ICBF - p49.gf procedimiento registro ejecucion seguimiento cuentas por pagar v1

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SEGUIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

1. OBJETIVO: Establecer las actividades para el registro de las cuentas por pagar al cierre de cada vigencia fiscal, garantizando su ejecución a través de tareas de seguimiento y control de los pagos.

2. ALCANCE: Inicia con realizar proyección de posible generación de Cuenta Por Pagar y termina con Realizar el seguimiento y análisis de las cuentas por pagar.

Aplica para la Sede de la Dirección General y Direcciones Regionales.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1 Soportes para el registro de cuentas por pagar Los soportes requeridos para el registro de las cuentas por pagar corresponden a los indicados en la resolución que se encuentre vigente, relacionada con el establecimiento de los requisitos y documentos soporte para el pago de las obligaciones contraídas por el ICBF, así como la demás normatividad que le aplique.

Con los documentos soporte mencionados en la resolución, en las áreas financieras se realizará el registro de la obligación presupuestal de la cuenta por pagar en SIIF Nación. 3.2 Solicitud y Ejecución de PAC El PAC de Recursos Nación del mes de Diciembre se solicitará en SIIF Nación en el mes de Noviembre de conformidad con las fechas establecidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Su valor será determinado de manera conjunta entre cada Dirección Misional en su gestión de enlace con las Direcciones Regionales, y corresponde al valor estimado de todo lo

que se requiera obligar en el mes de diciembre. En este sentido, el monto del PAC solicitado para el último mes del año, procurará incluir todo lo que se proyecte pagar durante el mes de diciembre y lo que se proyecte como registro de cuentas por pagar al cierre de la vigencia fiscal en el SIIF Nación. El PAC de Recursos Propios será asignado el primer día hábil del mes de diciembre, a partir de los saldos de recursos esperados, conforme a los pagos registrados en el PACCO para dicho mes. Por esta razón las Direcciones Regionales deben mantener actualizada la información de los flujos de pago de los contratos en dicho aplicativo. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SEGUIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR La ejecución de PAC durante el mes de diciembre debe realizarse conforme a las fechas establecidas en la correspondiente Circular de Cierre y Apertura de Vigencia, emitida por la entidad. Se busca garantizar la totalidad del uso del PAC aprobado y que las cuentas se paguen dentro del mismo mes, para disminuir el valor de las Cuentas por Pagar. 3.3 Cuentas por pagar sin disponibilidad de PAC Corresponde a las Cuentas por Pagar radicadas antes del cierre financiero para registro en el SIIF Nación, que no pudieron ser obligadas por no contar con recursos en el correspondiente programa anual mensualizado de caja (PAC) aprobado para el mes de diciembre, por razones

ajenas a la entidad, por lo cual, presupuestalmente se constituirán como una reserva. Es el único caso en el cual la entidad se verá inducida a constituir reservas por falta de PAC. Dado que las cuentas fueron radicadas ante el área financiera correspondiente y fueron liquidadas pero no obligadas contablemente se deben registrar de forma manual como una cuenta por pagar, para lo cual deberán reconocerse en las subcuentas y cuentas correspondientes de la clase 2-PASIVOS, del marco normativo contable que aplique, en la fecha en que la obligación surja, teniendo en cuenta que el bien o servicio adquirido, ya ha sido recibido o prestado a satisfacción durante la vigencia; este documento será el soporte de la constitución de la reserva presupuestal. 3.4 Las cuentas por pagar se constituyen cuando el bien o servicio se ha recibido a satisfacción antes del 31 de diciembre, se obliga su compromiso, pero no se alcanza a ordenar el pago antes del cierre de la vigencia. Esto incluye los anticipos que, ya obligados, por alguna razón no se alcanzan a pagar. 3.5 Las cuentas por pagar registradas, no se pagarán de forma parcial o proporcional y deberán ser ejecutadas en su totalidad a más tardar en la fecha establecida en la circular de cierre y apertura de vigencia emitida por la entidad, la cual será de obligatorio cumplimiento. 3.6 Si durante la vigencia de ejecución o pago de la cuenta por pagar se solicita la reducción de estos recursos, el área financiera de la regional o Grupo Financiero Sede deberá informar y dar traslado de la situación a la Oficina de Control Interno Disciplinario para la correspondiente revisión y a la Oficina de Control Interno para las correspondientes

propuestas de mejora en la gestión. Lo anterior, considerando que, si la cuenta por pagar se generó, es porque el supervisor del contrato o el ordenador del gasto (en el caso de actos administrativos), están de acuerdo con la recepción de bienes y servicios a satisfacción, por lo tanto, debe generarse una obligación y el correspondiente pago. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SEGUIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR 3.7 Durante el proceso de seguimiento y control a la ejecución presupuestal las áreas financieras de las regionales y GFSDG recibirán del Grupo de Tesorería quincenalmente la información de las cuentas por pagar para que se proceda a su ejecución.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: No Nombre de la Actividad Descripción de la Actividad Responsable Registros Teniendo en cuenta los saldos de ejecución de los compromisos constituidos en el ICBF, con Reporte de Ejecución Supervisor o corte al tercer trimestre del año y de acuerdo con de saldos del Sistema Interventor de Realizar proyección de las acciones de seguimiento y control a la Integrado de contratos designado 1 posible generación de ejecución del compromiso, se deberá estimar la Información Financiera por el ordenador del Cuenta Por Pagar. posible generación de una cuenta por pagar al SIIF Nación corte 31 gasto. cierre de la vigencia, de acuerdo con las políticas de diciembre.

de operación 3.1 y 3.2 establecidas en el presente procedimiento. Radicar la cuenta de cobro, en las áreas Supervisor o Documentos soporte Radicar los Documentos financieras de las Regionales y Grupo Interventor de establecidos para el soporte para el registro de Financiero de la Sede de la Dirección General - designado por el pago de las 2 la Cuentas por Pagar. GFSDG, según las fechas establecidas en el ordenador del gasto. obligaciones en el cronograma de cierre financiero de la vigencia ICBF. fiscal que termina. Verificar que los documentos soporte radicados, cumplan con los requisitos establecidos en la Profesional o Documentos resolución vigente y en los procedimientos Técnico designado soporte Verificar los documentos establecidos por el ICBF para tal efecto. del área financiera establecidos radicados de las Regionales y para el pago de 3. ¿Cumple con los requisitos para el registro de la del Grupo Financiero las obligaciones P.C. Cuenta por Pagar? de la Sede de la en el ICBF Dirección General – revisados. Si: Continua con la actividad 4 GFSDG. No: De presentarse inconsistencias devolver al área respectiva los documentos e informar por correo electrónico institucional, solicitando los ajustes según aplique, y una vez recibidos volver a iniciar el trámite para el registro de la cuenta por pagar volviendo a la actividad 2. Profesional o Registro en SIIF Técnico del área Nación en la opción Registrar la operación en SIIF Nación por la financiera de las “Radicación Cuenta Registrar cuenta por opción “Radicación de soportes Cuenta por Regionales y del por pagar”

4 pagar Pagar”. Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General – GFSDG. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SEGUIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR No Nombre de la Actividad Descripción de la Actividad Responsable Registros ¿Se cuenta con disponibilidad de PAC Pantallazo del SIIF asignado en el SIIF Nación para realizar la Profesional o técnico Nación que indique no obligación? del área financiera disponibilidad de PAC Validar en el SIIF Nación de las Regionales y 5 la disponibilidad de PAC SI: Continúa en la Actividad 6. del Grupo Financiero Nota: No es necesario P.C de la Sede de la imprimir y/o guardar el NO: Continúa en la actividad 7 Dirección General – pantallazo, ya que solo GFSDG. es de consulta para efectos de continuar el proceso. Registrar la obligación en Profesional o técnico SIIF Nación del área financiera Obligación Ingresar al SIIF Nación y proceder a crear la obligación y continuar con la actividad 8 de las Regionales y Presupuestal del Grupo Financiero registrada en SIIF 6 de la Sede de la Nación Dirección General – GFSDG. Constituir de manera Ingresar al SIIF Nación módulo gestión contable Profesional o técnico Comprobante Manual manual (contable) la y/o central de cuentas y elaborar el comprobante del área contable de

cuenta por pagar manual utilizando las cuentas contables las Direcciones correspondientes de acuerdo con los soportes Regionales o Grupo documentales de pago. Esta actividad debe Financiero de la realizarse a más tardar al 31 de diciembre de Sede de la Dirección cada vigencia. General 7

Nota: En caso de no contar con la disponibilidad del PAC, proceder conforme a lo establecido en el procedimiento P.16 GF Formulación y Registro del Programa Anual de caja PAC, recursos propios y Nación.

FIN Conciliar reporte de Revisar los reportes de obligaciones Profesional o Archivo de verificación obligaciones presupuestales que fueron registradas en SIIF Técnico del área y conciliación. presupuestales con los Nación y verificar que los valores allí financiera de las soportes entregados. consignados coincidan con la información de los Regionales y del soportes. Grupo Financiero de 8 la Sede de la P.C ¿Coinciden los valores registrados en SIIF Dirección General – vs. los soportes? GFSDG. SI: Continua con la actividad 9 NO: Regresar a la actividad 5 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SEGUIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR No Nombre de la Actividad Descripción de la Actividad Responsable Registros Trasladar en el SIIF Nación, las obligaciones que Profesional o técnico

se constituyeron como Cuentas por Pagar, de designado del área Reporte del listado de acuerdo con la “Guía para el traslado de financiera de las Cuentas por Pagar Documentos que se constituyen como Cuentas Regionales y del reflejadas en SIIF 9 por Pagar del Administrador SIIF-Nación del Grupo Financiero de Nación con corte a 31 Trasladar Obligaciones MHCP” la Sede de la de diciembre. Dirección General – GFSDG. Elaborar los siguientes formatos: . 1F2.G1.GF Formato Certificación Cuentas Por Pagar al Cierre de la Vigencia -. y enviarlo Profesionales o debidamente firmado al Grupo de Tesorería del técnicos de la nivel nacional. regionales o del

Grupo Financiero Nota: Sede Dirección Elaborar y remitir General que tengan Formatos diligenciados de En el formato debe quedar claramente la responsabilidad de la constitución Cuentas identificadas y diferenciadas las cuentas por Coordinación por Pagar. pagar que quedaron constituidas Financiero, Pagador, 10 automáticamente al realizar la obligación y las Analista de F2.G1.GF que por falta de PAC quedaron registradas como Presupuesto y Formato Certificación cuenta por pagar manualmente en la contador Cuentas Por Pagar Al

contabilidad. Cierre De La Vigencia Y F11.G1.GF Formato 2-Formato Cuentas por Pagar – F11.G1.GF Cuentas Por Pagarfirmados por los Este formato debe ser firmado y remitido Grupo responsables de Contabilidad del nivel nacional. . Profesional o Comprobante Orden Técnico del área de Pago presupuestal Registrar y autorizar en SIIF Nación la Orden de financiera de las de SIIF Nación

Registrar en SIIF Nación Pago Presupuestal OPP Regionales y del 11 la Orden de Pago Grupo Financiero de presupuestal la Sede de la Dirección General – GFSDG Realizar el seguimiento y análisis a la ejecución Profesional o de las cuentas por pagar, a partir del reporte Técnico del área consolidado de cuentas por pagar constituidas, financiera de las Realizar el seguimiento y pagadas y por pagar. Correo electrónico con Regionales y del 12 análisis de las cuentas el seguimiento de las Grupo Financiero de por pagar Nota: La fecha máxima de pago de las cuentas Cuentas por Pagar. la Sede de la por pagar constituidas presupuestalmente es la Dirección General – establecida en la circular de cierre y apertura de GFSDG vigencia. FIN P.C Punto de control Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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5. RESULTADO FINAL: Pago de todas las cuentas por pagar a la fecha determinada en la circular de cierre y apertura de vigencia.

6. DEFINICIONES: 6.1 Cuentas por pagar: son aquellas obligaciones que quedan pendientes de pago en la vigencia fiscal, cuyos bienes o servicios se han recibido al 31 de diciembre o cuando se han pactado anticipos en los contratos y no fueron pagados. Las cuentas por pagar se determinan con la diferencia entre obligaciones y pagos registrados en SIIF Nación al 31

diciembre de cada vigencia. 6.2 GFSDG: Grupo Financiero de la Sede de la Dirección Genera 6.3 PAC: PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA - PAC. El Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC, es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en las cuentas de la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional para los órganos financiados con recursos de la Nación y el monto máximo mensual de pagos de los establecimientos públicos del orden nacional con sus propios ingresos, con el fin de cumplir sus compromisos 6.4 Periodo de transición: el Decreto 1068 de 2015 establece en su Artículo 2.9.1.2.15. “Del periodo de ajustes previos al cierre definitivo del sistema. El Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación tendrá un período de transición al inicio de cada año, con el fin de que las entidades hagan ajustes a los compromisos y obligaciones a que haya lugar para la constitución de las reservas presupuestales y de las cuentas por pagar, de conformidad con lo señalado en el artículo 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto, el cual durará hasta el día anterior al de la constitución legal de estas, de forma que puedan obtener del sistema la información requerida para tal fin. En todo caso, en concordancia con los artículos 14 y 71 de dicho estatuto, en este período no se podrán asumir compromisos con cargo a las apropiaciones del año que se cerró”. Durante el período de transición los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación trasladarán los saldos de las Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar,

reflejados en el SIIF Nación al cierre del 31 de diciembre de la vigencia anterior. Los valores que se reflejan en SIIF Nación al cierre del 31 de diciembre de cada vigencia, relacionados con el rezago, deben ser iguales a los trasladados al cierre del periodo de transición. 6.5 SDG: Sede de la Dirección General Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SEGUIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR 6.6 Traslado de documentos: es la operación que se realiza en el SIIF Nación al inicio de la vigencia y para efectos de la ejecución de las reservas presupuestales y cuentas por pagar, debe realizarse en el tiempo estipulado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a través de la circular externa de la respectiva vigencia. Hace referencia al registro en SIIF Nación de los valores constituidos al cierre de la vigencia anterior, correspondientes a las reservas presupuestales y cuentas por pagar. 6.7 Vigencia fiscal: anualidad presupuestal que va del 1° de enero al 31 de diciembre de cada año.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: ✓ Resolución 5360 de 2023 ✓ P17.GF Procedimiento Revisión de Documentos de Cobro Generación de Pagos y Traslado de Efectivo ✓ Circulares externas del MHCP. ✓ Circular o memorando de cierre y apertura de vigencia emitida por el ICBF

8. RELACIÓN DE FORMATOS: CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F2.G1.GF Formato Certificación Cuentas Por Pagar al Cierre de la Vigencia

F11.G1.GF Formato Cuentas Por Pagar

9. ANEXOS: No aplica.

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio N/a N/A Creación de un procedimiento nuevo y específico para cuentas por pagar, el cual reemplaza a todo lo indicado en relación con las cuentas por pagar en el procedimiento anterior P5.GF Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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