo del Trabajo Modificado por el art. 14 de la Ley 50 de 1990. 6.17 Solicitud de documentos para verificación: Comunicación escrita por medio de la cual el ICBF solicita al aportante los documentos necesarios para verificar la exactitud y consistencia de la información contenida en las declaraciones de autoliquidación del aporte parafiscal a favor del ICBF, con el fin de que explique las inconsistencias detectadas.

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TRAVES DEL MECANISMO PILA 6.18 Trabajador: Es la persona natural que presta su servicio personal a otro, denominado empleador, mediando una subordinación respecto de este y a cambio de una remuneración denominada salario. 6.19 Verificación: Revisión documental y cálculos matemáticos que permiten establecer la exactitud y consistencia de la información de pago del aporte parafiscal a favor del ICBF contenida en las declaraciones de autoliquidación.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • P25.GF Procedimiento Verificación y Cobro Aporte Parafiscal del 3% determinación

Mora

8. RELACIÓN DE FORMATOS

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.P29.GF Solicitud de Devolución Aportes

9. ANEXOS:

N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se realiza el cambio de formato del procedimiento y ajuste de

N/A N/A actividades. El código anterior del procedimiento era el PR17.MPA1 Versión 1

28/12/2016 1 Se adicionaron políticas de operación, se ajustaron y adicionaron actividades a este procedimiento. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012