ICBF - p48.gf procedimiento constitucion ejecucion y seguimiento de reservas presupuestales v1

PROCESO P48.GF 26/09/2023

GESTIÓN FINANCIERA

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SEGUIMIENTO DE RESERVAS PRESUPUESTALES

1. OBJETIVO: Definir las actividades necesarias para constituir las reservas presupuestales al cierre de cada vigencia fiscal, su respectiva ejecución y seguimiento durante la siguiente vigencia, con el fin de garantizar el cumplimiento de los compromisos adquiridos.

2. ALCANCE: Inicia estableciendo la posible constitución de Reserva Presupuestal mediante el análisis e identificación de recursos susceptibles de pago, liberación o constitución de reserva presupuestal, con cargo a la vigencia en curso, y finaliza con el cargue de archivos digitalizados de las actas de cancelación de reservas presupuestales reportadas.

Aplica para la Sede de la Dirección General y Direcciones Regionales.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1 Solicitud de constitución de reservas presupuestales 3.1.1. Las Áreas en la Sede de la Dirección General y las Coordinaciones Regionales, responsables de la ejecución de recursos, deberán identificar los casos específicos donde se presenten situaciones externas ajenas al contratista o a la entidad y que desplazan o suspenden el cumplimiento de obligaciones contractuales o de los distintos actos administrativos, conllevando a la reprogramación de compromisos y pagos, bajo la figura de reserva presupuestal o de cuentas por pagar. 3.1.2. Cada Director de área de la Sede de la Dirección General y coordinadores de Grupo en las Regionales, fijarán la dinámica de monitoreo de constitución de reservas

presupuestales o cuentas por pagar, con base en el presente procedimiento y los lineamientos que para tal fin imparta la Dirección Financiera. 3.1.3. El supervisor o interventor del contrato o el responsable de la ejecución de actos administrativos, realizará el análisis de los saldos de compromisos legalmente constituidos, para identificar los recursos que son susceptibles de pago o liberación en la presente vigencia o si formarán parte de la constitución de la reserva presupuestal. Lo anterior de conformidad con lo señalado en el artículo 2.8.1.7.3.1. del Decreto 1068 de 2015, teniendo en cuenta que las reservas presupuestales son compromisos legalmente constituidos, tienen registro presupuestal, pero su objeto no es posible cumplir dentro del año fiscal que termina y, por lo mismo, se pagarán el año siguiente con cargo al presupuesto de la vigencia que las originó. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SEGUIMIENTO DE RESERVAS PRESUPUESTALES 3.1.4. El supervisor o interventor presentarán al gerente del proyecto o gerente del recurso, la justificación del hecho generador de la reserva, la cual servirá de base para elevar la solicitud de constitución de la reserva y la correspondiente aprobación de prórroga, ante el comité de contratación o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales. Dicha justificación deberá considerar las siguientes condiciones excepcionales: ▪ Que sea imprevisible - Imposibilidad de suponer, conjeturar por señales e indicios

que algo puede suceder. ▪ Que sea impredecible - Imposibilidad de conocer anuncios con antelación que algo ha de suceder. ▪ Que sea irresistible - Imposibilidad de actuar, realizar, hacer. Imposible detener un hecho imprevisto. 3.1.5. Para todos los efectos, en caso de requerirse la constitución de reservas presupuestales, el supervisor o interventor del contrato o el responsable de la ejecución de actos administrativos y gerentes de proyecto correspondientes, deberán preparar la solicitud debidamente justificada al Ordenador del Gasto o en quien este haya delegado, para la correspondiente aprobación de las prórrogas contractuales. Dicha solicitud deberá ser presentada ante el comité de contratación o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales. 3.1.6. El supervisor o interventor del contrato o el responsable de la ejecución de los diferentes actos administrativos realizará las nuevas proyecciones (tiempo y monto) de obligaciones y flujo de pagos, las cuales se plasmarán en el documento F2.P48.GF Formato de Flujo de Pagos Reservas Presupuestales, el cual se deberá adjuntar al documento F1.G1.GF Formato de certificación para la constitución de reservas presupuestales. 3.1.7. Validación de la solicitud de constitución de reservas presupuestales por parte del comité de contratación en la Sede de la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales, para aquellos contratos que requieran ampliación de plazo de ejecución: En el comité de contratación, o el que haga sus veces en las regionales, se revisará y validará los argumentos de fuerza mayor y caso fortuito, presentados al ordenador del

gasto por parte de los gerentes de proyectos o gerentes de recurso, según sea el caso, de conformidad con las justificaciones presentadas por los supervisores o interventores del correspondiente contrato, justificando expresamente la necesidad de ampliar el plazo de ejecución y manifestando que los bienes o servicios se recibirán en la siguiente vigencia. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SEGUIMIENTO DE RESERVAS PRESUPUESTALES Una vez se autoricen las prórrogas o nuevo plazo de ejecución, se proyectará nuevo plan de pagos del contrato, incluyendo el tiempo asociado a la reserva presupuestal a constituir. 3.1.8. Establecer plan de pagos. Con los compromisos presupuestales proyectados como reservas presupuestales, se debe generar un nuevo plan de pago que refleje los pagos que se realizarán en la vigencia y los saldos a constituir como reserva presupuestal; este documento debe adjuntarse al documento F1.G1.GF Formato Certificación para la Constitución de Reservas Presupuestales. 3.2. Reservas Presupuestales Los soportes requeridos para constituir las reservas presupuestales son: 3.2.1 CONTRATOS CUYOS BIENES O SERVICIOS, POR CAUSAS EXCEPCIONALES, NO SE RECIBEN ANTES DEL 31 DE DICIEMBRE (Anexo 1 del F1.G1.GF):

Los contratos que vencen antes del 31 de diciembre, cuyos bienes o servicios, por causas excepcionales, no se pueden recibir antes de esa fecha, se caracterizan porque: ▪ El bien o servicio pactado en el Contrato se recibirá durante la siguiente vigencia por causas excepcionales (circunstancias ajenas al contratista que le impidan cumplir con la ejecución contractual), sí y solo sí el plazo de ejecución del Contrato se ha prorrogado. ▪ La imprevisibilidad del hecho sobreviniente, que no permite la entrega del bien o servicio pactado en la fecha establecida inicialmente, circunstancia que obliga al Ordenador del Gasto, al Supervisor del Contrato y al Contratista, a realizar la prórroga del Contrato. ▪ Cuando el bien o servicio pactado en el contrato definitivamente no se puede recibir durante la vigencia en curso, por causas excepcionales, proceder al trámite de “vigencia futura – sustitución” y los recursos de la presente vigencia pueden liberarse, de conformidad con el artículo 8 del Decreto 4836 de 2011. (Decreto 1068 de 2015, Artículo 2.8.1.7.1.1). Para este tipo de Contratos se deben entregar en cada uno de los Grupos Financieros los siguientes documentos: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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• Documento F1.G1.GF Formato Certificación para la Constitución de Reservas

Presupuestales, describiendo las circunstancias de modo, tiempo y lugar por las cuales no se recibió el bien o servicio pactado. • Copia legalizada de la ampliación del plazo de ejecución contractual. Los documentos anteriormente indicados, soportarán la constitución de las reservas presupuestales en el SIIF Nación. 3.2.2 CONTRATOS QUE VENCEN HASTA EL 31 DE DICIEMBRE, Y CUYA ENTREGA DE BIENES Y SERVICIOS SE REALIZA INCLUSO HASTA ESE ÚLTIMO DÍA DE LA VIGENCIA (Anexo 2 del F1.G1.GF): Estos casos se caracterizan por las siguientes situaciones: - El bien o servicio se recibe inclusive hasta el último día del año, pero NO en una fecha posterior. - No se requiere ampliar el plazo de ejecución del Contrato. Para aquellos contratos que por alguna circunstancia no se tenga la certeza de haber recibido el bien o servicio, en las condiciones contractuales pactadas, o no se pueda contar con los documentos que certifiquen el recibo a satisfacción, a 31 de diciembre, bien sea por la dificultad de la verificación por parte del Supervisor, o por las distancias geográficas que no permiten el recibo oportuno de los documentos para tramitar el pago, o por cualquier otra situación que no permita la generación del cumplido a satisfacción, deberán constituirse como Reserva Presupuestal, utilizando el documento F1.G1.GF Formato Certificación para la Constitución de Reservas Presupuestales, justificando la misma, con base en la comunicación 22018-042564 del 21 noviembre de 2018 emitidas por el Ministerio de Hacienda y

Crédito Público-MHCP. 3.2.3 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES CON PERSONAS NATURALES (HONORARIOS), (Anexo 3 del F1.G1.GF): Los Supervisores de Contratos de Prestación de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestión, cuyo plazo de ejecución finaliza el 31 de diciembre o antes, y que presentan saldos de compromiso que NO serán objeto de obligación, ni de ningún tipo de exigibilidad de pago, deberán aplicar el procedimiento P22.ABS Modificación Contractual para la Liberación de Saldos. Para ello, se tendrá en cuenta las fechas máximas señaladas en la Circular de Cierre de cada vigencia. Para aquellos contratos que se suscriban después de esta fecha y que cuenten con valores a Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SEGUIMIENTO DE RESERVAS PRESUPUESTALES liberar, la aplicación del mencionado procedimiento debe hacerse de forma inmediata. Al interior de cada una de las áreas del nivel nacional y grupos de las regionales, se debe realizar el análisis de los contratos suscritos, cuyo plazo de ejecución inició después de la fecha en la cual se suscribió el Contrato y su fecha de terminación es el 31 de diciembre (o antes) de cada vigencia. Determinados los montos que no serán objeto de obligación, se procederá a realizar el Acto Administrativo

(modificación contractual) en el cual se solicite la liberación correspondiente al valor no ejecutado. Para este propósito se deberá consultar las fechas señaladas en la circular de cierre de vigencia. Los Supervisores de este tipo de Contratos, que estén en ejecución hasta el 31 de diciembre, deberán realizar un seguimiento permanente, para detectar casos en los que haya saldos posibles a liberar y a más tardar en la fecha señalada en la circular de cierre de vigencia, enviar a la Dirección de Contratación o Grupos jurídicos (según aplique) la solicitud de modificación contractual para liberación de los recursos no ejecutados. Acorde a la forma de pago e instrucciones establecidas en los contratos de prestación de servicios profesionales persona natural (honorarios) y el documento G1.GF guía de cierre y apertura de cada vigencia, se deberá constituir como reserva presupuestal el valor no obligado ni pagado en la vigencia que termina, utilizando el documento F1.G1.GF formato Certificación para la Constitución de Reservas Presupuestales. 3.2.4 CONTRATOS QUE VENCEN EN LOS MESES DE NOVIEMBRE Y DE DICIEMBRE, QUE NO HAN SIDO LIQUIDADOS, (Anexo 4 del F1.G1.GF): Se refiere a los Contratos cuyo plazo de ejecución se vencen en los meses de noviembre o diciembre de la vigencia actual y que, por los tiempos que se tienen por Ley, al cierre de la vigencia no se cuenta con el Acta de Liquidación Contractual y por ende tampoco se puede tramitar la liberación de los recursos antes del 31 diciembre. En este caso, el valor del compromiso que no se ha obligado al cierre de la vigencia,

deberá constituirse como Reserva Presupuestal en el documento F1.G1.GF formato Certificación para la Constitución de Reservas Presupuestales, considerando el plazo máximo señalado en la circular de cierre de cada vigencia. El Supervisor o Interventor del Contrato deberá entregar a más tardar el último día hábil de la primera quincena de enero de la vigencia que se inicia, en las Áreas Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SEGUIMIENTO DE RESERVAS PRESUPUESTALES Financieras, el documento que avale la solicitud del trámite de Liquidación del Contrato, ante el Área Jurídica de la Dirección Regional o la Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General, según corresponda. Este documento debe ser anexado al formato de Constitución de la Reserva por parte del encargado de Presupuesto en la Regional o en el Grupo Financiero Sede de la Dirección General. Si las Áreas Jurídicas o la Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General, legalizan las Actas de Liquidación de estos Contratos, en el mes de enero de la siguiente vigencia y son entregadas en dicho mes en las Áreas Financieras, el Analista de Presupuesto de la Dirección Regional o del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, realizará las liberaciones de los Registros Presupuestales de Compromisos - RPC únicamente a partir del Primer día hábil del mes de febrero de

la vigencia siguiente a la constitución de la reserva.

3.2.5 CONTRATOS CON SALDOS DE COMPROMISOS SUSCRITOS EN LA VIGENCIA

O AMPARADOS CON VIGENCIAS FUTURAS, QUE ESTÉN EN PROCESO SANCIONATORIO U OTRO COMPONENTE JURÍDICO, (Anexo 5 del F1.G1.GF): Se deben registrar como reserva presupuestal con el documento F1.G1.GF formato certificación para la constitución de reservas presupuestales, justificando que el contrato está en un proceso jurídico con el documento que evidencie el inicio de este proceso. 3.2.6 CONTRATOS SUSCRITOS EN LA PRESENTE VIGENCIA CON AFECTACIÓN DE CUPOS DE VIGENCIAS FUTURAS, (Anexo 6 del F1.G1.GF): Los valores de los apalancamientos que no alcancen a ser obligados se constituirán como reservas presupuestales, los cuales deben ser registrados en el documento F1.G1.GF formato certificación para la constitución de reservas presupuestales, justificando por qué no se pudo tramitar la obligación o el pago correspondiente.

3.2.7 COMISIONES DE SERVICIO O DESPLAZAMIENTO, AUTORIZADAS ENTRE EL 24

Y EL 31 DE DICIEMBRE.

Teniendo en cuenta que los valores de estos compromisos quedan automáticamente en SIIF Nación como reserva presupuestal, no es necesario diligenciar formato de constitución de reserva presupuestal; los documentos de autorización, aprobación y RPC serán los soportes de la constitución de la reserva presupuestal. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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3.2.8 HOGARES SUSTITUTOS, GESTORES Y TUTORES, RECONOCIDOS MEDIANTE

RESOLUCIÓN.

Como quiera que el reconocimiento de los servicios de esta modalidad se efectúa mes vencido, se exceptúa el mes de diciembre, en el cual se efectuarán Dos (02) cortes: El primero del 01 al 15 de diciembre, el cual se pagará dentro del mes de diciembre, y el segundo del 16 al 31 de diciembre el cual debe constituirse como Reserva Presupuestal, teniendo como soporte en las Áreas Financieras para la constitución de la reserva presupuestal la Resolución que ampara este segundo periodo teniendo en cuenta que para el segundo periodo, al corte del 31 de diciembre no se tiene certeza de la atención del servicio o cupos atendidos.

3.2.9 RESERVAS PRESUPUESTALES CON ACTAS DE LIQUIDACION

CONTRACTUAL DE VIGENCIAS ANTERIORES, CON SALDO A FAVOR DEL CONTRATISTA, (Anexo 7 del F1.G1.GF): El saldo a favor del Contratista, reflejado en el Acta de Liquidación debidamente suscrita, debe estar amparado por un CDP de la vigencia actual, para hacer el reconocimiento del pago, de acuerdo con el documento P46.GF procedimiento trámite de Vigencias Expiradas. Es posible que dicha obligación de pago se presente al cierre de la vigencia y no se alcance a iniciar o culminar dicho procedimiento. En

este caso, los Grupos Financieros Regionales o de la Sede de la Dirección General deben dejar reflejado en los registros financieros del SIIF Nación el Compromiso Presupuestal correspondiente al saldo a favor del Contratista, como una Reserva Presupuestal, con base en el Acta de Liquidación y el CDP que ampara la misma. Para esto, se debe elaborar resolución que ampare la constitución de la reserva presupuestal y seguir el proceso de pasivos exigibles por vigencia expirada. Para la constitución de la Reserva Presupuestal, se utilizará el documento F1.G1.GF Formato Certificación para la Constitución de Reservas Presupuestales

3.2.10 RESERVAS PRESUPUESTALES DE LAS QUE NO SE RECIBE JUSTIFICACIÓN

EN EL FORMATO DE CONSTITUCIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES,

(Anexo 8 del F1.G1.GF): Al cierre de la vigencia, en el SIIF Nación, la diferencia entre los valores de los Compromisos menos las Obligaciones se constituyen como Reservas Presupuestales de manera automática, acorde a lo establecido en artículo 2.8.1.7.3.1 del Decreto 1068 de 2015. En el caso en que el responsable de las actividades de presupuesto, los Coordinadores de los Grupos Financieros de las Regionales y el Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, NO reciban el documento F1.G1.GF formato Certificación para la Constitución de Reservas Presupuestales, por parte de los Supervisores o Interventores o el Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SEGUIMIENTO DE RESERVAS PRESUPUESTALES responsable de la ejecución de los diferentes actos administrativos, se procederá a dejar como evidencia las solicitudes formuladas mediante memorandos o correos electrónicos dirigidos a los Gerentes de Recursos, Supervisores o Interventores de los Contratos o el responsable de la ejecución de los diferentes actos administrativos, relacionados con los compromisos en mención, sin que ello, bajo ninguna circunstancia, sustituya el documento F1.G1.GF Formato de Certificación para la Constitución de Reservas Presupuestales, debidamente suscrito por el Director Regional u Ordenador del Gasto correspondiente. De esta situación, se deberá informar y dar traslado a la Oficina de Control Interno Disciplinario para las correspondientes acciones y a la Oficina de Control Interno para las correspondientes propuestas de mejora en la gestión, a más tardar el último día hábil de la primera quincena del mes de enero de la siguiente vigencia. Nota 1: Tener en cuenta la fecha indicada en la circular de cierre y apertura de vigencia con respecto a las solicitudes de constitución de reservas presupuestales debidamente autorizadas por Ordenador de Gasto y Supervisores. Nota 2: Ejecución de compromisos que amparan los GMF: si durante la vigencia actual, se tuvo partidas sujetas al gravamen a los movimientos financieros (41000), se deben dejar presupuestalmente ejecutado el gasto (obligaciones y órdenes de pago en

estado pagadas), con el fin de no dejar partidas conciliatorias por este concepto. Para el pago del GMF (41000) de los últimos días de diciembre, se debe dejar registrado a 31 de diciembre la obligación para afectar este valor y que quede constituido como una cuenta por pagar. Debido a que no se tiene certeza del pago de las reservas presupuestales constituidas al cierre de la vigencia, no se deberá constituir reserva presupuestal para el concepto de GMF, teniendo en cuenta que la normatividad vigente establece que los impuestos se pueden pagar con cargo al presupuesto vigente cualquiera que sea el año de su causación, afectando el rubro que les dio origen. Nota 3: El valor del rezago presupuestal constituido a 31 de diciembre debe ser igual al valor trasladado en el SIIF Nación, una vez cerrado el periodo de transición. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SEGUIMIENTO DE RESERVAS PRESUPUESTALES 3.3 Constitución de reservas presupuestales de Cuentas por pagar sin disponibilidad de PAC: Corresponde a las Cuentas por Pagar radicadas antes del cierre financiero para registro en el SIIF Nación, que no pudieron ser obligadas por no contar con recursos en el correspondiente programa anual mensualizado de caja (PAC) aprobado para el mes de diciembre, por razones ajenas a la entidad, por lo cual, presupuestalmente se

constituirán como una reserva. Es el único caso en el cual la entidad se verá inducida a constituir reservas por falta de PAC. Dado que las cuentas fueron radicadas ante el área financiera correspondiente y fueron liquidadas pero no obligadas contablemente se deben registrar de forma manual como una cuenta por pagar, para lo cual deberán reconocerse en las subcuentas y cuentas correspondientes de la clase 2-PASIVOS, del marco normativo contable que aplique, en la fecha en que la obligación surja, teniendo en cuenta que el bien o servicio adquirido, ya ha sido recibido o prestado a satisfacción durante la vigencia; este documento será el soporte de la constitución de la reserva presupuestal.

Nota: Las actividades de esta política de operación están establecidas en el documento P49.GF Procedimiento de Registro, Ejecución y Seguimiento de Cuentas por Pagar. 3.4 Reportes SIIF Nación: • Los reportes de “Ejecución presupuestal agregada” de reservas presupuestales se deben generar el primer día hábil del mes siguiente al cierre. • Para seguimiento mensual se debe generar el reporte de Consulta Ejecución

Presupuestal Por Dependencias Gasto.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la

No Descripción de la Actividad Responsable Registros Actividad Inicio Realizar el análisis de los saldos de ejecución de los Formato “F1.G1.GF compromisos constituidos en el ICBF, de Supervisor o Certificación conformidad con los plazos máximos establecidos Interventor de para constitución en la Circular de Cierre de cada vigencia, e Establecer la posible contratos o de reservas identificar los recursos susceptibles de pago o 1. constitución de responsable de la presupuestales”

liberación durante la vigencia en curso y aquellos Reserva Presupuestal ejecución de los ó que formarán parte de la Constitución de Reserva recursos Documento Presupuestal, de conformidad con la política de soporte operación 3.1.3 y 3.1.4 del presente procedimiento. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SEGUIMIENTO DE RESERVAS PRESUPUESTALES Nombre de la

No Descripción de la Actividad Responsable Registros Actividad Preparar justificación para la constitución de la F1.G1.GF Formato reserva y nueva proyección de flujo de pagos, de Certificación acuerdo con lo señalado en las políticas de para constitución operación 3.1.5 y 3.1.6 y los casos específicos del de reservas numeral 3.2 que apliquen. Supervisor o presupuestales” Interventor de Justificar la ¿Requiere prórroga contractual? contratos o ó 2. constitución de reserva responsable de la presupuestal Sí: Remitirla al ordenador del gasto o en quien este ejecución de los Documento haya delegado, para que éste solicite la validación y recursos Soporte aprobación de la prórroga y demás modificaciones contractuales a las que haya lugar. Pasa a la F2.P48.GF actividad 3 Formato Flujo de Pagos No: Pasar a la actividad 4 Presentar al comité de contratación o quien haga

F1.G1.GF Formato sus veces en las regionales, la justificación de la Certificación constitución de la reserva, para la validación y para la aprobación de la correspondiente prórroga, de Ordenador del Gasto constitución de acuerdo con lo señalado en la política de operación o delegatario Presentar solicitud de reservas 3. 3.1.7 constitución de reserva presupuestales P.C Comité de presupuestal ¿Se aprueba la prórroga para la constitución de la Contratación o quien F2.P48.GF reserva? haga sus veces en Formato Flujo de las regionales

Pagos Si: Continuar actividad 4

No: Regresar a actividad 2 F1.G1.GF Formato Certificación para constitución de reservas presupuestales. Supervisor o firmado Interventor de Enviar documentos contratos o ó soporte para Remitir solicitud de constitución de reserva al grupo 4. responsable de la constitución de financiero. ejecución de los Documento reserva recursos soporte

F2.P48.GF

Formato Flujo de Pagos Reservas Presupuestales firmado Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SEGUIMIENTO DE RESERVAS PRESUPUESTALES Nombre de la

No Descripción de la Actividad Responsable Registros Actividad Recibir el documento F1.G1.GF Formato certificación para la constitución de reservas F1.G1.GF

presupuestales ó documento soporte conforme a lo Colaborador Formato establecido en este procedimiento y en la guía de Responsable de las certificación para cierre financiero y apertura para cada vigencia actividades de la constitución de fiscal. Presupuesto en las reservas Regionales y quien presupuestales La certificación y los soportes son idóneos: haga sus veces en el firmado GFSDG.

Recibir y revisar la SÍ: Pasa a la actividad No.6. ó 5. solicitud de P.C. constitución de NO: Solicitar los ajustes requeridos por correo Documento

reserva presupuestal electrónico y regresar a la actividad No.1 soporte Coordinador del grupo financiero Formato “FX.XX.GF Flujo de Pagos Reservas Presupuestales” firmado Correo electrónico Reporte SIIF “Ejecución Generar los reportes de ejecución presupuestal Responsable de las presupuestal agregada y los reportes de Consulta Ejecución actividades de Agregada y Generar y presentar Presupuestal Por Dependencias Gasto, con corte 31 Presupuesto Consulta Ejecución 6 los reportes de diciembre y presentarlos al Coordinador de Regionales y quien Presupuestal Por Grupo Financiero de la Dirección Regional o haga sus veces en el Dependencias Coordinador del GFSDG, para verificar la GFSDG Gasto a 31 de constitución de las reservas presupuestales. diciembre de cada vigencia” Revisar y consolidar los reportes de reservas presupuestales generados del SIIF Nación por el responsable de las actividades de presupuesto en Reportes las Direcciones Regionales o quien haga sus veces “Ejecución en el GFSDG verificando que los valores allí presupuestal

Coordinador de registrados, se encuentren debidamente soportados agregada y Grupo Financiero en 7. con los documentos correspondientes. Consulta Ejecución Revisar y consolidar Direcciones P.C. Presupuestal Por reportes y soportes Regionales y ¿Está la documentación completa, de acuerdo con Dependencias GFSDG. las políticas de operación? Gasto” de reservas presupuestales SÍ: pasa a la actividad No.9. revisados No: pasa a la actividad No.8. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SEGUIMIENTO DE RESERVAS PRESUPUESTALES Nombre de la

No Descripción de la Actividad Responsable Registros Actividad Solicitar por correo electrónico o memorando, los Coordinador de soportes faltantes a los supervisores o Grupo Financiero, interventores de los contratos o responsables de Responsable de las Solicitar a actos administrados y regresar a la actividad No.3. actividades de supervisores o Presupuesto y interventores de Cuando no se reciban los documentos faltantes Servidor Público con Correo electrónico 8. contrato o para soportar la constitución de la reserva funciones de o memorando responsables de actos correspondiente, quedará bajo la responsabilidad Pagador en las administrativos del supervisor o interventor del contrato la Direcciones constitución de la reserva presupuestal, conforme Regionales y quien a la política de operación 3.2.10 del presente haga sus veces en el

procedimiento. Pasar a la actividad 10 GFSDG. Colaborador Durante el período de transición, y en todo caso Responsable de las Listado de antes de cumplirse el plazo fijado por el Ministerio actividades de Efectuar en el SIIF compromisos de de Hacienda y Crédito Público (MHCP) se deberá Presupuesto en las

9. Nación el traslado de reservas efectuar el traslado de compromisos de reservas Direcciones compromisos presupuestales en presupuestales en SIIF Nación. Regionales y quien

SIIF Nación. Pasar a la actividad 11 haga sus veces en el GFSDG Informar la no Informar y dar traslado a la Oficina de Con