ICBF - p5.gj procedimiento recibo manejo y custodia de titulos judiciales jurisdiccion coactiva v3

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GESTIÓN JURÍDICA PROCEDIMIENTO RECIBO, MANEJO Y CUSTODIA TÍTULOS Versión 3 Página 1 de 5

JUDICIALES DE JURISDICCIÓN COACTIVA

1. OBJETIVO Establecer directrices para el manejo de los títulos de depósito judicial, constituidos en desarrollo de las medidas cautelares, decretadas para hacer efectivas obligaciones a favor del ICBF que se encuentran en cobro coactivo.

2. ALCANCE Inicia con la emisión de los depósitos judiciales por parte del Banco Agrario, en la cuenta de depósitos judiciales del ICBF y finaliza con la orden de pago registrada en el portal web del Banco Agrario, correspondiente a la aplicación o devolución del título al ejecutado. Aplica a nivel nacional y regional.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1. REGISTRO DE FIRMAS: Los servidores públicos autorizados para efectuar las diferentes ordenes de operación de los depósitos judiciales, a través del portal de pagos y depósitos judiciales del Banco Agrario, son el funcionario ejecutor y el pagador regional.

Para el caso de la Sede de la Dirección General, se establecerán tres (3) perfiles para el acceso al portal web del Banco Agrario: 1) Ente Preparador. 2) Autorizador 1: Coordinador del Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera. 2) Autorizador 1: Funcionario Ejecutor o Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. Para ello deberán registrar sus firmas y diligenciar los formatos pertinentes ante el Banco Agrario de Colombia. 3.2. APLICACIÓN DEL TÍTULO JUDICIAL: Dentro del proceso administrativo de cobro coactivo,

los títulos judiciales se hacen efectivos en tres momentos: (I) cuando la Entidad tiene conocimiento de la autorización emitida por el deudor, para que se pague la deuda con los bienes embargados, lo cual podrá hacerse en cualquier momento del proceso. (II) Posterior a la firmeza de la resolución que ordena seguir adelante con la ejecución. Para todos los efectos, se tendrá como fecha de cumplimiento de la obligación aquella en que se constituyó el título de depósito judicial; hasta dicho momento, se genera el cobro de intereses. 3.3. APROPIACIÓN DE DEPÓSITOS JUDICIALES: Los títulos de depósito que se efectúen a favor del Instituto y que correspondan a procesos administrativos de cobro coactivo, que no fueren reclamados por el ejecutado dentro del año siguiente a la terminación del proceso, así como aquellos en los cuales no se hubiere localizado su titular, se registrarán como otros ingresos a favor de la Entidad. El titular debe ser requerido por medio de correo certificado, para que se realice el traslado de los títulos judiciales dentro del año siguiente a la terminación del proceso, y si al cabo del segundo requerimiento no se obtiene comunicación con el titular, se procederá a registrar dichos títulos como ingresos a favor del Instituto.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Versión 3 Página 2 de 5 JUDICIALES DE JURISDICCIÓN COACTIVA Inicio En el portal web de pagos y depósitos judiciales del Banco Título de Verificar depósitos Funcionario 1 Agrario, se debe validar la depósito judiciales Ejecutor existencia títulos emitidos a favor judicial de la Entidad. El funcionario ejecutor debe verificar la etapa procesal en la que se encuentra el proceso de cobro coactivo, esto con el fin de determinar si requiere autorización del deudor para la aplicación del título. 2 Revisar etapa del Funcionario Expediente P.C. proceso de cobro Ejecutor ¿La resolución que ordena seguir adelante la ejecución, está en firme? SI: Continua con la actividad 4 NO: Continúa con la actividad 3 Sí la resolución que ordena seguir adelante la ejecución no se encuentra en firme, se debe Solicitar autorización Funcionario Comunicación 3 solicitar autorización al deudor al deudor Ejecutor al deudor para la aplicación del título y que este sea tomado como abono o pago total de la obligación. Solicitar al área financiera la proyección de la distribución del título, estableciendo como corte de intereses la fecha de constitución del título de depósito judicial. Lo anterior, con el fin de determinar si hay lugar al 4 Proyectar Funcionario Correo fraccionamiento del título. P.C. distribución del título Ejecutor electrónico ¿El título de depósito judicial excede el valor total de la obligación, por concepto de capital, intereses y costas administrativas? SI: Continua con la actividad 5 NO: Continúa con la actividad 7

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JUDICIALES DE JURISDICCIÓN COACTIVA Conforme a la proyección de la imputación del título remitida por el área financiera, el funcionario ejecutor profiere auto mediante el cual ordena el fraccionamiento del título de depósito judicial. En el auto se indicará el monto Auto ordena Fraccionar Título Funcionario 5 que se aplicará para el pago de la fraccionamiento Judicial Ejecutor obligación y el que se devolverá del título al deudor. Es importante tener en cuenta que, en el valor que se va a aplicar se incluye: capital, intereses, costas administrativas y la comisión interbancaria. Tomando como base el auto de fraccionamiento del título de Ejecutor / Títulos de 6 Expedir títulos depósito judicial, se registra y Pagador depósito expiden los nuevos títulos en el Regional judicial portal web del Banco Agrario. Expedir auto mediante el cual se ordena hacer efectivo el título de depósito judicial y abonar el dinero a las cuentas del ICBF. Proferir Auto Funcionario Auto aplicación 7 aplicación de títulos Ejecutor títulos Cuando se haya fraccionado el título, en este mismo auto se ordena la devolución al deudor del saldo a su favor. Registrar y autorizar en el portal web del Banco Agrario, la aplicación del título de depósito

Funcionario Registrar la judicial a favor del ICBF. Ejecutor / Portal web 8 aplicación del título Pagador Banco Agrario de depósito judicial Cuando se deba realizar Regional devolución de títulos, esta también se debe registrar a favor del deudor. Mediante oficio dirigido al Banco Agrario, el funcionario ejecutor solicita el traslado del depósito Oficio dirigido Solicitar el traslado judicial a la cuenta recaudadora Funcionario 9 al Banco del depósito de la regional. Ejecutor Agrario El oficio debe ir firmado por el funcionario ejecutor y el pagador, Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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JUDICIALES DE JURISDICCIÓN COACTIVA indicando que se autoriza el descuento de la comisión para transferencias interbancarias de depósitos judiciales. Una vez se constate el traslado del depósito judicial, el funcionario ejecutor solicitará la Solicitar la imputación del pago al área Funcionario Correo 10 imputación del pago financiera de la regional, con el Ejecutor electrónico fin que ésta le indique el monto que corresponde a capital, intereses y costas procesales. Registrar en la hoja de pagos del informe de procesos de cobro Registro en el Informe coactivo, el valor del capital, Funcionario 11 informe de procesos procesos cobro

intereses y costas, producto de la Ejecutor de cobro coactivo coactivo aplicación del título de depósito judicial Registrar contablemente el Contador Registro 12 Registro contable ingreso a favor de la Entidad. regional contable Final P.C. Punto de control

5. RESULTADO FINAL Ingreso de dineros por títulos judiciales a favor del ICBF.

6. DEFINICIONES 6.1. COMERCIO DE PAGOS Y DEPÓSITOS JUDICIALES: Sistema tecnológico vía web provisto por el Banco Agrario de Colombia para el uso de clientes y usuarios en la emisión de depósitos judiciales. 6.2. COMISIÓN INTERBANCARIA: Cobro realizado por las entidades financieras para transacciones inmediatas como diferidas, es un servicio adicional que da el banco para mover dinero de una entidad financiera a otra. 6.3. DEPÓSITOS JUDICIALES: Son las cantidades de dinero que, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, deben consignarse a órdenes de los despachos de la Rama Judicial, autoridades de Policía, entes coactivos o de un tercero y que son depositadas en las oficinas del Banco Agrario de Colombia de la localidad donde esté radicada la cuenta del despacho que lo autoriza. 6.4. EMISIÓN: Es el proceso mediante el cual se pone a disposición de un despacho judicial una determinada cantidad de dinero representada en un depósito judicial. 6.5. FUNCIONARIO EJECUTOR: Servidor público a quien se le asignan funciones, mediante Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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JUDICIALES DE JURISDICCIÓN COACTIVA Resolución por la Dirección General en la Sede de la Dirección General o los Directores Regionales del ICBF, de conformidad con lo establecido en las normas internas de la Entidad, para adelantar los procesos de cobro coactivo. 6.6. FRACCIONAMIENTO: Cuando una o varias sumas depositadas deban entregarse en varias cuotas o a varias personas, el funcionario judicial ordenará al Banco Agrario que el depósito global se divida en varias de menor valor, según el número en que deba repartirse, sin que en ningún caso la suma de los depósitos resultantes sea superior o inferior al valor inicial. 6.7. IMPUTACIÓN DEL PAGO: Es la distribución de los pagos realizados, tanto a capital como a intereses, en la misma proporción en que cada uno de estos rubros participa en el total de la obligación, buscando con ello garantizar una amortización equitativa de las obligaciones a favor de la Entidad. En todo evento de pago, y siempre que dentro del proceso de cobro se hayan causado gastos procesales, estos serán cubiertos una vez se haya pagado en su totalidad el valor de capital e intereses moratorios de la obligación. 6.8. JURISDICCIÓN COACTIVA: Es la facultad otorgada a la administración pública para cobrar directamente, sin que medie intervención judicial, las deudas a su favor, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines estatales.

6.9. TITULO JUDICIAL: Es un título valor que representa una suma determinada de dinero que, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, fue consignado a órdenes de despachos de la rama judicial, autoridades de policía o entes coactivos.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Estatuto Tributario. • Resolución 5003 de 2020

8. RELACIÓN DE FORMATOS: N/A

9. ANEXOS: N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del cambio Se ajustan las políticas de operación y las actividades del procedimiento 3 con el fin de que estén acorde a la realidad del proceso que se adelanta.

Se ajustaron algunas actividades para mejor comprensión del 21/02/2020 2 procedimiento. 01/11/2016 1 N/A Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.