ICBF - p3.gj procedimiento expedicion resoluciones firma director general icbf v6

PROCESO P3.GJ 01/04/2024

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COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR.

1. OBJETIVO Definir las actividades y lineamientos para llevar a cabo la revisión jurídica de los actos administrativos que por competencia deban ser suscritos por el (la) Directora (a) General, verificando que se ajuste a la Constitución Política, a la Ley y demás normas vigentes, con el fin de asegurar la calidad técnica y jurídica de la regulación expedida.

2. ALCANCE Inicia: Recibir de las dependencias del ICBF los proyectos de actos administrativos que deban ser suscritos por el (la) Director (a) General o el Consejo Directivo.

Finaliza: Archivar copia actos administrativos.

Aplica para el nivel nacional.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1. Se realiza análisis y control de legalidad a los Actos Administrativos que deba suscribir el Director (a) General o el Consejo Directivo, dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto de estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y las funciones de las dependencias. 3.2. Los proyectos de actos administrativos que sean enviados para control de legalidad a la Oficina Asesora Jurídica deben tener completa alineación con los postulados estratégicos del Plan indicativo del ICBF, ya que este guarda a su vez concordancia con el Plan Sectorial y el Plan Nacional de Desarrollo. 3.3. Los proyectos de actos administrativos que sean enviados para control de legalidad a la Oficina Asesora Jurídica deben enviarse debidamente conciliados con las otras áreas o

direcciones del instituto que tienen competencia en los temas que comprende la reglamentación y/o normatividad a emitir. 3.4. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, contará con Agenda Regulatoria anual que estará publicada en su página Web y en el Sistema Único de Consulta Pública -SUCOP, en la cual se encontrará el listado de regulaciones de carácter general y abstracto previsibles que expedirá anualmente. 3.5. Todos los proyectos de actos administrativos de contenido general y abstracto deben contar con la participación de la ciudadanía en su formulación y expedición. 3.6. La publicación de los actos administrativos de contenido general y abstracto en la página web del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y en el SUCOP, para la participación ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA

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COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. ciudadana, será mínimo de diez (10) días calendario, antes de su suscripción. De manera excepcional, la publicación podrá hacerse por un plazo inferior, siempre y cuando sea autorizado por la Subdirección General o el Secretaría General, según corresponda, previa justificación elaborada por la dependencia encargada de la redacción del proyecto de acto administrativo. Dicha autorización se remitirá a la Oficina Asesora Jurídica como soporte del

trámite. Igualmente, se podrá ampliar este plazo de publicación, siempre y cuando la dependencia encargada de la redacción del proyecto de acto administrativo presente soporte de justificación a la Oficina Asesora Jurídica, de acuerdo con la Resolución 0353 de 2023. 3.7. Los proyectos de acto administrativo de carácter general y abstracto deberán ser allegados a la Oficina Asesora Jurídica junto con el formato externo de Memoria Justificativa del Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP (debidamente diligenciado) que consolida el sustento de la regulación y previene daños antijurídicos que puedan presentarse en su implementación y el Certificado de Consulta Ciudadana emitido por la Dirección de Servicios y Atención, en cumplimiento de la Resolución 0353 de 2023, o por el Sistema Único de Consulta Pública -SUCOP. 3.8. Los proyectos de acto administrativo de carácter general y abstracto que modifiquen alguno de los trámites1 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF, así: a. Eliminando alguno de los requisitos considerados obligatorios, sin que se ponga en riesgo el bienestar y seguridad de los niños, niñas y adolescente. b. Facilitando la demostración de la conformidad, es decir, que facilita el procedimiento de evaluación de la conformidad. c. Precisando o aclarando la aplicación de los requisitos, sin hacerlos más exigibles.

Deberán contar con: i) Análisis de Impacto Normativo Simple -AIN, ii) constancia de publicación para consulta ciudadana en la página Web del ICBF o en el Sistema Único de Consulta Pública -SUCOP del AIN y iii) Concepto del Departamento Nacional de Planeación

del AIN. Estos documentos, deben estar incluidos en el correo que remite el trámite para el control de legalidad. 1 Trámite Adopción de un NNA, Trámite Consentimiento para la Adopción, Trámite Denuncia de bienes vacantes, mostrencos y vocación hereditaria, Trámite Fijación de residencia separada, Trámite Garantía del derecho de alimentos, visitas y custodia, Trámite Otorgamiento reconocimiento personería jurídica a instituciones del SNBF, Trámite Proceso ejecutivo de alimentos a través de Defensor de Familia, Trámite Reconocimiento voluntario de paternidad o maternidad de un NNA, Trámite Restitución Internacional, Trámite Solicitud Internacional de Alimentos, Trámite Venta de inmuebles de NNA, Trámite Certificado de aportes parafiscales, Trámite Licencia de Funcionamiento para las instituciones del SNBF, Trámite Permiso de salida del país para NNA, Trámite Privación y/o suspensión de la patria potestad, Trámite Regulación Internacional de visitas y Trámite Restablecimiento internacional de derechos. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA

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COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. 3.9. El proyecto de acto administrativo de carácter general y abstracto que establezca nuevos

trámites creados o autorizados por la ley o modifican estructuralmente los trámites existentes, debe ser enviado al Departamento Administrativo de la Función PúblicaDAFP junto con el Análisis de Impacto Normativo completo, el cual debe incluir los resultados de la participación ciudadana realizada, para someterlo a su consideración y concepto, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 455 de 20212 o la norma que la adicione o modifique. 3.10. Para la emisión del Concepto sobre competencia y viabilidad jurídica de implementar la alternativa definida del Análisis de Impacto Normativo -AIN Simple y Completo la Oficina Asesora Jurídica contará con nueve (9) días hábiles una vez reciba la solicitud con la información completa definida en el AIN. 3.11. La Oficina Asesora Jurídica cuenta con nueve (9) días hábiles para realizar el análisis y control de legalidad de los Actos Administrativos que deba suscribir el Director (a) General o Consejo Directivo, tiempo que será contado a partir de la fecha del recibo de la solicitud con sus respectivos soportes completos y suficientes. 3.12. Cuando las dependencias no entreguen los documentos soporte del proyecto de acto administrativo en el tiempo establecido en la actividad 5, se entenderá declinada la intención de la dependencia. 3.13. Cuando las dependencias no realicen los ajustes al proyecto de acto administrativo en el tiempo establecido en la actividad 6 se entenderá declinada la intención de la dependencia. 3.14. Cada vigencia la Oficina Asesora Jurídica, abrirá un expediente digital de Agenda Regulatoria, que contendrá el proyecto de agenda regulatoria publicado para consulta

ciudadana, los comentarios de los ciudadanos, la agenda regulatoria ajustada y publicada y las respuestas a los comentarios de la ciudadanía. 2 “Por la cual se establecen lineamientos generales para la autorización de trámites creados por la ley, la modificación de los trámites existentes, el seguimiento a la política de simplificación, racionalización y estandarización de trámites y se reglamenta el Artículo 25 de la Ley 2052 de 2020” ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio Las dependencias que tengan prevista la expedición de regulaciones de carácter general y abstracto (ver políticas de operación de la 3.3) en la próxima vigencia, deberán remitir diligenciado el formato que dispone el Departamento Administrativo de la

Función Pública -DAFP. Recibir y consolidar de las dependencias del ICBF, Profesional El profesional del Grupo de Asesoría Jurídica Formato externo lista de regulaciones de Grupo de 1 consolidará en el formato DAFPla lista de Agenda carácter general y abstracto Asesoría regulaciones de carácter general y abstracto Regulatoria previsibles que se Jurídica

previsibles que se proyectan en el año y que se proyectan en el año denomina Agenda Regulatoria del ICBF.

Nota: Para las dependencias que proyecten actos administrativos que deba firmar la directora (a) General que no sean de carácter general y abstracto, el inicio del procedimiento será en la actividad 3.

El Coordinador del Grupo de Asesoría Jurídica revisa el contenido del formato de Agenda Regulatoria y verifica que cumpla con lo dispuesto por la reglamentación expedida sobre la materia. Coordinador ¿La agenda regulatoria de actos administrativos de Grupo de Revisar y aprobar Agenda carácter general y abstracto cumple con los criterios Asesoría Formato externo 2 Regulatoria de actos técnicos y normativos? Jurídica Agenda P.C. administrativos de carácter Si: remitir para aprobación de publicación al o la Jefe Regulatoria general y abstracto de la Oficina Asesora Jurídica. Jefe Oficina Asesora Jurídica No: Solicitar ajustes y regresar a la actividad 1. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica revisa y aprueba la publicación de la Agenda Regulatoria del ICBF. La remisión de las solicitudes de control de legalidad a la Oficina Asesora Jurídica se realiza de acuerdo con la competencia así: Recibir de las dependencias del ICBF los Grupo de Familia: Proyectos de Resolución de la proyectos de actos Secretario(a) Dirección de Protección, de la Oficina de Base de datos de 3 administrativos con sus Oficina Asesora Aseguramiento a la Calidad, de los Comités de reparto respectivos soportes y Jurídica. Adopciones y de las Instituciones Autorizadas para

asignar al grupo desarrollar el Programa de Adopciones IAPAS. correspondiente.

Grupo de Asesoría Jurídica: Todas las demás dependencias del ICBF.

Asignar a los profesionales del grupo para que Coordinador de Recibir y realizar reparto en Base de datos de 4 procedan con el estudio y control de legalidad de los Grupo - Oficina el Grupo. reparto proyectos de acto administrativo. Asesora Jurídica Profesional Proyecto de acto 5 Recibir el proyecto de acto Con el proyecto de acto administrativo y sus Oficina Asesora administrativo, P.C. administrativo con sus correspondientes soportes, el profesional de la Jurídica. soportes o ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA

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No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro soportes legales, técnicos y Oficina Asesora Jurídica verifica qué clase de acto Correo electrónico antecedentes administrativo es: ¿es un acto administrativo de carácter general y abstracto? Si: ¿Se encuentra en la Agenda Regulatoria de actos administrativos de carácter general y abstracto y con certificado de consulta ciudadana? Si: Continuar revisión de contenidos y documentos. No: solicitar actualización de Agenda Regulatoria y/o certificado de consulta ciudadana. No: Continuar revisión de contenido y documentos.

Que contenga los elementos suficientes que permitan realizar la revisión jurídica. ¿La información se encuentra completa y es suficiente para realizar el análisis? Si: Pasa actividad 6 de acuerdo con la política de operación 3.11. No: Solicitar a través de correo electrónico a la Dependencia de origen los soportes técnicos y antecedentes requeridos. Continuar actividad 5. Las dependencias tendrán un (1) día hábil para completar los documentos soporte del proyecto. De no recibirlos en esta fecha, se entenderá declinada la intención de la dependencia de acuerdo con la política de operación 3.12 y pasa a la actividad 14 de archivo. El análisis jurídico del proyecto se deberá realizar teniendo en cuenta el Instructivo En caso de que el proyecto de acto administrativo requiera ajustes, el profesional a cargo del proyecto deberá orientar al área sobre los ajustes a realizar, a través del envío de observaciones por correo electrónico, mesas de trabajo conjuntas, etc. Comunicación, Efectuar el análisis jurídico Profesional 6 correo electrónico del proyecto de acto ¿El área que impulsa o proyecta el acto Oficina Asesora P.C. administrativo. administrativo realiza los ajustes? Jurídica. Si: Continua a la actividad 7. No: Regresa a la actividad 5, con el fin de que no inicie el conteo del tiempo que tiene la Oficina Asesora Jurídica para la revisión de actos administrativos de acuerdo con la política de operación 3.11. Continua en la actividad 6. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA

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No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Nota: Las dependencias tendrán dos (2) días hábiles para realizar los respectivos ajustes. De no recibirlos en esta fecha, se entenderá declinada la intención de la dependencia de acuerdo con la política de operación 3.13 y pasa a la actividad 14 de archivo. El Coordinador de Grupo correspondiente revisa el proyecto de acto administrativo, con el fin de asegurar que se ajuste a la Constitución Política de Colombia, las leyes y demás normas que aplican al ICBF. Coordinador de ¿El proyecto de acto administrativo requiere ajustes? Grupo Oficina Proyecto de acto Asesora Jurídica administrativo 7 Revisar y aprobar proyecto Si: El profesional del Grupo encargado del caso, de P.C. de acto administrativo. ser necesario, realizará los ajustes que oriente el Jefe Oficina Formato para firma Coordinador junto con el área que proyectó el acto y Asesora del Director continúa con la actividad 7. Jurídica. No: Remitir al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, quien revisará y aprobará el proyecto de acto administrativo. Continuar actividad 8. Director o Proyecto de 8 Firmar Resolución Revisar y firmar la Resolución. Directora Resolución General Se numera de acuerdo con el índice de numeración

Numerar, escanear y enviar de resoluciones que se encuentra en la Secretaría copia de la Resolución General, orden cronológico por año, que permite Técnico firmada por el Director (a) o asegurar su identificación dentro del inventario Administrativo 9 Directora General a la regulatorio del ICBF. Resolución de la Secretaria Oficina Asesora Jurídica y General a las áreas encargadas de De acuerdo con la temática de la Resolución se envía liderar el tema. copia de esta a las áreas que participaron en su formulación. Profesional de la Enviar el Word y PDF definitivo de la Resolución a la Enviar Resolución para Dirección 10 Oficina Asesora de Comunicaciones, para que sea Resolución publicación en Diario Oficial Técnica que publicada en el diario oficial. proyecta el acto Cada cinco (5) días, la Secretaría General enviará reporte al jefe de la Oficina Asesora Jurídica, de los actos administrativos de carácter general y abstracto Técnico Resolución Enviar Resolución para emitidos en ese periodo de tiempo, para su respectiva Administrativo publicada en la 11 publicación en inventario publicación en el inventario regulatorio de la Entidad. de la Secretaria página Web del regulatorio del ICBF General ICBF Con el fin de dar cumplimiento al artículo 7° de la Ley 962 de 2005 o la norma que la modifique o la derogue. Técnico Archivar Resolución El archivo de las resoluciones se realiza de acuerdo Administrativo 12 Resolución original. con la tabla de retención documental. de la Secretaría General La comunicación es proyectada por el profesional Copia de Jefe Oficina 13 Enviar comunicación al responsable del control de legalidad y revisado por el Resolución

Asesora P.C. área interesada Coordinador del Grupo responsable. Jurídica. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA

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No Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro ¿El acto administrativo es de contenido particular y Acta de notificación en la parte resolutiva se ordena a la Oficina Asesora o Edicto Jurídica realizar la notificación? SI: Surtir el trámite de notificación de acuerdo con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. (Profesional Universitario) continuar actividad 13. NO: Pasa a la actividad 14. Copia de Acto Auxiliar Administrativo y administrativo de 14 Archivar copia radicada. De acuerdo con las TRD se archivará copia. recibo de la Oficina memorandos Asesora Jurídica archivado. Fin

Nota: P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL Acto administrativo y acta de notificación en los casos a que haya lugar.

6. DEFINICIONES ACTO ADMINISTRATIVO: Manifestación unilateral de la voluntad de quien ejerce función administrativa, conforme a la cual dispone, decide o resuelve una situación administrativa, para crear, modificar o extinguir un derecho o una relación de derecho.

ACTOS ADMINISTRATIVOS DE CARÁCTER GENERAL Y ABSTRACTO: son aquellos que se encuentran materializados en actos positivos en celo de la legalidad, [1] pues su contenido sujeta situaciones particulares que pretende modificar, extinguir o crear y dicha manifestación le apareja la fuerza ejecutiva que de este emana. Con relación a los de carácter general, se dirá que estos no tienen un destinatario determinado y aunque pueden en ocasiones crear situaciones particulares, su alcance es indeterminado entendiendo esto como la característica de generalidad y abstracción sobre los sujetos. [2]”. PROYECTO ESPECÍFICO DE REGULACIÓN: Para efectos del presente procedimiento, se entiende por proyecto específico de regulación, todo proyecto de acto administrativo de contenido general y abstracto que pretenda ser expedido por la directora (a) General, dado que es solo sobre dichos actos que recae el deber de publicidad contenido en el artículo 2.1.2.1.25, del Decreto 1082 de 2015, el Decreto 270 de 2017 y las Resoluciones Nos.01081 y 1623 de 2017, respectivamente.

1. SANTOFIMIO Gamboa, Jaime Orlando. Tratado de Derecho… Ob. Cit. 126. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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2. El acto administrativo de carácter general es aquel que lo conoce la doctrina como el acto reglamento, véas8bid.bid... 181.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ▪ Ver Formato Externo Agenda Regulatoria Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP. ▪ Ver Formato Externo de Memoria Justificativa Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP. ▪ Ver Formato de Análisis de Impacto Normativo Completo del Departamento de Planeación Nacional -DNP. ▪ Ver Formato de Análisis de Impacto Normativo Simple del Departamento de Planeación Nacional -DNP. ▪ Ver Infografía del Análisis de Impacto Normativo Simple del Departamento de Planeación Nacional -DNP. ▪ Ver Infografía del Análisis de Impacto Normativo Completo del Departamento de Planeación

Nacional -DNP. ▪ Ver Instructivo Control Legalidad v1 IT1.P3.GJ

8. RELACIÓN DE FORMATOS: CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.P3.GJ Formato para firma del Director (a).

9. ANEXOS

N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio Se actualizan las políticas de Operación 3.10 y 3.11 incluyendo la especificación 01/02/2024 P3. GJ Versión 5 de 9 días hábiles.

Se agregó política de operación 3.3. Obligatoriedad de incluir los proyectos de regulaciones previsibles que expedirá anualmente el Instituto y las actividades que desarrollan la agenda regulatoria y se precisaron las actividades de publicación de actos administrativos de carácter general y abstracto. Se unificaron las actividades 2 y 3 y 16 y 17, eliminaron las actividades 8, 9, 10, 11

17/02/2023 P3. GJ Versión 4 y 12. Se incluye el requisito de contar con Formato Externo de Memoria Justificativa Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP para los actos administrativos de carácter general y abstracto. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA

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Fecha Versión Descripción del Cambio Se incluye requisito de Análisis de Impacto Normativo-AIN, para la modificación o creación de actos administrativos que regulen trámites. Se elimina el formato de seguimiento a consulta ciudadana de proyectos de actos administrativos de contenido general y abstracto F2.P3.GJ, en atención a que la consulta ciudadana se realiza a través de pág. Web del ICBF y se da respuesta a través de correo electrónico o a través del Sistema Único de Consulta PúblicaSUCOP. Se crea actividad de remisión y publicación del inventario normativo del ICBF en la pág. Web, que permite la consolidación y fácil consulta de la regulación institucional. Se ajusta la política de operación 3.5, cambiando el nombre de los procedimientos a los que hacía referencia, ya que éstos fueron reemplazados por el Procedimiento para el Diseño y Desarrollo de Servicios del ICBF. Igualmente, se ajustó la actividad

29/10/2020 P3. GJ Versión 3 6, en atención a que la publicación del acto administrativo de carácter general y abstracto para consulta ciudadana lo realizará la Dirección de Servicios y Atención, se incluyó la actividad 9 con el fin de recibir certificación de publicación del acto administrativo de carácter general y abstracto para consulta ciudadana. Se incorporan las políticas 3.4 y 3.5 y las actividades que garantizan la participación ciudadana en los proyectos de actos administrativos de contenido general y 10/05/2019 P3. GJ Versión 2 abstracto, dando cumplimiento al Artículo 2.1.2.1.25 del Decreto 1081 de 2015, modificado y adicionado por el Decreto 270 de 2017 y Resoluciones 01081 del 18 de abril de 2017 y, 01623 del 02 de junio de 2017. 01/11/2016 P3. GJ Versión 1 Se reformula el nombre del procedimiento y se aclaran algunas actividades. Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 21/10/2016 N/A 8080 del 11 de agosto de 2016, se realiza el cambio de formato del procedimiento. El código anterior del procedimiento era el PR4.MPA2 v.6 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA