ICBF - p4.abs procedimiento para la solicitud y ejecucion de eventos v4

PROCESO

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EVENTOS

1. OBJETIVO: Definir las actividades necesarias para solicitar y ejecutar los eventos de sensibilización, socialización, divulgación e implementación de las diferentes estrategias del ICBF, a través del operador logístico, garantizando la eficiencia en el uso de los recursos y la calidad del servicio prestado.

2. ALCANCE: Inicia con la elaboración de la solicitud de servicios por parte de cada Regional o área de la Sede de la Dirección General, y termina con los Informes de Supervisión presentados por el Director (a) de Abastecimiento a la Dirección de Contratación.

Aplica para el nivel nacional y regional.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1. Tiempos definidos para la solicitud de eventos: 3.1.1. Para los eventos que solo requieren salón y/o alimentación, se debe realizar la solicitud con 10 días hábiles de anticipación. 3.1.2. Para los eventos que requieren salón, alimentación y/o alojamiento, se debe realizar la solicitud con 15 días hábiles de anticipación. 3.1.3. Para los eventos que requieren salón, alimentación, alojamiento y/o reserva de tiquetes aéreos, se debe realizar la solicitud con 20 días hábiles de anticipación. 3.1.4. Para los eventos que cuenten con más de 80 personas, con cualquier requerimiento debe realizarse con 20 días hábiles de anticipación 3.2. Transporte: 3.2.1. Suministro de tiquetes aéreos: Los tiquetes aéreos deben ser emitidos en clase económica,

para ello deben enviar la solicitud de servicio debidamente diligenciada con mínimo 20 días calendario de anticipación, junto con la copia de los documentos de identidad de las personas que viajan. 3.2.2. Las Regionales y áreas de la Sede de la Dirección General deberán verificar el listado de asistencia y los itinerarios, para evitar errores en la descripción del nombre o del documento de identidad. 3.2.3. El operador logístico o contratista deberá conseguir el tiquete en la aerolínea que mejor precio le ofrezca. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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EVENTOS 3.2.4. Las penalidades deberán ser asumidas por el beneficiario del tiquete aéreo, salvo caso fortuito o fuerza mayor previamente justificado. 3.2.5. Transporte terrestre o fluvial: Para los casos en los que los asistentes al evento se desplacen vía terrestre o fluvial, se realizará el reembolso por el valor correspondiente al pasaje, para ello deberán presentar la factura del tiquete del trayecto. 3.2.6. Para los casos en que el asistente deba regresar utilizando la misma modalidad, se reintegrará el valor total correspondiente al pasaje de ida y regreso, dentro del desarrollo del evento, para lo cual debe presentar al operador logístico el recibo, copia de la cedula y firmar

el recibido, para que le realicen el desembolso. 3.3. Cancelación o modificación de eventos: 3.3.1. Solo se tramitará la cancelación de los eventos en casos comprobados de fuerza mayor, y su viabilidad está sujeta a la aceptación por parte del proveedor seleccionado; por ello, es importante que se realicen las modificaciones o cambios con por lo menos cuatro (4) días hábiles antes del mismo. 3.4. Eventos y servicios que no se pueden cubrir: Los eventos deberán desarrollarse teniendo en cuenta los decretos de austeridad del gasto y las directivas que sobre austeridad ha emitido la Presidencia de la República, y en términos generales, no se pueden cubrir los siguientes eventos y servicios: ✓ La realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones a cargo de los recursos del tesoro público. ✓ Impresión de folletos o textos institucionales, pendones y stands. ✓ Limitar los costos de alimentación en eventos y reuniones, en particular, solicitar las cantidades justas y eliminarlas de las reuniones cortas y con personal interno. ✓ Regalos corporativos o suvenires. ✓ Suministro de papelería, esferos, agendas, fotocopias, lápices y borradores, entre otros. 3.5. Infraestructura física y mobiliario 3.5.1. Espacio físico: Es importante que antes de solicitar este servicio, se verifique la disponibilidad de espacio dentro de la Regional o la Sede de la Dirección General; de requerirse, se suministrará de acuerdo con el número de asistentes, preferiblemente en acomodación tipo auditorio. No obstante, si necesitan realizar una actividad particular que requiera de un

espacio más amplio o de unas condiciones especiales, deberá informarlo en la solicitud de servicio para poder realizar la cotización y verificar la pertinencia del evento frente al costo de este. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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EVENTOS 3.5.2. Los salones solo se podrán solicitar para eventos de más de 12 asistentes, de lo contrario deberán disponer de los espacios con los que cuenten en la sede o área del ICBF. 3.5.3. Horarios: El horario se define en la solicitud de servicio; sin embargo, se manejará un horario tipo 7:30 a.m. a 6:00 p.m. 3.6. Honorarios de conferencias u otros: Si se requiere la contratación de un conferencista, tallerista o expositor nacional o internacional para el desarrollo del evento, es necesario que la Regional o área de la Sede de la Dirección General realice el requerimiento en la solicitud de servicio y envíe la propuesta debidamente justificada para la contratación de esa persona. Es importante tener en cuenta que la Regional o área de la Sede de la Dirección General, debe gestionar la posibilidad de no cobro por este servicio o de un descuento especial por ser ésta una entidad del estado. La tarifa del conferencista, tallerista o expositor debe estar de acuerdo con lo que ofrece el mercado y debe estar ajustada a las condiciones de complejidad, especialidad y detalle de

la temática del evento y la estrategia de desarrollo. 3.7. Equipos: Los funcionarios y contratistas deberán contar con los equipos (computador y video beam) que se tienen en la Sede de la Dirección General, para evitar pagar el costo adicional por este servicio. Sin embargo, de no contarse con la disponibilidad de estos equipos, deberán establecerlo en la solicitud de servicio. 3.8. Reembolsos: Los reembolsos solo se pagarán si están definidos en la solicitud de servicio y aprobados por la Dirección de Abastecimiento. Éstos pueden ser por concepto de transporte, alimentación o alojamiento, dado que existen lugares apartados donde deben desplazarse los asistentes del evento y resulta viable pagar el equivalente por estos conceptos, que realizar las cotizaciones requeridas para cada servicio. Para ello, deberá gestionar la validación por parte de la Dirección de Abastecimiento, una vez esté aprobado. La persona a la cual se le autorizó el reembolso debe presentar al operador logístico los recibos, copia de la cédula y firmar el recibido, para que se haga efectivo. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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EVENTOS 3.9. Alimentación: Se organizará y pagará el suministro de alimentación (desayuno y cena), solo para los asistentes del evento provenientes de fuera de la ciudad sede del evento y que se estén

alojando, previa definición en la solicitud del servicio. Para el caso de los refrigerios, éstos serán validados por la Dirección de Abastecimiento y no se cubrirá el servicio de refrigerio en la tarde cuando el evento incluya almuerzo. La estación de café se prestará por un tiempo determinado del evento. En ningún caso el ICBF asumirá los gastos no autorizados por concepto de propinas, licores, llamadas a celular o larga distancia, bebidas y alimentos adicionales o diferentes a las incluidas en el menú, servicio de lavandería u otro tipo de servicios no especificado y autorizado para la realización del evento, por lo cual, los asistentes responderán directamente por la utilización de estos servicios. 3.10. Alojamiento: Se realizará el alojamiento de los asistentes, conferencistas y talleristas, siempre y cuando no sean funcionarios, ni contratistas a los cuales el ICBF envíe por comisión de servicios. La acomodación se realizará doble y triple, aleatoriamente con personas del mismo género, de acuerdo con la lista de confirmaciones. El alojamiento se prestará estrictamente durante los días que el beneficiario este dedicado al evento o hasta la fecha de su vuelo de regreso, previa definición y justificación en la solicitud de servicio. 3.11. Portafolio de Locaciones: El equipo de Eventos programará visitas a las locaciones para realizar eventos, con el fin de actualizar el portafolio y gestionar alianzas estratégicas, para mejorar la atención de los eventos y optimizar los recursos de la Entidad.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad

Actividad Inicio Coordinar con la Dirección de Abastecimiento los requerimientos para el evento, de acuerdo con las F2.P4.ABS

Elaborar la Profesional del 1 características propias del mismo, las políticas de Formato Solicitud solicitud de servicio área o regional. austeridad, el plan de eventos definido y el presupuesto de Servicio. asignado y elaborar la solicitud de servicio. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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EVENTOS Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Revisar, autorizar y firmar la solicitud de servicio, teniendo en cuenta los tiempos definidos para la F2.P4.ABS entrega al operador logístico de eventos y enviarla vía Director Regional, Formato Solicitud Revisar, Autorizar 2 correo electrónico escaneada y en Excel a la Director o Jefe de de Servicio la solicitud de P.C Dirección de Abastecimiento. área de la Sede de firmada. servicio. la Dirección Ver política de Operación No. 1: Tiempos definidos General Correo electrónico para realizar la solicitud del evento. Revisar y validar los requerimientos definidos en la solicitud de servicio. ¿La solicitud de servicio cumple con los requerimientos? Director de F2.P4.ABS Abastecimiento Formato Solicitud 3 Validar la solicitud Sí: Se envía por correo electrónico al operador o de Servicio P.C de servicio. logístico de eventos. Profesional delegado Correo Electrónico Continúa con la actividad 4. No: Se regresa la solicitud al área o regional solicitante,

con los soportes de negación del evento. Regresa a la actividad 1. Correo Electrónico Revisar la solicitud de servicio y solicitar para cada requerimiento definido, las cotizaciones mínimas de Operador Cotizaciones Gestionar 4 cotizaciones acuerdo con lo definido en el contrato del operador Logístico de logístico y enviarlas a la Dirección de Abastecimiento, Eventos. F3.P4.ABS junto con el cuadro comparativo. Formato Cuadro Comparativo de Cotizaciones Revisar el cuadro comparativo frente a las cotizaciones enviadas y los precios de mercado, verificando las operaciones tanto en cantidades, como en valor unitario, total e impuestos que apliquen para F3.P4.ABS cada requerimiento y que cumpla con el mínimo de Formato Cuadro cotizaciones establecidas en el contrato. Comparativo de Cotizaciones Director de ¿Las cotizaciones cumplen con los requerimientos validado. Validar las Abastecimiento 5 establecidos? cotizaciones o P.C F4.P4.ABS presentadas. Profesional Si: Se valida vía correo electrónico al operador Formato de delegado logístico y se registra dentro del cuadro de Seguimiento de seguimiento de eventos. Eventos Continúa con la actividad 6.

Correo electrónico No: Se devuelve al operador logístico de eventos con los soportes de la negación.

Regresa a la actividad 4. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 4 Página 6 de 9 EVENTOS Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Contratar al proveedor seleccionado y realizar las recomendaciones requeridas para la atención del evento. Igualmente, se debe informar a la Dirección de Abastecimiento, dentro de los plazos definidos en Operador Contratar 6 el contrato del operador logístico, la información del Logístico de Correo Electrónico proveedores evento que apliquen como: menús, nombre del salón, Eventos dirección del lugar, transporte, vuelos, itinerarios y nombre y número de celular del asistente operativo entre otros. Informar al Director Regional, Director o Jefe de área de la Sede de la Dirección General, o quien éstos Director de Socializar deleguen, el proveedor seleccionado y los detalles de Abastecimiento 7 proveedores y la programación del evento que apliquen (menús, o Correo Electrónico datos del evento. nombre del salón, dirección del lugar, transporte, Profesional vuelos, itinerarios y nombre y número de celular del delegado asistente operativo entre otros).

F8.P1.MI

Director Listado de Regional, Gestionar listados asistencia, Gestionar listados de asistencia, actas de reunión y/o Director o Jefe de asistencia, registro fotográfico de los eventos, y remitirlos al de área de la actas de reunión F9.P1.MI Actas 8 enlace de la Dirección de Abastecimiento dentro de Sede de la y/o registro de Reunión y/o los siguientes tres días hábiles a la realización del Dirección fotográfico de los registro evento. General, o eventos. fotográfico. quien éstos deleguen.

Correo electrónico Director Regional, Validar que los requerimientos solicitados cumplen. Verificar Director o Jefe cumplimiento de de área de la 9 Informar por correo electrónico a la Dirección de proveedores Sede de la Correo electrónico P.C Abastecimiento cualquier novedad o modificación que seleccionados Dirección se presente en el desarrollo del evento, de manera General, o inmediata. quien éstos deleguen. Realizar seguimiento al desarrollo del evento, vía telefónica o presencialmente cuando se requiera, para Realizar Profesional de verificar el cumplimiento de lo definido y aprobado por 10 seguimiento al la Dirección de Correo electrónico la Dirección de Abastecimiento y atender las evento Abastecimiento modificaciones o ajustes que se puedan presentar dentro del desarrollo del evento. Realizar reuniones de seguimiento con el equipo de Profesional de Realizar reuniones F9.P1.MI Actas de 11 trabajo y operador logístico (cuando se requiera), para la Dirección de de seguimiento reunión revisar el avance de la ejecución de contrato. Abastecimiento. Correo Enviar al responsable del evento, una vez finalizado, Profesional de Enviar encuesta de Electrónico 12 vía correo electrónico, la encuesta de satisfacción y la Dirección de satisfacción Encuesta de hacer seguimiento a su diligenciamiento. Abastecimiento satisfacción ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 4 Página 7 de 9 EVENTOS Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Director Regional, Director o Jefe Diligenciar la encuesta de satisfacción enviada por la Encuesta de Diligenciar de área de la Dirección de Abastecimiento, validar la prestación del Satisfacción 13 encuesta de Sede de la servicio y registrar las novedades que se presentaron, satisfacción. Dirección si aplica. Correo electrónico General, o quien éstos deleguen Tabular las encuestas de satisfacción de los eventos mensualmente y definir en cuales casos se deben aplicar plan de mejora de acuerdo con el puntaje Profesional de Archivo en Excel 14 Tabular encuestas. obtenido durante el evento. la Dirección de Abastecimiento Plan de mejora Coordinar con el operador logístico el plan de mejora en los casos que aplique. Reportar Profesional de Archivo en Excel Recolectar y analizar la información para el reporte de 15 resultados del la Dirección de los indicadores, a cargo del equipo de Eventos. indicador Abastecimiento Correo electrónico Ordenar la documentación del evento una vez haya terminado: solicitud de servicio, modificaciones, cuadro comparativo, cotizaciones, evidencias del Documentos Organizar la evento (listados de asistencia, actas de reunión y/o Profesional de soporte de la 16 documentación del registro fotográfico de los eventos) y todos los correos la Dirección de ejecución del evento. soportes del evento. Abastecimiento evento Entregar toda esta documentación como soporte para pagos de facturas al profesional financiero a cargo. Radicar las facturas de cobro de los eventos realizados Operador Presentar facturas

17 junto con los soportes correspondientes, de acuerdo Logístico de Correo Electrónico de eventos con lo establecido en el contrato. Eventos Revisar y validar las facturas entregadas por el operador logístico de eventos, frente a los requerimientos definidos en la solicitud de servicio y las aprobaciones realizadas. Director de ¿Las facturas cumplen con los requerimientos? Correo Electrónico Abastecimiento 18 Validar facturas o PC para pago. Sí: Se valida y se pasa al proceso de Gestión Sistema de Profesional Financiera y se actualiza el sistema PACCO. Información SIIF delegado Continúa con la actividad 19 No: Se devuelve al operador logístico con los soportes de negación del pago. Regresa a la actividad 17. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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EVENTOS Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Memorando de radicación Elaborar informe Realizar el informe de supervisión mensualmente y Director de 19 de Supervisión. enviarlo a la Dirección de Contratación con los Abastecimiento F1.P18.ABS respectivos soportes. Informe de Supervisión Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Eventos realizados y pagados y encuesta de satisfacción realizada.

6. DEFINICIONES: 6.1 Operador logístico de eventos: Persona natural o jurídica (contratista) que presta el

servicio de operador técnico que suministra el apoyo logístico para el desarrollo de los eventos. 6.2 Solicitud de Servicio: Formato definido para el registro de cada uno de los requerimientos y necesidades de cada Regional o área de la Sede de la Dirección General.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: - P17.GF Procedimiento Revisión de Documentos de Cobro Generación de Pagos y Traslado de Efectivo

• Matriz de Requisitos Legales

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

Código Nombre del Formato F2.P4.ABS Solicitud de Servicio F3.P4.ABS Cuadro comparativo de Cotizaciones F4.P4.ABS Seguimiento de Eventos F5.P4.ABS Modelo Factura F8.P1.MI Formato Listado de Asistencia F9.P1.MI Formato Acta de Reunión F1.P18.ABS Formato Informe de Supervisión

9. ANEXOS: No aplica ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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EVENTOS

10. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio Se realiza la actualización del formato plantilla de procedimiento a la versión 5. Numeral 1: Se agrega texto al objetivo. Numeral 2: Se ajusta el texto del alcance. Numeral 4: - Se eliminan las actividades 1, 2 y 22

• Se modifica el texto en el nombre de las actividades No. 8 y 17.

10/11/2021 Versión 3 – P4.ABS

• Se modifica el texto en la descripción de las actividades No. 4, 6, 8, 13 y 17.
• Se modifica el texto en el responsable de las actividades No. 3, 5, 7, 10, 12, 14, 16 y 18.
• Se modifican los registros de las actividades No. 2, 13 y 19

Numeral 8: Se elimina el formato Plan de Eventos y se agregan formato acta de reunión e informe de supervisión. Numeral 4 – Descripción de Actividades: - Actividad 1: Se modifica el mes en que se debe remitir el Plan de Eventos. - Actividad 10: Se ajusta la redacción, donde se solicitan los Versión 2 – P4.ABS listados de asistencia para cada evento. 15/04/2021 - Actividad 11: se crea nueva actividad que estaba incluida en la actividad 10 de la versión anterior. Actividad 18: Se ajusta el texto, detallando los documentos que se deben entregar después de cada evento. Numeral 2 – Alcance: - Se ajusta el texto, detallando el alcance del procedimiento. Numeral 4 – Descripción de Actividades: - Se crean las actividades 12, 16 y 21. Versión 1 – P4.ABS Numeral 7 – Documentos de referencia: 09/11/2016 - Se actualiza el procedimiento para pagos, del proceso de Gestión Financiera. Numeral 8 – Relación de formatos: - Se incluye el código del formato listado de asistencia. - Se modifica el formato de procedimiento - Numeral 3: Se ajustan las Políticas de Operación

28/03/2016 Versión 3 – PR3.MPA1.P4 - Numeral 4: Se modifican las actividades Se modifica el formato de Plan de Eventos y el formato de Solicitud de Servicio: se incluye un instructivo para cada uno de ellos. Numeral 3 – Descripción de Actividades:

• Se modifican las actividades No. 3, 6, 12 y 14

31/08/2015 - Se incluyen las actividades No. 4, 9 y 11 Versión 2 –

PR3.MPA1.P4

Numeral 4: Criterios Operativos Se modifica el formato de Plan de Eventos y el formato de Solicitud de Servicio: se incluye un instructivo para cada uno de ellos. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.