ICBF - p37.gf procedimiento cobro persuasivo cartera mintic v2

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA P37.GF 13/01/2022

PROCEDIMIENTO COBRO PERSUASIVO DE LA

CARTERA GENERADA POR LAS MULTAS IMPUESTAS POR EL MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES - Versión 2 Página 1 de 11

MINTIC

1. OBJETIVO Definir las actividades para lograr la recuperación por medios persuasivos de la cartera generada por las multas impuestas por el Ministerio de Tecnologías de Información y las Comunicaciones – MINTIC, a favor del Fondo contra la Explotación Sexual de Niños, Niñas y Adolescentes, administrado por el ICBF.

2. ALCANCE Inicia con la recepción en el ICBF de los documentos soporte de las multas impuestas por parte del MINTIC y termina con la conciliación de saldos.

Aplica: Para los Grupos de Tesorería y Recaudo de la Dirección Financiera, Grupo

Financiero Sede de la Dirección General y Oficina Asesora Jurídica.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1 Para iniciar el proceso administrativo de cobro persuasivo se debe verificar: 3.1.1. Que la obligación se encuentre dentro del término establecido de acuerdo con la normatividad vigente. 3.1.2. El cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera en el ICBF, estos son: - Existencia de un Título Ejecutivo (Resoluciones sancionatorias y/o confirmatorias impuestas por el MINTIC) - Constancia de ejecutoria del Título Ejecutivo - Que el Titulo Ejecutivo se encuentre registrado contablemente

3.2. Las Multas impuestas por el MINTIC se pagan de acuerdo con el valor del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente – SMMLV para el año de la investigación administrativa, actualizada al valor del UVT (Unidad de Valor Tributario), para el año en que se genera la sanción, teniendo en cuenta la política establecida por el MINTIC y la aplicación de los pagos se hará en forma proporcional, buscando con ello garantizar una amortización equitativa de la deuda, de acuerdo con lo definido en el Reglamento Interno de Cartera en el ICBF. 3.3. El expediente que se traslade a Jurisdicción Coactiva debe contener los siguientes documentos: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA P37.GF 13/01/2022

PROCEDIMIENTO COBRO PERSUASIVO DE LA

CARTERA GENERADA POR LAS MULTAS IMPUESTAS POR EL MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES - Versión 2 Página 2 de 11

MINTIC - Título ejecutivo (Resoluciones sancionatorias y/o confirmatorias impuestas por el MINTIC) - Constancia de ejecutoria del Título Ejecutivo - Certificación Financiera del saldo insoluto de la obligación - Los cobros persuasivos realizados, con los soportes de envío de la correspondencia - Al recibir la solicitud de facilidad de pago el Director Financiero, por escrito concederá un plazo no mayor de quince (15) días para que el deudor adicione,

aclare, modifique o complete su solicitud, advirtiéndole que, de no hacerlo, se entenderá que ha desistido y se podrá iniciar el proceso administrativo coactivo, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de Cartera en el ICBF. - Se dará traslado a Cobro Coactivo el proceso, si transcurridos tres (3) meses contados a partir de la fecha de radicado para cobro, el Deudor no ha pagado, o no ha solicitado suscripción de facilidad de pago. - Si el Deudor ha incumplido con el pago de dos (2) cuotas de la facilidad de pago. - La Oficina Asesora Jurídica avocará conocimiento, dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo del expediente trasladado.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad

Actividad Inicio Recibir y verificar que las resoluciones sancionatorias generadas por MINTIC que Profesional, Técnico o soportan las Multas contengan la constancia Auxiliar asignado en el ejecutoria. Grupo de Recaudo de Recibir los la Dirección Documentos 1 documentos SI: Se registra en la base de datos del Grupo de Financiera/Coordinador Soporte/Base soporte Recaudo de la Dirección Financiera y pasa a la del Grupo de Recaudo de datos/Oficio actividad 2. de la Dirección Financiera NO: Se procede a solicitar a MINTIC, copia del documento faltante Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA P37.GF 13/01/2022

PROCEDIMIENTO COBRO PERSUASIVO DE LA

CARTERA GENERADA POR LAS MULTAS IMPUESTAS POR EL MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES - Versión 2 Página 3 de 11

MINTIC Escanear y Profesional, Técnico o Escanear y cargar las Resoluciones y constancias En el Servidor cargar Auxiliar asignado en el 2 ejecutorias en el servidor de archivos establecido dispuesto por documentos Grupo de Recaudo de por el ICBF. el ICBF soporte la Dirección Financiera Revisar los documentos soporte, y verificar si existe un valor a favor del ICBF pendiente de pago por concepto de las Multas impuestas por MINTIC, confrontando los pagos registrados frente a las Resoluciones existentes de cada NIT, de acuerdo Profesional o Técnico Revisar los con la base de datos del Grupo de Tesorería de la Documentos 3 asignado en el Grupo documentos Dirección Financiera. soporte de la P.C de Recaudo de la soporte obligación Dirección Financiera Si existe valor a favor del ICBF continua actividad 4 Si no existe valor a favor del ICBF. Fin del procedimiento Ingresar el Título Ejecutivo en el aplicativo establecido para el seguimiento y control de la cartera generada por las multas impuestas por el Técnico o Profesional, Aplicativo F20 Ingresar en MINTIC. designado en Grupo de Administrador 4 aplicativo Ver IT4.P37.GF Instructivo para el Aplicativo Recaudo de la Multas MINTIC MINTIC MINTIC F20 Registro y Administración de la Dirección Financiera Sede Nacional

Cartera Fondo Contra la Explotación Sexual de Niños, Niñas y Adolescentes Solicitar al Grupo Financiero Sede de la Dirección Solicitar General el registro contable de la obligación en Coordinador del Grupo 5 registro SIIF NACIÓN, correspondiente a los soportes de Recaudo de la Memorando contable colgados en el servidor de archivos establecido por Dirección Financiera el ICBF. Técnico o Auxiliar Recibir los Recibir los documentos soporte de la obligación Documentos asignado en el Grupo 6 documentos remitidos por el Grupo de Recaudo de la Dirección soporte de la Financiero Sede de la soporte Financiera. obligación Dirección General El Contador en el Comprobante Registrar las Registrar las obligaciones en las cuentas 7 Grupo Financiero Sede contable SIIF obligaciones correspondientes en el aplicativo SIIF NACION. de la Dirección General NACION Oficio/Correo Coordinador del Grupo electrónico/ de Recaudo de la Contactar al Deudor de acuerdo con la F1.P44.GF Dirección Financiera y Contactar al normatividad vigente establecida en el Reglamento Formato 8 Profesional, técnico o deudor Interno de Cartera en el ICBF, descrita en las Registro de Auxiliar asignado en el políticas de operación de este documento. Llamadas Grupo de Recaudo de Cobro Otras la Dirección Financiera Carteras Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA P37.GF 13/01/2022

PROCEDIMIENTO COBRO PERSUASIVO DE LA

CARTERA GENERADA POR LAS MULTAS IMPUESTAS POR EL MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES - Versión 2 Página 4 de 11

MINTIC ¿El deudor canceló el pago total de la obligación? Si: Registrar el pago en el sistema definido para tal fin y archivar la actuación administrativa. No: Preparar expediente para traslado a cobro Coordinador del Grupo Realizar coactivo. Pasa Actividad No. 20 de Recaudo de la Auto de 9 seguimiento a Dirección Financiera y Archivo, P.C. la respuesta del ¿El deudor presentó la solicitud para suscribir Profesional, técnico o Memorando deudor facilidad de pago? Auxiliar asignado en el Grupo de Recaudo SI: Pasa actividad No. 10 No: Dar inicio al Procedimiento Administrativo de Cobro Coactivo, después de 3 meses. Pasa Actividad No. 20 Recepcionar, analizar y verificar los documentos, de la propuesta de pago, la cual debe ir dirigida al Recepcionar la 10 Director Financiero, señalando el valor del abono Propuesta de propuesta de Director Financiero inicial, que no puede ser inferior al diez (10%) por Pago pago ciento del valor de la deuda incluido el valor de los intereses, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de Cartera en el ICBF. Remitir Remitir soportes que respaldan la garantía Memorando/ 11 soportes de presentada dentro de la propuesta de pago a la Director Financiero Soportes de garantías Oficina Asesora Jurídica. garantías Analizar las garantías de la propuesta de pago de

Profesional asignado Informe de Analizar las acuerdo con la normatividad vigente. 12 de la Oficina Asesora aceptación de garantías Jurídica garantías Remitir informe Remitir a la Dirección Financiera el informe de Jefe de la Oficina 13 de aceptación Memorando aceptación de garantías. Asesora Jurídica de garantías Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA P37.GF 13/01/2022

PROCEDIMIENTO COBRO PERSUASIVO DE LA

CARTERA GENERADA POR LAS MULTAS IMPUESTAS POR EL MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES - Versión 2 Página 5 de 11

MINTIC ¿El deudor cumplió requisitos? Si: Continua actividad 15

Coordinador del Grupo No: El Director Financiero, por escrito concederá de Recaudo de la Analizar la 14 un plazo no mayor de quince (15) días para que el Dirección propuesta Memorando P.C. deudor adicione, aclare, modifique o complete su Financiera/Director solicitud, advirtiéndole que, de no hacerlo, se Financiero entenderá que ha desistido y se podrá iniciar el proceso administrativo coactivo, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de Cartera en el ICBF.

Notificar al deudor por medio de correo electrónico o comunicación escrita, indicando que le ha sido Notificar al Oficio o correo 15 aceptada la solicitud y que debe aportar la Director Financiero Deudor electrónico

documentación para legalizar el respectivo acuerdo de pago. Profesional, técnico o Proyectar Proyectar el documento que establece el Acuerdo Auxiliar asignado en el Acuerdo de 16 Acuerdo de de pago para la firma tanto del deudor como del Grupo de Recaudo de Pago Pago Director Financiero. la Dirección Financiera Suscribir Suscribir el Acuerdo de Pago entre el Deudor y el Acuerdo de 17 Acuerdo de Secretario General Director Financiero. pago Pago Actualizar en el aplicativo de recaudo MINTIC, la información del Acuerdo de pago. Actualizar en Profesional, técnico o Aplicativo F20 aplicativo de Ver IT4.P37.GF Instructivo para el Aplicativo Auxiliar asignado en el Administrador 18 Recaudo MINTIC F20 Registro y Administración de la Grupo de Recaudo de Multas MINTIC MINTIC Cartera Fondo Contra la Explotación Sexual de la Dirección Financiera Sede Nacional Niños, Niñas y Adolescentes Efectuar seguimiento al cumplimiento de lo Oficio / pactado y en caso de incumplimiento, realizar F1.P44.GF requerimiento de pago de manera escrita o Formato llamada telefónica. Profesional, técnico o Registro de 19 Efectuar Auxiliar asignado en el Llamadas P.C. seguimiento ¿El deudor incumplió el Acuerdo de Pago? Grupo de Recaudo de Cobro Otras la Dirección Financiera Carteras / Si: Pasa actividad No. 20

Correo electrónico No: Permanece en esta actividad Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA P37.GF 13/01/2022

PROCEDIMIENTO COBRO PERSUASIVO DE LA

CARTERA GENERADA POR LAS MULTAS IMPUESTAS POR EL MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES - Versión 2 Página 6 de 11

MINTIC Trasladar el Proceso a Jurisdicción Coactiva y preparar el expediente sí: • Transcurridos tres (3) meses contados a partir de la fecha de radicación del proceso en el Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera, Trasladar el Coordinador del Grupo sin que el Deudor haya realizado el pago, o no proceso a de Recaudo de la Memorando y 20 haya solicitado suscripción de Acuerdo de Jurisdicción Dirección Financiera expediente pago. coactiva • Habiéndose negado el Acuerdo de pago al Deudor, y no efectuado el pago según lo señalado en el Reglamento Interno de Cartera en el ICBF. • El deudor ha incumplido con el pago de dos (2) cuotas de la facilidad de pago. Actualizar el aplicativo de recaudo MINTIC, con la fecha de traslado y el saldo insoluto de la Actualizar obligación. Profesional, técnico o Aplicativo F20 aplicativo de Auxiliar asignado en el Administrador 21 recaudo Ver IT4.P37.GF Instructivo para el Aplicativo Grupo de Recaudo de Multas MINTIC MINTIC MINTIC F20 Registro y Administración de la la Dirección Financiera Sede Nacional Cartera Fondo Contra la Explotación Sexual de Niños, Niñas y Adolescentes Recibir el expediente y dar traslado al Funcionario

Ejecutor para que dé inicio al procedimiento administrativo de cobro coactivo, quien deberá avocar conocimiento, dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo del mismo. Recibir Profesional asignado expediente y Auto de 22 A partir del momento en que el Funcionario Oficina Asesora avocar Avoque Ejecutor avoque el conocimiento del expediente, el Jurídica conocimiento Director Financiero y el Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera, perderán competencia para ejercer el cobro de la obligación, recibir abonos o suscribir Acuerdo de pago. Coordinador del Grupo Memorando Remitir Auto de de Jurisdicción 23 Remitir Auto de Avoque a la Dirección Financiera con Auto de avoque Coactiva de la Oficina Avoque Asesora Jurídica Verificar que la información contenida en el Auto de Avoque corresponda con lo registrado en el Auto de Aplicativo MINTIC. Profesional, técnico o Verificar Avoque/Aplicat 24 Auxiliar asignado en el información de ivo de P.C. Si es correcta continua actividad 26 Grupo de Recaudo de Auto de Avoque Recaudo la Dirección Financiera MINTIC Si la información no es correcta, continua en actividad 25 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA P37.GF 13/01/2022

PROCEDIMIENTO COBRO PERSUASIVO DE LA

CARTERA GENERADA POR LAS MULTAS

IMPUESTAS POR EL MINISTERIO DE TECNOLOGIAS

DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES - Versión 2 Página 7 de 11

MINTIC Profesional, técnico asignado en el Grupo Solicitud de Solicitar corrección al Auto de Avoque, si se de Recaudo de la Correo 25 corrección de encuentran inconsistencias después de verificada Dirección Financiera / Electrónico / Auto de Avoque la información. Coordinador Grupo Memorando Recaudo de la Dirección Financiera Remitir Auto de Avoque al Grupo Financiero Sede Coordinador del Grupo Remitir Auto de 26 de la Dirección General con el fin que se haga el de Recaudo de la Memorando Avoque registro en SIIF NACIÓN. Dirección Financiera Profesional, técnico o Aplicativo F20 Registrar Registrar actualización en el aplicativo de recaudo Auxiliar asignado en el Administrador 27 actualización la fecha de Auto de Avoque, código de cambio de Grupo de Recaudo de Multas MINTIC aplicativa Estado de la Cartera y código de cuenta contable. la Dirección Financiera Sede Nacional Reclasificar cuenta contable a cobro coactivo en Contador del Grupo Reclasificar SIIF NACIÓN, de acuerdo con el memorando Comprobante 28 Financiero Sede de la cuenta contable recibido del Grupo de Recaudo de la Dirección Contable Dirección General Financiera. Presentar al Comité de Presentar al Comité de Cartera los casos en los Coordinador Grupo de Cartera 28 que se encuentre configurada la prescripción, Recaudo de la Memorando propuesta de remisibilidad y costo beneficio. Dirección Financiera castigo de cartera

F1.P37.GF

Formato Conciliación MINTIC Capital Efectuar la conciliación de saldos por tercero según Recaudo Vs

corresponda (capital e intereses en cobro Contabilidad persuasivo; conciliación con el área jurídica), utilizando las herramientas diseñadas para tal fin y F2.P37.GF Grupo de Recaudo de efectuando los ajustes pertinentes. Formato la Dirección Financiera,

Efectuar la Ver Instructivos: Conciliación

Grupo Financiero Sede 29 conciliación de IT2.P37.GF Conciliación Contabilidad Vs Recaudo MINTIC de la Dirección General saldos Saldos De Capital Multas Mintic Intereses y Oficina Asesora IT1.P37.GF Conciliación Contabilidad Vs Recaudo Recaudo Vs Jurídica Saldo De Intereses Multas Mintic Contabilidad IT3.P37.GF Conciliación Recaudo Vs Informe Jurídico Saldos De Capital Multas MINTIC F3.P37.GF Formato Conciliación

MINTIC

Recaudo Vs OAJ Capital Coactivo

Fin P.C.: Punto de Control Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA P37.GF 13/01/2022

PROCEDIMIENTO COBRO PERSUASIVO DE LA

CARTERA GENERADA POR LAS MULTAS IMPUESTAS POR EL MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES - Versión 2 Página 8 de 11

MINTIC

5. RESULTADO FINAL Recuperación de la cartera a favor del ICBF por concepto de multas impuestas por el

MINTIC.

6. DEFINICIONES Acción de cobro persuasivo: Actuación de la administración tendiente a la recuperación

total e inmediata de las obligaciones a su favor, previa a la ejecución del cobro coactivo.

Auto de Avoque: término que se emplea en el ámbito del derecho para hacer referencia a lo realizado por una autoridad cuando asume la resolución de un conflicto. Acto por el cual el Funcionario Ejecutor asume la competencia para adelantar el proceso y se formaliza la recepción de los documentos por constituir título que presta mérito ejecutivo.

Constancia de ejecutoria: Actuación administrativa por medio de la cual se deja constancia que la Resolución de cobro de la mora ha agotado la actuación administrativa.

Facilidad de pago: Documento mediante el cual el ICBF otorga a los deudores morosos la facilidad de pagar en un término definido las obligaciones parafiscales en mora junto con los intereses que se generen durante el plazo de la facilidad.

MINTIC: Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Multa: Sanción que consiste en pagar una cantidad de dinero, impuesta por haber infringido una ley o haber cometido ciertas faltas o delitos.

Prescripción: De acuerdo con el Artículo 2512 del Código Civil la prescripción es un modo de adquirir las cosas ajenas, o de extinguir las acciones o los derechos ajenos, por haberse poseído las cosas y no haberse ejercido dichas acciones y derechos durante cierto lapso de tiempo.

Es en esencia un fenómeno jurídico en virtud del cual, se puede llegar a perder un derecho por no haberlo ejercido dentro del lapso de tiempo establecido por ley.

Remisión: Puede definirse la remisión como la condonación o perdón de la deuda que el acreedor hace a su deudor. En otros términos, puede decirse que es la renuncia o el

abandono de sus derechos por parte del acreedor. Remite una deuda el que la perdona, el que se da por cancelado de su crédito. La palabra remisión viene a ser en el derecho sinónima de perdón. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA P37.GF 13/01/2022

PROCEDIMIENTO COBRO PERSUASIVO DE LA

CARTERA GENERADA POR LAS MULTAS IMPUESTAS POR EL MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES - Versión 2 Página 9 de 11

MINTIC

SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente

UVT: Unidad de Valor Tributario

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • IT1.P37.GF Instructivo Conciliación Contabilidad Vs Recaudo Saldo de Intereses

Multas MINTIC.

• IT2.P37.GF Instructivo Conciliación Contabilidad Vs Recaudo Saldos de Capital Multas MINTIC. • IT3.P37.GF Instructivo Conciliación Recaudo Vs Informe Jurídico Saldos de Capital Multas MINTIC • IT4.P37.GF Instructivo para el Aplicativo MINTIC F20 Registro y Administración de la Cartera Fondo Contra la Explotación Sexual de Niños, Niñas y Adolescentes

8. RELACIÓN DE FORMATOS

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.P37.GF Formato Conciliación MINTIC Capital Recaudo Vs Contabilidad F2.P37.GF Formato Conciliación MINTIC Intereses Recaudo Vs Contabilidad F3.P37.GF Formato Conciliación MINTIC Recaudo Vs OAJ Capital Coactivo

F1.P44.GF Formato registro llamadas cobro otras carteras_v1OK

9. ANEXOS • Anexo #1: Guion de Comunicación escrita

Bogotá D.C. Señor(A):

«REPRESENTANTE_LEGAL_»

Representante Legal «ENTIDAD_SANCIONADA» «DIRECCIÓN_» Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA P37.GF 13/01/2022

PROCEDIMIENTO COBRO PERSUASIVO DE LA

CARTERA GENERADA POR LAS MULTAS IMPUESTAS POR EL MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES - Versión 2 Página 10 de 11

MINTIC

«CIUDAD_» ASUNTO: COBRO PERSUASIVO En cumplimiento a las funciones establecidas en el Decreto 087 de 2017, por medio del presente me permito informar que a la fecha la sociedad «ENTIDAD_SANCIONADA», identificada con NIT «NIT» tiene una deuda a favor del Fondo Contra la Explotación Sexual de Niños, Niñas y Adolescentes adscrito al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, por la suma de (valor en letras) ($«TOTAL»), la cual se encuentra en mora a la fecha. Lo anterior, en virtud de la sanción impuesta a través de la Resolución No. «RESOLUCIÓN_NÚMERO» de fecha «FECHA_DE_RESOLUCIÓN»«F6»«F7», expedida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en el cual se dispuso sancionar con multa de (valor en letras) («SMLMV») Salarios Mínimos Legales Mensuales

Vigentes. Es importante resaltar que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 53 de la Resolución 5003 de 2020 "Reglamento Interno de Cartera en el ICBF", las sanciones que no sean pagadas oportunamente causaran intereses moratorios, por cada día calendario de retardo en el pago, equivalente a la tasa efectiva de usura certificada para el respectivo mes de mora, hasta que se efectué el pago total de la obligación, esto es capital más intereses, en la cuenta bancaria definida por el Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera. En mérito de lo expuesto, dispone de un plazo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de envío de este oficio, para que se comunique con nosotros, con el fin de realizar la actualización de intereses a la fecha en la cual se va a realizar el pago total de la deuda, y así evitar el inicio de las actuaciones de cobro coactivo pertinente, de acuerdo con los términos establecidos en la Resolución 5003 de 2020 "Reglamento Interno de Cartera en el ICBF".

Cordialmente, XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Coordinador (a) Grupo de Recaudo

Revisó: XXXXXXXXXXX Elaboró: XXXXXXXXXXXXX Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA P37.GF 13/01/2022

PROCEDIMIENTO COBRO PERSUASIVO DE LA

CARTERA GENERADA POR LAS MULTAS IMPUESTAS POR EL MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES - Versión 2 Página 11 de 11

MINTIC • Anexo # 2: Guion de Llamada telefónica

1. Saludo

2. Lo estamos llamando del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para comunicarle que contamos con una Resolución en firme (especificar el acto que lo profirió; por proceso de una multa MINTIC) en donde se ordena que el tercero (nombre del deudor) debe cancelar un valor de acuerdo con la normatividad vigente más los intereses que se generen hasta el día del pago. Esta suma corresponde a (Número de salarios mínimos mensuales legales vigentes)

3. Si realiza el pago de lo que adeuda, evitará el Cobro Coactivo/judicial del monto adeudado.

Iniciar un proceso coactivo/judicial representa costos adicionales al final del proceso, medidas cautelares de embargo, secuestro y remate de sus bienes o activos patrimoniales y el reporte en el Boletín de deudores morosos del Estado.

4. Si tiene inquietudes contacte a XXXXXXX en los siguientes teléfonos y correos electrónicos

XXX y XXXXXXXX.

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Se crea el procedimiento para el cobro de la cartera por concepto de multas MINTIC, de N/A N/A acuerdo con lo establecido en el Decreto 087 de 2017 • Se modifica Política de Operación 3.2, teniendo en cuenta procedimiento de liquidación de las sanciones impuestas por el MINTIC. • Se actualiza Política de Operación 3.3. por cambio en la normatividad del Reglamento Interno de Cartera en el ICBF. • Se actualizan actividades por cambio en la normatividad del Reglamento Interno de

Cartera en el ICBF.

• Se eliminan las actividades No. 3 y 4 por cambio de responsable en el desarrollo del proceso de cobro. • Se elimina la actividad No. 17, teniendo en cuenta cambio de la normatividad del 27/06/2018 Versión 1 Reglamento Interno de Cartera en el ICBF • Se adiciona definiciones al Numeral 6. Definiciones • Se modifica en el numeral 7. Documentos de Referencia, número de Resolución por cambio en la normatividad. • Se elimina formato de llamadas persuasivo MINTIC y se reemplaza por el formato de llamadas de cobro de otras carteras.
• Se actualiza anexo # 1 del numeral No. 9, por cambio de la normatividad del Reglamento Interno de Cartera en el ICBF. • Se elimina el Formato F4.p37.gf, teniendo en cuenta que corresponde es a un aplicativo F de administración de cartera y no a un formato.

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.