ICBF - p52.gf procedimiento cuentas maestras v1

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CUENTA MAESTRAS

1. OBJETIVO: Definir las actividades necesarias para realizar la apertura de Cuentas Maestras en los servicios de atención del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) de las personas jurídicas o naturales que defina las áreas misionales en el marco de la normatividad aplicable al ICBF y del contrato de aporte.

2. ALCANCE: Inicia en Realizar la identificación de los posibles operadores de Cuenta Maestra que deben utilizar cuentas maestras en el marco de la normatividad vigente relacionada con las Cuentas Maestras, y finaliza con la consulta de información en el sistema de información de apoyo SIA.

Aplica para la Sede del Nivel Nacional y Regionales.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1 Las Direcciones misionales del ICBF, tendrán a su cargo la determinación de las personas jurídicas o naturales que deben utilizar las cuentas maestras de acuerdo con los siguientes

criterios: a. Volumen de recursos administrados igual o superior a 500 SMLMV. b. Nivel de bancarización de la población adulta (establecido mediante el indicador de inclusión financiera) en los distintos municipios del país donde se haga efectiva la prestación del servicio mediante un contrato y/o convenio. c. Nivel de conectividad a internet en los municipios donde se haga efectiva la prestación del servicio a través de un contrato y/o convenio. d. Nivel de ruralidad de los municipios donde se haga efectiva la prestación del servicio a través de un contrato y/o convenio.

e. Presencia de cualquier entidad bancaria que ofrezca el producto cuentas maestras con al menos una oficina física en el municipio donde se haga efectiva la prestación del servicio mediante un contrato y/o convenio. f. Nivel de cobertura de energía eléctrica del municipio donde se haga efectiva la prestación del servicio mediante un contrato y/o convenio. 3.2 Las Direcciones misionales deberán identificar los usuarios de las cuentas maestras, cuando se evidencie que existen personas jurídicas o naturales que prestan servicios en dos o más modalidades o programas. 3.3 Las personas jurídicas o naturales definidas por el ICBF, que celebren contratos y/o convenios dirigidos a la prestación del servicio de bienestar familiar mediante las distintas modalidades implementadas por las Direcciones misionales, deberán realizar la apertura de cuentas maestras o ejecutar el proceso de conversión a cuentas maestras por cada contrato o convenio. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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CUENTA MAESTRAS 3.4 La apertura o conversión a cuenta maestra para el manejo de recursos del Presupuesto General de la Nación con los cuales se presta el servicio público de bienestar familiar, deberá efectuarse bajo la responsabilidad del representante legal de las personas jurídicas o naturales establecidas en la normatividad de cuentas maestras vigente atendiendo criterios de seguridad y eficiencia en el manejo de los recursos públicos. 3.5 La persona jurídica natural que realice la apertura de la cuenta maestra por primera vez

deberá, obligatoriamente, cancelar la(s) cuenta(s) anterior(res), asociada(s) a dicho contrato, donde recibía y administraba los recursos girados por el ICBF para la prestación del servicio de bienestar familiar, y ser validada ante la Coordinación Financiera de cada regional y el Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General según sea el caso, mediante certificación emitida por la entidad bancaria correspondiente, la cual no podría tener una vigencia mayor a un mes. 3.6 Las cuentas maestras solo podrán administrar recursos provenientes de aportes del ICBF, en el marco del contrato de aporte y de acuerdo con la normatividad vigente sobre cuentas maestres. En ningún caso, estos recursos podrán hacer unidad de caja con recursos propios del operador o de otra fuente. 3.7 Par establecer cuáles serán los operadores que deben utilizar las cuentas maestras para la administración y ejecución de los recursos del Presupuesto General de la Nación, las direcciones misionales deben ceñirse a las instrucciones y criterios establecidos en la normatividad de cuentas maestras vigentes. La periodicidad sugerida para realizar este ejercicio es anual, previo a la contratación de los servicios de la siguiente vigencia. 3.8 Las personas jurídicas o naturales, que deban realizar la apertura de una cuenta maestra, deberán suscribir un convenio o contrato con la entidad bancaria que ofrezca el producto de cuenta maestra cumpliendo los siguientes aspectos: • Determinar y reconocer los rendimientos financieros que se generan por la administración de los recursos en la cuenta maestra. • Registrar, todos los movimientos crédito y débito que se efectúen en las cuentas

maestras, identificando el origen y destino de estos. • Generar y enviar reportes establecidos en el anexo técnico de cuentas maestras, al ICBF a través del medio definido para tal efecto y en los términos establecidos en la normatividad vigente. • Registrar en sus aplicativos los terceros beneficiarios que las personas jurídicas o naturales inscriban en el portal bancario de acuerdo con lo indicado en la normatividad de cuentas maestras vigente. • Establecer, mediante mención clara, la inembargabilidad de las cuentas maestras, debido a que en esta se ejecutan los recursos girados por el ICBF y cuya fuente es el Presupuesto General de la Nación en los términos de lo previsto en el artículo 594 de la Ley 1564 del 2012. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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CUENTA MAESTRAS 3.9 Las operaciones crédito autorizadas, en las cuentas maestras, son las siguientes: a. Los giros que realiza el ICBF del Presupuesto General de la Nación para la prestación del servicio de bienestar familiar en virtud de lo establecido en la Ley 7 de 1979 y el Decreto 1089 de 2015. b. Los rendimientos financieros, que producto del convenio, sean reconocidos por la entidad bancaria. c. El reintegro de recursos que debe hacer cualquier tercero beneficiario, el cual deberá

realizarse exclusivamente por transferencia electrónica desde la cuenta de dicho tercero beneficiario. d. Los recursos que por otros conceptos reconozca la entidad bancaria en el marco de la operación de la cuenta maestra, incluyendo las devoluciones de transferencia no exitosas o cualquier otro tipo de reintegro bancario. e. Las transferencias de los saldos disponibles en las cuentas donde anteriormente las personas jurídicas o naturales recibían y administraban recursos para la prestación del servicio de bienestar familiar, si fuese necesario realizar ese tipo de transferencia. Esta operación será autorizada exclusivamente por el supervisor del contrato mediante comunicación escrita. • La documentación necesaria para la apertura de una cuenta maestra o conversión de una cuenta tradicional a maestra es aquella contemplada en la normatividad de cuentas maestras vigente. • La apertura y/o funcionamiento de la cuenta bancaria auxiliar al igual que los pagos autorizados a realizar deben seguir lo mencionado en el paragrafó 1, 2 y 3 del artículo 8 de la Resolución 1400 del 20 de febrero 2020 y sus modificaciones. • El supervisor del contrato debe realizar el correspondiente seguimiento para que en el término de los siguientes ocho (08) días hábiles de haber enviado la notificación, el operador haya realizado la apertura o conversión a cuenta maestra en una entidad bancaria que ofrezca el producto y que cumpla con las reglas de operación. • El supervisor o profesional asignado podrá Consultar la información transaccional transmitida por las entidades bancarías al ICBF Ingresando al sistema de Información de Apoyo SIA ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad

Actividad INICIO Base de datos en Excel donde se relacionan los usuarios Realizar la identificación Realizar la identificación de cuentas maestras de Profesional para la de los posibles acuerdo con lo establecido en la política de operación Financiero evaluación de 1 operadores de Cuenta 3.1 Dirección los criterios de Maestra Misional selección para la aplicación de Cuenta Maestra. Elaborar y remitir a los operadores de Cuenta Maestra, la solicitud de apertura o conversión a Cuenta Maestra Comunicación en por cada contrato o convenio. Enviar comunicación a Supervisores solicitud 2 los operadores. de contratos apertura Cuenta Nota: La comunicación de solicitud de apertura debe Maestra. cumplir con los parámetros establecidos en el anexo No.1. (Modelo de comunicación para el operador) que forma parte integral del presente procedimiento. Ejecutar el seguimiento y control de la apertura o conversión a cuenta maestra al operador al que se le haya enviado comunicación Seguimiento a la Certificación 3apertura o conversión a Cumplió con la apertura cuenta maestra Supervisores Bancaria o P.C. cuenta maestra de contratos Correo Si: continua con la actividad 4 electrónico No: El supervisor le reiterara por correo electrónico al operador la apertura de la Cuenta Maestra. Actividad 2 Documentos para el registro

Solicitar el registro de la cuenta maestra en el sistema de la Cuenta SIIF Nación ante los Grupos Financieros de cada Supervisores Solicitar Registro Maestra en el 4 Regional o Grupo Financiero de la Sede Nacional. de contratos Cuenta Maestra Sistema de Información Financiera SIIF Nación. El profesional del área Financiera o quien haga sus Profesional del veces realiza el registro de la Cuenta Maestra en el área de Sistema de Información Financiera SIIF Nación. financiera de Comprobante las de registro Una vez formalizado el proceso de apertura de cuenta Direcciones Registrar Cuenta Sistema de 5 maestra y su correspondiente registro en el SIIF-Nación Regionales o Maestra Información o de conversión de una cuenta tradicional a cuenta Grupo Financiera SIIF maestra que ya este registrada en el SIIF Nación, los Financiero Nación. operadores deberán comenzar a efectuar las Sede o quien transacciones autorizadas en la Resolución 1400 de haga sus 2020. veces ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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CUENTA MAESTRAS Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Consolidar y remitir al enlace financiero de las áreas misionales los datos de los usuarios que requieren Supervisores, Correo Consolidar y Solicitar sean activos con el perfil de “consulta” en el Sistema profesionales electrónico con 6 Registro de Usuarios de Información de Apoyo SIA e informar si se requiere y/o técnicos la base de datos

la actualización de un usuario de consulta por ingreso designados. de los usuarios al ICBF o por retiro. Los enlaces financieros enviaran la solicitud al profesional del Grupo de Tesorería encargado de la administración de usuarios y perfiles para cuenta maestra en el aplicativo SIA para su correspondiente registro y/o actualización del usuario en el sistema SIA. Correo Profesional Solicitar Registro electrónico con 7 Nota: Áreas Usuarios la base de datos Es necesario que previamente a la solicitud de Misionales. de los usuarios asignación usuario de perfil consulta, los servidores de planta se encuentren registrados en el Sistema de Información de SIA Proveedores, las indicaciones para el registro se encuentran establecidas en el Manual Web Sistema de Información Si Proveedores - M5.ABS Correo Profesional electrónico El administrador de cuenta maestra realizara la Grupo de informado la 8 Registrar Usuario creación y/o actualización de los usuarios con el perfil Tesorería creación o consulta Dirección actualización Financiera del usuario Fin

5. RESULTADO FINAL: Contar con las cuentas maestras requeridas para el seguimiento y control de los recursos del ICBF, administrados por los operadores.

6. DEFINICIONES: 6.1 Cuenta Maestra: Aquella cuenta de ahorro que se apertura en una entidad bancaria vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que ofrezca el producto en condiciones de mercado, para la recepción y administración de los recursos de la prestación del servicio de Bienestar Familiar, la cual acepta únicamente operaciones electrónicas de crédito y débito a beneficiarios previamente identificados o inscritos. 6.2 Direcciones Misionales: Aquellas áreas que de acuerdo con el mapa de procesos del Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar son las encargadas del establecimiento de las políticas, lineamientos, programas y proyectos dirigidos a la promoción y protección de los derechos de niños, niñas y adolescentes (actualmente Primera Infancia, Protección, Niñez y Adolescencia, Familias y Comunidades, y Nutrición). ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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CUENTA MAESTRAS 6.3 Operaciones crédito: Son las transacciones que se ejecutan de manera electrónica a través de internet y en las cuales ingresan recursos a una cuenta maestra, aumentando su saldo. 6.4 Operaciones débito: Son aquellas transacciones que se realizan en línea a través de internet mediante las cuales se giran recursos o se aceptan pagos desde la cuenta maestra, disminuyendo su saldo. 6.5 Servicio Público de Bienestar Familiar: es el conjunto de actividades del Estado, encaminadas a satisfacer en forma permanente y obligatoria, las necesidades de la sociedad colombiana, relacionadas con la integración y realización armónica de la familia, la protección preventiva y especial del niño, niña y adolescente y la garantía plena de sus derechos. 6.6. Operador: Persona jurídica o natural que, en virtud de un contrato o convenio, ejecuta las actividades de prestación del servicio público de bienestar familiar de acuerdo con las normas y control que establezca el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para las distintas modalidades implementadas por las Direcciones Misionales.

6.7 Cuenta de ahorro: Producto bancario ofrecido por las entidades financieras que genera rendimientos sobre saldo vigente y que se utiliza como herramienta transaccional para operaciones de tesorería. 6.8 Unidad de Caja: Principio presupuestal definido en el artículo 16 del Decreto 111 de 1996, mediante el cual todos los tipos de renta o fuentes de financiación pueden unirse para financiar los gastos establecidos en las apropiaciones presupuestales. 6.9 Rendimientos financieros: Recursos generados por la entidad bancaria sobre el saldo existente en la cuenta maestra a partir de una tasa de interés. 6.10 Reintegro bancario: Monto que devuelve la entidad bancaria derivado del cobro de valores no pactados en el convenio o contrato de cuenta de ahorro o cuenta maestra. 6.11Conversión a cuenta maestra: Es el proceso mediante el cual una cuenta de ahorro con características tradicionales se transforma en una cuenta maestra que acepta únicamente operaciones electrónicas de crédito y débito a beneficiarios previamente identificados o inscritos.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: • Ver Matriz de verificación de requisitos legales • Guía Operativa de Cuentas Maestras ICBF • Anexo técnico de Cuentas Maestras • Modelo de comunicación para el operador • Memorando radicado 2021123000001888893 del 31 de diciembre 2021 Lineamientos de Administración de Recursos ICBF en virtud de contratos de aporte para la prestación del servicio de bienestar familiar. • M5.ABS Manual Web Sistema de Información Si Proveedores - ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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CUENTA MAESTRAS

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

N/a N/a

9. ANEXOS

N/a

10. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio N/a N/a N/a ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.