ICBF - p39.sa procedimiento administracion sede direccion general v3

P39.SA 26/01/2024

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION SEDE DIRECCIÓN GENERAL Versión 3 Página 1 de 3

1. OBJETIVO: Establecer las actividades y responsables de la administración de las instalaciones de la Sede de la Dirección General en lo referente al manejo de equipos especiales, así como la realización del mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones físicas, con el propósito de garantizar un ambiente adecuado en los sitios de trabajo y evitar así su deterioro.

2. ALCANCE: Inicia con la solicitud de mantenimiento, y finaliza con el encendido manual de las plantas eléctricas.

Aplica para la Sede de la Dirección General.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1 Se realizarán las labores de mantenimiento siempre y cuando se cuente con los insumos y herramientas necesarias.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad

Actividad Inicio Colaboradores ICBF en la Sede de la Una vez se evidencia la necesidad de Dirección General mantenimiento se envía solicitud a través de los Correo electrónico siguientes medios: Profesional del Grupo de Apoyo Logístico Por medio de un correo electrónico a Llamada telefónica Solicitar el solicitudesmantenimientosedenacional@icbf.g Profesional del Grupo 1 mantenimiento ov.co o llamada telefónica de los colaboradores de Desarrollo del Informes de inspección del ICBF en la Sede de la Dirección General. Talento Humano de de seguridad/Informes la Dirección de Ambientales/Informes Por medio de un informe que realiza el Gestión de Auditoría

Profesional SST, profesional del Eje Ambiental Humana/Grupo de o de Auditorías internas. Planeación Administrativa/Auditor es Internos Se recibe la solicitud de labores de Recibir solicitud mantenimiento en el correo electrónico Profesional del Grupo 2 Correo electrónico de servicio solicitudesmantenimientosedenacional@icbf.g de Apoyo Logístico ov.co ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P39.SA 26/01/2024

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Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad F2.P39.SA Consolidar la Se consolida la información recibida de los Profesional del Grupo Formato matriz de 3 información de diferentes mantenimientos. de Apoyo Logístico asignación de mantenimientos mantenimiento Verificar la disponibilidad de herramientas e Verificar los 4 insumos necesarios, para la realización de los Profesional del Grupo insumos Correo electrónico P.C mantenimientos que fueron solicitados de Apoyo Logístico requeridos mediante correo electrónico F2.P39.SA Entregar el formato diariamente de los Entregar las Profesional del Grupo Formato matriz de 5 mantenimientos solicitados al personal solicitudes de Apoyo Logístico asignación de contratista de mantenimiento. mantenimiento F1.P39.SA Contratista operario Recibir las Formato solicitud de 6 Recibo de las solicitudes y firma de la matriz. del Grupo de Apoyo solicitudes servicio de Logístico mantenimiento F1.P39.SA Contratista operario

7 Realizar los Realizar los diferentes mantenimientos que Formato solicitud de del Grupo de Apoyo P.C mantenimientos fueron solicitados servicio de Logístico mantenimiento F1.P39.SA Colaboradores ICBF Calificar el Recibir a satisfacción el trabajo realizado, Formato solicitud de 8 en la Sede de la servicio firmar y calificar el servicio. servicio de Dirección General mantenimiento Realizar la revisión visual de los F2.P39.SA 9 Revisión de los mantenimientos realizados a través de Profesional del Grupo Formato matriz de P.C mantenimientos recorridos en las instalaciones de la Sede de la de Apoyo Logístico asignación de Dirección General mantenimiento F2.P39.SA Profesional del Grupo Consolidar Se consolida la información recibida de los Formato matriz de 10 de Apoyo Logístico ejecución diferentes mantenimientos ejecutados asignación de mantenimiento Realizar informes de las correcciones Informe de Realizar el Profesional del Grupo 11 realizadas de las condiciones inseguras, para requerimientos informe de Apoyo Logístico el eje de SST. terminados. Contratista operario 12 Prender equipos Encendido de las plantas eléctricas y/o del Grupo de Apoyo N/A especiales calderas de vapor. Logístico IT2.P39.SA Encender Encendido de las calderas, según se requiera, Contratista operario Instructivo para el 13 calderas de con el fin de proveer de vapor a los equipos de del Grupo de Apoyo encendido de las vapor casino Logístico calderas de vapor en la SDG ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P39.SA 26/01/2024

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Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Encendido manual de las plantas eléctricas, en caso de no realizarse la transferencia IT1.P39.SA Encender automática, es decir cuando la planta eléctrica Contratista operario Instructivo para el 14 manualmente no se encienda automáticamente en el del Grupo de Apoyo encendido de las plantas eléctricas momento de presentarse falla en el suministro Logístico Plantas eléctricas en la eléctrico, garantizando así la continuidad del SDG trabajo en la Sede Dirección General Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Realizar los mantenimientos preventivos y correctivos de las instalaciones físicas de la Sede de la Dirección general y encendido de equipos especiales.

6. DEFINICIONES: SST: Seguridad y Salud en el trabajo

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: - Instructivo para el encendido de las calderas de vapor en la Sede de la Dirección General - Instructivo para el encendido de las Plantas eléctricas en la Sede de la Dirección General

8. RELACIÓN DE FORMATOS: CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F5.PG3.GTH Formato informe de inspección de seguridad F2.P39.SA Formato matriz asignación de mantenimiento F1.P39.SA Formato solicitud de mantenimiento

9. ANEXOS: No aplica

10. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio

N/A N/A N/A

Se incluyeron las actividades de encendido de equipos especiales, haciendo referencia a los nuevos instructivos de encendido de plantas eléctricas y calderas de vapor en la Sede 18/03/2019 P39.SA v1 de la Dirección General, que se relacionaron en el ítem documentos de referencia y relación de formatos. Así como se eliminan las actividades que no tienen relación con las actividades de mantenimiento. 24/08/2020 Se actualiza al alcance del servicio y se da claridad sobre la periodicidad del instructivo de P39.SA v2 encendido de calderas, dada las necesidades actuales. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.