ICBF - p45.gf procedimiento recaudo ingreso otras carteras diferentes a mintic y adn v2

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GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO RECAUDO INGRESOS Versión 2 Página 1 de 4

OTRAS CARTERAS DIFERENTES A MINTIC Y ADN

1. OBJETIVO: Definir las actividades para registrar los pagos que ingresan a las cuentas bancarias del ICBF o a la cuenta del Tesoro Nacional, por cartera que se originen por concepto de reintegro de recursos no ejecutados, multas pecuniarias, sanciones contractuales una vez se liquiden los contratos, y de igual manera por las carteras generadas como costas, amonestaciones, sanciones disciplinarias, sanciones por perjuicios, siniestros y otros deudores a nivel nacional.

2. ALCANCE: Inicia con la remisión para identificación del pago y finaliza con la conciliación de ingresos.

Aplica: Para las Direcciones Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1. El Área de Recaudo a nivel regional o el Grupo de Recaudo de la Dirección Financiera, son los responsables de la administración, seguimiento y consolidación del ingreso de la cartera por concepto de reintegros por inejecución de recursos, multas pecuniarias, sanciones contractuales, costas, amonestaciones, sanciones disciplinarias, sanciones por perjuicios, siniestros y otros deudores a través de las cuentas bancarias del ICBF o cuenta del Tesoro Nacional para el caso de recursos nación. 3.2. El plazo máximo establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el cronograma de cierre del SIIF NACION para el registro de ingresos es el 15 de cada mes;

la conciliación se efectuará posterior a dicha fecha. 3.3. Los informes y reportes de ingresos deben ser publicados en el almacenamiento de red definida para tal fin, previa verificación de la información. 3.4. La Contaduría General de la Nación, establece que las Entidades Contables Públicas deben efectuar la identificación de sus recaudos por los conceptos de ingreso que hayan sido efectuados en las cuentas bancarias del Tesoro y en sus cuentas propias. Los recaudos que al final del periodo contable no hayan sido reclasificados se reconocen en la Entidad que haya efectuado el registro del derecho en la cuenta contable Recaudos por Clasificar del pasivo estimada para tal fin. 3.5. El ingreso recibido en vigencias anteriores, identificado en la vigencia actual deberá llevarse a un rubro presupuestal de “reintegro de vigencias anteriores” y efectuarse los ajustes contables correspondientes. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Inicio Profesional, Técnico o Remitir al Área de Recaudo el movimiento diario de Auxiliar asignado en el Remitir para ingresos generado del portal bancario, o cuenta del Área de Pagaduría de Movimiento diario

1 identificación del Tesoro Nacional (para los casos de recursos la Dirección Regional o del portal bancario pago nación) por concepto del pago de Otras Carteras. Grupo Financiero Sede de la Dirección General Profesional, Técnico o Revisar y Aplicativos de Revisar y registrar el recaudo de cartera Auxiliar asignado en el registrar la recaudo y libro 2 discriminado por capital e intereses Área de Recaudo de la información de movimiento ingreso PC correspondientes a cada pago, previo recibo del Dirección Regional o los pagos que a Bancos Otras movimiento bancario por parte del pagador. Grupo de Recaudo de ingresaron Carteras la Dirección Financiera Enviar al profesional responsable de las funciones de pagador, la información aplicar, discriminada por Profesional, Técnico o Enviar la valor de capital e intereses, máximo dos (2) días Auxiliar asignado en el información del siguientes al recibo del reporte de las Área de Recaudo de la Memorando o 3 recaudo para consignaciones. Así mismo, informar las partidas Dirección Regional o correo electrónico registro en SIIF no identificadas con el fin que el Área de Pagaduría Grupo de Recaudo de NACION realice la correspondiente solicitud de información la Dirección Financiera al banco. Profesional, Técnico o Auxiliar asignado en el Registrar en SIIF Nación, la discriminación del pago Documento de Registrar en SIIF Área de Pagaduría de 4 según la información enviada por el Área o Grupo Recaudo SIIF NACION la Dirección Regional o de Recaudo. NACION Grupo Financiero Sede de la Dirección General Profesional, Técnico o Enviar Enviar al Área de Recaudo el comprobante contable Auxiliar asignado en el

Comprobante de documento de con el movimiento del registro de ingreso del pago Área de Pagaduría de 5 registros en SIIF registro en SIIF en SIIF Nación. la Dirección Regional o Nación NACION Grupo Financiero Sede de la Dirección General Una vez se reciba del Área de Pagaduría el comprobante contable de registro en SIIF Nación, se verificará que este haya sido aplicado correctamente en las cuentas y valores, Profesional, Técnico o procediendo a archivar en el expediente el Auxiliar asignado del Comprobante Verificar el 6 movimiento contable. Área de Recaudo de la contable de correcto registro P.C. Regional o Grupo de registros en SIIF en SIIF NACION ¿Es correcta la información registrada? Recaudo de la Nación

Dirección Financiera Si: Continuar actividad 7

No: Remitir la inconsistencia vía correo electrónico al Área de Pagaduría y volver a la actividad 4 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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OTRAS CARTERAS DIFERENTES A MINTIC Y ADN Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Aplicativo de Profesional, Técnico o recaudo, Auxiliar asignado en el seguimiento y Efectuar el seguimiento mensual a los valores Efectuar Área de Recaudo de la control a los 7 recaudados, analizar el comportamiento del seguimiento Dirección Regional o movimientos por

recaudo y reportar al Nivel Nacional. Grupo de Recaudo de cartera Ingresos a la Dirección Financiera Bancos por Otras Carteras Efectuar la conciliación a nivel Regional, de los Áreas de Pagaduría, Conciliación Efectuar la ingresos por otras carteras por saldos según Recaudo, Contabilidad Regional de 8 conciliación de corresponda utilizando las herramientas diseñadas y Presupuesto de la Ingresos Otras ingresos para tal fin y efectuando los ajustes pertinentes. Regional Carteras Informe Profesional, Técnico o Consolidado Realizar el consolidado mensual nacional de los Auxiliar asignado en el 9 Realizar Informe Nacional de informes regionales de Ingresos. Grupo de Recaudo de Ingresos por Otras la Dirección Financiera Carteras Efectuar conciliación a nivel nacional de los Grupos de Tesorería, Conciliación Efectuar la ingresos por otras carteras y por saldos según Recaudo, Contabilidad Consolidada de 10 conciliación de corresponda utilizando las herramientas diseñadas y Presupuesto de la Ingresos Otras ingresos para tal fin y efectuando los ajustes pertinentes. Dirección Financiera Carteras Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Verificación a nivel nacional de los Ingresos por otras carteras que se generan por concepto de recursos no ejecutados, multas pecuniarias, sanciones contractuales una vez se liquiden los contratos, y de igual manera por las carteras como costas, amonestaciones, sanciones disciplinarias, sanciones por perjuicios, siniestros y otros deudores por el cobro de la cartera a

favor del ICBF.

6. DEFINICIONES: 6.1. Bancos: Canal de captación por medio del cual se recibe el pago por reembolso. 6.2. DTN: Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, donde se realiza la consignación por concepto de reintegro de recursos nación.

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

• Matriz de Requisitos Legales y otros Proceso Gestión Financiera.

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

N/A N/A

9. ANEXOS:

N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio N/A N/A N/A Se modifica en el numeral 7. Documentos de Referencia, número de Resolución 01/11/2019 Versión 1 por cambio en la normatividad de recaudo. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.