ICBF - p2.gf procedimiento comite tecnico de sostenibilidad sistema contable v4

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA P2.GF 21/11/2023

PROCEDIMIENTO COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE Versión 4 Página 1 de 7

1. OBJETIVO Definir las actividades necesarias para la realización del comité técnico de sostenibilidad contable que permitan la depuración de las cifras y demás datos contenidos en la información financiera para que ésta cumpla con las características fundamentales y de mejora contenidas en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

2. ALCANCE Inicia con la elaboración del cronograma anual de los Comités Técnicos de Sostenibilidad Contable y finaliza con la elaboración del acta y notificación de las decisiones para realizar los ajustes a los Estados Financieros.

Aplica para Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Grupo financiero o Grupo de Gestión Soporte de las Direcciones Regionales.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1. Los Comités Técnicos de Sostenibilidad Contable del ICBF de la Dirección General y de las Direcciones Regionales, se reunirán por lo menos una (1) vez semestralmente de manera ordinaria, previa convocatoria del Secretario Técnico. Igualmente, podrá solicitarse por parte de alguno de los miembros, sesiones extraordinarias cuando se requiera. Las sesiones podrán llevarse de manera presencial o virtual. 3.2. Semestralmente el profesional encargado, deberá monitorear el cumplimiento de las fechas y realización de los comités programados de acuerdo con el cronograma definido. 3.3. Se constituirá quórum deliberatorio y decisorio en la Dirección General con la

participación de por lo menos cuatro (4) de sus integrantes, en las Direcciones Regionales con la participación de por lo menos cuatro (4) de sus integrantes, y en las Direcciones Regionales de Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada se constituirá con la participación tres (3) de sus integrantes. En todos los casos las decisiones se adoptarán por mayoría simple. 3.4. Como evidencia de la realización del Comité, se deberá realizar el levantamiento de un acta según el formato Acta de Reunión del desarrollo de la sesión, en la que se incluirán las decisiones y recomendaciones del Comité y será suscrita por los miembros que asistan a la sesión. En caso de que no se pueda llevar a cabo la reunión del comité, se dejará constancia en un acta justificando el motivo por el cual no se realizó. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROCEDIMIENTO COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE Versión 4 Página 2 de 7 3.5. La Secretaría Técnica enviará por correo electrónico el proyecto de acta a los integrantes del Comité dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la sesión para la Sede de la Dirección General, y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la sesión para las Direcciones Regionales, los cuales deberán aprobarla o hacer sus observaciones dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. Si vencido el plazo no se han recibido

observaciones, se entenderá que el proyecto de acta fue aprobado. En caso de que existan observaciones o comentarios, se procederá a realizar los ajustes sugeridos si son procedentes, y sí hacen parte de la sesión, la Secretaría Técnica enviará nuevamente el proyecto a todos los miembros del Comité con las indicaciones propuestas para que sea aprobada. EL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE (CTSC) lo integrarán los siguientes cargos

En la Dirección General por: - El Secretario General - El Director Financiero, quien lo preside

• El Director Administrativo
• El Director de Gestión Humana - El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica - El Coordinador del Grupo de Contabilidad, quien ejerce como Secretario Técnico - El Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General En las Direcciones Regionales, a excepción de las Regionales de Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada por: - El Director Regional, quien lo preside - El Coordinador del Grupo Administrativo - El Coordinador del Grupo Financiero, quien ejerce como Secretario Técnico - El Coordinador y/o responsable del Grupo Jurídico - El Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas - El Profesional de apoyo en Contabilidad.

En las Direcciones Regionales de Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada por: - El Director Regional, quien lo preside - El Coordinador del Grupo de Gestión de Soporte, quien ejerce como Secretario Técnico - El Coordinador del Grupo de Asistencia Técnica - El Profesional de apoyo en Contabilidad. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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PROCEDIMIENTO COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE Versión 4 Página 3 de 7 3.6. En la Dirección Regional ICBF Bogotá, también integrará el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, el Coordinador del Grupo de Gestión Humana y el Coordinador del Grupo de Recaudo. 3.7. Concurrirán con voz, pero sin voto para el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Sede de la Dirección General: El Jefe de la Oficina de Control Interno, El Coordinador del Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera, El Coordinador del Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera, El Contador del Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General 3.8. Cuando los temas a tratar en las reuniones del Comité lo requieran, podrán asistir en calidad de invitados, los funcionarios que se estime conveniente.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio Elaborar el cronograma anual de las Secretario Técnico del Correo electrónico Elaborar el sesiones a adelantar, indicando las fechas 1 Comité / Sede de la con las fechas de cronograma de cada una de ellas para las Direcciones Dirección General los comités Regionales y Sede de la Dirección General Notificar mediante correo electrónico, a las Secretario Técnico del Direcciones Regionales y dependencias de Comité / Sede de la Correo electrónico Notificar el la Dirección General. Dirección General

2 con las fechas de cronograma los comités Programar las fechas de los comités de las Secretario Técnico del Direcciones regionales Comité / Dirección Regional Secretario Técnico del Comité / Sede de la Solicitar temas a Solicitar a las áreas los temas a tratar en el Dirección General 3 tratar CTSC Correo electrónico Secretario Técnico del Comité / Dirección Regional Las Secretarías Técnicas deberán verificar que los temas a tratar cumplan con las características para presentar las propuestas de ajustes y depuración, de acuerdo con lo Secretario Técnico del Correo electrónico Verificar temas a 4 establecido en la Resolución del Comité. Comité Sede de la Dirección con la aprobación tratar en la sesión P.C General y/o / Dirección de los temas a del Comité cumple? Si, continua actividad 4 tratar en el CTSC. Regional No cumple, se regresa a la actividad 3 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Secretario Técnico del Correo electrónico Citar mediante correo electrónico la citación Comité Sede de la Dirección con la 5 Citar a Comité a comité remitiendo el orden del día y los General y/o / Dirección convocatoria a soportes respectivos. CTSC Regional Validar quórum de los integrantes del comité, acorde con la normatividad y definido en la política de operación numeral 3.3.

Si se encuentra el mínimo de asistentes al Secretaría Técnica CTSC / 6. Validar quórum comité establecido por la normatividad Dirección General y Llamado a Lista P.C. vigente se inicia con el desarrollo del orden Dirección Regional del día y se continúa con la actividad 7; en caso contrario se levantará acta dejando constancia de este evento y, se regresa a la actividad 5. Elaborar y formalizar el acta del comité, Formato Acta de teniendo en cuenta el desarrollo del Orden Comité Técnico del día, que incluirá las decisiones, de Sostenibilidad compromisos, recomendaciones y Contable conceptos del comité y deberá ser suscrita por los integrantes asistentes la sesión. Para Formato los casos en que se presenten ajustes Elaborar y remitir Secretaría Técnica CTSC / Propuesta de 7 aprobados por el CTSC se debe anexar el Acta Comité Dirección Regional Ajustes formato propuesta de ajustes, ficha Técnica y soportes respectivos. Formato Ficha Técnica del Enviar acta del comité suscrita por los Comité Técnico integrantes con los soportes al Grupo de de Sostenibilidad Contabilidad de la Sede de la Dirección Contable General. Notificar al área competente las Notificar las aprobaciones de ajustes que no superen los Decisiones que 150 SMLMV pero que impliquen que sea Secretario Técnico del no superen los contabilizado en el Grupo Financiero Sede 8 Comité de la Dirección Correo electrónico 150 SMLMV, que de la Dirección General-GFSDG, con la impliquen registro finalidad de surtir el proceso de actualización regional

en el GFSDG de información y posterior registro el en GFSDG Recibir el acta del comité con los soportes vía correo electrónico por parte de las Direcciones Regionales. Profesional de Apoyo del 9 Revisar Acta Grupo de Contabilidad de la Los Soportes de Revisar el acta del comité de las Direcciones P.C. Comité Sede de la Dirección Propuesta de Regionales con los soportes respectivos; General Ajuste para los casos en que se presenten ajustes aprobados por el CTSC se debe anexar el formato propuesta de ajustes, ficha Técnica y soportes respectivos. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROCEDIMIENTO COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE Versión 4 Página 5 de 7 ¿Cumple? Si, pasa a la actividad 10 No cumple, regresa a la actividad 7. Formato Lista de Chequeo Comité Técnico de Sostenibilidad Diligenciar Lista Profesional de Apoyo del Diligenciar el formato de lista de chequeo y Contable de Chequeo y Grupo de Contabilidad de la 10 formato resumen de acta del Comité Técnico Formato resumen Sede de la Dirección de Sostenibilidad Contable. Formato de acta General Resumen Acta del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. Consolidar el Formato resumen Acta de CTSC de todas las Direcciones regionales.

Notificar y enviar las observaciones a los Consolidación profesionales de Apoyo del Grupo de Formato Consolidar y Contabilidad sobre las inconsistencias Coordinador del Grupo de Resumen Acta 11 verificar Acta encontradas en el Formato Resumen del Contabilidad o a quien éste Comité Técnico P.C. Comité acta. delegue. de Sostenibilidad Contable No es correcta: regresa actividad 9. Si no presenta inconsistencias, continua la actividad 12. Informar y/o someter a consideración y aprobación del Comité las propuestas de ajuste solicitadas por las diferentes áreas Informar temas Desarrollo del respecto a la depuración que afecten la Secretario Técnico del tratados en las CTSC de la Sede 12 sostenibilidad contable. cuando estas Comité de la Sede de la Direcciones de la Dirección superen los 150 SMLMV. Lo anterior con Dirección General regionales General base en las fichas técnicas que presenten las áreas competentes sobre la gestión adelantada. Elaborar, conservar y custodiar, en orden Acta de Comité Elaborar Acta cronológico, las actas de las sesiones, las Técnico de cuales deben encontrarse debidamente CTSC de la Sede Secretario Técnico del Sostenibilidad 13 suscritas por los integrantes del Comité. Para de la Dirección CTSC/Sede de la Dirección Contable de la los casos en que se presenten ajustes General General aprobados y recomendados por el CTSC se Sede de la debe anexar el formato propuesta de ajustes, Dirección General ficha Técnica y soportes respectivos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROCEDIMIENTO COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE Versión 4 Página 6 de 7 entregados por el área responsable de la información. Enviar a las diferentes áreas de la Dirección General y/o Direcciones regionales las decisiones tomadas por el CTSC de la Copia del acta del Enviar Acta con Dirección General. Secretario Técnico del CTSC de la Sede 14 las decisiones del Comité/ Sede de la Dirección de la Dirección CTSC Enviar a cada Dirección Regional y Grupo General Financiero Sede de la Dirección General las General decisiones aprobadas en el Comité de la Dirección General. Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL Acta del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Sede de la Dirección General con ajustes o recomendaciones aprobados.

6. DEFINICIONES 6.1. CTSC: Comité Técnico de Sostenibilidad Contable 6.2. GFSDG: Grupo financiero sede de la Dirección General

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Ver Matriz de Requisitos Legales

8. RELACIÓN DE FORMATOS: CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F9.P1.MI Formato Acta de reunión o comité F2.P2.GF Formato de Propuesta de Ajustes F3.P2.GF Formato Lista de Chequeo del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

F4.P2.GF Formato Resumen Acta del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable F5.P2.GF Formato Ficha Técnica Comité Técnico de Sostenibilidad Contable

9. ANEXOS N/A Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se realiza el cambio de formato del procedimiento y ajuste de actividades.

N/A N/A El código anterior del procedimiento era el PR40.MPA1.P2 - Modificación de la resolución 9040 del 6 de septiembre de 2016 en su art. 2 Integrantes comité de la Dirección General, a través de la Resolución 10304 del 20 de octubre de 2017 28/09/2016 V1 - Modificación actividad dos, citación a comité por medio de “Correo Electrónico”. - Modificación actividad cuatro, en el caso que no se pueda llevar a cabo la respectiva sesión, se dejará igualmente constancia en un acta. Se actualiza la totalidad del procedimiento acorde a la normatividad vigente resolución 12/12/2017 V2 3932 de 2020. Se ajusta procedimiento atendiendo la Resolución 5872 de 2023 “Por medio de la cual se adopta el reglamento interno de los Comités Técnicos de Sostenibilidad Contable de la 14/12/2020 V3 Dirección General y de la Direcciones Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF y se deroga la Resolución 3932 de 2020” Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.