ICBF - p2.gj procedimiento tramite de poderes v2 0

PROCESO P2.GJ 21/02/2020

GESTIÓN JURIDICA

PROCEDIMIENTO TRAMITE DE PODERES Versión 2 Página 1 de 4

1. OBJETIVO Adelantar el trámite de los poderes para representar al ICBF ante autoridades judiciales y/o administrativas en asuntos conciliables de responsabilidad de la Sede de la Dirección General.

2. ALCANCE Inicia con la remisión del proyecto de poder junto con los documentos que fundamentan su expedición por parte de las Direcciones, Subdirecciones y/u Oficinas; finaliza con entrega o remisión del poder autenticado.

Aplica a nivel Nacional y Regional.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1 Representación Judicial El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar es un establecimiento público y, en virtud de ello, la representación legal recae en el Director General, por ende, está facultado para otorgar poderes para la defensa de los intereses de la entidad (Ley 489 de 1989, artículo 78).

Por su parte, los Directores (as) Regionales y (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, en virtud de la Resolución 1760 de 29 de septiembre de 2004 y dentro del marco de su competencia territorial, podrán otorgar poderes para la representación judicial y administrativa en procesos o actuaciones donde intervenga a cualquier título; salvo cuando se trate de conciliación. Cuando se trate de un asunto conciliable la facultad para otorgar poderes fue delegada en el(la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica mediante Resolución 785 del 27 de enero de 2016, que regula el Comité de Defensa Judicial y Conciliación. Finalmente, es preciso señalar que los abogados vinculados a las entidades públicas las representarán

judicial o administrativamente mediante poder otorgado, conforme a lo establecido en el artículo 160 de la Ley 1437 de 2011. 3.2 Facultad para conciliar La facultad para establecer la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos se encuentra en cabeza de los miembros del Comité de Defensa Judicial y Conciliación según lo dispuesto en el artículo 2.2.4.3.1.2.2 Decreto 1069 de 2015. Así las cosas, los apoderados están legitimados para representar judicialmente a la Entidad en audiencias de conciliación acreditando el poder otorgado por la Oficina Asesora Jurídica y la certificación de la Secretaría Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación en la que se especifique cual fue la recomendación para el caso concreto. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN JURIDICA PROCEDIMIENTO TRAMITE DE PODERES Versión 2 Página 2 de 4 3.3 Documentos que se deben adjuntar, según cada caso: • Fotocopia de la cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería de la persona a quien se pretenda otorgar el poder. • Certificado de existencia y representación legal de la sociedad a la que se pretenda entregar el poder, con una fecha de expedición no superior a treinta (30) días. • Documentos que acrediten la condición a quien se pretenda otorgar el poder, como, por ejemplo, funcionario del ICBF. • Fotocopia de los contratos o convenios a que haga referencia el poder a fin de verificar que estos

se encuentran vigentes. • Certificados de tradición de los inmuebles a los que haga referencia el poder, con una fecha de expedición no superior a treinta (30) días. • Todos aquellos documentos a que se haga referencia en el poder, y que sean necesarios para realizar el trámite de control de legalidad.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Inicio Autoridad administrativa o judicial notifica fecha y hora para realizar Director o audiencia de conciliación, frente a la Subdirector o Correo 1 Designar el apoderado cual, la Dirección o Subdirección u Jefe de electrónico Oficina debe designar la persona que Oficina representará al Instituto. Proyectar memorial dirigido a la autoridad judicial o administrativa y se Profesional de Correo recopilan los documentos que se la Dirección o 2 Elaborar el Poder electrónico y requieren para que la Oficina Asesora Subdirección u Poder Jurídica expida o realice el control de Oficina legalidad del poder. Director o Una vez se cuente con los documentos Firmar proyecto de Subdirector o Proyecto de 3 soporte del proyecto del poder se poder Jefe de Poder procede a firmar proyecto de poder. Oficina Verificar que la persona a la que se le Profesional otorga poder cumpla las calidades Oficina impuestas en la normatividad para Asesora 4 Revisar el proyecto de recibir el mandato y verificar la Proyecto de Jurídica – P.C poder documentación remitida, la cual debe Poder Grupo de fundamentar las razones jurídicas para Representación otorgar el poder: Judicial Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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GESTIÓN JURIDICA PROCEDIMIENTO TRAMITE DE PODERES Versión 2 Página 3 de 4 ¿Se cumple con las condiciones para expedir el poder? Si: Continua actividad 4. No: Devolver a la Dirección o Subdirección u Oficina con el fin de que subsanen para poder expedir el poder, regresar a actividad 3. Teniendo en cuenta que la Oficina Asesora Jurídica, debe realizar control de legalidad de los poderes que otorga el Director (a) General, en esta actividad puede firmar para control de legalidad, o para ejercer la representación judicial Jefe de la 5 del ICBF. Oficina Proyecto de Validar poder P.C Asesora Poder ¿El poder lo suscribe la Directora Jurídica General? Si: aprobar poder continuar actividad 5. No: firmar poder continuar actividad 6. La Directora General revisa si el poder cumple con los criterios de legalidad y procedibilidad. 6 Director (a) Proyecto de Revisar poder ¿El poder cumple con los criterios?

P.C. General Poder Si: firmar poder, fin del procedimiento.

No: devolver a la Oficina Asesora Jurídica. Remitir el proyecto de poder para que se Poder Profesional realice el trámite de autenticación ante autenticado – Realizar trámite de Oficina 7 notaria y se procede a registrar la autenticación Asesora información en la base de datos de Base de datos Jurídica poderes de Poderes Proyectar memorando y remitir poder Profesional

Correo Remitir poder autenticado, con sus respectivos Oficina 8 electrónico y autenticado soportes a las Direcciones, Asesora Memorando Subdirecciones u Oficinas solicitantes. Jurídica Profesional en Si el poder se otorga para representar al Derecho Realizar registro en el ICBF en un proceso judicial, se debe 9 e-KOGUI Sistema registrar en el Sistema de Información Apoderado del Litigiosa del Estado e-KOGUI. proceso

Fin P.C.: Punto de Control Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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5. RESULTADO FINAL Poder autenticado remitido al apoderado junto con sus soportes.

6. DEFINICIONES 6.1 Poder: Es una declaración unilateral de voluntad por la que una persona autoriza a otra para que concluya en su nombre uno o varios negocios jurídicos que han de surtir efecto como si la primera lo hubiera realizado por sí misma. 6.2 Demanda: Es el acto escrito por el cual una persona natural o jurídica pretende una determinada declaración y condena, con el que se inicia un proceso judicial. Este escrito debe contener los requisitos que establezca cada código de procedimiento, dependiendo de la jurisdicción donde se tramite. 6.3 Conciliación: Es un mecanismo alternativo de solución de conflictos que se basa en un acuerdo que se realiza entre dos partes a las que le asiste el ánimo de solucionar una determinada controversia,

dicho acuerdo se realiza en presencia de un tercero imparcial, llamado conciliador, quien a su vez propone fórmulas de arreglo. Esta es prejudicial cuando se realiza por fuera de un proceso judicial. Y seria judicial cuando se realiza en el marco de un determinado proceso. 6.4 Notificación: Es un acto de comunicación de las decisiones adoptadas por los procurados o los estrados judiciales a los sujetos procesales que actúan en el expediente lo que le permitirá a aquellos ejercer su derecho al debido proceso y defensa; en el marco de una conciliación, la asistencia de las partes para llegar al anhelado arreglo.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 7.1 Matriz de Requisitos legales

8. RELACIÓN DE FORMATOS

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.P1.GJ Base de Datos Reparto. F1.P2.GJ Formato Base de datos de poderes

9. ANEXOS: N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio Se ajustan actividades, numeración, se incluye la 01/11/2016 01 descripción de las mismas y se estructuran mejor los puntos de control.

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