ICBF - p34.gf procedimiento presentacion y pago obligaciones tributarias ycontribuciones nacionales v4

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TRIBUTARIAS Y CONTRIBUCIONES NACIONALES

1. OBJETIVO Presentar y pagar las Obligaciones Tributarias y Contribuciones Nacionales a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a las entidades respectivas con base en la información registrada y generada en SIIF Nación.

2. ALCANCE Inicia con la recepción y validación de los documentos de cobro (informes, soportes y formatos) por parte del Supervisor del contrato, Servidor Público y/o Contratista y finaliza con la consolidación, presentación y pago de las Obligaciones Tributarias y Contribuciones Nacionales

del Instituto Colombiano de Bienestar FamiliarICBF. Aplica para todas las Direcciones Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General (GFSDG), Nivel Nacional, Grupo de Tesorería y Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1 Los formatos de certificación de cumplimiento hacen parte de los soportes requeridos para el pago de los servicios prestados por parte de los contratistas y Servidores Públicos, según lo establecido en la resolución interna del ICBF.

Es importante cumplir con el cronograma de pagos y las fechas establecidas de corte dentro del periodo para el pago de las Obligaciones Tributarias y las Contribuciones Nacionales a cargo del ICBF. 3.2 En todo caso y sin excepción la preparación y dispersión de los pagos de las Obligaciones Tributarias que se realizan en las pagadurías de las Direcciones Regionales, Grupo Financiero

Sede de la Dirección General y Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera, deben ser ejecutados por los perfiles designados para tal fin. 3.3 El diligenciamiento de los formularios, las Obligaciones Tributarias y Contribuciones Nacionales del ICBF, se deben realizar bajo las normas legales que regulan las obligaciones, teniendo en cuenta las fechas y cronogramas definidos por los entes reguladores. P34.GF 08/07/2022

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Inicio Recepcionar y verificar documentos de cobro y soportes entregados para el pago. Profesional Recepcionar y 1. responsable pagaduría Las observaciones respecto a verificar Si no Cumple o se presentó P.C. /Dirección Regional, la devolución. Entrega de documentos de inconsistencias devolver al área GFSDG Documentos y soportes. cobro y soportes. respectiva los documentos. Si cumple con los criterios de validación, continua con la actividad 2. Liquidar la cuenta, realizando las Deducciones Tributarias, Profesional Liquidación cuenta, Contribuciones Nacionales y responsable de Liquidar la Deducciones Tributarias, 2. retenciones establecidas en la funciones de cuenta. Retenciones y normatividad vigente, de acuerdo con la Contador/Dirección Contribuciones Nacionales. actividad y conceptos reportados en los Regional y GFSDG. documentos.

Profesional Crear la responsable de Registrar y generar la Obligación Obligación Presupuestal en 3. obligación funciones de Presupuestal en SIIF Nación. SIIF Nación. presupuestal Contador/Dirección Regional y GFSDG. Registrar y autorizar en SIIF Nación, la Orden de Pago Presupuestal-OPP y para la Retención de ICA la OPNP, teniendo en Profesional Registrar la cuenta el destino: responsable Comprobante Orden de Pago

4. Orden de Pago pagaduría/ Dirección presupuestal

Presupuestal Beneficiario Final o Traspaso a Regional y GFSDG. pagaduría. Registrar y autorizar en SIIF Nación, la Comprobante de Orden de Orden de Pago No Presupuestal-OPNP Pago No Presupuestal de Registrar y Profesional de Deducciones (retención de ICA) ó el Deducciones. autorizar la responsable

5. Documento de Recaudo por OPNP de pagaduría/ Dirección Clasificar por compensación de Documento de Recaudo por Deducciones Regional y GFSDG. deducciones (Contribuciones Clasificar por Compensación

Nacionales). de Deducciones. P34.GF 08/07/2022

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TRIBUTARIAS Y CONTRIBUCIONES NACIONALES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad F1.G5.P31 Formato 350 Retención en la Fuente. F1.G6.P31 Formato de Diligenciar los Formatos de Retención registro Recaudo Estampilla en la Fuente, los formatos de Pro Universidad Nacional De

Contribuciones Nacionales Estampilla Colombia y demás pro Universidad Nacional de Colombia Y Universidades Estatales de demás Universidades Estatales de Colombia. Colombia, Fonsecon 5%. Diligenciar los Profesional F1.G5.P31 Formato de Formatos de responsable con Formato de retención de ICA Registro Recaudo Declaraciones Funciones de

6. (Direcciones Regionales Bogotá, Contribución Especial Tributarias y Contador/Dirección Cundinamarca y GFSDG, en el plazo Contratos de Obra Pública –

Contribuciones Regional y Grupo establecido. Fonsecon. Nacionales. Financiero Sede de la Dirección General.

Nota: Las Declaraciones de F3.P34.GF Formato Para La Retenciones y Contribuciones, que sean Declaración De Retenciones de carácter municipal y departamental están a cargo de cada dirección Del Impuesto De Industria Y regional, en su verificación, Comercio - ICBF consolidación, presentación y pago. -SDH-002 (Regionales Bogotá, Cundinamarca y Sede de la Dirección

General). F1.G5.P31 Formato 350 Retención en la Fuente. Remitir los Formatos en Excel de las F1.G6.P31 Formato de Declaraciones Tributarias y registro Recaudo Estampilla Contribuciones Nacionales Estampilla Pro Universidad Nacional De pro Universidad Nacional de Colombia Y Colombia y demás demás Universidades Estatales de Profesional Universidades Estatales de Colombia, Fonsecon 5%., retención de responsable con Colombia. Remitir en Excel ICA (Bogotá, Cundinamarca y Sede de Funciones de Contador los Formatos de la Dirección General) junto con los de las Direcciones

F1.G5.P31 Formato de las Declaraciones soportes respectivos (copia de los Regionales y GFSDG,

7. Registro Recaudo con los contratos, Propuesta Económica, Actas al Profesional Asignado Contribución Especial respectivos de Inicio adiciones, modificaciones, del Grupo de Contratos de Obra Pública – soportes. reducciones, facturas o cuentas de Contabilidad de la Fonsecon. cobro, formato de liquidación de rentas Dirección Financiera.

F3.P34.GF Formato Para La de trabajo y demás información), al Declaración De Retenciones Profesional asignado del Grupo de Del Impuesto De Industria Y Contabilidad de la Dirección Financiera Comercio – ICBF -SDH-002 para su consolidación. (Regionales Bogotá, Cundinamarca y Sede de la Dirección General). P34.GF 08/07/2022

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TRIBUTARIAS Y CONTRIBUCIONES NACIONALES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Recibir y Revisar los Formularios de la Declaración de Retención en la Fuente, Contribuciones Nacionales Estampilla pro Universidad Nacional de Colombia Y demás Universidades Estatales de Colombia, Fonsecon 5%. y Formulario de Retención de ICA (Bogotá, Cundinamarca y Sede de la Dirección General), enviados por las Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de F1.G5.P31 Formato 350 la Dirección General - GFSDG.

Retención en la Fuente, F1.G6.P31 Formato de Verificar las Retenciones practicadas y registro Recaudo Estampilla reportadas por las Direcciones Pro Universidad Nacional De Regionales y GFSDG, realizando Colombia y demás Revisar los prueba selectiva de la información Profesional de Apoyo Universidades Estatales de

8. Formatos y registrada en el SIIF Nación (Reporte del grupo de Colombia, F1.G5.P31

P.C. Soportes Consulta de Deducciones, los saldos y Contabilidad de la Formato de Registro Recaudo Tributarios movimientos por PCI, DRXC por Dirección Financiera. Contribución Especial Compensación de Deducciones, Contratos de Obra Pública – OPNP), de la declaración de Retención Fonsecon., F3.P34.GF en la Fuente, Retención de ICA (Bogotá, Formato Para La Declaración Cundinamarca y Sede de la Dirección De Retenciones Del Impuesto General), Contribución Fonsecon 5%, De Industria Y ComercioEstampilla Pro Universidad nacional de ICBF-SDH-002 (Regionales Colombia. Bogotá, Cundinamarca y Sede de la Dirección General) No Cumple, si presentó inconsistencias y soportes de las pruebas en la revisión y validación en la selectivas las cuales se deben información, devolver a la actividad 6 migrar al SharePoint. Si cumple con los criterios de revisión y validación, continua con la actividad 9 y 11 Formato en PDF Recibir los Formatos en PDF y debidamente firmado de debidamente firmados de las F1.G5.P31 Formato 350 Declaraciones Tributarias y Retención en la Fuente,

Contribuciones Nacionales (Estampilla F1.G6.P31 Formato de PROUNAL y Fonsecon), retención de registro Recaudo Estampilla ICA (Bogotá, Cundinamarca y Sede de Profesional Pro Universidad Nacional De la Dirección General) aprobados al responsable con Colombia y demás Recibir en PDF y Profesional asignado del Grupo de Funciones de Contador Universidades Estatales de debidamente Contabilidad de la Dirección Financiera de las Direcciones Colombia, F1.G5.P31 9. firmados los a más tardar el quinto día hábil luego de Regionales y GFSDG, Formato de Registro Recaudo P.C. Formatos de las confirmados los formatos usados para la al Profesional Asignado Contribución Especial Declaraciones consolidación. Revisar que coincidan del Grupo de Contratos de Obra Pública – con los formatos en Excel aprobados Contabilidad de la Fonsecon., F3.P34.GF Dirección Financiera. Formato Para La Declaración Para retención en la fuente deben enviar De Retenciones Del Impuesto firmado el formulario y la certificación de De Industria Y Comercioculminación de traza, así esta última ICBF-SDH-002 (Regionales esté en blanco. Bogotá, Cundinamarca y Sede de la Dirección General) P34.GF 08/07/2022

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TRIBUTARIAS Y CONTRIBUCIONES NACIONALES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Aprobar por escrito los Formatos de las Retención en la Fuente, Retención de Formatos firmados en PDF de

ICA (Bogotá, Cundinamarca y Sede de Retención en la Fuente, la Dirección General), Contribución Profesional de Apoyo Formato de Retención de ICA Confirmar y Fonsecon 5%, Estampilla pro del grupo de (Bogotá, Cundinamarca y 10. solicitar los universidad nacional de Colombia, para Contabilidad de la Sede de la Dirección Formatos que sean remitidos los PDF con las Dirección Financiera. General), Contribuciones firmados en PDF respectivas firmas a más tardar el quinto nacionales, los cuales se día hábil luego de confirmados los deben migrar al SharePoint. formatos usados para la consolidación. Elaborar y Consolidar los Formatos de las Retención en la Fuente conforme a la guía pago por compensación retenciones DIAN en SIIF Nación, según Formatos de Retención en la Consolidar los reporte de las deducciones de las Fuente, Formato de Retención Formatos de las

11. Direcciones Regionales, Retención de de ICA (Bogotá, Declaraciones Profesional de Apoyo ICA (Bogotá, Cundinamarca y Sede de Cundinamarca y Sede de la Tributarias del grupo de la Dirección General), Contribución Dirección General), Contabilidad de la Fonsecon 5%, Estampilla pro Contribuciones nacionales.

Dirección Financiera. universidad nacional de Colombia, para su presentación y pago. Remitir los Formatos Consolidados de la Declaraciones de Retención en la Fuente y Retención de ICA (Bogotá, Profesional de apoyo Los Formatos Consolidados Cundinamarca y Grupo Financiero Sede del Grupo de Remitir los Declaraciones de Retención

de la Dirección General), Contribución Contabilidad de la Formatos en la Fuente y Retención de Fonsecon 5%, Estampilla pro Dirección Financiera. 12. tributaros con los ICA, Contribución Fonsecon universidad nacional de Colombia con respectivos 5%, Estampilla pro sus respectivos soportes, para la Coordinador del Grupo soportes universidad nacional de revisión, validación y firma del de Contabilidad y Colombia con sus respectivos Coordinador del Grupo de Contabilidad Coordinador Grupo de soportes. y Coordinador Grupo de Tesorería de la Tesorería de la Dirección Financiera. Dirección Financiera Presentación de las Declaraciones de Retención en la Fuente y Retención de ICA (Bogotá, Cundinamarca y Grupo Financiero Sede de la Dirección General), Contribución Fonsecon 5%, Presentar y Estampilla pro Universidad Nacional de Profesional de apoyo Radicado ante los entes de enviar soporte de Colombia ante los entes del Grupo de control el pago de las 13. las declaraciones correspondientes a través de los Contabilidad de la contribuciones nacionales y y contribuciones servicios web. Dirección Financiera retención de ICA respectivas Envío en físico a través de memorando con los respectivos soportes (Formato de Recaudo y DRXC) a los Ministerios del Interior y de Educación Nacional. Profesional de apoyo Realizar la migración de los soportes y del Grupo de

14. Realizar Pagos pagos de los contratos de FONSECON Soporte Pagos Contabilidad de la y ESTAMPILLA

Dirección Financiera Fin

P.C.: Punto de Control

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TRIBUTARIAS Y CONTRIBUCIONES NACIONALES

5. RESULTADO FINAL Presentación y Pago de las Declaraciones Tributarias Nacionales, Contribuciones Nacionales y Declaraciones territoriales (SHD) a cargo del ICBF.

6. DEFINICIONES 6.1. Contribución: Es el valor que deben pagar todas las personas naturales y jurídicas que suscriban contratos de obra pública, con entidades de derecho público o celebren contratos de adición con la Nación, Departamento o Municipio. 6.2. Declaración Tributaria: Las declaraciones tributarias que elaboran y presentan los contribuyentes ante las entidades que administran los diferentes impuestos, son un documento privado y en ningún momento tienen la connotación de un documento público.

Si bien un funcionario de la administración de impuestos está revestido de la facultad de revisar la información declarada por el contribuyente, eso no convierte la declaración en un documento público, puesto que aun en el caso de que la declaración elaborada y presentada por el contribuyente sea revisada, confrontada o modificada por la administración de impuestos, ésta no pierda su naturaleza de privada, puesto que sigue representando información que es propia y privada del contribuyente. Por otro lado, las declaraciones tributarias gozan de reserva según el artículo 583 del estatuto tributario, reserva que solo puede ser levantada por un juez, de modo que una declaración tributaria jamás podrá considerarse como pública, pues de ser así, cualquier persona haciendo uso del derecho de petición podría tener acceso a este tipo de información. 6.3. FONSECON: Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana

6.4. GFSDG: Grupo Financiero Sede de la Dirección General 6.5. PCI: Unidad o Subunidad de la Entidad Contable Pública. 6.6. SIIF Nación: Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación es un sistema que coordina, integra, centraliza y estandariza la Gestión Financiera Pública Nacional, con el fin de propiciar una mayor eficiencia y seguridad en el uso de los recursos del Presupuesto General de la Nación y de brindar información oportuna y confiable P34.GF 08/07/2022

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ver Matriz de verificación de requisitos legales

GUÍA RETENCION EN LA FUENTE FORMATO 350 DÍAN.

G5.P31.GF Guía para registro y pago de la contribución especial contratos de obra públicaFONSECON G6.P31.GF Guía para registro y pago de estampilla pro - Universidad Nacional de Colombia y demás universidades estatales

8. RELACIÓN DE FORMATOS CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.G5.P31 Formato de registro recaudo contribución especial contrato de obra pública - Fonsecon Formato de Registro Recaudo Estampilla Pro Universidad Nacional de Colombia y demás

F1.G6.P31 Universidades Estatales de Colombia. F1.P34.GF Formato 350 de Revisión de Retención en la Fuente Formato Para La Declaración De Retenciones Del Impuesto De Industria Y Comercio - ICBF

F3.P34.GF

-SDH-002

9. ANEXOS: N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del Cambio El Procedimiento, Presentación y Pago Obligaciones Tributarias y Contribuciones Nacionales, se elaboró como orientación a las áreas involucradas dentro del proceso, para N/A N/A apoyar las actividades que deben seguirse en la ejecución de las tareas que están directamente relacionadas con el manejo del Sistema Integrado de Información FinancieraSIIF NACIÓN. El Procedimiento, Presentación y Pago Obligaciones Tributarias y Contribuciones 3/08/2017 1 Nacionales, se modificó por el cambio en la elaboración y pago por compensación retenciones DIAN, de la declaración de retención en la fuente mensual. De acuerdo con el estudio de cargas realizado en el ICBF, se incluye Actividad Nueva (12) 11/03/2019 2 Realizar Pagos, se actualizan nombre de actividades 7, 8, 9, 10 y se ajusta numeración actividad 11 El Procedimiento, Presentación y Pago Obligaciones Tributarias y Contribuciones Nacionales, se modificó por el cambio en la aprobación de los formatos en Excel y la 14/05/2021 3 recepción de los PDF firmados y la base de almacenamiento, mediante la inclusión de dos actividades nuevas (9 y 10 P.C.)