ICBF - p41.gf procedimiento informe boletin deudores morosos del estado v3

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GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO BOLETIN DEUDORES MOROSOS DEL ESTADOVersión 3 Página 1 de 8

BDME

1. OBJETIVO Determinar las actividades requeridas por el ICBF, para realizar el reporte en el Boletín Deudores Morosos del Estado (BDME), a través de los formularios establecidos por la Contaduría General de la Nación (CGN), con el fin de trasmitir la información idónea.

2. ALCANCE Inicia con la solicitud de la información de los deudores a favor del ICBF.

Termina con la publicación del informe del Boletín Deudores Morosos del Estado-BDME trasmitido a la contaduría General de la Nación-CGN Aplica para Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, Grupo Financiero Sede de la Dirección General (GFSDG) y las Direcciones Regionales.

3. POLITICAS DE OPERACIÓN: 3.1. Se informa la suma del valor de la obligación principal y los demás valores originados como consecuencia de la misma, tales como intereses corrientes, intereses de mora, comisiones, sanciones, entre otros, cuya cuantía supera los cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) y que adicionalmente se encuentre en mora por un período superior a seis (6) meses, o que habiendo suscrito un acuerdo de pago, lo haya incumplido de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 20 de la Ley 1066 de 2006. 3.1.1. Las obligaciones por reportar por parte de cada Dirección Regional y por el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, corresponde a las siguientes carteras,

siempre y cuando cumplan con las condiciones antes mencionadas: TIPO DE CARTERA DOCUMENTO FUENTE DE LA INFORMACION Cartera 3% Resolucion y/o Mandamiento de Pago Prestamos de Vivienda Pagare (Titulo) Multas Mintic Resolucion y/o Mandamiento de Pago ADN Sentencia/Acta defensor de Familia Otras Carteras Resolucion y/o Mandamiento de Pago 3.2. La unidad de medida será en pesos 3.3. Las áreas responsables de reportar la información referente al Boletín de Deudores Morosos del Estado-BDME en cada Dirección Regional son: Grupo Jurídico y Oficina de Recaudo y para la Regional Bogotá, Grupo de Recaudo, y en el Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General-GFSDG son: Dirección de Gestión Humana, Grupo de Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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BDME Jurisdicción Coactiva de la Oficina Asesora Jurídica-OAJ y Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera, los cuales deberán enviar comunicación escrita (correo electrónico o certificado a la última dirección reportada por el deudor) a los deudores morosos con más de 20 días de anticipación al reporte semestral. Con esta medida los deudores podrán demostrar o efectuar el pago de la obligación, así como para controvertir las obligaciones (según artículo 14 de la resolución 037 de febrero de 2018 de la CGN).

3.3.1. Serán los responsables de la información consolidada reportada del Boletín: el Representante Legal de la entidad, de manera conjunta con el Contador de la entidad o quien haga sus veces (según resolución No. 037 del 05-02-2018 de la CGN artículo 2). 3.3.2. Para las Direcciones Regionales del ICBF, serán responsables de la información enviada, el Director de la Regional, Coordinador Financiero, Coordinador Jurídica y el servidor público asignado con la responsabilidad de Contador, para las Direcciones Regionales de Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada, el Coordinador del Grupo de Gestión de Soporte y para Grupo Financiero Sede de la Dirección General, Coordinador Financiero, Coordinador de Coactiva, Director de Gestión Humana y el servidor público asignado con la responsabilidad de Contador. 3.4. Las Direcciones Regionales respaldarán la información del Boletín de Deudores Morosos del Estado-BDME suministrada en los diferentes formatos en Excel establecidos por la CGN, con la respectiva certificación, indicando la fecha de corte del reporte. FORMATO CERTIFICACION BOLETIN DEUDORES DEL ESTADO 3.4.1. En caso de no existir terceros a reportar, las Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General, deberán manifestar mediante certificación establecida en el FORMATO CERTIFICACIÓN BOLETIN DEUDORES DEL ESTADO SIN TERCEROS. 3.4.2. Las Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General, deberán certificar los incumplimientos de los acuerdos de pago en el semestre

reportado en el FORMATO CERTIFICACION INCUMPLIMIENTOS ACUERDOS DE

PAGO BOLETIN DEUDORES DEL ESTADO. 3.4.3. Las Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General, deberán certificar los no incumplimientos de los acuerdos de pago en el semestre reportado en el FORMATO CERTIFICACION DE NO INCUMPLIMIENTOS ACUERDOS DE PAGO BOLETIN DEUDORES DEL ESTADO 3.5. El profesional asignado con responsabilidades de Contador de cada Dirección Regional y Grupo Financiero Sede de la Dirección General GFSDG, preparará y revisará la información en referencia, la cual deberá ser enviada mediante correo electrónico al Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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BDME profesional de apoyo asignado en el Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, adjuntando los formularios debidamente diligenciados, teniendo en cuenta lo siguiente: 3.5.1. Las personas naturales se identificarán con el número de cedula de ciudadanía, número de tarjeta de identidad, registro civil, pasaporte o cédula de extranjería. 3.5.2. Las personas jurídicas con: número de identificación tributario (Nit), (sin puntos, guiones, o notación científica) sociedad extranjera sin Nit en Colombia (sin puntos, guiones, o notación científica). 3.5.3. Para el envío de la información, no duplicar registros, es decir que una misma entidad reporte registros con igual concepto, igual tipo de deudor (persona natural o jurídica),

igual Nit e igual número de obligación. 3.5.4. En el número de identificación no usar caracteres especiales. 3.5.5. Toda obligación reportada en el BDME debe tener un número de asignación necesario para reportar y retirar. No se debe escribir palabras como: NO TIENE, DESCONOCIDO, XXXX, Nit genérico 999999999. 3.5.6. Verificar que el número de identificación no sea igual al valor de la deuda, o que al cargar el campo correspondiente no tenga notación científica o éste escrito como exponencial. 3.5.7. Las Direcciones Regionales y el Grupo Financiero Sede de la Dirección General GFSDG, deberán enviar comunicado previamente al deudor en donde se anuncie que será publicado en el BDME, para que cancele la obligación, gestione un acuerdo de pago, o pueda controvertir las obligaciones. 3.5.8. Se debe verificar las entidades públicas en liquidaciones registradas en el CHIP, publicadas en la WEB de la Contaduría General de la Nación CGN, las cuales no deben ser reportadas en el BDME.

4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro actividad Inicio Solicitud de los deudores a las áreas de • Formato en Excel Cobro Coactivo, Oficina Jurídica y Oficina CGN2009-BDM Ede Recaudo de las regionales, el Grupo Profesional asignado REPORTEFinanciero de la Sede de la Dirección con responsabilidades SEMESTRAL

1. Solicitar listado de General solicita la información a: Gestión de Contador/ Dirección CGN2009 deudores Humana, Grupo de Jurisdicción Coactiva Regional y GFSDG • Formato en Excel

y Grupo de Recaudo, con la fecha de CGN2009corte correspondiente al periodo a INCUMPLIMIENTO_ reportar y en el formato en Excel ACUERDO_DE Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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BDME Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro actividad establecido por la Contaduría General de PAGO SEMESTRAL la Nación CGN de los deudores que • Formato en Excel cumplen con los requisitos de la norma. CGN2009-BDM ESi existen terceros que ya no tengan la RETIROS condición de deudores morosos, porque pagaron, firmaron un acuerdo de pago o por depuración de la información deberán informar en el formato de retiros. • Formato en Excel Recibir la información de aporte 3% e CGN2009-BDM Eintereses corrientes, según las políticas REPORTEProfesional asignado de operación definidas, ADN, multas, SEMESTRAL Recibir la con responsabilidades

2. Créditos de Vivienda y Otras Carteras. CGN2009 información de Contador/ Dirección • Formato en Excel Regional y GFSDG La información debe ser entregada, según INCUMPLIMIENTO_ al corte del semestre (mayo y noviembre). ACUERDO_DE PAGO SEMESTRAL Verificar y revisar los deudores de la información recibida de las áreas de

Cobro Coactivo, Oficina Jurídica y Oficina de Recaudo de las regionales, para el Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General Corresponde a la información remitida por la Dirección de • Formato en Excel Gestión Humana, Grupo de Jurisdicción CGN2009-BDM E3 Coactiva y Grupo de Recaudo de la REPORTEP.C. Dirección Financiera, revisar que los Profesional asignado SEMESTRAL Verificar y revisar deudores cumplan con los requisitos con responsabilidades CGN2009 los deudores establecidos por la Contaduría General de Contador/ Dirección • Formato en Excel de la Nación CGN (5) S.M.L.V y (6) meses Regional y GFSDG INCUMPLIMIENTO_ en Mora. ACUERDO_DE

PAGO SEMESTRAL

¿Cumple? SI: Pasa a la actividad 4 NO: Devolver la documentación vía correo electrónico y solicitar los ajustes correspondientes. vuelve a la actividad 1 Enviar los formatos en Excel • Formato en Excel Profesional asignado CGN2009-BDM ECGN-BDME-REPORTEcon responsabilidades REPORTESEMESTRALCGN2009 de Contador/ Dirección SEMESTRAL Regional y GFSDG CGN2009

4. INCUMPLIMIENTO_ACUERDO_DE • Formato en Excel Enviar formatos PAGO SEMESTRAL del BDME INCUMPLIMIENTO_ en Excel y ACUERDO_DE Certificaciones CGN2009-BDME RETIROS PAGO SEMESTRAL de BDME • Formato en Excel a su respectivo profesional de apoyo del CGN2009-BDME Grupo de Contabilidad de la Dirección RETIROS

Financiera en la fecha designada por la • Formato Coordinación del Grupo de Contabilidad Certificación Boletín (cronograma de actividades), por vía Deudores Morosos correo electrónico. del Estado Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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BDME Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro actividad • Formato Enviar certificaciones de: Boletín Deudores Certificación Boletín Del Estado, Boletín Deudores Del Estado Deudores Morosos Sin Terceros, Incumplimientos Acuerdos del Estados sin De Pago Boletín Deudores Del Estado, De terceros No Incumplimientos Acuerdos De Pago • Formato Boletín Deudores Del Estado Certificación Incumplimientos Acuerdos de Pago Boletín Deudores Morosos del Estado

• Formato

Certificación de NO Incumplimientos Acuerdos de Pago Boletín Deudores Morosos del Estado Revisar el contenido de los formatos enviados de las Regionales y el GFSDG, de acuerdo con los requisitos • Formato en Excel establecidos por la Contaduría General de CGN2009-BDM Ela Nación CGN, en los formatos REPORTECGN2009-BDME-REPORTESEMESTRAL Revisar actualización SEMESTRAL y CGN2009_ CGN2009 de deudores INCUMPLIMIENTO_ACUERDO_DE Profesional Grupo de • Formato en Excel

5. morosos en Boletín PAGO SEMESTRAL. Contabilidad Dirección INCUMPLIMIENTO_ P.C Deudores del Estado Financiera ACUERDO_DE BDME ¿Cumple? PAGO SEMESTRAL • Formato SI: Pasa a la actividad 6. Certificación Boletín Deudores Morosos NO: Devolver la documentación vía correo del Estado electrónico y solicitar los ajustes correspondientes, vuelve a la actividad 4. • Consolidación Consolidar y trasmitir la información Boletín Deudores recopilada de todas las Direcciones Morosos del Estado Regionales y GFSDG del ICBF, para Consolidar y validación con CHIP de la CGN. • Formatos CGN2009trasmitir a la BDME-REPORTEContaduría Profesional Grupo SEM ESTRAL

6. Generar y validar el Archivo Plano por General de la Contabilidad Dirección CGN2009_ medio del aplicativo CHIP.

Nación, la Financiera • INCUMPLIMIENTO_ información del ACUERDO_DE Trasmitir el archivo plano por vía BDME PAGO SEMESTRAL electrónica a la Contaduría General de la Nación CGN y guardar y/o imprimir las pantallas soportes de la transmisión. • Histórico de envíos Enviar a las Direcciones Regionales y Profesional Grupo www.chip.gov.co GFSDG el archivo consolidado definitivo, Contabilidad Dirección • Reporte consolidado Enviar y transmitir trasmitido a la Contaduría General de la Financiera de Boletín Deudores 7 Nación. archivo final Morosos del Estado BDME Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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BDME Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro actividad Se imprime la información del BDME, con Profesional asignado • Consolidación las certificaciones establecidas, con todas con responsabilidades Boletín Deudores las firmas de los responsables y se envía de Contador/ Dirección Morosos del Estado en PDF, por correo electrónico al Regional y GFSDG • Formato en Excel profesional de Apoyo de la Dirección CGN2009-BDMERegional y/o Grupo Financiero Sede de la REPORTEEnviar formato Dirección General SEMESTRAL consolidado y CGN2009 8. certificaciones • Formato en Excel

BDME INCUMPLIMIENTO_

ACUERDO_DE

PAGO SEMESTRAL

• Formato

Certificación Boletín Deudores Morosos del Estado Publicar el informe en el portal web y dar Publicar el a conocer vía correo electrónico a las Trasmisión Boletín informe del entidades públicas y otros interesados, el Profesional Grupo Deudores Morosos Boletín Deudores link de acceso para su consulta. (la Contabilidad Dirección del Estado Chip 9. del Estadoinformación se presenta a corte Financiera BDME semestral) FIN

P.C: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Contar con el Boletín consolidado de los Deudores Morosos del Estado, en los formatos establecidos para la trasmisión del Chip de la Contaduría General de la Nación. • CGN2009_BDME_REPORTE_SEMESTRAL,

• CGN2009_BDME_INCUMPLIMIENTOS_ ACUERDO_PAGO_SEMESTRAL • CGN2009_BDME_RETIROS • CGN2009_BDME_CANCELACION_ACUERDOS_DE _PAGO • CGN2011_BDME_ACTUALIZACION

6. DEFINICIONES Boletín de Deudores Morosos del Estado BDME: es la relación de las personas naturales y jurídicas que tienen obligaciones contraídas con el Estado cuya cuantía supera los cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) y se encuentran en mora por un período superior a seis (6) meses, que consolida la Contaduría General de la Nación con base en la información que trasmiten las entidades públicas a través del sistema CHIP.

Este boletín contiene la identificación del deudor moroso, el número y valor de la obligación y la identificación de la entidad pública que lo reporta. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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BDME Publicación del BDME: revelación, a través de la página Web de la Contaduría General de la Nación, de la información consolidada de los deudores morosos del Estado a una fecha de corte, la cual puede ser consultada en www.contaduria.gov.co , sección BDMEConsulta deudores morosos, digitando la identificación de la persona natural o jurídica que lo requiera.

Acuerdo de pago: Se entenderá como acuerdo de pago, el acuerdo de voluntades

celebrado entre el deudor moroso y la entidad pública para establecer la forma y condiciones del pago de obligaciones contraídas por la persona natural o jurídica. Dicho acuerdo se constituye en una de las condiciones para no estar reportado en el BDME. Reporte de acreencias a favor del Estado: Para todos los efectos del proceso de reporte y consolidación de la información del BDME, las acreencias a favor del Estado serán las que correspondan a los saldos de los derechos reconocidos y revelados en pesos, a una fecha de corte, en las subcuentas de los grupos 13-Rentas por Cobrar y 14-Deudores, del Catálogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, así como los valores revelados en las subcuentas 831535Rentas por cobrar y 831536-Deudores, de la clase 8Cuentas de Orden Deudoras, que representan derechos que han sido retirados de las subcuentas de los grupos del activo anteriormente señalados, cuya posibilidad de recuperación es incierta, pero que aún prestan mérito ejecutivo y la entidad los controla en estos conceptos.

Deudor Moroso Del Estado: Persona natural o jurídica que, a cualquier título, a una fecha de corte, tiene contraída una obligación con un ente público de cualquier orden o nivel, cuya cuantía supera los cinco (5) SMMLV y una mora superior a seis (6) meses.

CGN: Contaduría General de la Nación

CHIP: Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública.

NSIR: Nuevo sistema de información de Recaudo SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera. Herramienta modular autorizada que integra y Estandariza el registro de la gestión financiera pública con el fin de

propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la nación y de sus entidades descentralizadas y de brindar información oportuna y Confiable.

GFSDG: Grupo Financiero Sede de la Dirección General

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ver Matriz de Requisitos Legales ICBF. • Ley 901 de 2004 artículo 4 Parágrafo 3 “Por medio de la cual se prorroga la vigencia de la Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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BDME Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la Ley 863 de 2003 y se modifican algunas de sus disposiciones”. • Ley 1066 del 2006: “Por el cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones”. • Ley 1266 de 2008 artículo 2, numerales 5 y 6: “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones “ • Sentencia C-1083 de 2005 "Declara inexequibles los incisos 2º y 4º del parágrafo 3º del artículo 2º de la ley 901 de 2004 y declara inexequibles los incisos 1º, 3º y 5º del parágrafo

3º del artículo 2º de la ley 901 de 2004. • Decreto 3361 de 2004: "Por el cual se reglamenta el parágrafo 3º del artículo 4º de la Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por el artículo 2º de la Ley 901 de 2004". • Resolución No. 037 de 2018: Por medio de la cual se fijan los parámetros para el envío de información a la Contaduría General de la Nación relacionada con el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME).

8. RELACIÓN DE FORMATOS: CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.P41.GF Formato certificación boletín deudores morosos del estado F2.P41.GF Formato certificación boletín deudores morosos del estado sin terceros F3.P41.GF Formato certificación incumplimientos acuerdos de pago boletín deudores morosos del estado F4.P41.GF Formato certificación de no incumplimientos acuerdos de pago boletín deudores morosos del estado

9. ANEXOS: N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio N/A N/A Se establece el procedimiento inicial para el reporte del Boletín de Deudores Morosos del Estado. 13/03/2019 1 Se actualiza alcance, se incluyen políticas de operación, se actualiza descripción de actividades, definiciones, se incluyen formatos de certificación 02/07/2020 2 Se actualizan actividades 1, 2, 5, 7, 8

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