ICBF - p42.gf procedimiento libro legalizacion de gastos v2

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PROCEDIMIENTO LIBRO LEGALIZACIÓN DE GASTOS Versión 2 Página 1 de 4

1. OBJETIVO El presente Procedimiento tiene por finalidad definir las actividades para la elaboración, consolidación y archivo del Libro de Legalización de Gastos, requerido por la Contraloría General de la Republica.

2. ALCANCE Inicia con la generación del Reporte mensual Auxiliar Detallado, por Cuenta en el Sistema SIIF Nación, de las Direcciones Regionales y el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, y finaliza con el cargue en File Server del Formato Libro de Legalización de Gastos firmado en PDF.

Aplica para Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Direcciones Regionales.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1 Generar mensualmente el Formato Libro de Legalización de Gastos. 3.2 La legalización de gastos se deberá reportar trimestralmente al Grupo de Contabilidad de la Dirección General, sin importar que se refleje o no saldo en las cuentas de Bienes o Servicios, Pagados por Anticipado y/o Avances y Anticipos Entregados en el formato libro de legalización de gastos 3.3 En caso de que los saldos de las cuentas de Bienes o Servicios, Pagados por Anticipado y/o Avances y Anticipos Entregados en el formato libro de legalización de gastos, reflejen saldos cero, de igual forma deberá ser remitidos debidamente aprobado. 3.4 Los Coordinadores financieros, deben velar por que trimestralmente se elabore y se envíe de manera oportuna, el Formato Libro de Legalización de Gastos, el cual debe ser

diligenciado y firmado por el Servidor público a quien se le asigno las responsabilidades de contador, profesional Analista de Presupuesto, profesional con funciones de pagador y coordinador financiero, en las Direcciones Regionales y en el Grupo Financiero Sede de la Dirección General. 3.5 Las Direcciones Regionales y el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, deberá informar a las áreas que generaron el pago del Bien o Servicio, Pagado por Anticipado y/o Avances y Anticipos Entregados, para que se adelante su legalización. 3.6 De acuerdo con lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública, de la Contaduría General de la Nación, Capitulo II, Sección VIII, Numeral 9.2.4 “La conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse a elección del Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. Los datos proporcionados serán tratados de acuerdo a la política de tratamiento de datos personales del ICBF y a la Ley 1581 de 2012 .

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PROCEDIMIENTO LIBRO LEGALIZACIÓN DE GASTOS Versión 2 Página 2 de 4 representante legal, en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta”

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio Profesional que Generar mensualmente del Sistema SIIF Nación desempeña las funciones Generar el Reporte Auxiliar Detallado por Cuenta Bien o Reporte Auxiliar de Contador en la

1 reporte auxiliar Servicio Pagado por Anticipado y/o Avances y Contable Detallado Dirección Regional y/o detallado Anticipos Entregados de la PCI. por Cuenta. Grupo Financiero Sede de la Dirección General. Ingresar información en todos los campos Profesional que requeridos por el formato Libro de Legalización desempeña las de Gastos de las cuentas Bien o Servicio Pagado Ingresar funciones de Contador Formato Libro de por Anticipado y/o Avances y Anticipos 2 información al en la Dirección Regional Legalización de Entregados formato y/o Grupo Financiero Gastos Excel Sede de la Dirección Verificar que las cifras estén registradas en General pesos Enviar vía correo electrónico el formato Libro de Profesional que Legalización de Gastos en Excel diligenciado al desempeña las funciones Formato Libro de 3 Enviar formato profesional de apoyo en el Grupo de de Contador en la Legalización de Contabilidad en la fecha establecida según el Dirección Regional y/o Gastos Excel cronograma de actividades del Grupo de Grupo Financiero Sede de Contabilidad. la Dirección General Revisar y Verificar la información contenida en el Formato Libro de Legalización de Gastos Excel remitido por la Dirección Regional o GFSDG. Una vez revisada la información remitida por la Dirección Regional o Grupo Financiero Sede de la Dirección General, se debe verificar que la misma sea consistente. Profesional de Apoyo 4 ¿Cumple? Asignado Grupo de Formato Libro de Revisar y verificar Contabilidad/Dirección Legalización de P.C Formato SI: Pasa a la actividad 5. General Gastos Excel NO: se entenderá como no enviado el formato Libro de Legalización de Gastos en Excel

diligenciado y se informara vía correo electrónico al Profesional que desempeña las funciones de Contador en la Dirección Regional y/o Grupo Financiero Sede de la Dirección General que se deberán realizar las correcciones correspondientes, y vuelve a la actividad 2. Consolidar la información del Formato del Libro Consolidar de Legalización de Gastos de las cuentas Bien o Profesional Grupo Formato Libro de 5 Formato Servicio Pagado por Anticipado y/o Avances y Contabilidad/Dirección Legalización de Anticipos de todas las Regionales y Grupo General Gastos consolidado Financiero Sede de la Dirección General Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. Los datos proporcionados serán tratados de acuerdo a la política de tratamiento de datos personales del ICBF y a la Ley 1581 de 2012 .

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No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Reporte Saldos y movimientos Generar reporte saldos y movimientos por por ECP en SIIF Generar reporte Entidad Contable Publica ECP para ser Profesional NACION saldos y comparado con los saldos del Formato Grupo 6 movimientos por consolidado Libro de Legalización de Gastos con Contabilidad/Dire Formato Libro ECP. el reporte saldos y movimientos por Entidad cción General de Legalización Contable Publica ECP. de Gastos Excel consolidado Reporte Saldos y movimientos

Si los saldos son correctos pasa actividad 8 por ECP en SIIF Verificar la 7 Profesional Grupo NACION información Si no: Devolver vía correo electrónico al Contabilidad/Dirección P.C recibida en los profesional de Apoyo de la Regional y/o al Grupo General Formato Libro de formatos Financiero Sede de la Dirección General para Legalización de ser corregida. Gastos Excel consolidado Profesional que Enviar vía correo electrónico y en PDF el desempeña las Formato Libro Formato del Libro de Legalización de Gastos de funciones de de Legalización las cuentas Bien o Servicio Pagado por Contador en la Enviar de Gastos, con 8 Anticipado y/o Avances y Anticipos, con todas Dirección Formato firmas de las firmas de los responsables al profesional de Regional y/o responsables Apoyo de la Regional y/o Grupo Financiero Sede Grupo Financiero PDF de la Dirección General Sede de la dirección General Revisar Formato Libro de Legalización de Gastos en PDF remitido por la Dirección Regional o Grupo Financiero Sede de la Dirección General que contenga todas las firmas de los responsables (Profesional que desempeña las funciones de Contador, profesional analista de presupuesto, profesional Formato Libro con funciones de pagador y coordinador Verificar la Profesional de Apoyo de Legalización financiero) 9 información y Asignado Grupo de de Gastos, con P.C firmas del Contabilidad/Dirección firmas de ¿Cumple? Formato General responsables PDF SI: Pasa a la actividad 10. NO: Devolver vía correo electrónico al Profesional que desempeña las funciones de Contador en la Dirección Regional y/o Grupo Financiero Sede de la Dirección General para ser

corregida y vuelve a la actividad 8. Profesional de Apoyo Formato de Libro de Cargar formato Cargar Formato Libro de Legalización de Gastos Asignado Grupo de Legalización de Libro de en Excel y PDF firmado en su totalidad a la red 10 Contabilidad/Dirección Gastos PDF y Excel, Legalización de de File Server del Grupo de Contabilidad de la General archivado en file Gastos Dirección General. server.

Fin P.C.: Punto de control Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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PROCEDIMIENTO LIBRO LEGALIZACIÓN DE GASTOS Versión 2 Página 4 de 4 5 . RESULTADO FINAL Reporte de información para la contabilidad del presupuesto general del sector público, y del tesoro, realización Libro de Legalización de Gastos en cumplimiento de la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG07-2016 del 9 de junio de 2016.

6. DEFINICIONES SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera. Herramienta modular autorizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la nación y de sus entidades descentralizadas y de brindar información oportuna y Confiable.

PCI: Posición de Catálogo Institucional

ECP: entidad Contable publica

CGR: Contraloría General de la Republica

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Ver Matriz de Requisitos Legales ICBF. • Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG07-2016 del 9 de junio de 2016. • Oficio Contraloría General de la Republica 2016EE0149933 del 25 noviembre de 2016

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.P42.GF Formato Libro Legalización del Gasto.

9. ANEXOS

N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio N/A N/A Se establece el procedimiento inicial para el libro de gastos trimestrales. 31/07/2019 1 Sea actualizan actividades 1, 3, 4, 5, 7, 8, 9, 10

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