ICBF - p50.gf procedimiento devolucion recursos propios a nacion y devolucion recursos nacion a propios v1 1

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GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO DEVOLUCIÓN DE RECURSOS PROPIOS A NACIÓN Y DEVOLUCIÓN Versión 1 Página 1 de 8

RECURSOS NACIÓN A PROPIOS

1. OBJETIVO Definir las actividades necesarias para ejecutar la correcta devolución de recursos teniendo en cuenta la fuente de financiación correspondiente, con el fin de contabilizar el ingreso en el

aplicativo SIIF Nación.

2. ALCANCE Comienza con Identificar el tipo de devolución y termina con verificando los recursos situados por la DTN.

Aplica para las Direcciones Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General (GFSDG) y el Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera (GTDF).

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1 Los dineros devueltos deben llegar a la unidad centralizadora de donde salieron, es decir si los recursos son PROPIOS con situación de fondos (CSF) deben ser consignados en cuentas propias del ICBF, o si son NACIÓN deben ser consignados en las cuentas bancarias comunicadas por la Subdirección de operaciones de la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional (DGCPTN). 3.2 Los DRXC de recurso propio generados en el cargue de extractos y los DRXC recursos nación asignados por el Grupo de Tesorería, serán validados por las Regionales y GFSD y en el evento de detectar que no corresponden a la fuente correcta origen del recurso, es decir, recursos propios consignados en cuentas bancarias dispuestas por el MHCP o recursos nación consignados en cuentas bancarias del ICBF, deberán iniciar el proceso de devolución para que

estos dineros retornen a la fuente origen del recurso. 3.3 Finalizado el proceso de devolución de recursos a la fuente correcta de financiación, con el nuevo DRXC la Regional o el GFSD procederán a realizar la imputación de este ingreso. 3.4 Cuando se trate de recursos consignados erróneamente en la DTN y el tercero solicite la devolución, el proceso de devolución lo inicia el ICBF a partir de la actividad correspondiente con el fin que el MHCP sitúe los recursos en la cuenta bancaria dispuesta por el solicitante. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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RECURSOS NACIÓN A PROPIOS

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Identificar el tipo de devolución, de acuerdo con la fuente de

financiación de la siguiente manera:

• DEVOLUCIÓN DE RECURSOS NACIÓN

CONSIGNADOS EN CUENTAS BANCARIAS RECURSOS PROPIOS Ir a la actividad 2

Profesional o Identificar el técnico responsable • DEVOLUCIÓN RECURSOS PROPIOS Documento de 1 tipo de de las funciones de CONSIGNADOS EN CUENTAS BANCARIAS Recaudo por clasificar. devolución Pagador/ Dirección RECURSOS NACIÓN Regional o GFSDG Ir a la actividad 12

• DEVOLUCIÓN RECURSOS NACIÓN A TERCEROS DIRECTAMENTE DESDE LA DTN Ir a la actividad 20

DEVOLUCIÓN DE RECURSOS NACIÓN CONSIGNADOS EN CUENTAS BANCARIAS RECURSOS PROPIOS Profesional, Técnico Revisar y o Asistente verificar responsable de 2 soporte de la Verificar que el soporte requerido para realizar la devolución de Pagaduría/Dirección Acto Administrativo solicitud de recursos esté completo, Regional y/o devolución Sede de la • Acto Administrativo que autoriza la devolución a la DTN Dirección General Radicar la cuenta por pagar por concepto de pago no presupuestal. Diligenciar los datos requeridos para radicar la cuenta por pagar teniendo en cuenta las siguientes indicaciones: • Afectar el DRXC del recurso nación sujeto de la devolución. • Seleccionar en la posición institucional tesorería pagadora la PCI de la Regional que está tramitando la devolución a la DTN. Radicar • Seleccionar como medio de pago GIRO 3 Cuenta por • Beneficiario del pago MHCP pagar • Seleccionar la cuenta bancaria de la DTN que registra el Profesional, Técnico DRXC o Asistente • Seleccionar en posiciones de catálogo de pagos no responsable de presupuestales “Recaudos en favor de terceros” contabilidad

SIIF NACIÓN:

Regional y/o Sede Cuenta por Pagar Perfil contable de la Dirección General Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Presupuestales” numeral 2.1 ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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RECURSOS NACIÓN A PROPIOS Constituir el acreedor beneficiario del pago: en este caso la Profesional o DTN. Seleccionar la cuenta por pagar creada y el valor de la Constituir el técnico responsable devolución. SIIF NACIÓN: acreedor de con funciones de 4 Cuenta por Pagar Pago No Contador/Dirección Presupuestal Perfil Contable Regional o GFSDG Acreedor Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Presupuestales” numeral 2.2 Generar la Orden de Pago No Presupuestal. Seleccionar el Generar acreedor constituido previamente y registrar el valor de la Profesional o Orden de devolución. técnico responsable SIIF NACIÓN: 5 Pago No de las funciones de Orden de Pago No presupuestal Perfil Pagador Pagador/ Dirección presupuestal Regional o GFSDG Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Presupuestales” numeral 2.3 Autorizar la Orden de Pago No presupuestal generada en la Autorizar actividad anterior. Profesional o SIIF NACIÓN: Orden de técnico responsable Orden de Pago No 6 Pago No Perfil Pagador de las funciones de presupuestal Pagador/ Dirección Presupuestal Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Regional o GFSDG Presupuestales” numeral 2.4 Endosar la Orden de Pago pendiente de autorización. Autorizar Seleccionar la Orden de Pago aprobada en la actividad anterior. Profesional o

Orden de técnico responsable SIIF NACIÓN: Pago Perfil Autorizador de Endosos de las funciones de Endoso 7 Pendiente de Endosos/ Dirección Autorización Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Regional o GFSDG Presupuestales” numeral 2.5 Generar Orden Bancaria para Pago No Presupuestal. Perfil Pagador Profesional o Cuando se trate de DRXC generados en la PCI 41-06-00 técnico responsable Generar Nivel Nacional, solicitar al Grupo de Tesorería de la Dirección de las funciones de SIIF NACIÓN: 8 Orden General – GTSD la terminación de la traza contable para la Pagador/ Dirección Orden Bancaria Bancaria generación de la orden bancaria. Regional, GFSDG.

GTDG Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Presupuestales” numeral 2.6

Solicitar por medio de correo electrónico al Coordinador del Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera-GTDF, la Profesional o Solicitar asignación de recursos, especificando la razón que motiva este técnico responsable 9 recursos al requerimiento, indicar número de cuenta bancaria de la de las funciones de Correo electrónico GTSD Regional para el traslado de los recursos, y adjuntar: Pagador/ Dirección Regional o GFSDG • Orden Bancaria en estado “pagada” Situar Situar e informar a la Regional por correo electrónico el recurso Profesional o 10 Correo electrónico recursos asignado en la cuenta bancaria. técnico ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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GESTIÓN FINANCIERA

PROCEDIMIENTO DEVOLUCIÓN

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RECURSOS NACIÓN A PROPIOS Responsable en el GTDF Tramitar vía SEBRA mediante oficio la devolución de recursos a las cuentas bancarias de la Dirección de Tesoro NacionalDTN, o realizar transferencia electrónica desde el portal virtual Profesional o Oficio bancario (Pago vía SEBRA), indicando para las dos opciones: técnico responsable Tramitar GIRO de las funciones de Transferencia 11 a la DTN código de portafolio 393 Pagador/ Dirección electrónica código de la operación 137 Regional o GFSDG Portal virtual

FIN PROCEDIMIENTO

DEVOLUCIÓN RECURSOS PROPIOS CONSIGNADOS EN Profesional o Asignar e CUENTAS BANCARIAS RECURSOS NACIÓN técnico informar Responsable en el Correo electrónico 12 asignación del Asignar a través del GTDF el DRXC solicitado. GTDF DRXC Informar a la Dirección Regional, GFSD la asignación del DRXC, por correo electrónico. Radicar la Cuenta por Pagar por concepto de pago no presupuestal Diligenciar los datos requeridos para radicar la cuenta por pagar teniendo en cuenta las siguientes indicaciones: • Afectar el DRXC de recursos propios • Seleccionar en la posición institucional tesorería pagadora la DTN Radicar • Seleccionar como medio de pago ABONO EN Cuenta por CUENTA 13 Pagar • Identificar como beneficiario del pago el ICBF • Seleccionar la cuenta bancaria de la Regional a la que Profesional o la DTN devolverá los recursos técnico responsable • Seleccionar en posiciones de catálogo de pagos no con funciones de SIIF NACIÓN:

presupuestales “Consignaciones erradas” Contador/Dirección Cuenta por Pagar Regional o GFSDG Perfil contable Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Presupuestales” numeral 2.1 Constituir Acreedor de Pago No Presupuestal: en este caso el ICBF. Seleccionar la cuenta por pagar creada y registrar el Profesional o Constituir valor en pesos. técnico responsable Acreedor de con funciones de SIIF NACIÓN 14 Pago No Perfil contable Contador/Dirección Constituir acreedor Presupuestal Regional o GFSDG Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Presupuestales” numeral 2.2 Generar Generar la Orden de Pago No Presupuestal. Seleccionar el Profesional o Orden de acreedor constituido previamente y registrar el valor. técnico responsable SIIF NACIÓN Pago No de las funciones de Orden de pago No 15 presupuestal Perfil Pagador Pagador/ Dirección Presupuestal Regional o GFSDG ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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RECURSOS NACIÓN A PROPIOS Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Presupuestales” numeral 2.3

Autorizar la Orden de Pago No presupuestal generada en la Autorizar actividad anterior. Profesional o SIIF NACIÓN: Orden de técnico responsable Orden de Pago No Pago No Perfil Pagador de las funciones de

16 presupuestal Pagador/ Dirección Presupuestal Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Regional o GFSDG Presupuestales” numeral 2.4 Endosar la Orden de Pago pendiente de autorización. Seleccionar la Orden de Pago aprobada en la actividad anterior. Autorizar Profesional o SIIF NACIÓN: Perfil Autorizador de Endosos Orden de técnico responsable Orden de Pago No Pago de las funciones de Presupuestal 17 Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Pendiente de Endosos/ Dirección Presupuestales” numeral 2.5 Endosada Autorización Regional o GFSDG Nota: La Orden Bancaria es generada por la DTN Verificar en la cuenta bancaria de la Regional, GSDG, que la DTN haya situado los recursos después del plazo establecido para tal fin. Profesional o Verificar los Es importante tener en cuenta que existe un plazo de 2 días técnico responsable recursos 18 para que los recursos sean situados por el MHCP de las funciones de Cuenta bancaria situados por la P.C Pagador/ Dirección DTN Si se situaron los recursos correctamente continua Regional o GFSDG actividad 19. Cargar de Cargar el extracto en el aplicativo SIIF Nación, contabilizarlo y Profesional o Extracto e con el documento de recaudo por clasificar - DRXC generado, técnico responsable 19 Imputación de imputar el ingreso. de las funciones de SIIF Nación ingresos Pagador/ Dirección

FIN DEL PROCEDIMIENTO Regional o GFSDG

DEVOLUCIÓN RECURSOS NACIÓN A TERCEROS DIRECTAMENTE DESDE LA DTN Asignar e Asignar la Regional, GFSD través del GTDF el DRXC recursos Profesional o

informar nación. técnico asignación del Responsable en el Correo electrónico 20 DRXC Informar la asignación del DRXC, por correo electrónico dirigido GTDF recursos al Pagador Regional Dirección Regional o GFSDG, con copia nación al profesional o técnico del GTDF que le brinda asistencia técnica a la Dirección Regional. Revisar y Revisar que los soportes requeridos para realizar la devolución Profesional, Técnico verificar los estén completos, entre otros: o Asistente Solicitud de devolución soportes de la Responsable de solicitud de • Solicitud de devolución del tercero y/o comunicación del Pagaduría/Dirección Certificación bancaria 21 devolución al MHCP solicitando la devolución de recursos al tercero. Regional y/o Sede vigente operador • Certificación bancaria vigente de la Dirección RUT • Copia del RUT General ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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RECURSOS NACIÓN A PROPIOS Verificar Verificar si el tercero está creado en el aplicativo SIIF Nación y Profesional, Técnico creación del que la cuenta bancaria del tercero este en estado “Activa”. o Asistente beneficiario responsable de del pago y Si esta creado: actividad 23 SIIF Nación: 22 Pagaduría y/o cuenta Tercero creado y P.C Presupuesto en

bancaria No esta creado: solicitar al área de presupuesto la creación y cuenta Bancaria activa Regional y/o Sede activación de la cuenta bancaria y el tercero de la Dirección General No esta creado regresar actividad No. 21 Radicar la Cuenta por Pagar por concepto de pago no presupuestal a favor del operador que realizó la consignación errada en cuentas bancarias de la DTN. Diligenciar los datos requeridos para radicar la cuenta por pagar teniendo en cuenta las siguientes indicaciones: • Afectar el DRXC de recursos nación• Seleccionar en la posición institucional tesorería Radicar Pagadora DTN Profesional o Cuenta por • Seleccionar como medio de pago ABONO EN técnico responsable SIIF NACIÓN: 23 Pagar CUENTA con funciones de Cuenta por Pagar a favor del • Identificar como beneficiario del pago: el tercero Contador/Dirección operador • Seleccionar la cuenta bancaria del tercero a quien la Regional o GFSDG DTN devolverá los recursos • Seleccionar en posiciones de catálogo de pagos no presupuestales “Consignaciones erradas” Perfil Contable Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Presupuestales” numeral 2.2 Constituir Acreedor de Pago No Presupuestal: el acreedor será el tercero. Profesional o Constituir Seleccionar la cuenta por pagar creada y registrar el valor en técnico responsable Acreedor de pesos. con funciones de SIIF NACIÓN 24 Pago No Contador/Dirección Constituir acreedor Presupuestal Perfil contable Regional o GFSDG Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Presupuestales” numeral 2.2 Generar la Orden de Pago No Presupuestal. Seleccionar el

Generar acreedor constituido previamente y registrar el valor. Profesional o SIIF NACIÓN Orden de técnico responsable Orden de pago No 25 Pago No Perfil Pagador de las funciones de Presupuestal presupuestal Pagador/ Dirección Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Regional o GFSDG Presupuestales” numeral 2.3 Autorizar la Orden de Pago No presupuestal generada en la Profesional o SIIF NACIÓN: Autorizar 26 actividad anterior. técnico responsable Orden de Pago No Orden de de las funciones de Presupuestal ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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RECURSOS NACIÓN A PROPIOS Pago No Perfil Pagador Pagador/ Dirección presupuestal Regional o GFSDG Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Presupuestales” numeral 2.4 Endosar la Orden de Pago pendiente de autorización. Seleccionar la Orden de Pago aprobada en la actividad anterior. Autorizar Perfil Autorizador de Endosos Profesional o SIIF NACIÓN: Orden de técnico responsable Orden de Pago No 27 Pago de las funciones de Presupuestal Pendiente de Ver: documento del MHCP “Guía Gestión de Pagos No Endosos/ Dirección Endosada Autorización Presupuestales” numeral 2.5 Regional o GFSDG Nota: La Orden Bancaria es generada por la DTN Confirmar con el tercero y/o operador que el giro de los recursos

Profesional o Verificar los por parte de la DGCPTN, hayan ingresado a la cuenta bancaria técnico responsable Correo electrónico recursos de las funciones de Cuenta bancaria situados por la Nota: Es importante tener en cuenta que existe un plazo de 28 Pagador/ Dirección operador DTN 2 días para que los recursos sean situados por la DTN P.C. Regional o GFSDG FIN

5. RESULTADO FINAL Contabilización ingreso y/o devolución de recursos.

6. DEFINICIONES 6.1. DRXC: Documento de Recaudo por Clasificar. 6.2. SALDOS POR IMPUTAR: Saldos pendientes por clasificación.

6.3. DGCPTN: Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional 6.4. DTN: Dirección del Tesoro Nacional 6.5. GTDF: Grupo de Tesorería Dirección Financiera 6.6. GFSDG: Grupo Financiero Sede de la Dirección General 6.7. MHCP: Ministerio de Hacienda y Crédito Público 6.8. SEBRA: servicio electrónico del Banco de la República ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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RECURSOS NACIÓN A PROPIOS 6.9. PCI: Posición catálogo institucional

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Ver Matriz de verificación de requisitos legales • Documentos Ministerio de Hacienda y Crédito Público – SIIF Nación

• Guía Gestión de Pagos no presupuestales.

8. RELACIÓN DE FORMATOS.

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

N/A N/A

9. ANEXOS

N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del Cambio N/A N/A N/A ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.