ICBF - p66.sa procedimiento para la gestion de comunicaciones oficiales icbf v1 0

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OFICIALES DEL ICBF

1. OBJETIVO Establecer las actividades para la recepción, generación, radicación, distribución y gestión de las comunicaciones oficiales del ICBF, de manera oportuna y eficiente a través del sistema

ORFEO.

2. ALCANCE Este documento inicia con la recepción o generación de correspondencia, y finaliza con el archivo de la misma.

Aplica para la Dirección General, Regionales y Centros Zonales del ICBF.

3. POLITICAS DE OPERACIÓN: 3.1 Las comunicaciones oficiales por disposición normativa y la Tabla de Retención Documental - TRD del ICBF, tienen un tiempo de retención de DIEZ (10) años, transcurrido este tiempo su disposición final es Eliminación. En tal sentido, si la comunicación forma parte de algún expediente o trámite, la oficina responsable debe garantizar la conservación del original de la comunicación en el expediente físico, digital, virtual y/o electrónico creado para tal fin, con la respectiva clasificación conforme la TRD de la dependencia productora. 3.2 La solicitud de creación o activación de usuarios para ingresar al sistema ORFEO, la debe realizar el jefe de la dependencia a través de mis.aplicaciones@icbf.gov.co para que sea atendida por el personal de ORFEO FUNCIONAL. 3.3 Se recibirán comunicaciones o correspondencia por medios (análogo, digital) y sus anexos al ciudadano, empresas o entidades por los diferentes medios establecidos por la entidad

(correo electrónico, telefónico, ventanilla).

3.4 En el evento en que el sistema de correspondencia no se encuentre en funcionamiento se deben aplicar lo establecido en el documento PT1.P66.SA Protocolo Contingencia ante la interrupción del sistema de Gestión Documental ORFEO 3.5 La solicitud de cambio de un usuario de una dependencia a otra en el sistema ORFEO, la debe realizar el jefe de la dependencia a través de mis.aplicaciones@icbf.gov.co para que sea atendida por el personal de ORFEO FUNCIONAL. 3.6 Las personas que se desvinculen del ICBF deben ser inactivados en el sistema ORFEO por parte de los jefes de dependencia al momento de generar el certificado de Paz y Salvo, de acuerdo con las indicaciones dadas en el IT5.P66.SA Instructivo Certificación de Paz y Salvo. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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OFICIALES DEL ICBF 3.7 El certificado de Paz y Salvo requerido para la terminación de los contratos debe ser generado por el jefe de dependencia, previa verificación de las bandejas de ORFEO que deben estar sin radicados pendientes por tramitar. 3.8 Los jefes de dependencia deben hacer un seguimiento periódico a las bandejas del sistema ORFEO de los colaboradores, para garantizar la oportuna gestión de la correspondencia. Esto se hace a través de los reportes que dispone el sistema ORFEO para tal fin.

3.9 Los colaboradores del ICBF deben hacer los cursos virtuales de ORFEO dispuestos en Escuela ICBF para el adecuado uso y funcionamiento del sistema. 3.10 Los colaboradores encargados de la recepción de la correspondencia previamente a la radicación deben validar que sea de la competencia del ICBF y contenga la información básica necesaria del remitente: Nombre o razón social, NIT o cédula, dirección, teléfono, ciudad, departamento, firma; Así como verificar que la documentación a radicar contenga los anexos mencionados. 3.11 Al momento de la radicación de la documentación se deberá entregar la copia respectiva o en su defecto ser enviada vía correo electrónico en el caso de que los documentos sean recibidos por este canal de comunicación 3.12 Los términos para dar respuesta a las diferentes modalidades del derecho de petición, así como el término para dar respuesta a solicitudes entre autoridades, están estipulados dentro de la G1.RC Guía de Gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias del ICBF en el numeral 4.1.2.1. Términos de las peticiones. Así mismo, se debe prever los demás lineamientos y directrices que estén definidos en la normatividad vigente en la materia. 3.13 Los correos electrónicos que ingresen a las cuentas de los servidores públicos o colaboradores del ICBF del nivel nacional que correspondan a una comunicación de entrada o PQRS, deben ser enviados a los buzones de correspondencia para que sean radicados y gestionados por el sistema ORFEO. 3.14 Las solicitudes para radicar por el sistema ORFEO que hayan sido remitidas por atención

al ciudadano y que fueron previamente registradas en el SIM, deben incluir en el asunto del radicado y en las observaciones el correspondiente número de SIM que le fue asignado. 3.15 En todas las ventanillas de correspondencia ubicadas en las oficinas regionales y centros zonales, se debe publicar el horario de atención, en un lugar visible al público. 3.16 Los colaboradores asignados a las ventanillas de correspondencia deben capturar en el sistema ORFEO el código de la guía de envío en el campo NUMERO DE GUIA antes de realizar el envío por el servicio postal del ICBF. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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OFICIALES DEL ICBF 3.17 Las personas de las ventanillas de correspondencia son responsables de adjuntar las guías de envío y devolución de comunicaciones de salida como una imagen anexa al radicado en el sistema ORFEO. 3.18 Los colaboradores encargados de administrar los correos electrónicos certificados son los responsables de convertir en un archivo PDF la prueba de entrega remitida por el sistema del operador postal y posteriormente, enviar este archivo al personal de correspondencia de la sede o Regional a la que pertenece para que se adjunte como anexo al radicado de la comunicación de salida en el sistema ORFEO. 3.19 Las comunicaciones de salida no pueden ser enviadas por correo personal o correo institucional del colaborador del ICBF. Los únicos correos electrónicos autorizados para

enviar estas comunicaciones son los que se encuentran bajo la administración de los colaboradores de correspondencia o quienes tienen habilitados correos electrónicos certificados. 3.20 Los colaboradores de correspondencia a nivel nacional que administran los correos electrónicos autorizados para enviar comunicaciones de salida deben generan las planillas de envío, asociar a cada radicado la comunicación firmada y el PDF del correo electrónico como soporte del envío. 3.21 El contador del consecutivo de comunicaciones oficiales del sistema para la Dirección General y Direcciones Regionales anualmente empieza en 00000001 para cada tipo de correspondencia (recibida, de salida e interna), manteniendo la estructura definida para el número de radicación de la siguiente manera: Tipo de Año Dependencia Consecutivo Código Número de radicado correspondencia Planilla 2022 12000 00000045 4 202212000000000454 Internos 2022 12000 00000001 3 202212000000000013 Entrada 2022 12000 00000001 2 202212000000000012 Salida 2022 12000 00000001 1 202212000000000011 3.22 En el sistema de correspondencia no se pueden reservar números de radicación, puesto que la numeración será asignada en estricto orden de radicación de los documentos, ni se podrá reimprimir etiquetas o emplear radicados para comunicaciones diferentes. 3.23 Las comunicaciones impresas no pueden tener información enmendada, corregida o tachada. 3.24 Las comunicaciones impresas deben tener el número de radicado y contenido igual al archivo electrónico que, se encuentra en el sistema de correspondencia. En el evento de existir diferencias, se tomará por información correcta la que se encuentra cargada en el sistema.

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OFICIALES DEL ICBF 3.25 Las comunicaciones de salida o internas que son entregadas a las unidades de correspondencia deben elaborarse en las plantillas definidas por la oficina asesora de comunicaciones y firmados por el personal autorizado para el envío a su destinatario (jefes de dependencia, supervisores de contrato y los demás facultados por parte de los jefes). La comunicación física debe coincidir con lo registrado en el sistema de correspondencia. En caso contrario, será regresada a la dependencia para su corrección. 3.26 Las comunicaciones oficiales que no están elaboradas con las planillas definidas por la Oficina Asesora de Comunicaciones, en aspectos tales como: firma no autorizada, formatos, logotipos institucionales, clasificación de la información son rechazados y devueltos a la dependencia para los ajustes pertinentes. 3.27 En los casos que se requiera radicar una comunicación varias veces en ORFEO con diferentes destinatarios, debe hacerse de acuerdo con lo indicado en el documento IT2.P66.SA Instructivo Radicación de comunicaciones oficiales masivas. 3.28 Todo proceso de radicación de comunicaciones oficiales implica la asociación del documento en formato PDF al número de radicado en el sistema de correspondencia. Se debe escanear o adjuntar el oficio con sus anexos. En el sistema de correspondencia cada radicado debe

tener como mínimo asociado un archivo PDF que, corresponda a la respectiva comunicación oficial. 3.29 Las comunicaciones oficiales que deben ser escaneadas o digitalizadas para su correspondiente cargue y asociación a un radicado en el sistema de correspondencia, se realizará conforme con el IT1.P66.SA Instructivo Digitalización de comunicaciones oficiales. 3.30 En el evento de no contar con el sistema de correspondencia, en casos tales como: falla en el servicio eléctrico, en el servidor, red o interfaces, entre otros; se procederá a aplicar el documento PT1.P66.SA Protocolo Contingencia ante la interrupción del sistema de Gestión Documental ORFEO. 3.31 Los sobres sellados cuyo destinatario sea el ICBF, serán abiertos previo a su radicación y digitalización por parte del encargado de la unidad de correspondencia para verificar su contenido, datos del destinatario y remitente. La apertura de los sobres se hará siempre, incluyendo aquellos con anotaciones especiales, tales como: NO ABRIR, CONFIDENCIAL, PRIVADO O RESERVADO. Una vez se haya capturado la información requerida en el sistema, el sobre o paquete se sellará de nuevo y se enviará al área competente, tanto el físico como por el sistema ORFEO, a excepción de los anexos que hagan parte de un proceso de licitación pública, por cuanto son de carácter reservado y solo competen a los interesados del proceso. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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OFICIALES DEL ICBF 3.32 Para el caso de las licitaciones públicas, se radicará el oficio remisorio especificando la cantidad y descripción de los anexos recibidos (sobres, carpetas, cajas, entre otros) en el campo DESCRIPCION DE ANEXOS del formulario de radicación e inmediatamente se deberá enviar a la Dirección de Contratación para el caso de la Sede de la Dirección General; y para las Sedes Regionales, se entregará al Grupo Jurídico y/o Gestión de Soporte. 3.33 Las comunicaciones que tengan como anexos soportes magnéticos, no deben ser verificados por el personal de correspondencia, y deberán ser marcadas con un sticker que tenga el mismo número de radicado del oficio remisorio, dejando constancia en el sistema de correspondencia en el campo DESCRIPCIÓN DE ANEXOS del formulario de radicación, indicando que los anexos están en otro soporte como CD, DVD, disco duro externo, entre otros. 3.34 Toda comunicación allegada a las diferentes Ventanillas de correspondencia del ICBF a nivel Nacional debe ser recibida y radicada en el sistema de correspondencia independientemente de la persona o sede a la cual esté dirigida. 3.35 Las comunicaciones oficiales que por competencia deban ser enviadas a otra dependencia de la Sede de la Dirección General, Regional o Centro Zonal, deben conservar un único número de radicado, es decir, no se debe radicar por segunda o más veces. El documento físico debe ser remitido a la sede y dependencia correspondiente a través del operador postal

contratado por la Entidad; y así mismo, debe ser asignado por el sistema de correspondencia para que sea atendido el trámite. 3.36 Las comunicaciones que se deban radicar en el sistema de correspondencia que no estén firmadas y/o no presente el nombre del remitente, se considerará una comunicación anónima, para lo cual se debe radicar y remitir a la oficina de su competencia, donde se determinan las acciones a seguir, de conformidad con el documento G1.RC Guía de Gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias y Sugerencias del ICBF, de la Dirección de servicios y atención numerales 4.1.2.3 y 4.1.2.4. 3.37 Las acciones de tutela y desacatos se deben radicar y digitalizar de manera inmediata en el sistema de correspondencia, con la respectiva asignación por el sistema a la Oficina Asesora Jurídica en la Sede de la Dirección General, y en las Sedes Regionales al Grupo Jurídico y/o Gestión de Soporte. Así mismo, debe entregarse el archivo físico para que sea gestionado el trámite. 3.38 Las comunicaciones oficiales que reciban los colaboradores del ICBF, en ejercicio de sus funciones u obligaciones contractuales, ya sea en visitas o reuniones fuera de las instalaciones de la Entidad, deben entregarse en la unidad de correspondencia en el menor tiempo posible, para que sean radicadas en el sistema de correspondencia. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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OFICIALES DEL ICBF 3.39 La correspondencia de tipo personal, no se debe enviar, recibir o radicar en el sistema de correspondencia, teniendo en cuenta lo definido en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, donde se establece que: “las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario, no generan trámites para las instituciones”. 3.40 El colaborador que tenga como función radicar la correspondencia del ICBF en el sistema de correspondencia y no realice dicha actividad, debe asumir las responsabilidades jurídicas que se deriven de esta omisión, eximiendo al ICBF de cualquier responsabilidad por la ausencia de dicho trámite. Aplica para la correspondencia recibida, de salida e interna. 3.41 Los colaboradores que tengan acceso a la correspondencia del ICBF deben garantizar la seguridad, integridad, custodia y confidencialidad de la información física. 3.42 Los colaboradores que tengan y/o reciban comunicaciones en sus bandejas del sistema de correspondencia, están obligados a adelantar el respectivo trámite y cierre correspondiente sin excepción, de acuerdo con las indicaciones dadas en este procedimiento y en el documento IT3.P66.SA Instructivo de Radicación de Entrada y Salida del ICBF; IT4.P66.SA Instructivo para la Radicación de Comunicaciones Oficiales Internas en el ICBF o PT1.P66.SA Protocolo Contingencia ante la interrupción del sistema de Gestión Documental ORFEO.

3.43 La correspondencia física y/o recibida por el sistema de correspondencia por parte de un colaborador o dependencia del ICBF, debe ser tramitada oportunamente, a menos que éste no sea de su competencia. En tal caso, debe ser reasignada por el sistema y así mismo enviado el archivo físico al área competente, de conformidad con el Instructivo de correspondencia de entrada y salida, Instructivo de correspondencia interna e Instructivo de radicación de correspondencia en contingencia. 3.44 Los colaboradores del ICBF, por política institucional tienen el deber de revisar diariamente sus bandejas en el sistema de correspondencia, con el propósito de identificar documentación que requiera trámite inmediato o que no corresponda a su competencia, con el fin de ser reasignado para evitar retrasos en el trámite. 3.45 Las comunicaciones oficiales en el sistema de correspondencia deben tener como mínimo la siguiente información asociada (metadatos): CAMPO DETALLE Parámetro de búsqueda Datos del destinatario ya sean funcionarios o terceros (nombre, documento) Tipo de tercero Si es persona natural o jurídica Nombre O Razón social Corresponden al tercero Dirección Ubicación del tercero ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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OFICIALES DEL ICBF Asunto Concepto del radicado Medio de envío Opción del modo de entrega del comunicado No Folios Cantidad de hojas del comunicado

3.46 El sistema de correspondencia permite realizar la anulación de radicados de salida e interna de acuerdo con las indicaciones dadas en el documento ITX IT6.P66.SA Instructivo Anulación de correspondencia. 3.47 La totalidad de las comunicaciones oficiales del ICBF, se tienen que distribuir, entregar y recibir a través de las planillas generadas en el sistema de correspondencia. Se limita el uso de planillas manuales para los casos en que el sistema no se encuentre disponible, para lo cual, se firman planillas físicas y posteriormente se captura y actualiza la información en el sistema de correspondencia, toda vez que la única fuente de información válida para identificar el trámite que, ha tenido la correspondencia es la consignada en el sistema. 3.48 El colaborador que recibe correspondencia mediante planilla por el sistema ORFEO debe atender el trámite teniendo en cuenta que la planilla se cierra y no se puede reasignar. Por lo anterior, la persona que recibe la correspondencia debe verificar antes de recibirla si es o no de su dependencia. 3.49 El colaborador de correspondencia debe consignar en el sistema de correspondencia el medio de envío utilizado para las comunicaciones de salida. 3.50 El colaborador de correspondencia debe garantizar la correlación entre el radicado y el número de guía con que se enviaron las comunicaciones de salida, adjuntando la guía como un anexo de la comunicación en el sistema de correspondencia. 3.51 Las Comunicaciones internas no deben imprimirse, toda vez que deben ser enviadas desde la bandeja del jefe de dependencia y tramitadas de forma exclusiva en el sistema de correspondencia. En el evento que deba tener la firma mecánica incorporada en el cuerpo

del texto, el jefe de la dependencia debe enviar por correo electrónico el archivo PDF al personal de correspondencia para que este sea cargado en el sistema ORFEO como documento principal. 3.52 Las copias a terceros (entidades públicas, privadas, y/o personas naturales), deben ser suministradas por la dependencia productora y entregadas junto con el oficio original a la unidad de correspondencia para gestionar el envío. 3.53 El colaborador de ventanilla de correspondencia debe garantizar la captura y relación de cada radicado de salida con la respectiva guía de envío de correspondencia en el sistema del proveedor que suministre el servicio de mensajería. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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OFICIALES DEL ICBF 3.54 El colaborador de ventanilla de correspondencia debe garantizar la asociación de cada radicado de salida con el correo certificado en el sistema del proveedor que suministre el servicio de mensajería. 3.55 El colaborador de correspondencia debe garantizar para cada radicado de salida la respectiva guía de envío o correo certificado, según sea el caso, como un documento anexo al documento principal del radicado en el sistema de correspondencia

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Inicio Recibir o generar comunicaciones oficiales en el Sistema de correspondencia: • Si corresponde a Comunicaciones de entrada, dirigirse a la Correspondencia

actividad 2. Colaboradores de recibida o • Si corresponde a Comunicaciones de salida, dirigirse a la las dependencias Recibir o generar generada 1 actividad 6. correspondencia (consecutivo • Si corresponde a Comunicaciones internas, dirigirse a la Personal de generado por el actividad 9. correspondencia sistema) • Si el sistema de correspondencia está indisponible, ver PT1.P66.SA Protocolo Contingencia ante la interrupción del sistema de Gestión Documental ORFEO. Recibir el oficio cumpliendo las directrices del ICBF para su radicación en el sistema de correspondencia Ver Instructivo de correspondencia de entrada y salida. Personal de Comunicación 2 Radicar documentos NOTA: en caso de requerirse la anulación del radicado correspondencia oficial radicada consulte el documento IT6.P66.SA Instructivo Anulación de correspondencia. Recibir el oficio cumpliendo las directrices del ICBF para su digitalización en el sistema de correspondencia, adjuntando los Digitalizar Personal de Comunicación 3 anexos asociados al radicado principal. documentos correspondencia oficial digitalizada Ver IT1.P66.SA Instructivo Digitalización de comunicaciones oficiales. Generar la planilla electrónica en el sistema de correspondencia y distribuir la correspondencia física con el respectivo registro Colaboradores de Realizar la de recibido en las planillas electrónicas. Planilla las dependencias 4 distribución de Asignar por el sistema de correspondencia el radicado a la electrónica de Personal de correspondencia dependencia competente. correspondencia correspondencia Ver IT3.P66.SA Instructivo de Radicación de Entrada y Salida del ICBF. Verificar si la comunicación requiere o no respuesta:

• Si requiere respuesta se debe gestionar el trámite y dirigirse Tramitar la a la actividad 5. Planilla correspondencia de Colaboradores de 5 • Si no requiere trámite se debe tipificar la comunicación y electrónica entrada en las las dependencias cerrar el trámite en el sistema de correspondencia. dependencia dependencias Ver IT3.P66.SA Instructivo de Radicación de Entrada y Salida del ICBF. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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OFICIALES DEL ICBF Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Generar y radicar comunicaciones de salida en el Sistema de correspondencia. Si es para radicar de manera única y a un solo destinatario Ver IT3.P66.SA Instructivo de Radicación de Entrada y Salida del ICBF. Generar Si es para radicar de manera única y a varios destinatarios Colaboradores de Comunicación 6 correspondencia de Ver IT2.P66.SA Instructivo Radicación de comunicaciones las dependencias oficial radicada salida oficiales masivas NOTA: en caso de requerirse la anulación del radicado consulte el documento IT6.P66.SA Instructivo Anulación de correspondencia. Colaboradores de Generar y verificar planilla electrónica en el sistema de Generar y verificar las dependencias Planilla 7 correspondencia. Planilla electrónica de P.C Ver IT3.P66.SA Instructivo de Radicación de Entrada y

Personal de correspondencia Salida del ICBF. correspondencia Hacer el envío de la comunicación oficial firmada al destinatario Colaboradores de Enviar con su respectivo cierre cuando se tenga el soporte de entrega las dependencias correspondencia de Correspondencia 8 o devolución asociado a la comunicación en el sistema. salida enviada Ver IT3.P66.SA Instructivo de Radicación de Entrada y Personal de Salida del ICBF. correspondencia Generar y radicar comunicaciones internas en el Sistema de correspondencia. Si es para radicar de manera única y a un solo destinatario Ver IT4.P66.SA Instructivo para la Radicación de Comunicaciones Oficiales Internas en el ICBF Radicar Colaboradores de Comunicación 9 correspondencia Si es para radicar de manera única y a varios destinatarios las dependencias oficial radicada interna Ver IT2.P66.SA Instructivo Radicación de comunicaciones oficiales masivas.

NOTA: en caso de requerirse la anulación del radicado consulte el documento IT6.P66.SA Instructivo Anulación de correspondencia Enviar el memorando interno al destinatario desde la bandeja Enviar de ORFEO del jefe de la dependencia. Jefe de la Comunicación 10 correspondencia IT4.P66.SA Instructivo para la Radicación de dependencia oficial radicada interna Comunicaciones Oficiales Internas en el ICBF Verificar si la comunicación requiere o no respuesta: • Si requiere respuesta se debe gestionar el trámite y dirigirse a la actividad 7 o actividad 5. 11 Verificar Colaboradores de Correspondencia • Si no requiere trámite se debe tipificar la comunicación y P.C comunicación las dependencias tramitada

cerrar el trámite en el sistema de correspondencia. IT4.P66.SA Instructivo para la Radicación de Comunicaciones Oficiales Internas en el ICBF Archivo de la Clasificar y archivar la correspondencia física al interior de las Archivar Colaboradores de dependencia 12 dependencias, de acuerdo con los procesos archivísticos y correspondencia las dependencias organizado por aplicación de las TRD. TRD ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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13 OFICIALES DEL ICBF Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Esta actividad es opcional y se debe realizar en caso de requerir paz y salvo de documentos en el sistema ORFEO, para lo cual Colaboradores de Certificación Paz 13 Generar paz y salvo se debe desarrollar el IT5.P66.SA Instructivo Certificación de las dependencias y Salvo Paz y Salvo. FIN C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Comunicaciones oficiales recibidas, producidas, radicadas y tramitadas en el sistema de correspondencia del ICBF, con los correspondientes soportes o evidencias de entrega y planillas electrónicas gestionadas.

Comunicaciones oficiales gestionadas y archivadas con la respectiva aplicación de Tabla de Retención Documental.

6. DEFINICIONES: 6.1 ANEXOS: número de folios, expedientes, legajos, libros, revistas, objetos u otros, que

acompañan a la comunicación oficial y que por lo mismo se deben citar en la comunicación. 6.2 AREA DE CORRESPONDENCIA: Área encargada de Recepcionar y enviar comunicaciones oficiales a las entidades. 6.3 BUZON DE CORRESPONDENCIA: Corresponde a un correo electrónico administrado por las personas de correspondencia en cada una de las Regionales para radicar en el sistema ORFEO las comunicaciones recibidas a través de correos electrónicos. 6.4 COLABORADORES DE LAS DEPENDENCIAS: para efectos del presente procedimiento, hace referencia a los funcionarios o contratistas del ICBF que generan, radican y/o tramitan correspondencia en cada una de las dependencias. 6.5 COMUNICACIÓN ENVIADA: son todas aquellas comunicaciones que envía el ICBF a destinatarios externos de la Entidad (personas naturales y jurídicas) como parte de un trámite específico. 6.6 COMUNICACIÓN INTERNA: son todas aquellas comunicaciones que producen las dependencias del ICBF para adelantar ante otra dependencia un trámite específico. 6.7 COMUNICACIÓN RECIBIDAS: son todas aquellas comunicaciones dirigidas al ICBF desde cualquier ciudadano o Entidad con un trámite específico. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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13 OFICIALES DEL ICBF 6.8 COMUNICACIONES OFICIALES: son todas aquellas comunicaciones recibidas y/o

producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del soporte utilizado. 6.9 CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA: es la numeración consecutiva de las comunicaciones oficiales de una Entidad para cada uno de los tipos de correspondencia: interna, de entrada y salida. Se puede llevar su control a través de una copia física de las comunicaciones o a través de sistemas de correspondencia que conserven la copia digital de cada comunicación. 6.10 CORREO CERTIFICADO: es un tipo especial de servicio de reparto de correspondencia proporcionado por las agencias postales. Este puede ser en medio físico, o por medios electrónicos a través de sistemas o correos electrónicos. 6.11 CORRESPONDENCIA: Comunicaciones oficiales de una Entidad 6.12 DESTINATARIO: Persona (natural o jurídica) a quien va dirigida o destinada una comunicación. 6.13 DOCUMENTO ANÁLOGO: Recurso que contiene básicamente información de texto, en el caso del impreso, o de imagen y sonido en el caso de las películas, fotografías, discos y otros. Algunos requieren un aparato de lectura, mientras que el papel puede ser visualizado directamente. 6.14 DOCUMENTO DIGITALIZADO: “Son los documentos digitales producto de un pro