ICBF - p32.gf procedimiento para consolidar la informacion contable administrativa y juridica v4 0 (1)

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CONTABLE, ADMINISTRATIVA Y JURIDICA

1. OBJETIVO Definir las actividades necesarias para consolidar la información procedente de las transacciones de Bienes Muebles e Inmuebles y Jurídica a través del Parametrizador Contable y registros manuales, ajustados a las Normas aplicables a las Entidades de Gobierno del Régimen de Contabilidad Pública a través del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF Nación), con el fin de reflejar la realidad económica del ICBF.

2. ALCANCE Inicia con la recepción y consolidación de la información de los movimientos de Bienes Muebles e Inmuebles, el registro de los procesos judiciales (a favor y en contra) y finaliza con la generación

del Informe Inter Áreas consolidado. Aplica para Direcciones Regionales, Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General, Nivel Nacional, Oficina Asesora Jurídica de la Sede de la Dirección General y Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera.

3. POLITICAS DE OPERACIÓN: 3.1 Los Procesos judiciales a tener en cuenta son: procesos jurídicos, procesos concursales, procesos de cobro coactivo (parafiscales, ADN, créditos de vivienda, laudos arbitrales, embargos entre otros). El Informe enviado de los procesos deben ser en Excel, firmados y escaneados por los responsables del Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales y de la

Oficina Asesora Jurídica de la Dirección Nacional. El informe de procesos jurídicos será remitido por la Oficina Asesora Jurídica de la Dirección

Nacional (Diario) 3.2 Los documentos recibidos de Almacén que soportan los movimientos deberán estar firmados en forma física o digital por los almacenistas de las Direcciones Regionales y del GFSDG.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio Almacenista de la Registro en Aplicativo Recibir y registrar: Los movimientos de los Bienes Muebles Dirección Seven e Inmuebles en las Direcciones Regionales y en el Grupo Recibir y registrar Regional y GFSD. Financiero de la Sede de la Dirección General en el los movimientos de

1. Aplicativo SEVEN.

Bienes Muebles e Inmuebles Profesional del Área Jurídica Dirección Archivo plano Los procesos judiciales que se llevan en la Dirección Regional y/o Oficina Procesos Jurídicos Regional o Grupo Financiero Sede de la Dirección General Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P32.GF 17/11/2023

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CONTABLE, ADMINISTRATIVA Y JURIDICA y reportar sus saldos iniciales, más los movimientos y Jurídica de la saldos finales cada vez que ocurran los hechos. Enviar al Dirección General. Profesional de la Oficina Asesora Jurídica. Consolidar y Revisar la información de los movimientos de Coordinador y los las Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Profesionales Correo Electrónico Dirección General, así: asignados al Grupo Movimientos diarios

de Gestión de de Almacén. - Movimientos Diarios de SEVEN en las Direcciones Bienes. Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General. Los cuales se cargarán diariamente de forma automática y estarán disponibles en el Parametrizador Consolidar y Contable.

2. Revisar la P.C. información de los Coordinador del Área movimientos - Los procesos concursales, cobro coactivo y cuentas por Jurídica en Sede cobrar. Nacional Coordinador Archivo plano y Profesionales Grupo Procesos Jurídicos. ¿Cumple con los criterios de diligenciamiento? de Recaudo de las Direcciones Si. Enviar al Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Regionales

Dirección Financiera. No. Regresar a la actividad 1. Cargar los registros de los movimientos diarios de SEVEN ERP en el Parametrizador NMF. Recibir del área de Bienes los archivos consolidados y Coordinador del Cargar los registros c argarlos en el Parametrizador Contable: G Coru np tao b ilidad de d lae C lao rreo Ele Ic nt fr oó rn mic ao c id óe n de SEVEN en el cargada de

3. Transformar los archivos cargados en el Parametrizador Dirección Financiera o Parametrizador Información de NMF e Informar al responsable de Contabilidad en las Usuario Funcional Bienes (Muebles e Contable designado por este.

Direcciones Regionales y en el Grupo Financiero de la inmuebles). Sede de la Dirección General que puede ingresar a realizar la Aprobación/Rechazo de los Registros Contables en el Parametrizador. Enviar a Contabilidad de las Direcciones Regionales los Almacenista Dirección 4. Enviar Soportes soportes que respalden las operaciones registradas en: Regional y Sede de la Soportes de Almacén

Seven. Dirección General. Revisar los Registros Contables con los soportes, para determinar si cumplen con los criterios establecidos en el Registros Contables Régimen de Contabilidad Pública. Profesional aprobados ¿Los Registros Contables cumplen? Responsable de Parametrizador 5 Revisar Registros Si. Aprueba el registro y pasa a la actividad 6. Contabilidad en la Contable. P.C Contables No. Envía alerta de la transacción rechazada al Grupo de Dirección Regional y Gestión de Bienes vía correo electrónico. (Volver a 1). Grupo Financiero Sede de la Dirección Los registros General manuales del SIIF Para los procesos Jurídicos, se regresa al área respectiva Nación. para su corrección. Pasar a la actividad 10 Realizar Realizar seguimiento y retroalimentación a las Direcciones Profesionales 6 Correo electrónico seguimiento Regionales y al Grupo Financiero Sede de la Dirección Asignados del Grupo Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P32.GF 17/11/2023

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CONTABLE, ADMINISTRATIVA Y JURIDICA General, para que la aprobación en el parametrizador Contabilidad de la Dirección Financiera a contable se efectúe en los tiempos previstos. las Direcciones Regionales y/o GFSDG. - Generar los archivos planos de cargas masivas del Profesional de Parametrizador Contable según los registros aprobados; y Contabilidad de la Generar archivos - Verificar los movimientos de almacén NO procesados por Dirección Regional y Archivos planos en

7 Estructura SIIF planos el Parametrizador Contable para realizar el registro manual Grupo Financiero Nación (firma digital) en SIIF o generar los archivos planos respectivos y Sede de la Dirección General. cargarlos al SIIF Nación. Aprobar en el SIIF Nación, los comprobantes Contables cuando los registros son correctos. Generar la conciliación Profesional interáreas y verificar que la información registrada y Responsable de Comprobantes Aprobar los consolidada en el SIIF Nación refleje correcta las Contabilidad de la Contables en estado 8 comprobantes y operaciones diarias y los saldos de SEVEN. Dirección Regional aprobado P.C. Generar Interáreas. Generar las Interáreas de Jurídica y Administrativa. y/o Grupo Financiero ¿La información consolidada presenta diferencias? Sede de la Dirección Reporte Inter Áreas No. Vaya a la actividad 15. General. Si. Vaya a la actividad 9. Almacenistas y Depurar las partidas conciliatorias con las áreas Profesionales de responsables de la información y realizar los respectivos Contabilidad de las Depurar las 9 ajustes en el SIIF Nación, dentro del mismo mes. Direcciones Ajustes Contables partidas. Regionales y/o Grupo Se realiza el ajuste en el SIIF Nación. Financiero Sede de la Dirección General Revisar, depurar, consolidar y generar el archivo Excel, Revisar, depurar y correspondiente a la información que a nivel nacional se 10 consolidar la Profesionales Archivo Excel encuentre registrada por los apoderados de cada Regional P.C. información de los Oficina Asesora contentivo de los procesos jurídicos en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Jurídica procesos.

Estado Ekogui. Registrar y cargar diariamente en SIIF Nación los movimientos contables de los procesos judiciales, 11 Registrar conforme con la información registrada en el Sistema Único consolidado de los de Gestión e Información Litigiosa del Estado Ekogui procesos jurídicos teniendo en cuenta lo siguientes criterios: Registros contables Profesionales Oficina en SIIF Nación. en SIIF Nación. Asesora Jurídica Procesos admitidos. Procesos terminados judicialmente. Procesos en los cuales se actualizó la calificación de riesgo procesal. (Alta, Media y Baja) Remitir, dentro de los primeros 4 días hábiles de cada mes, correo electrónico al GFSDG con los soportes que Remitir los soportes determinaron los registros contables en SIIF Nación y que Jefe de la Oficina Correo electrónico 12 de procesos corresponden al archivo Excel y PDF, tanto de la Asesora Jurídica. con los soportes. jurídicos. información consolidada como el detallado por tercero y sentencia, debidamente firmados así como el reporte EKOGUI correspondiente. Profesional Contador Aprobación registros Aprobar los Aprobar la información remitida por la OAJ con la previa 13 Grupo Financiero contables de registros contables revisión de los registros de los procesos jurídicos P.C. Sede de la Dirección procesos jurídicos de los procesos elaborados por el profesional del área jurídica en SIIF General SIIF Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P32.GF 17/11/2023

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CONTABLE, ADMINISTRATIVA Y JURIDICA judiciales Nación de acuerdo con el Instructivo contable de procesos jurídicos del proceso de gestión financiera, las resoluciones y normatividad aplicable y según el reporte generado por el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado Colombiano EKogui Se encuentran ajustados a los soportes y normatividad aplicable? SI Aprobar registros contables en SIIF Nación continuar actividad 14 NO Regresar actividad 12 Conciliar la Profesionales F2.P31.GF Formato Conciliar semanalmente la información entre las áreas: 14 Información de Asignados de la OAJ de conciliación Oficina Asesora Jurídica y GFSDG. procesos jurídicos y GFSDG. firmado. Profesionales del Realizar seguimiento y retroalimentación a las Direcciones Grupo Contabilidad Realizar Regionales y a la oficina jurídica en la depuración de las de la Dirección 15 seguimiento a las partidas conciliatorias tomando la información generada en Financiera asignados Correo electrónico. partidas los reportes del Parametrizador Contable y de los registros a las Direcciones Regionales y/o manuales e informes generados en el SIIF Nación. GFSDG. Profesionales de Contabilidad en las Generar informe inter Áreas, debidamente depurado para F2.P31.GF Formato Direcciones 16 Generar Interáreas la respectiva obtención de firmas y envió del mismo al Informe inter Áreas Regionales y/o Grupo Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera. Financiero Sede de la

Dirección General. Profesional Grupo Efectuar la Dirección Efectuar la medición del deterioro en la propiedad, planta, 17 medición del Administrativa / Informe deterioro equipo y bienes muebles del ICBF deterioro Contador de la Regional Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Informe de Inter áreas Consolidado del Instituto Colombiano de Bienestar

Familiar.

6. DEFINICIONES: El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación: es un sistema que coordina, integra, centraliza y estandariza la gestión financiera pública nacional, con el fin de propiciar una Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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CONTABLE, ADMINISTRATIVA Y JURIDICA mayor eficiencia y seguridad en el uso de los recursos del Presupuesto General de la Nación y de brindar información oportuna y confiable. Entidad Contable Pública (ECP): Es la "unidad mínima productora de información que se caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica, que desarrolla funciones de cometido estatal y controla recursos públicos; En consecuencia, la entidad contable pública debe desarrollar el proceso contable y producir estados, informes y reportes contables con base en las normas que expida el Contador General de la Nación".

Libros de Contabilidad: Son estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la

actividad de las entidades Contables públicas. Los libros principales son el Diario y el Mayor. Los libros auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones, con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte.

Parametrizador Contable: Herramienta que recibe la información de los módulos de Kactus, y Seven y los transforma en Registros Contables para ser cargados en SIIF Nación PCI: Unidad o subunidad de la Entidad Contable Pública.

Registros Automáticos: Es una matriz, construida conforme al Régimen de Contabilidad Pública que establece la contabilización por partida doble de cada uno de los eventos de gestión registrados en los demás módulos del sistema. Con base en la matriz el sistema guarda diariamente en las tablas el reflejo contable de la gestión realizada, permitiendo que, a partir de esta información, se generen los Estados Contables que sean requeridos, así como cualquier otro informe de base contable útil para la toma de decisiones.

Registros Manuales: Son movimientos contables complementarios de la gestión financiera tales como: Depreciaciones, amortizaciones, provisiones, ajustes por conciliación bancaria, incorporación de activos y pasivos de fondos entregados en administración o en fiducia, entre otros.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ver Matriz de Requisitos Legales ICBF.

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.P32.GF Formato de Informe Financiero de Procesos Jurídicos F2.P31.GF Formato consolidación interareas Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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9. ANEXOS: • Instructivo para el Informe Financiero de Procesos Jurídicos.

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11

N/A N/A de agosto de 2016, se crea un nuevo procedimiento con el apoyo de las áreas involucradas y ajusta los parámetros al manejo en el Sistema SIIF Nación de la información contable. Se incluye la actividad numero 10 donde se menciona la reconciliación entre comparar informe 02/01/2017 1 financiero emitido por la Oficina Asesora Jurídica, Sistema único de representación judicial del estado-ekogui y saldo de contabilidad del SIIF nación y definir la periodicidad de las provisiones. De acuerdo con el estudio de cargas realizado en el ICBF, se modifica actividad N. 3 y se crea 04/01/2021 2 una nueva actividad No. 13. Se ajusta el alcance incluyendo el registro contable de los procesos jurídicos en el inicio. Se precisa la Política 3.1, frente a que el informe de procesos jurídicos lo realizará únicamente la Oficina Asesora Jurídica. 14/05/2021 3 Se crea la actividad 10 y se modifican las 11, 12, 13 y 14, referente a los registros contables de los procesos jurídicos en SIIF Nación, a cargo de profesionales de la Oficina Asesora Jurídica. Se incluye a la Oficina Asesora Jurídica en la actividad 15, frente al seguimiento de partidas

por parte del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.