ICBF - p4.gf procedimiento conciliacion bancaria v3

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1. OBJETIVO Verificar y conciliar los valores contenidos en el Reporte Auxiliar Contable Detallado y por PCI de todas las cuentas bancarias del SIIF Nación ahorros y corrientes, contra los valores del extracto bancario, con el fin de garantizar el registro de las transacciones que afectan la operatividad de la entidad y de esta manera reflejar la realidad financiera, tesoral y contable de la entidad.

2. ALCANCE Inicia con la generación de extractos bancarios y finaliza con el archivo y custodia de las Conciliaciones Bancarias por cada una de las cuentas bancarias ahorros y corrientes.

Aplica: Para todas las cuentas bancarias ahorros y corrientes de las Direcciones Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1. Las Conciliaciones Bancarias se deben generar en forma física en el Formato Conciliación Bancaria establecido por el ICBF. 3.2. El Coordinador Financiero o Coordinador de Gestión Soporte de la Dirección Regional, según sea el caso, el Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y el Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera respectivamente, deben velar por la elaboración mensual y el envío de manera oportuna de las conciliaciones bancarias. 3.3. Es responsabilidad de elaborar las Conciliaciones Bancarias de cada una de las cuentas de

bancos ahorros y corriente de la PCI el área de Contabilidad de la Dirección Regional, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y el Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera, los cuales deben enviar el Formato de Conciliación Bancaria al Servidor Público con funciones de Pagador en la Dirección Regional, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y al Coordinador del Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera, para que se realicen las gestiones de depuración correspondientes. 3.4. El formato de conciliación bancaria debe ser firmado por el Servidor público a quien se le asigno las responsabilidades de contador en la Dirección Regional y el Grupo Financiero Sede de la Dirección General o el profesional asignado en el nivel nacional, quien es el encargado de la elaboración; profesional con funciones de pagador en la Dirección Regional, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y profesional asignado del Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera quien es el encargado de la revisión; por el Coordinador Financiero o Coordinador de Gestión Soporte de la Dirección Regional, según sea el caso, el Coordinador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y el Coordinador del Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera respectivamente, quien es el encargado de la revisión y aprobación.

3.5. Es responsabilidad del Coordinador Financiero o Coordinador de Gestión Soporte de la Dirección Regional, según sea el caso, y del Servidor Público con funciones de Pagador de la Dirección Regional; Coordinador Financiero y Servidor Público con funciones de Pagador del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y del Coordinador del Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera con el respectivo profesional asignado, la depuración de las partidas conciliatorias de cada una de las cuentas bancarias ahorros y corriente de la Dirección Regional, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera. 3.6. La depuración de las mismas se realizará máximo en el mes siguiente a aquel en que se generan y es responsabilidad de los Coordinadores de los Grupos Financieros o quien haga sus veces y del servidor público a quien se le asigne la responsabilidad de Pagador en las Direcciones Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General y el Coordinador del Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera, según corresponda. 3.7. De acuerdo con lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación, en la resolución 385 del 3 de octubre de 2018 en su anexo “NORMA DE PROCESO CONTABLE Y SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE” en su numeral 5. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES “La tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad tiene como finalidad la consulta y verificación de la información financiera, así como su reproducción de acuerdo con las necesidades de información”.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Inicio Servidor Público con Generar los Extractos Bancarios en físico y Funciones de Pagador en en medio digital por cada una de las las Direcciones Regionales, Extracto bancario de cada cuentas de la Dirección Regional, Grupo

1. Generar los Extractos Grupo Financiero Sede de la una de las cuentas Financiero Sede de la Dirección General y Bancarios Dirección General y bancarias de la PCI Grupo de Tesorería de la Dirección Tesorero del Grupo de (subunidad ejecutora).

Financiera, para ser entregado al área de Tesorería de la Dirección Contabilidad. Financiera. Profesional del Grupo de Generar del Sistema SIIF Nación el Reporte Contabilidad de la Dirección Generar Reporte Reporte Auxiliar Contable 2. auxiliar detallado y Auxiliar Contable por PCI y el Reporte Financiera y Profesional con por PCI y el Reporte Auxiliar Detallado por Cuenta Bancaria del Funciones de Contador en Reporte auxiliar ICBF. las Direcciones Regionales y Auxiliar Detallado por contable por PCI Cuenta Bancaria Grupo Financiero Sede de la Dirección General Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Realizar comparación y cruce entre los registros del Reporte Auxiliar Detallado por Cuenta Bancaria y los valores reportados en Extracto Bancario, para establecer las Profesional del Grupo de

diferencias y así generar la Conciliación Contabilidad de la Dirección Bancaria por cada una de las cuentas 3. bancarias de la PCI. Financiera y profesional con Formato Conciliación Realizar comparación Funciones de Contador en P.C las Direcciones Regionales y Bancaria ¿Se puede realizar la comparación de los Grupo Financiero Sede de la valores reportados con el extracto (cuentas Dirección General pagadoras)? NO: Se devuelve a la actividad 1 SI: Continua Elaborar el Formato de la Conciliación Bancaria de cada una de las cuentas Profesional del Grupo de bancarias del ICBF, para ser enviada al Contabilidad de la Dirección Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera y profesional con Elaborar Formato Financiera y las Pagadurías de las Formato Conciliación

4. Funciones de Contador en Conciliación Bancaria Direcciones Regionales o Grupo Financiero Bancaria las Direcciones Regionales y Sede de la Dirección General para su Grupo Financiero Sede de la depuración junto con la Coordinación Dirección General financiera o de gestión soporte, según corresponda.

Enviar el formato de conciliaciones Formato Conciliación Profesional que desempeña Enviar Formato bancarias en Excel diligenciado, y en pdf Bancaria Excel y PDF las funciones de Contador Conciliación Bancaria firmado por todos los responsables y 5 en la Dirección Regional y/o remitirlo al profesional de apoyo en el Grupo Grupo Financiero Sede de la de Contabilidad en la fecha establecida Dirección General según el cronograma de actividades del Grupo de Contabilidad. Depurar las partidas conciliatorias por parte Profesional del Grupo de de la Tesorería de la Dirección Financiera y Tesorería de la Dirección

Depurar partidas las pagadurías de la Dirección Regional y Financiera y Pagadurías

6. Registros de la depuración conciliatorias Grupo Financiero Sede de la Dirección Regionales y Grupo General en el mes siguiente con los Financiero Sede de la respectivos ajustes. Dirección General Profesional del Grupo de Contabilidad de la Dirección Formato de la Conciliación

7. Archivar y custodiar Archivar y custodiar las Conciliaciones Financiera y profesional con Bancaria; Extracto y Bancarias con sus respectivos soportes, en Funciones de Contador en Reporte Auxiliar Detallado conciliaciones el área de Contabilidad. las Direcciones Regionales y y por PCI de las Cuenta

Grupo Financiero Sede de la Bancaria Dirección General . Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Conciliación Bancaria Mensual por cada cuenta bancaria ahorros y corriente.

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6. DEFINICIONES: - Reporte Auxiliar Detallado por Cuenta Bancaria: Es el reflejo diario de las transacciones y movimientos financieros del ICBF bajo el Aplicativo SIIF NACION. - Reporte Auxiliar Contable por PCI: Es el reporte del Aplicativo SIIF NACION donde se refleja el saldo inicial, movimiento débito, movimiento crédito y saldo Final por cuenta bancaria. - Conciliación bancaria: Es el resultado del cruce de las transacciones y movimientos que

se registran en el extracto bancario y libro auxiliar contable, con el objeto de establecer las partidas conciliatorias. - Cuenta corriente y cuenta de ahorros: Es el producto que ofrece una entidad bancaria para realizar las transacciones financieras. - Cuenta corriente: Es un contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos. Con una cuenta corriente se puede disponer de los depósitos ingresados de forma inmediata a través de talonarios, cajeros automáticos o la ventanilla de la caja o banco. Una cuenta que no genera intereses a favor del titular. - Cuenta de ahorro: Es un depósito ordinario a la vista (producto pasivo), en la que los fondos depositados por la cuenta habiente tienen disponibilidad inmediata y generan cierta rentabilidad o intereses durante un periodo determinado según el montón ahorrado. - Extracto bancario: Es un servicio bancario que entrega la entidad financiera periódicamente al titular o titulares de cuentas corrientes o de ahorros, como documento idóneo, suficiente y válido para registrar y soportar las operaciones (movimientos) que hemos realizado. También podemos consultarlo por internet si nos hemos dado de alta en la banca online de nuestra entidad de crédito. - Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación: Es un sistema que coordina, integra, centraliza y estandariza la gestión financiera pública nacional, con el fin de propiciar una mayor eficiencia y seguridad en el uso de los recursos del Presupuesto General de la Nación y de brindar información oportuna y confiable.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: - Ver Matriz de verificación de requisitos legales.

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8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.P4.GF Formato Conciliación Bancaria.

9. ANEXOS: N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez adoptado el nuevo Modelo de Operación por procesos, según resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se realiza el cambio de formato n/a n/a del procedimiento y ajuste de actividades.

El código anterior del procedimiento era el PR13 MPA1 P2 V3. Actualización de normatividad en la tenencia, conservación y custodia de libros; se adiciona reporte auxiliar por PCI y se eliminó archivos de giros del portal bancario 25/11/2016 1 Se eliminó de los documentos de referencia Instructivo para la conciliación bancaria de movimientos SIF ICBF vs SIIF Nación. 07/11/2018 2 Se modifica objetivo, alcance, políticas de operación. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.