ICBF - p31.gf procedimiento generacion de los informes financieros y contables v8 2

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA P31.GF 08/08/2023

PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE LOS INFORMES Versión 8 Página 1 de 5

FINANCIEROS YCONTABLES

1. OBJETIVO Definir las actividades para generar los Informes Financieros y Contables que el ICBF debe publicar, ajustados a lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación (CGN).

En ningún caso, los informes financieros y contables reemplazarán la preparación y presentación, al cierre del periodo contable, del juego completo de estados financieros, lo cual está regulado en los marcos normativos expedidos por la CGN.

2. ALCANCE Inicia con la Expedición de la certificación, reporte de Saldos y Movimientos por PCI y Formato de Conciliación Interáreas y finaliza con la publicación de los Informes financieros y Contables.

Aplica para el Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera en donde se genera el Reporte de Saldos y Movimientos por ECP (este reporte cumple con la Ecuación Contable ACTIVO=PASIVO+PATRIMONIO) y por las Direcciones Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General – GFSDG y Nivel Nacional quienes generan el Reporte de Saldos y Movimientos por PCI (este reporte permite controlar los saldos contables por Regional).

3. POLITICAS DE OPERACIÓN: 3.1 Recopilar las certificaciones Informe Saldos y Movimientos por PCI expedidos por los Servidores Públicos con Funciones de Contador de las Direcciones Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General – GFSDG y Nivel Nacional. 3.2 Es responsabilidad del Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera,

la preparación, presentación y publicación trimestral de los Informes Financieros y Contables (Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados y Notas a los Informes Financieros y Contables), los cuales deben ser firmados por el Director General, el Director Financiero y el Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera y su publicación se realizará en la página web del ICBF de acuerdo con el cronograma establecido por la CGN. 3.3 Los Informes Financieros y Contables se deben preparar, presentar y publicar de forma trimestral con corte al 31 de marzo, 30 de junio y 30 de septiembre, en el transcurso del mes siguiente al trimestre informado. Los informes financieros y contables se presentarán en forma comparativa así: i. El estado situación financiera presentará los activos, pasivos y patrimonio al final del respectivo trimestre comparado con el estado de situación financiera del trimestre inmediatamente anterior. ii. El Estado de Resultados presentará los ingresos y gastos acumulados desde el 1° de enero hasta la fecha de corte del respectivo trimestre, comparado con los ingresos y gastos acumulados desde el 1° de enero hasta la fecha de corte del mismo trimestre del año anterior. iii. Las Notas a los informes financieros y contables se presentarán cuando, durante el trimestre surjan hechos económicos que no Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 8 Página 2 de 5 FINANCIEROS YCONTABLES sean recurrentes y que tengan un efecto material en la situación financiera o en el estado de resultados. A 31 de diciembre del respectivo año no se prepararán ni presentarán informes financieros y contables dado que la entidad preparará y presentará el juego completo de estados financieros regulado en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, de acuerdo con la guía G9.P31.GF Guía para la estructuración, revelaciones y presentación de los estados contables y notas.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio F1.P31.GF Formato Servidor Público con funciones Certificación Informe Expedir Expedir Certificación, reporte de Saldos y de Contador en las Direcciones Saldos y Movimientos

1. Certificación, Movimientos por PCI y Formato Conciliación

Regionales, GFSDG y por PCI Reporte y Formato. Interáreas Nivel Nacional F2.P31.GF Formato conciliación interáreas F1.P31.GF Formato Recibir las Certificaciones, reporte de Saldos Profesional de apoyo Asignado Certificación Informe Recibir y Movimientos por PCI y Formato en el Grupo de Contabilidad a Saldos y Movimientos

2. Certificación, Conciliación Interáreas expedidas por las las Direcciones Regionales, por PCI

Reporte y Formato. Direcciones Regionales GFSDG y Nivel Nacional F2.P31.GF Formato conciliación interáreas Revisar que las cifras reflejadas en los reportes de Saldos y Movimientos por PCI e Interáreas cumplan con los lineamientos contables establecidos por el ICBF. Profesional de apoyo Asignado

Revisar 3. ¿Cumple? en el Grupo de Contabilidad a Certificación, P.C. las Direcciones Regionales, Correo Electrónico Reporte y formato SI. Pase a la actividad 4 GFSDG y Nivel Nacional No. Enviar correo electrónico, para solicitar los ajustes correspondientes. Vuelve a la actividad 1. F1.P31.GF Formato Certificación Informe Cargar en Share point Certificación, Reporte Profesional de apoyo Asignado Saldos y Movimientos

4. Cargar información y Formato recibido de las Direcciones en el Grupo de Contabilidad a por PCI. en Share point. Regionales las Direcciones Regionales, F2.P31.GF Formato GFSDG y Nivel Nacional. conciliación ínter áreas Profesional Asignado en el Generar el Reporte de Saldos y Movimientos Reporte de Saldos y

5. Generar el Reporte Grupo de Contabilidad de la

por ECP Movimientos por ECP Dirección Financiera Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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FINANCIEROS YCONTABLES Revisar que las cifras reflejadas en los reportes de Saldos y Movimientos por ECP cumplan con los lineamientos contables establecidos por el ICBF. Profesional Asignado en el

6. ¿Cumple?

Grupo de Contabilidad de la P.C. Revisar Reporte Correo Electrónico Dirección Financiera SI. Pase a la actividad 7

No. Enviar correo electrónico, para solicitar los ajustes correspondientes. Vuelve a la actividad 3. Elaborar los Profesional Asignado en el Informes Preparar los Informes Financieros y contables Informes Financieros

7. Grupo de Contabilidad de la Financieros y trimestrales del ICBF y contables

Dirección Financiera Contables Revisar y aprobar los Informes financieros y Coordinador del Grupo de Revisar y aprobar contables trimestrales. ¿Cumple? Contabilidad de la Dirección Informes financieros y 8. los Informes Financiera, Director contables aprobados y P.C. Financieros y SI. Firmar los Informes financieros y Financiero, firmados contables contables y va a la actividad 9. Director General. No. Regresa a la actividad 7 Publicar los Profesional Asignado en el Publicar los Informes financieros y contables Informes financieros y

9. Informes financieros Grupo de Contabilidad de la trimestrales del ICBF contables publicados. y contables Dirección Financiera

FIN

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Presentación y publicación trimestral de los Informes Financieros y Contables del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar aprobados y firmados

6. DEFINICIONES: 6.1 CGN: Contaduría General de la Nación. 6.2 Entidad Contable Pública (ECP): Es la "unidad mínima productora de información que se caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica, que desarrolla funciones de cometido estatal y controla recursos públicos; En consecuencia, la entidad contable pública debe desarrollar el proceso contable y producir estados, informes y reportes

contables con base en las normas que expida el Contador General de la Nación". 6.3 GFSDG: Grupo Financiero Sede de la Dirección General. 6.4 Libros de Contabilidad: Son estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de las entidades Contables públicas. Los libros principales son el Diario y el Mayor. Los libros auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones, con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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FINANCIEROS YCONTABLES 6.5 PCI: Posición de Catalogo Institucional - Unidad o subunidad de la Entidad Contable Pública. 6.6 Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación: es un sistema que coordina, integra, centraliza y estandariza la gestión financiera pública nacional, con el fin de propiciar una mayor eficiencia y seguridad en el uso de los recursos del Presupuesto General de la Nación y de brindar información oportuna y confiable.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Matriz de Requisitos Legales ICBF. • MO3.P31.GF Manual de políticas Contables Bajo Marco Normativo para Entidades de Gobierno. • G1.P31.GF Guía para Generar pago a la Dian a partir de una consignación - Retención

de Impuesto de Timbre Nacional. • G2.P31.GF Guía para realizar el registro de legalización de anticipos, pagos anticipados o avances. • G3.P31.GF Guía para el reconocimiento y revelación de los bienes vacantes, mostrencos y vocaciones hereditarias. • G4.P31.GF Guía para la liquidación de la retención en la fuente aplicable a contratistasrentas de trabajo. • G5.P31.GF Guía para registro y pago de la contribución especial contratos de obra pública fonsecon. • G6.P31.GF Guía para registro y pago de estampilla pro - Universidad Nacional de Colombia y demás Universidades Estatales. • G7.P31.GF Guía pago de sentencias y traslado contable de la provisión. • G8.P31.GF Guía para el registro de excedentes financieros. • G9.P31.GF Guía para la estructuración, revelaciones y presentación de los estados contables y notas

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.P31.GF Formato Certificación Informe Saldos y Movimientos por PCI F2.P31.GF Formato conciliación interáreas

9. ANEXOS: No aplica Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11

N/A N/A de agosto de 2016, se crea un nuevo procedimiento bajo los parámetros establecidos en el SIIF Nación y la Normatividad de la Contaduría General de la Nación. PROCEDIMIENTO GENERACIÓN DE ESTADOS CONTABLES EN SIIF NACION P31 GF. Se ajusta el Numeral 3.2. en las fechas de plazo de presentación de los Estados Contables, con el fin de dar cumplimiento a las Fechas límite para efectuar registros en el Macroproceso Contable 02/01/2017 1 del SIIF-Nación y Aspectos a Tener en cuenta en el periodo de preparación obligatoria de la Contaduría General de la Nación - CGN y en el Numeral 7 se adiciona el Documento Manual de Políticas Contables. Se modifica el título del procedimiento de acuerdo con el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, en el Capítulo 6. De acuerdo con la resolución 182 del 19 mayo 2017, se modificaron los plazos de publicación 19/05/2017 2 de los Estados Financieros. Se actualiza la descripción de las actividades de acuerdo con el Marco Normativo para Entidades de Gobierno. 05/04/2018 3 Se anexa a la lista de formatos, el Formato de conciliación inter áreas. 27/08/2018 4 Se incluye la actividad 10 Publicar los Estados Financieros. Se actualizan los documentos de referencia y se crea la Guía para el registro de excedentes 29/03/2021 5 financieros Se ajustan las políticas de operación, la descripción de actividades y se elimina el formato F4 04/01/2022 6 Formato Certificación Profesional Asignado. Se ajusta el presente Procedimiento en aplicación a lo dispuesto por la CGN en la Resolución

28/11/2022 7 356 de 2022, según el cual los Informes financieros y contables se publicarán trimestralmente. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.