ICBF - p43.gf procedimiento analisis variaciones significativas v1

PROCESO P43.GF 15/08/2019

GESTIÓN FINANCIERA

PROCEDIMIENTO ANALISIS VARIACIONES SIGNIFICATIVAS Versión 1 Página 1 de 4

1. OBJETIVO Elaborar, consolidar y archivar Reporte del Análisis de Variaciones Significativas de la Dirección General, Direcciones Regionales, y el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, requerido por la Contaduría General de la Nación CGN

2. ALCANCE Inicia con la generación del Reporte de saldos y movimientos por PCI en el Sistema SIIF Nación de la Dirección General, Direcciones Regionales, y el Grupo Financiero Sede de la Dirección General, del presente periodo y del periodo inmediatamente anterior y finaliza con el cargue del formato Análisis y Variaciones significativas.

Aplica: para Dirección General, Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la

Dirección General.

3. POLITICAS DE OPERACIÓN: 3.1. Generar Mensualmente el reporte Análisis de Variaciones Significativas. 3.1.1 Variaciones absolutas superiores a $500.000.000 +/- (para Direcciones Regionales Nivel Nacional, Grupo Financiero Sede 3.1.2 A las variaciones relativas superiores al 10% +/-, se les efectuaran las aclaraciones a que halla lugar. 3.2. Los Coordinadores financieros, deben velar por que mensualmente se elabore y se envíe de manera oportuna, el Formato Análisis y Variaciones Significativas, el cual debe ser diligenciado y firmado por el Servidor público a quien se le asigno las responsabilidades de contador, y coordinador financiero, en las Direcciones Regionales y en el Grupo

Financiero Sede de la Dirección General.

3.3. Es responsabilidad del Coordinador Financiero y del Servidor público a quien se le asigno las responsabilidades de contador, validar las variaciones significativas de la Dirección Regional o del Grupo Financiero sede de la Dirección General con las áreas que generan la diferencia e informar oportunamente. 3.4. De acuerdo con lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación, Capitulo II, Sección VIII, Numeral 9.2.4 “La conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse a elección del representante legal, en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta”. 3.5. La unidad de medida será en pesos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio Profesional que desempeña las Reporte Saldos y Generar Reporte saldos y Generar del Sistema SIIF Nación el funciones de Contador en la Movimientos por PCI 1 movimientos por PCI Reporte Saldos y Movimientos del Dirección Regional y/o Grupo actual periodo actual mes actual de la PCI. Financiero Sede de la Dirección General Profesional que desempeña las Reporte Saldos y Generar Reporte saldos y Generar del Sistema SIIF Nación, el funciones de Contador en la Movimientos por PCI 2 movimientos por PCI, Reporte Saldos y Movimientos del

Dirección Regional y/o Grupo anterior mismo mes del periodo mismo mes del periodo anterior del Financiero Sede de la dirección anterior mes actual de la PCI. General Ingresar información en todos los Formato Análisis y Profesional que desempeña las campos requeridos por el formato oficial Variaciones funciones de Contador en la Ingresar información al de Análisis y Variaciones significativas 3 Dirección Regional y/o Grupo significativas en Excel formato Financiero Sede de la Dirección Verificar que las cifras estén registradas General en pesos Enviar el formato de Análisis y Profesional que desempeña las Formato Análisis y Variaciones Significativas en Excel funciones de Contador en la Variaciones Enviar formato de Análisis diligenciado, y remitirlo al profesional significativas en Excel Dirección Regional y/o Grupo 4 y Variaciones de apoyo en el Grupo de Contabilidad Financiero Sede de la Dirección Significativas en la fecha establecida según el General cronograma de actividades del Grupo de Contabilidad. Revisar el Formato de Análisis y Profesional de Apoyo Asignado Formato Análisis y Variaciones significativas en Excel Grupo de Contabilidad/Dirección Variaciones remitido por la Dirección Regional o General significativas en Grupo Financiero Sede de la Dirección Excel General. Una vez revisada la información remitida por la Dirección Regional o Grupo Financiero Sede de la Dirección General, Revisar Formato Análisis se debe verificar que la misma sea 5.P.C y Variaciones consistente. Significativas en Excel ¿Cumple? SI: Pasa a la actividad 6. NO: Se informará al profesional encargado quien deberá realizar las correcciones correspondientes, y vuelve

a la actividad 1. Consolidar la información del Formato Profesional Grupo Formato Análisis y Consolidar Formato de Oficial Análisis y Variaciones Contabilidad/Dirección General Variaciones

6. Análisis y Variaciones significativas en Excel de todas las significativas en Excel significativas Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Profesional Grupo Reporte Saldos y Contabilidad/Dirección General movimientos por ECP Generar reporte saldos y movimientos en SIIF NACION Generar reporte saldos por ECP, para ser comparado con los 7. y movimientos por ECP. saldos del Formato consolidado Análisis Formato consolidado y Variaciones significativas. Análisis y Variaciones significativas en Excel Verificar los saldos del Formato consolidado Análisis y Variaciones significativas que coincidan con el reporte de saldos y movimientos por ECP. Reporte Saldos y movimientos por ECP Verificar la información Si la información coincide pasa actividad en SIIF NACION recibida en los formatos Profesional Grupo 8.P.C 9 de Análisis y Variaciones Contabilidad/Dirección General Formato consolidado

Significativas Si no: Análisis y Variaciones significativas en Excel Devolver al profesional de Apoyo de la Regional o al Grupo Financiero Sede de la Dirección General para ser corregida y

regresar a la actividad 7. Profesional que desempeña las Formato Análisis Enviar Formato de Enviar el Formato Oficial del Análisis y funciones de Contador en la y Variaciones 9 Análisis y Variaciones Variaciones significativas, con todas las Dirección Regional y/o Grupo significativas, con significativas firmado firmas de los responsables, al profesional Financiero Sede de la dirección firmas de encargado del grupo de Contabilidad General responsables PDF Verificar el Formato Análisis y Profesional de Apoyo Asignado Formato Análisis y Variaciones significativas en PDF, Grupo de Contabilidad/Dirección Variaciones remitido por la Dirección Regional o General significativas, con Grupo Financiero Sede de la Dirección firmas de General que contenga todas las firmas responsables PDF de los responsables (Profesional que desempeña las funciones de Contador, y Verificar Firmas del Coordinador Financiero) 10.P.C Formato de Análisis y Variaciones significativas ¿Cumple? SI: Pasa a la actividad 11. NO: Devolver al profesional quien deberá realizar las correcciones correspondientes, y vuelve a la actividad 9. Profesional de Apoyo Asignado Formato de Cargar el Formato Análisis y Variaciones Grupo de Contabilidad/Dirección Análisis y Cargar en File Server el significativas en Excel y PDF, firmado en General Variaciones 11 formato Análisis y su totalidad a la red de File Server del significativas en Variaciones significativas Grupo de Contabilidad de la Dirección PDF y Excel, General. archivado en file server.

Fin P.C: Punto de Control Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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5. RESULTADO FINAL: Consolidado del Reporte en el Formato CGN2016C01

VARIACIONES SIGNIFICATIVAS.

6. DEFINICIONES SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera. Herramienta modular autorizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la nación y de sus entidades descentralizadas y de brindar información oportuna y Confiable.

PCI: Posición de Catálogo Institucional

ECP: Entidad Contable publica

CGN: Contaduría General de la Nación

7. DOCUMENTOS DE RFERENCIA • Ver Matriz de Requisitos Legales ICBF • Resolución 706 del 16 de diciembre de 2016 • Resolución No. 97 de 15 de marzo de 2017

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.P43.GF Formato Análisis y Variaciones Significativas.

9. ANEXOS: N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio N/A N/A Se establece el procedimiento inicial para el reporte de Análisis y Variaciones Significativas Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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