ICBF - p5 sa procedimiento para definir la destinacion de bienes muebles v2

PROCESO

P5.SA 15/04/2019

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR LA Versión 2 Página 1 de 12

DESTINACIÓN DE BIENES MUEBLES

1. OBJETIVO Definir la destinación final de los bienes muebles propiedad del ICBF, que no se requieren para el normal funcionamiento de la entidad por inservibles o por no ser de utilidad, a través de las diferentes modalidades (venta, cesión a título gratuito o eliminación), con el fin de optimizar los recursos y garantizar el manejo ambiental, según la normatividad vigente.

2. ALCANCE Inicia con la identificación y clasificación de los bienes en equipos eléctricos, electrónicos, muebles y enseres en buen estado e inservibles y termina con el archivo del comprobante de Traslado Movimiento de activos fijos.

Este procedimiento aplica en la Sede de la Dirección General y Regionales.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1 La Identificación y clasificación de los bienes se realizará cada vez que se adelante el procedimiento de toma física de inventarios, ya sea de bienes en el uso o de bodegas de almacén y en los momentos donde se reciban devolución de bienes muebles al almacén por los cuentadantes o terceros responsables. 3.2 En el evento de realizarse una devolución de un equipo de cómputo, se deberá contar con un soporte documental que evidencie el estado físico del elemento, con el fin de registrar el bien en la clase de bodegas que corresponda (no explotados, No requeridos o deteriorados) 3.3 Cuando se trate de equipos de cómputo será la Dirección de Información y

Tecnología quien dé el concepto técnico, para los demás bienes en los cuales su estado físico se evidencia un alto deterioro, se deberá realizar acta con registro fotográfico especificando el deterioro del elemento, si se tratan de elementos con características especiales o un bien mueble sometido a registro se deberá contar con un concepto técnico generado por personal idóneo. 3.4 Se debe tener en cuenta en la actividad 1 que, si los bienes son con características de peligrosidad efectuarlo de conformidad con el capítulo de la Guía de Gestión de Bienes, capitulo “RECOMENDACIONES GENERALES

PARA EL MANEJO Y ALMACENAMIENTO DE SUSTANCIAS QUIMICAS Y

ELEMENTOS CON CARACTERÍSTICAS DE PELIGROSIDAD”.

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

P5.SA 15/04/2019

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR LA Versión 2 Página 2 de 12 DESTINACIÓN DE BIENES MUEBLES 3.5 Se deberá ubicar físicamente los bienes según su naturaleza equipos eléctricos, electrónicos, muebles y enseres) y estado de los mismos (buen estado, deteriorados e inservibles). 3.6 En el caso que los bienes se requieran al interior de la Sede de la Dirección General, realizará el traslado el auxiliar del Grupo de Almacén e Inventarios a quien determine el coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios. De igual manera, en el caso de tratarse de una regional, el auxiliar que apoya las

actividades de almacén del Grupo Administrativo o Soporte en las regionales realizará el traslado correspondiente a quien determine el Coordinador Administrativo y se dará por terminado el procedimiento. 3.7 Solo se publicará los bienes devolutivos en buen estado previo a la verificación interna por parte del profesional que apoya las actividades de almacén del Grupo Administrativo o Soporte en las regionales y el Coordinador Administrativo, en el caso de la Sede de la Dirección General del Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios. 3.8 En el caso que la ficha se deba ajustar, se deberá informar mediante correo electrónico para que la ajuste quien la remitió y posteriormente la envíen hasta que se encuentre correcta. 3.9 Las fichas son publicadas por 10 días en la intranet del ICBF en la siguiente ruta: https://intranet.icbf.gov.co/secretaria-general/direccion-administrativa/almacene-inventarios 3.10 El profesional del Grupo de Almacén e Inventarios deberá informar mediante correo electrónico el resultado de la publicación a los profesionales del Grupo Administrativo o Soporte que apoya las actividades de almacén de la regional oferente y de la regional interesada, en el caso de ser viable el traslado se finalizará el procedimiento para estos bienes, en el caso que no sea favorable se continuará con el procedimiento. 3.11 Tratándose de bienes recibidos como mostrencos o en virtud de vocaciones hereditarias se deberá, en todos los casos, presentar al Comité de Bienes. 3.12 Si dentro del comité de Gestión de Bienes se aprueba la destinación de los bienes, se presenta la recomendación al Director Regional, quien firmará el Acta de comité en señal de aceptación.

3.13 Si el Director regional se aparta de la recomendación que le fue presentada o no existió conceso se deberá realizar los cambios y ajustes pertinentes, en Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

P5.SA 15/04/2019

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR LA Versión 2 Página 3 de 12 DESTINACIÓN DE BIENES MUEBLES dado caso el director procederá bajo su propia responsabilidad en la toma de las decisiones de su competencia y se continuará con la siguiente actividad. 3.14 En la Sede de la Dirección General, el comité de bienes está compuesto por: el Director General o su delegado, El Secretario General o su delegado, el Director Administrativo, quien lo presidirá, el Director Financiero o su delegado, el Director de Contratación o su delegado, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado, el Jefe de la Oficina de Control Interno concurrirá a las reuniones con voz pero sin voto. 3.15 En las regionales el comité de bienes está compuesto por: El Coordinador del Grupo Administrativo, el Coordinador del Grupo Financiero, el Coordinador del Grupo Jurídico, el Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas, los Coordinadores de los Grupos de Prevención y Protección en las Regionales Bogotá, Antioquia y Valle del Cauca, y el Coordinador del Grupo de Asistencia Técnica en las demás Regionales. 3.16 Los soportes que se deben remitir con el proyecto de resolución son: copia

del acta de inspección ocular, certificación de estado de los bienes, Concepto ambiental para la destinación de bienes muebles y acta de comité de bienes. 3.17 En la Sede de la Dirección General, el control de legalidad del acto administrativo (resolución), será realizado por el profesional de la Dirección Administrativa. 3.18 En la Regional se remitirá memorando con el proyecto de resolución y los soportes al Grupo Jurídico o quien haga sus veces, para el respectivo control de legalidad. 3.19 Si la verificación efectuada al documento envido no es satisfactoria, registrar las novedades e informar al colaborador remitente. 3.20 Cuando la resolución contemple bienes muebles recibidos como mostrencos o por vocaciones hereditarias, se deberá remitir al profesional del Grupo de almacén e inventarios el proyecto de Resolución con los soportes, quien tramitará a través de la Dirección Administrativa el visto bueno del Director General, de acuerdo con el artículo 2 del acuerdo 117 de 1985. 3.21 Los comprobantes serán firmados por el profesional que apoya las actividades del almacén en el Grupo Administrativo o Soporte de la Regional y en la Sede de la Dirección General por el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios quien es el profesional encargado de las actividades del almacén, de conformidad a la resolución 2699 del 2016. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

P5.SA 15/04/2019

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR LA Versión 2 Página 4 de 12

DESTINACIÓN DE BIENES MUEBLES

3.22 Los reportes y comprobantes mencionados son extraídos del sistema de información utilizado para el manejo de los inventarios en el ICBF. 3.23 Se remitirá diariamente memorando al Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General o al Grupo Financiero de la Regional, según corresponda, anexando los movimientos de almacén efectuados el día anterior. 3.24 Si al momento de realizar el registro no se encuentra creado algunos de los parámetros necesarios para realizar el movimiento, el auxiliar del Grupo Administrativo o Soporte de la Regional y el auxiliar del Grupo de Almacén e Inventarios de la Sede de la Dirección General, deberá solicitar mediante correo la parametrización correspondiente en el sistema de información de inventarios al técnico del grupo de almacén e inventarios, detallando la solicitud de manera completa según corresponda.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio Auxiliar Grupo de Identificar y clasificar los bienes muebles Almacén e en equipos eléctricos, equipos Inventarios Reporte de Identificar y electrónicos, mobiliario y enseres, según 1 activos por clasificar los su estado físico. Auxiliar Grupo terceros por bienes Administrativo o clase de bodega (Remitirse a la política de operación No. 1, Soporte de la 2, 3, 4 y 5) Regional Profesional del Grupo Revisar la clasificación de los bienes Administrativo o efectuada, de acuerdo a su estado y clase Reporte de Revisar la Soporte de la 2 de bien mueble. activos por clasificación de Regional P.C terceros por los bienes (Remitirse a la política de operación No. 1, clase de bodega

Coordinador del 2, 3, 4 y 5) Grupo de Almacén e Inventarios Remitir correo al Coordinador Profesional del Administrativo o Soporte de la Regional y Grupo en la Sede de la Dirección General al Administrativo o Elaborar y remitir Coordinador del Grupo de Almacén e Soporte de la correo con Inventarios, con el listado de los bienes Correo 3 Regional listado de bienes muebles que se encuentran en buen electrónico muebles estado, para que se verifique si estos se Profesional del requieren para el uso interno de la Grupo de Almacén regional o la Sede de la Dirección e Inventarios General, según sea el caso. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

P5.SA 15/04/2019

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR LA Versión 2 Página 5 de 12 DESTINACIÓN DE BIENES MUEBLES No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Revisar y remitir correo con el ofrecimiento de los bienes a los Coordinador Grupo Coordinadores regionales en el caso de la Administrativo o regional y en el caso de la Sede de la Revisar y remitir Soporte en la Dirección General, proyectar correo y 4 correo con Regionales Correo enviarlo al Director Administrativo para P.C listado de bienes electrónico que este envié a los Directores, muebles Coordinador del Subdirectores, Jefes de Oficina. Grupo de Almacén e Inventarios (Remitirse a la política de operación No.

1. Recibir respuesta de los interesados e informar el resultado y las acciones a Coordinador Grupo seguir, al profesional y auxiliar Administrativo o Correo Recibir respuesta Administrativo o Soporte de la Regional y Soporte en la electrónico de interesados e en la Sede de la Dirección General al Regionales 5 informar profesional y auxiliar del Grupo de Comprobante de acciones a seguir Almacén e Inventarios. Coordinador del traslado

Grupo de Almacén (Remitirse a la política de operación No. e Inventarios 6) Diligenciar en su totalidad el formato de publicación interna de bienes muebles que están en buen estado, pero no se Auxiliar Grupo de requieren al interior de la misma regional Almacén e o Sede de la Dirección General según sea Formato Elaborar la Inventarios el caso, y enviar al Profesional del Grupo publicación publicación 6 Administrativo o Soporte de la Regional y Interna de bienes interna de bienes Auxiliar Grupo en la Sede de la Dirección General al muebles, correo muebles y envió Administrativo o Profesional del Grupo de Almacén e electrónico Soporte de la Inventarios. Regional (Remitirse a la política de operación No. 6 y 7) Revisar y enviar al Profesional del Grupo de Almacén e Inventarios la publicación Revisar y enviar Profesional del interna de bienes muebles diligenciada la publicación Grupo 7 para su revisión y posterior publicación en Correo interna de bienes Administrativo o P.C la intranet. electrónico muebles Soporte de la diligenciada Regional (Remitirse a la política de operación No. 7 y 8) Recibir y revisar la publicación interna de Recibir, revisar bienes muebles remitida y enviar al

Profesional Grupo y enviar la Técnico del Grupo de Almacén e 8 de Correo publicación Inventarios, para su publicación. P.C Almacén e electrónico interna de Inventarios bienes muebles (Remitirse a la política de operación No. 7 y 8) Recibir formato Recibir ficha y publicar en la Intranet del de publicación ICBF, e informar al Profesional del Grupo Técnico del Grupo interna de de Almacén e Inventarios. de Correo 9 bienes muebles Almacén e electrónico y Publicar en la (Remitirse a la política de operación No. Inventarios Intranet 9) Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

P5.SA 15/04/2019

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR LA Versión 2 Página 6 de 12 DESTINACIÓN DE BIENES MUEBLES No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Elaborar proyecto de correo con el ofrecimiento de los bienes que se encuentran relacionados en la ficha Elaborar correo Profesional Grupo publicada en la Intranet y enviarlo al de publicación de Correo 10 Coordinador del Grupo de Almacén e interna de Almacén e electrónico Inventarios. bienes muebles Inventarios (Remitirse a la política de operación No. 9) Recibir proyecto de correo y enviar a los Coordinadores de los Grupos Administrativos o Soporte de las Recibir y enviar regionales el ofrecimiento de los bienes Coordinador del la publicación Correo 11 que se encuentran relacionados en la Grupo de Almacén e

interna de bienes electrónico ficha publicada en la Intranet y en el caso Inventarios muebles de la Sede de la Dirección General, proyectar correo y enviarlo al Director Administrativo. Recibir y enviar correo a los Directores Regionales, Directores, Subdirectores, Recibir, revisar y Jefes de Oficina con el ofrecimiento de los enviar correo con 12 bienes relacionados en la publicación Director Correo la publicación P.C interna de bienes muebles. Administrativo electrónico interna de bienes muebles (Remitirse a la política de operación No.

1. Enviar al Coordinador Administrativos o Directores, soporte en la regional o en la Sede de la Subdirectores, Jefes Enviar la Dirección General al Coordinador del de oficina de la Sede manifestación de Grupo de Almacén e Inventarios según de la Dirección interés en alguno sea el caso, su interés en los bienes General Correo 13 o en la totalidad ofrecidos en la publicación dentro de los electrónico de los bienes diez (10) días siguientes a la publicación. Directores objeto de Regionales, publicación

(Remitirse a la política de operación No. Coordinadores 9) Regionales Recibir y manifestar mediante correo Recibir la electrónico dirigido al Coordinador del manifestación de Grupo de Almacén e Inventarios, dentro interés en alguno Coordinador Grupo de los diez (10) días siguientes a la o en la totalidad Administrativo o Correo 14 publicación, su interés en los bienes de los bienes soporte en la electrónico ofrecidos en la publicación. objeto de regional publicación y (Remitirse a la política de operación No. enviar respuesta. 9) Recibir y remitir

Recibir y remitir respuesta sobre el interés Coordinador del respuesta sobre Correo 15 de los bienes al profesional del Grupo de Grupo de Almacén e el interés de los electrónico Almacén e Inventarios. Inventarios bienes Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

P5.SA 15/04/2019

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR LA Versión 2 Página 7 de 12 DESTINACIÓN DE BIENES MUEBLES No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Evaluar la relación costo / beneficio que permita identificar la utilidad de efectuar el Evaluar la Profesional Grupo traslado y enviar correo con el resultado a 16 alternativa de de Correo las partes interesadas. P.C traslado de los Almacén e electrónico bienes Inventarios (Remitirse a la política de operación No.

1. Auxiliar Grupo de Diligenciar y enviar el Acta de inspección Almacén e ocular al Profesional del Grupo Inventarios Elaborar el acta Administrativo o Soporte de la Regional y Acta de 17 de Inspección en la Sede de la Dirección General al Auxiliar Grupo inspección ocular ocular Coordinador del Grupo de Almacén e Administrativo o inventarios. Soporte de la

Regional Profesional del Grupo Administrativo Revisar, ajustar y suscribir el proyecto de o Soporte de la Revisar, ajustar y 18 acta de Inspección ocular. Regional Acta de suscribir acta de P.C inspección ocular Inspección ocular Coordinador del Grupo de Almacén e inventarios

Profesional del Solicitar el Grupo Administrativo Enviar solicitud de concepto ambiental al concepto técnico o Soporte de la profesional del Grupo Administrativo o Correo ambiental de los Regional 19 Soporte de la Regional y en la Sede de la electrónico bienes objeto de Dirección General al Profesional del definición de Coordinador del Grupo de Planeación Administrativa. destinación. Grupo de Almacén e inventarios Profesional del Realizar inspección física de los bienes Grupo Administrativo objeto de definición de destinación, o Soporte de la elaborar y suscribir el concepto técnico y Concepto Expedir el Regional enviar al Profesional del Grupo ambiental para la 20 concepto técnico Administrativo o Soporte de la Regional y destinación de ambiental Profesional del en la Sede de la Dirección General al bienes muebles Grupo Coordinador del Grupo de Almacén e Planeación inventarios. Administrativa Diligenciar el Formato de certificación de Profesional del estado de los bienes, adjuntando el acta Grupo Administrativo Correo de inspección ocular y el Concepto Elaborar y enviar o Soporte de la electrónico ambiental para la destinación de bienes el certificado de Regional 21 muebles y remitir por correo al estado de los Certificación de Coordinador del Grupo Administrativo o Bienes Profesional del estado de los Soporte en la regional, y en la sede de la Grupo Almacén e bienes Dirección General al Grupo de Almacén e inventarios Inventarios, según corresponda. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

P5.SA 15/04/2019

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR LA Versión 2 Página 8 de 12

DESTINACIÓN DE BIENES MUEBLES

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Coordinador del Grupo Administrativo Revisar y o Soporte en la suscribir la Revisar y suscribir el Certificado de Certificación de 22 Regional. Certificación de estado de los bienes muebles objeto de estado de los P.C estado de los definición de destinación. bienes Coordinador Grupo bienes de Almacén e Inventarios Citar al Comité de Bienes de la regional con el fin de presentar la recomendación Coordinador del sobre la destinación de los bienes Grupo Administrativo Citar sesión del muebles y en la Sede de la Dirección o Soporte de la Comité de General presentar a la Dirección Regional Correo 23 Gestión de Administrativa quien podrá elevar consulta electrónico Bienes de la al Comité de Bienes con respecto a la Coordinador Grupo regional decisión sobre los bienes. de Almacén e Inventarios (Remitirse a la política de operación No. 11) Revisar y dar recomendación sobre la Comité de Bienes en destinación de los bienes muebles la regionales, Comité presentados y suscribir acta de comité de Toma de la de Bienes en la Acta de Comité 24 Bienes. decisión Sede de la Dirección de Bienes General o Director (Remitirse a la política de operación No. Administrativo 11, 12, 13, 14 y 15) Redactar proyecto de resolución y enviar Profesional del con los soportes, al profesional del Grupo

Grupo Administrativo de Almacén e inventarios para cuando se Elaborar el o Soporte de la trate de la regional y en la Sede de la Correo proyecto de Regional 25 Dirección General al profesional de la electrónico con Resolución de Dirección Administrativa. soportes baja definitiva Profesional del Grupo Almacén e (Remitirse a la política de operación No. inventarios 16) Revisar el proyecto de resolución, Profesional del presentar los ajustes que sean necesarios Grupo Almacén e Revisar el y enviar respuesta de ajuste o trámite al inventarios 26 Correo proyecto de remitente. P.C electrónico resolución Profesional de la (Remitirse a la política de operación No. Dirección 17 y 19) Administrativa Elaborar proyecto de memorando dirigido Elaborar al Grupo Jurídico de la regional, para que Profesional del proyecto de adelanten el control de legalidad al Grupo Administrativo 27 memorando para proyecto de resolución. Memorando o Soporte de la control de Regional legalidad (Remitirse a la política de operación No. 18) Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

P5.SA 15/04/2019

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR LA Versión 2 Página 9 de 12 DESTINACIÓN DE BIENES MUEBLES No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Ajustar y enviar el proyecto de Resolución física al Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios en la Sede de la Profesional del Dirección General o al Coordinador del Grupo Almacén e

Ajustar el Grupo Administrativo o Soporte en la Proyecto de inventarios proyecto de Regional, junto con el proyecto de Resolución 28 resolución y memorando para remitirlo al Grupo Profesional del envió a revisión Jurídico para el control de legalidad para Memorando Grupo Administrativo el caso que sea en la regional. o Soporte de la Regional (Remitirse a la política de operación No. 17, 18 y 19) Revisar, aprobar y enviar el proyecto de Resolución al profesional de la Dirección Coordinador Grupo Administrativa en el caso de la Sede de la de Almacén e Dirección General, y en la regional al Proyecto de Revisar, aprobar Inventarios 29 profesional del Grupo Jurídico mediante Resolución y enviar los P.C memorando. soportes Coordinador del Memorando Grupo Administrativo (Remitirse a la política de operación No. o Soporte de la 18 y 19) Regional Revisión y aprobación del proyecto de Profesional de la resolución y presentación para la firma al Dirección Director Administrativo en la Sede de la Revisar, aprobar Administrativa 30 Dirección General y en la Regional al Proyecto de y presentar para P.C Director Regional. Resolución la firma. Profesional Grupo Jurídico (Remitirse a la política de operación No. Regional 19 y 20) Revisar y suscribir el proyecto de Resolución y entregar a Secretaria General en la Sede de la Dirección Director Revisar y General o en la regional al Grupo Jurídico 31 Administrativo suscribir para que feche, numere y notifique o Resolución P.C Resolución publique según corresponda. Director Regional (Remitirse a la política de operación No. 19 y 20)

Fechar, numerar y notificar o publicar Profesional Fechar, numerar según corresponda, la resolución al Secretaria General y notificar Director Administrativo en la Sede de la 32 Resolución resolución a Dirección General o en la regional al Profesional interesados coordinador dell Grupo Administrativo o Grupo Jurídico Soporte de la Regional. Regional o Soporte Remitir copia escaneada de la Resolución y soportes, al Profesional del Grupo de Profesional del Almacén e Inventarios y al auxiliar del Grupo Administrativo Grupo Administrativo o Soporte de la o Soporte de la Correo Enviar copia de 33 Regional. En la Sede de la Dirección Regional electrónico con Resolución General remitir copia al Coordinador del soportes Grupo de Almacén e inventarios, quien Profesional de la posteriormente le enviará copia al Auxiliar Dirección del Grupo de Almacén e Inventarios. Administrativa Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

P5.SA 15/04/2019

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR LA Versión 2 Página 10 de 12

DESTINACIÓN DE BIENES MUEBLES

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Correo Registrar en el Sistema de información de Electrónico con inventarios la reclasificación los bienes soportes Auxiliar Grupo de muebles registrados en deteriorados a digitales de Almacén e inservibles y entregar comprobante de adquisición y Inventarios Reclasificar los traslado al Profesional del Grupo soportes de 34 bienes muebles Administrativo o Soporte de la Regional y recibo a

Auxiliar Grupo deteriorados en la Sede de la Dirección General al satisfacción Administrativo o Auxiliar Grupo de Almacén e Inventarios. Soporte de la Comprobante de Regional (Remitirse a la política de operación No. Traslado 24) Movimiento de activos fijos Recibir, revisar y remitir el comprobante Recibir, revisar y Comprobante de de Traslado comprobante de Traslado Auxiliar Grupo de 35 remitir Traslado movimiento de activos fijos con sus Almacén e P.C comprobante de Movimiento de respectivos soportes al Coordinador Inventarios Traslado activos fijos Grupo de Almacén e Inventarios. Coordinador Grupo Revisar y avalar firmando el comprobante de Almacén e de Traslado movimiento de activos fijos Inventarios Comprobante de Revisar y avalar 36 con sus respectivos soportes. Traslado comprobante de P.C Profesional Grupo Movimiento de Traslado (Remitirse a la política de operación No. Administrativo o activos fijos 21) Soporte de la Regional Generar copia para el Grupo Financiero Generar copia y de la Sede de la Dirección General o Auxiliar Grupo de archivar Grupo Financiero de la Regional, según Almacén e comprobante de corresponda, y archivar el comprobante Inventarios Comprobante de comprobante de de comprobante de Traslado Movimiento Traslado 37 traslado de activos fijos original con sus Auxiliar Grupo Movimiento de movimiento de respectivos soportes según la TRD. Administrativo o activos fijos activos fijos Soporte de la original (Remitirse a la política de operación No. Regional 18) Elaborar memorando dirigido al Grupo Financiero de la Sede de la Dirección

General o Grupo Financiero de la Regional, según corresponda, anexando Auxiliar Grupo de copia de los comprobantes de Almacén e Memorando comprobante de traslado movimiento de Inventarios activos fijos y presentarlo para la Elaborar Comprobante de 38 aprobación y firma del Coordinador del memorando Auxiliar Grupo Traslado Grupo Administrativo o Soporte de la Administrativo o Movimiento de Regional y en la Sede de la Dirección Soporte de la activos fijos General al Coordinador del Grupo de Regional Almacén e Inventarios. (Remitirse a la política de operación No. 18) Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

P5.SA 15/04/2019

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR LA Versión 2 Página 11 de 12 DESTINACIÓN DE BIENES MUEBLES No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Revisar y aprobar el memorando que será Coordinador Grupo remitido al Grupo Financiero de la Sede de Almacén e Memorando de la Dirección General o Grupo Inventarios Revisar y Financiero de la Regional, según Comprobante de 39 aprobar corresponda. Coordinador Grupo Traslado P.C memorando Administrativo o Movimiento de (Remitirse a la política de operación No. Soporte de la activos fijos 19 y 23) Regional Radicar memorando y copia del Auxiliar Grupo de comprobante de Traslado Movimiento de Radicar Almacén e Memorando activos fijos firmado, al Grupo Financiero memorando y Inventarios

de la Sede de la Dirección General o comprobante de Comprobante de 40 Grupo Financiero de la Regional, según Traslado Auxiliar Grupo Traslado corresponda. Movimiento de Administrativo o Movimiento de activos fijos Soporte de la activos fijos (Remitirse a la política de operación No. Regional 23) Auxiliar Grupo de Almacén e Inventarios Archivar Archivar Memorando radicado según la 41 Memorando Memorando TRD. Auxiliar Grupo Administrativo o Soporte de la Regional Fin

Nota: P.C. Punto de Control

5. PRODUCTO Definir la destinación de los Bienes Muebles.

6. DEFINICIONES 6.1 BAJA DE BIENES: consiste en el retiro definitivo de bienes de los activos de la Entidad por no ser requeridos por el ICBF. 6.2 ACTA DE INSPECCIÓN OCULAR: documento que se genera en virtud a la realización de una inspección o verificación física de los elementos que hacen parte de los inventarios, donde se discriminan sus características y el estado en que se encuentran.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Guía de Gestión de Bienes. Acuerdo 117 de 1985. Resolución 2699 del 2016. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

PROCESO

P5.SA 15/04/2019

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO PARA DEFINIR LA Versión 2 Página 12 de 12

DESTINACIÓN DE BIENES MUEBLES

8. RELACIÓN DE FORMATOS Código Nombre del Formato F1.P5.SA Formato Acta de inspección ocular

F2.P5.SA Formato Certificación de estado de los bienes F3.P5.SA Formato Acta de Comité de Bienes F4.P5.SA Formato de Publicación Interna de Bienes F5.P5.SA Formato Concepto Ambiental Para La Destinación De Bienes Muebles

9. ANEXOS

N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez presentado el nuevo Modelo de Operación por Procesos, según Resolución 8080 del 11 de Agosto de 2016, se realizan las siguien