ICBF - p36.sa procedimiento actualizacion tablas retencion documental v2

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DOCUMENTAL

1. OBJETIVO: definir pautas técnicas y administrativas, con el fin de mantener actualizadas las

Tablas de Retención Documental del ICBF.

2. ALCANCE: inicia con la identificación de la necesidad de actualización, conforme a lo descrito en el Acuerdo 004 de marzo de 2013 del Archivo General de la Nación - AGN, articulo 14 “Actualización”, dando origen a la actualización de la TRD y finaliza con su debida convalidación y publicación.

Aplica para la Dirección General, Regionales y Centros Zonales.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1 La actualización de las Tablas de Retención Documental se realizará conforme a lo estipulado en el Acuerdo 004 de marzo del 2013 del AGN “Título V IMPLEMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN” “Articulo 14 Actualización. Las tablas de retención documental deberán actualizarse en los siguientes casos: 1.1 Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad, 1.2 Cuando existan cambios en las funciones, 1.3 Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación, 1.4 Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país, 1.5 Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos. 1.6 Cuando se generen nuevas series y tipos documentales 1.7 Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción de documentos…”

3.2 La actualización de las tablas de retención documental, debe surtir el proceso de aprobación por las instancias correspondientes, la evaluación y convalidación por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y demás procesos señalados en el Acuerdo 004 de marzo del 2013 del AGN para su implementación. 3.3 Se debe tener siempre un Acto Administrativo, que soporte la creación, modificación de una dependencia o grupo, a las cuales se les asignan funciones, y que son el soporte para elaborar o actualizar las Tablas de Retención Documental - TRD. 3.4 Los documentos de apoyo no se tendrán en cuenta en la elaboración y/o actualización de las TRD. 3.5 Cada vez que se actualicen las Tablas de Retención Documental se deberá actualizar el Cuadro de Clasificación Documental-CCD. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DOCUMENTAL 3.6 La actualización de Tablas de Retención Documental estará bajo la responsabilidad del Grupo de Gestión Documental de la Dirección Administrativa. 3.7 Las dependencias del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, no pueden utilizar códigos o series documentales que no estén relacionados en su correspondiente Tabla de Retención Documental - TRD para identificar los documentos objeto de archivo. 3.8 Las Tablas de Retención Documental son de obligatorio cumplimiento para todas las

dependencias del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF. 3.9 Cuando el Archivo General de la Nación realice observaciones en el concepto de convalidación, se deben solventar dichas observaciones dentro de los tiempos previstos por éste, las veces que sea necesario, lo cual se realizará a través de mesas técnicas. 3.10 Cuando el Archivo General de la Nación requiera la presentación de las Tablas de Retención ante el pre-comité, el equipo interdisciplinario las debe sustentar cuantas veces éste lo solicite.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio Identificar la necesidad de actualizar las Tablas de Retención Documental (TRD), conforme a lo estipulado en el Acuerdo 004 del 2013 – Art. 14.

Directores, Dependencia: Si es la Dependencia la que identifica la Subdirectores, Jefes necesidad de actualizar la TRD, a través de de Oficina de la Sede Correo Electrónico 1 Identificar la necesidad Comunicación interna o correo electrónico, solicita la de la Dirección o comunicación P.C de actualización actualización al Grupo de Gestión Documental. General interna Grupo de Gestión Documental: Si es el Grupo de Gestión Documental quien identifica la necesidad de actualizar la TRD, a través de Comunicación interna o correo electrónico, informa a la dependencia correspondiente la necesidad de actualización. Asignar equipo interdisciplinario para evaluar y realizar Coordinador Grupo la actualización de la TRD, conforme al Acuerdo 04 de 2 Asignar responsable de Gestión No aplica 2013 del Archivo General de la Nación. Documental Recopilar información institucional contenida en actos

administrativos (Leyes, Decretos, circulares, Profesional Grupo de 3 Recopilar información No aplica Resoluciones, entre otros) y procedimientos asociados Gestión Documental a cada área. Analizar las funciones asignadas a las dependencias e Profesional Grupo de 4 Analizar funciones identificar procesos y procedimientos que adelantan No aplica Gestión Documental las mismas. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DOCUMENTAL No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Programar reunión presencial o virtual con las Correo Electrónico Programar reunión Profesional Grupo de 5 dependencias para evaluar la pertinencia de la o comunicación Gestión Documental actualización de la TRD. interna Realizar entrevista al jefe o a los responsables de la producción documental de la dependencia, a la cual se le va a crear o actualizar la TRD, para identificar y Profesional Grupo de 6 Realizar entrevista Acta de Reunión generar los cambios en las series y/o subseries Gestión Documental documentales. Analizar y compilar toda la información recolectada de Profesional Grupo de 7 Analizar información las entrevistas y determinar la necesidad de crear o No aplica Gestión Documental modificar series y/o subseries documentales. Realizar valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas Realizar valoración Profesional Grupo de 8 y externas que regulan su producción y definir la forma No aplica

documental Gestión Documental de almacenamiento y de recuperación en caso de ser necesario. Establecer los tiempos de retención o permanencia de Establecer tiempos de Profesional Grupo de 9 las series y subseries documentales en cada fase del No aplica retención Gestión Documental archivo: gestión, central e histórico. Establecer propuesta de disposición final, de acuerdo Establecer disposición Profesional Grupo de 10 con las normas vigentes y definir el procedimiento, No aplica final Gestión Documental según propuesta de disposición. Profesional Grupo de F1.P36.SA Crear la propuesta de TRD cumpliendo con los Gestión Documental Formato Tabla de 11 Elaborar propuesta TRD requerimientos del formato. Retención Documental Remitir la propuesta de TRD a las áreas que estén en Profesional Grupo de Remitir propuesta de 12 proceso de actualización o creación de series o Gestión Documental Correo electrónico TRD subseries documentales. Directores, Subdirectores, Jefes 13 Realizar observaciones a Realizar observaciones a la TRD, bien sean de tipo de Oficina de la Sede Correo electrónico P.C la TRD aprobatorio o de propuesta de mejora. de la Dirección General Responder las Responder al área que presente observaciones, Profesional Grupo de 14 Correo electrónico observaciones del área realizando los ajustes a que haya lugar. Gestión Documental Profesional Grupo de Cuadro de Actualizar cuadro de Actualizar cuadro de clasificación documental, para 15 Gestión Documental Clasificación clasificación incluir los ajustes realizados en las TRD actualizadas. Documental Asignar codificación a las Asignar codificación a las series y/o subseries que Profesional Grupo de Listado de series y

16 series y subseries fueron actualizadas en el proceso. Gestión Documental subseries Solicitar la inclusión en la agenda del Comité Solicitar inclusión en la Institucional de Gestión y Desempeño del ICBF para Coordinador Grupo 17 agenda del Comité que, en sesión del mismo, sea aprobada la de Gestión Correo electrónico actualización de la Tabla de Retención Documental de Documental la Entidad. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DOCUMENTAL No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Coordinador Grupo Presentar actualización de TRD ante el Comité de Gestión 18 Presentar actualización Institucional de Gestión y Desempeño del ICBF, para Documental Acta de comité P.C ante el Comité su aprobación. Profesional Grupo de Gestión Documental Solicitar mesa técnica al Archivo General de la Nación, Coordinador Grupo Solicitar mesa técnica al Comunicación 19 con el fin de iniciar el proceso de convalidación, según de Gestión AGN oficial Acuerdo 004 de 2013. Documental Coordinador Grupo de Gestión Asistir a mesa técnica solicitada previamente al Documental 20 Asistir a mesa técnica Archivo General de la Nación, para iniciar el proceso Acta de reunión de convalidación. Profesional Grupo de Gestión Documental Elaborar o actualizar los anexos solicitados por el

Archivo General de la Nación en mesa técnica, tales como: - Documento introductorio Elaborar o actualizar - Relación de normas relacionadas con la Profesional Grupo de 21 Anexos anexos estructura y la actualización. Gestión Documental - Organigrama - Codificación dependencias - Relación de procedimientos de la entidad - Entre otros Coordinador Grupo Presentar las tablas de retención documental con de Gestión Presentar las TRD ante el todos sus anexos, al Comité Evaluador de Oficio remisorio 22 Documental AGN Documentos del Archivo General de la Nación, para su evaluación técnica o convalidación. Profesional Grupo de Gestión Documental Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DOCUMENTAL No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Oficio remisorio Analizar concepto técnico emitido por el Archivo Actas de reunión Analizar concepto técnico General de la Nación y solventar las observaciones o Profesional Grupo de 23 del AGN modificaciones requeridas, dando cumplimiento a la Gestión Documental F1.P36.SA política 3.9. Formato Tablas de Retención Documental Elaborar acto Elaborar acto administrativo que ordene la adopción Profesional Grupo de Proyecto acto 24 administrativo de la actualización de TRD Gestión Documental administrativo Expedir acto Expedir acto administrativo que ordene la adopción

24 Director (a) General Acto administrativo administrativo de la actualización de TRD. Coordinador Grupo Sustentar ante el Comité Evaluador de Documentos Acta de Comité de Gestión Sustentar las TRD del Archivo General de la Nación, la actualización de 25 Documental actualizadas las TRD. Una vez aprobadas el AGN emite acto Acto administrativo administrativo de convalidación. de convalidación Profesional Grupo de Gestión Documental Solicitar registro de las series y subseries dentro de los Solicitar el registro de las treinta (30) días siguientes a la evaluación técnica o Profesional Grupo de Comunicación 26 series y subseries convalidación en el "Registro Único de Series Gestión Documental Oficial documentales" del Archivo General de la Nación. F1.P36.SA Tablas de Retención Publicar las Tablas de Retención Documental Documental Profesional Grupo de actualizadas y el acto administrativo de convalidación publicadas 27 Publicar la actualización Comunicación emitido por el AGN, en la Página Web e Intranet del Interna Instituto. Resolución de convalidación publicada Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Tabla de Retención Documental Actualizada y publicada.

6. DEFINICIONES: 6.1 Archivo: Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, su forma y soporte materia, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados y respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir como fuente de historia.

6.2 Archivo Central: Unidad administrativa en donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la Entidad, cuya consulta no es frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general, preserva y conserva la Memoria Institucional. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DOCUMENTAL 6.3 Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. 6.4 Archivo General de la Nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía custodia. 6.5 Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y su conservación temporal (Archivo Central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo Histórico). 6.6 Clasificación Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de

acuerdo a la estructura orgánicofuncional de la entidad. 6.7 Convalidar: dar validez a algo que ya la tenía para ciertos efectos o en cierto lugar o ámbito. 6.8 Disposición Final de Documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la tabla de retención documental, con miras a su conservación permanente, selección o eliminación. 6.9 Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por el ICBF en razón de sus actividades o funciones, que debe estar elaborado en un formato normalizado por mejoramiento organizacional y debe tener las características de legalidad, confidencialidad y disponibilidad. 6.10 Documentos de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, es aquel de carácter general (impresos o publicaciones periódicas, normas, revistas, folletos, fotocopias de leyes, decretos, cuando no formen parte integral del expediente) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. 6.11 Eliminación de Documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. 6.12 Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DOCUMENTAL 6.13 Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. 6.14 Principio de procedencia: Principio fundamental de la teoría archivística, por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. 6.15 Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. 6.16 Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. 6.17 Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. 6.18 Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 6.19 Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con imagen institucional, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle una serie y/o subserie en la tabla de retención documental. 6.20 Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases

del ciclo vital. 6.21 Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. 6.22 Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. 6.23 Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. 6.24 Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonio, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DOCUMENTAL económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos; propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. 6.25 Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. 6.26 Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. 6.27 Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. 6.28 Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su

importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. 6.29 Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: • Matriz de Requisitos Legales de la Dirección Administrativa.

• Tablas de Retención Documental

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.P36.SA Formato Tabla de Retención Documental

9. ANEXOS: No aplica

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Se modifica la actividad relacionada con el "Registro Único de Series documentales" del Archivo General de la Nación, por cuanto anteriormente las Entidades realizaban la inscripción y registro y ahora lo realiza internamente el AGN. 11/02/2019 v1

Se adiciona a este procedimiento el Formato de Tabla de Retención Documental, por cuanto se eliminó la Guía de Gestión Documental. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.