ICBF - p43.sa procedimiento infraestructura inmobiliaria proyectos de la misionalidad icbf infraestructuras no propias v5

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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN INFRAESTRUCTURA INMOBILIARIA PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE LA Versión 5 Página 1 de 6

MISIONALIDAD DEL ICBF – INFRAESTRUCTURAS NO PROPIAS

1. OBJETIVO: Definir las actividades necesarias para realizar la identificación, asistencia técnica y seguimiento de los proyectos de infraestructura de acuerdo con los lineamientos institucionales y normatividad legal vigente, para la operación y funcionamiento de los servicios misionales de Bienestar a cargo del ICBF.

2. ALCANCE: Inicia con la recepción de la solicitud o identificación de una necesidad relacionada con temas de infraestructura inmobiliaria, continua con la realización de visitas técnicas en el caso de requerirse, emisión de conceptos técnicos y finaliza con el seguimiento de los mismos.

Aplica: A nivel nacional y regional.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1 Se debe identificar por parte de los municipios y/o entes territoriales interesados en la financiación de proyectos las necesidades en materia de infraestructura con el fin de estructurar el proyecto conforme a la normatividad aplicable y los lineamientos del ICBF (Primera Infancia, Sistema de Responsabilidad Penal y Adolescencia y Juventud), bajo los parámetros de la normatividad vigente y los documentos G1.P64.SA “Guía técnica de infraestructura para centros zonales con calidad” y G1.SA “Guía de Implementación de Proyectos de Infraestructuras de Atención a Primera Infancia -GIPI-” 3.2 Cuando el ICBF realice alianzas con municipios, entes territoriales y/o terceros cooperantes para

la incorporación de recursos a los proyectos, solo podrán ejecutarse mediante la realización de contratos y/o convenios. 3.3 En los casos que se requiera para garantizar la operación del servicio, el ICBF podrá a través del mecanismo de asistencia técnica emitir concepto de cumplimiento frente a los estándares del ICBF por parte del Grupo de Infraestructura Inmobiliaria de la Dirección Administrativa. En ese sentido y por tratarse de proyectos de infraestructuras no propias el recibo de las obras será responsabilidad del interventor de obra y del contratante de las mismas. 3.4 Para la elaboración de procesos contractuales referidos en el numeral 3.2 de contratos interadministrativos o convenios se requiere incluir en el proyecto: antecedentes, necesidad, objetivo, alcance, presupuesto, condiciones técnicas. 3.5 Para operar las modalidades del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes que son entregados al ICBF en comodato o mediante contrato interadministrativo, se requerirá previo al otorgamiento de la licencia de funcionamiento, el concepto de operabilidad emitido por la Dirección Administrativa; en el evento en que dicha dependencia emita concepto negativo, al considerar que la infraestructura no cumple con los requisitos exigidos para la modalidad y población, la misma, en aras de determinar la fecha en la que el inmueble se encontrará listo para ser operado, elaborará un plan de acción en coordinación con la Dirección Regional correspondiente, en el que se fijará el plazo para su seguimiento y cumplimiento. Cuando los inmuebles sean propiedad de los entes Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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MISIONALIDAD DEL ICBF – INFRAESTRUCTURAS NO PROPIAS territoriales y la no acreditación de los requisitos por parte del operador haga referencia a las condiciones de infraestructura, el Director Regional, una vez presentado y aprobado el plan de acción en coordinación con los entes territoriales, les solicitará a estos, la adecuación de los inmuebles, para subsanar el incumplimiento lo antes posible y remitirá copia de la solicitud a la Procuraduría General de la Nación. 3.6 En el caso de infraestructuras de atención a la Primera Infancia que serán operados por el ICBF, se requiere en la etapa de diseños el aval al proyecto arquitectónico y al finalizar la etapa de construcción, el concepto favorable para la entrada en operación, frente al cumplimiento de los parámetros establecidos en el documento G1.SA Guía de Implementación de Proyectos de Infraestructuras de Atención a Primera Infancia -GIPI-”, por parte de la Dirección Administrativa. 3.7 En los casos en que el ICBF cofinancie o financie los proyectos, el Grupo de Infraestructura Inmobiliaria deberá: Realizar las actividades precontractuales relacionadas en el documento “P5.ABS PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD E INICIO DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN” y “MO1.ABSMANUAL DE CONTRATACIÓN”, en los casos en que el ICBF cofinancie o financie los proyectos. Gestionar los trámites de desembolsos correspondientes de acuerdo con el documento “P18.ABS

PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS SUSCRITOS POR EL ICBF” Realizar las actividades contractuales, tales como seguimiento y modificaciones, las cuales están relacionadas en los documentos “MO1.ABS MANUAL DE CONTRATACIÓN”, “P18.ABS PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS SUSCRITOS POR EL ICBF” Y “P10.ABS PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE MODIFICACIONES CONTRACTUALES” Asistir a comités técnicos y operativos de los convenios o contratos interadministrativos para la verificación de aspectos técnicos contractuales, de programación, avances, requerimientos entre otros. Realizar la Organización, foliación y proyección de memorando para la remisión de expedientes de ejecución de proyectos a la Dirección de Contratación. Realizar las actividades de legalización de acuerdo con lo relacionado en el documento “P67.SA PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIÓN DE OBRAS EN INMUEBLES PROPIOS Y A CARGO DE LA ENTIDAD” , actividades de liquidación de acuerdo con lo relacionado en los documentos “P20.ABS PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CONTRATO, CONVENIO Y/O ÓRDENES DE COMPRA Y CIERRE DE CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL” y “MO1.ABS MANUAL DE CONTRATACIÓN”, cuando aplique. Realizar requerimientos, y seguimiento a observaciones (posventas) que presenten las infraestructuras, desde su recibo, amparadas en las garantías contractuales, proyectando Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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MISIONALIDAD DEL ICBF – INFRAESTRUCTURAS NO PROPIAS solicitudes a las aseguradoras para el trámite de siniestros de pólizas amparados en la estabilidad de las obras. Realización de trámites ante la Dirección de Contratación y/o Grupo Jurídico de las regionales para sancionatorios e incumplimientos que requieran contratos y/o convenios de acuerdo con el

documento “P14.ABS PROCEDIMIENTO MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE

INCUMPLIMIENTO”.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Recibir solicitudes de intervención, conceptos técnicos para la construcción de obra nueva, Profesional del Grupo Comunicación Oficinal adecuación, remodelación y/o dotación de las 1 Recibir solicitudes de Infraestructura infraestructuras no propias para el buen Inmobiliaria Correo electrónico funcionamiento y operación de los programas del ICBF de acuerdo con los lineamientos institucionales.

Profesional del Direccionar las solicitudes al profesional Grupo de 2 Direccionar solicitudes Correo o comunicación correspondiente del grupo de infraestructura. Infraestructura Inmobiliaria Concepto técnico Dependiendo de la solicitud allegada se identifica la F3.P47.SA Formato de necesidad y prioridad del trámite, ejecutando algunas Revisión de de las siguientes acciones: infraestructuras para la atención a la Primera

• Análisis Infancia • Evaluación • Revisión de información F2.P47.SA Formato de

• Revisión del proyecto Arquitectónico verificación de requisitos Profesional del Grupo 3 • Verificación de Planos técnicos. para proyecto Identificar la necesidad de Infraestructura P.C • Verificación de cumplimiento de estándares y

Inmobiliaria normativa ICBF F1.P47.SA Formato de • Verificación informes o documentación revisión de áreas • Realizar visitas técnicas programa arquitectónico según requerimiento ICBF El diligenciamiento de las fichas de verificación para proyectos de Primera dependerá del tipo de infraestructura (Primera Infancia Infancia, Sedes Administrativas, Sistema de Responsabilidad Penal y Adolescencia y Juventud) F17.P5.GTH Formato Informe de Comisión o Desplazamiento Proyectar la respuesta a las solicitudes en los términos establecidos remitiendo al solicitante la lista Comunicación oficial Profesional del Grupo 4 Responder la solicitud de documentos requeridos para la revisión del de Infraestructura proyecto de acuerdo con los lineamientos Correo electrónico Inmobiliaria establecidos por el ICBF. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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MISIONALIDAD DEL ICBF – INFRAESTRUCTURAS NO PROPIAS Nota: En caso de que se requiera realizar una visita técnica para dar respuesta, se deben tener en cuenta los lineamientos establecidos en la actividad No. 6 Realizar Realizar acompañamiento a las entidades

Profesional del Grupo acompañamiento en territoriales, gubernamentales entre otros a las F9.P1.MI Formato Acta de 5 de Infraestructura socializaciones de los socializaciones de proyectos, en los casos en que el reunión o comité Inmobiliaria proyectos ICBF cofinancie o financie los proyectos. Para los casos en que se requiera emitir conceptos técnicos frente a alguna infraestructura, sin que esto reemplace la responsabilidad de los gestores del proyecto y de la interventoría contratada para tal fin, se adelantarán las siguientes actividades: Durante el proceso constructivo, se realizarán visitas de seguimiento para la verificación del estado, avance, programación, cumplimiento de estándares ICBF, calidad de obra, entre otros, articuladas por parte del Grupo de Infraestructura Inmobiliaria, las Direcciones Regionales, la Dirección de Primera Profesional del Grupo Infancia, la Dirección de Protección, la Dirección de de Infraestructura Concepto técnico Adolescencia y Juventud y la Oficina de Inmobiliaria Realizar visitas técnicas 6 Aseguramiento a la Calidad. Se realizarán visitas F17.P5.GTH Formato de seguimiento técnicas en las siguientes etapas del proyecto: Profesional de apoyo o Informe de Comisión o de soporte técnico de Desplazamiento En el 50% de avance. la Dirección Regional En el 90% de avance. En el 100% de avance.

Nota: Si la infraestructura no cumple con los lineamientos, se remite alerta y/o requerimiento al ejecutor y solicitante del proyecto para que realice las respectivas subsanaciones, en el marco de las obligaciones del contrato o convenio interadministrativo.

Previa verificación del cumplimiento de los

lineamientos establecidos por el ICBF, el Grupo de Infraestructura Inmobiliaria deberá, emitir concepto técnico favorable de los proyectos presentados por los municipios, entes territoriales y/o terceros cooperantes interesados en la financiación o Profesional del Grupo Informe técnico Emitir conceptos cofinanciación de proyectos de infraestructura de Infraestructura 7 técnicos Inmobiliaria Comunicación oficial Nota: En caso de que no se cumpla con los lineamientos establecidos por el ICBF, los municipios, entes territoriales y/o terceros cooperantes interesados deberán complementar y/o subsanar las observaciones presentadas y se retoma la actividad No. 1 Revisar en términos jurídicos y legales la Profesional del Grupo Control de Legalidad comunicación proyectada para el seguimiento técnico de Infraestructura Comunicación oficial 8 proyección de por parte de los profesionales del Grupo de Inmobiliaria C o r r e o e l e c trónico P.C solicitudes y/o Infraestructura Inmobiliario y/o Grupo Administrativo o conceptos técnicos grupo de Soporte de la Regional para la firma del Director Administrativo. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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MISIONALIDAD DEL ICBF – INFRAESTRUCTURAS NO PROPIAS El seguimiento se deberá realizar archivando las Comunicación oficial

solicitudes con sus respectivas respuestas Realizar seguimiento a (incluyendo concepto técnico favorable) en la base de Informe técnico Profesional del Grupo las solicitudes datos del Grupo de Infraestructura, el cual se 9 de Infraestructura presentadas y a los encuentra en el siguiente enlace Share Point Base de datos Inmobiliaria conceptos emitidos institucional: Carpeta Share Point GII Enlace base de datos del Grupo de Infraestructura: FIN

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Infraestructuras no propias del ICBF habilitadas funcionalmente para la operación de los programas del ICBF o de terceros y la prestación de servicios administrativos, de acuerdo con los lineamientos institucionales.

6. DEFINICIONES: 6.1 CAE: Centro de Atención Especializada es el establecimiento educativo especializado con condiciones para la privación de la libertad en el cual el adolescente que ha sido sancionado por un Juez con sanción de privación desarrolla un proceso pedagógico y especializado. 6.2 CDI: Centro de Desarrollo infantil es una infraestructura proyectada y construida en el marco de las acciones planificadas de la Estrategia de Cero a Siempre, para promover y garantizar el desarrollo infantil de las niñas y niños en primera infancia. 6.3 FOCALIZACIÓN: Se establece a partir de la identificación de necesidades de la población objetivo, requerimientos especiales, lineamientos técnicos necesarios para la ejecución del proyecto, hasta garantizar la puesta en operación y sostenibilidad de las infraestructuras. 6.4 INFRAESTRUCTURA ADMINISTRATIVA: Se refiere a los inmuebles de propiedad o en uso del ICBF, que albergan los colaboradores del ICBF, entre los que se cuentan: Sede de la Dirección

General, Regionales, Centros Zonales, Unidades Locales y otras unidades administrativas, tales como: CESPA, CASAS DE JUSTICIA, CAIVAS, JUZGADOS DE FAMILIA, etc., desde donde se atienden usuarios del Sistema Nacional de Bienestar Familiar o que hacen seguimiento a los diferentes programas del ICBF a nivel nacional.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: • P30.SA Procedimiento Gestión Ambiental de Proyectos de Infraestructura. • G7.ABS Guía para la adquisición de bienes y servicios de calidad. • P18.ABS Procedimiento de Supervisión de Contratos y Convenios Suscritos por el ICBF. • G1.SA Guía de implementación de proyectos de infraestructura de atención a la primera infancia “GIPI”. • G6.SA Guía para la elaboración de conceptos mínimos y estándares arquitectónicos para la infraestructura del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes en Colombia.

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MISIONALIDAD DEL ICBF – INFRAESTRUCTURAS NO PROPIAS • G1.P64.SA Guía técnica de infraestructura para Centros zonales con calidad. • P5.ABS Procedimiento para la solicitud e inicio del proceso de selección y contratación • MO1.ABS Manual de contratación.

• P10.ABS Procedimiento elaboración de modificaciones contractuales. • P67.SA Procedimiento de legalización de obras en inmuebles propios y a cargo de la entidad. • P20.ABS Procedimiento para la liquidación de contrato, convenio y/o órdenes de compra y cierre de convenios de cooperación internacional. • P14.ABS Procedimiento multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento.

8. RELACIÓN DE FORMATOS: CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F3.P47.SA Formato de Revisión de infraestructuras para la atención a la Primera Infancia F2.P47.SA Formato de verificación de requisitos para proyecto F1.P47.SA Formato revisión áreas programa arquitectónico según requerimientos ICBF para proyectos de Primera

Infancia F17.P5.GTH Formato Informe de Comisión o Desplazamiento F9.P1.MI Formato Acta de reunión o comité

9. ANEXOS:

N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio 20/03/2019 1 Se corrigió la codificación en el numeral 8 “relación de formatos”.

Se incluye la política de operación 3.6, ajuste de actividades, inclusión de actividades 06/08/2019 2 nuevas, ajuste e inclusión de documentos de referencia y nuevos formatos. Se ajustan registros del numeral 4 “Descripción de Actividades”, se relacionan formatos en 19/11/2019 3 el numeral 8. En política de operación, en el numeral 3.1 se relaciona el documento “Guía técnica de infraestructura para Centros zonales con calidad”. De igual manera se relaciona en 11/12/2019 4 documentos de referencia. Se ajustaron los siguientes puntos: Objetivo, Alcance, políticas de operación, Descripción

de actividades, Documentos de referencia y Relación de formatos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.