ICBF - p68.sa procedimiento deterioro de bienes muebles v1

PROCESO P68.SA 31/01/2024

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1. OBJETIVO Definir las actividades para garantizar el reconocimiento, actualización y reversión de la pérdida por deterioro del valor de los bienes muebles en el Sistema de Información de Inventarios dispuesto por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF.

2. ALCANCE Inicia con el análisis de índice de deterioro de cada bien mueble que supere el umbral de materialidad determinado por el instituto y termina con el registro en el sistema de información de inventarios dispuesto por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF y su correspondiente registro.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1 La entidad determinará la existencia de indicio de deterioro de los bienes muebles mediante la respuesta afirmativa a una o más preguntas formuladas en formato F1.P68.SA denominado “Formato cuestionario índice de deterioro bienes muebles”, implementado para tal fin, el cual es remitido y consolidado por el Grupo de Almacén e Inventarios a las Regionales del ICBF en cada vigencia, este consolidado el insumo para incluir el costo de reposición o valor del mercado. 3.2 El Instituto reconocerá una pérdida por deterioro del valor, cuando el valor en libros del bien supere el costo de reposición o el valor comercial. La diferencia se registrará como pérdida de deterioro en el Sistema de Información de Inventarios dispuesto por la entidad.

Es importante tener en cuenta que el registro del deterioro afecta la base para el cálculo de la depreciación (Costo histórico – Valor Residual (0.42%)) a lo largo de su vida útil restante.

3.3 El Instituto realizará la comprobación de la pérdida por concepto de deterioro de sus bienes muebles como mínimo al final de cada vigencia. 3.4 El Instituto evaluará al final de cada vigencia efectuará la reversión de la pérdida por concepto de deterioro reconocida en periodos anteriores, cuando las causas que dieron su origen ya no existen o cuando existan bajas de bienes muebles; (venta, trasferencia o eliminación definitiva). 3.5 El Instituto revelará en las notas a los estados financieros la pérdida por concepto de deterioro, su actualización y reversión en cada vigencia, indicando las circunstancias que dieron origen a su reconocimiento o reversión. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES BIENES MUEBLES Nombre de la

No. Descripción de la Actividad Responsable Registro Actividad Inicio Profesional Grupo F1.P68.SA “Formato cuestionario Remitir el “Formato Remitir anualmente a las Regionales del ICBF Gestión de Almacén índice de deterioro bienes 1 cuestionario índice para diligenciamiento, sobre los muebles de e Inventarios muebles” de deterioro bienes propiedad del ICBF. el cuestionario de indicio Correo electrónico. muebles”. de deterioro Profesional Grupo de Diligenciar el cuestionario de indicio de Almacén e

Diligenciar “Formato deterioro, de acuerdo con las instrucciones Inventarios F1.P68.SA “Formato cuestionario cuestionario índice impartidas por el Grupo de Almacén e 2 índice de deterioro bienes de deterioro bienes Inventarios. Coordinador Grupo muebles” diligenciado. muebles” Administrativo o Soporte en las Regionales Profesional Grupo de Almacén e F1.P68.SA “Formato cuestionario Inventarios índice de deterioro bienes 3 Enviar archivo Enviar el cuestionario diligenciado al Grupo de muebles” diligenciado. diligenciado. Almacén e Inventarios para su consolidación. Coordinador Grupo Correo electrónico. Administrativo o Soporte en la Regional Una vez recibidos los archivos por parte de las Regionales y del Grupo de Almacén e F1.P68.SA “Formato cuestionario Inventarios, se procede a la revisión general y Profesional Grupo de índice de deterioro bienes 4 Revisar archivo en caso de ajustes se procede a la devolución Almacén e muebles” diligenciado. P.C. del archivo para las correcciones del caso. Si el Inventarios remitido. Correo electrónico. archivo no es consistente se devuelve a la actividad Numero 2, si no, se continúa a la actividad No.5 Consolidar la información de los bienes muebles remitida por las regionales, teniendo en cuenta las respuestas a las preguntas ya establecidas, donde cada una tiene una calificación de 100 puntos. Una vez calificadas con todos los activos sujetos de medición se Profesional Grupo de

Consolidar base de procede a determinar cuáles bienes tienen Almacén e 5 Correo electrónico. muebles objeto de índice de deterioro con la siguiente formula: Inventarios medición (𝟏−∑𝒄𝒓𝒊𝒕𝒆𝒓𝒊𝒐𝒔 /𝒑𝒖𝒏𝒕𝒐𝒔 𝒑𝒐𝒔𝒊𝒃𝒍𝒆𝒔)∗𝟏𝟎𝟎 Una vez aplicada la fórmula de la actividad No. 5 es: Consolidar base de Profesional Grupo de • Si el resultado es mayor o igual a 50% se Archivo comparativo en Excel 6 muebles con indicio Almacén e determina que el bien mueble no tiene que indicará si los muebles tienen de deterioro Inventarios índice de deterioro, por tanto, para estos indicio de deterioro bienes finaliza el trabajo en la actividad No. 5. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la No. Descripción de la Actividad Responsable Registro Actividad • Si el resultado es menor al 50%, se establece que el bien mueble evaluado tiene indicio de deterioro. En este evento continúa con la actividad No. 7. Realizar el comparativo entre el valor en libros y el valor del mercado o costo de reposición de los bienes muebles a los que se evidencian con Profesional Grupo de

Archivo comparativo en Excel 7 índice de deterioro, y si el valor de libros es Almacén e Realizar comparativo. que indicará si los muebles tienen mayor que el valor de mercado o costo de Inventarios deterioro y su valor reposición el bien tendrá deterioro y el valor corresponde a la diferencia que se generó de este ejercicio. Profesional Grupo de Remitir las Remitir a las regionales las instrucciones para Almacén e 8 instrucciones para el el registro de deterioro de los muebles en el Comunicación. Inventarios registro de deterioro sistema dispuesto por la entidad. Profesional Grupo de Preparar comunicación para la Dirección Almacén e Financiera del envío de los soportes Inventarios debidamente firmados, señalando si en la Registrar valor de 8 vigencia se debe registrar deterioro o no. En el Comunicación. deterioro Profesional Grupo evento que corresponda registrar deterioro la Administrativo o comunicación contendrá el valor de deterioro Soporte en las por cada placa de bien mueble. Regionales Verificar que las regionales efectúen el registro en el sistema de información dispuesto por la entidad SEVEN ERP, conforme al información remitida por el Grupo de Grupo de Almacén e Inventarios 10 Verificar los registros Grupo de Almacén e Sistema de información dispuesto P.C Si los registros no son correctos, se remitirá vía de deterioro Inventarios por la entidad. correo electrónico desde el Grupo de Almacén e Inventarios, la correspondiente observación para el registro. Si son correctos, continua actividad 12 Grupo de Almacén e Archivar los registros documentales y Inventarios mantenerlos organizados de acuerdo con la Archivar los Carpetas en el sistema de

Tabla de Retención Documental, en el sistema 12 documentos del Profesional Grupo Información dispuesto por la de información dispuesto por la entidad para la registro del deterioro Administrativo o entidad. elaboración de las notas a los estados Soporte en la financieros de cada vigencia. Regional Fin P.C Punto de Control 5 RESULTADO FINAL Registro del deterioro de los bienes muebles sujetos al mismo en el sistema de información de Inventarios dispuesto por la entidad para la administración de los muebles del ICBF. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTO DETERIORO DE BIENES MUEBLES Versión 1 Página 4 de 4 6 DEFINICIONES: 6.1. Deterioro del valor de un activo no generador de efectivo: Es la pérdida en su potencial de servicio, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación o amortización. 6.2 Los activos no generadores de efectivo (bienes muebles): Son aquellos que la entidad mantiene con el propósito fundamental de suministrar bienes o prestar servicios en forma gratuita o a precios de no mercado, es decir, la entidad no pretende, a través del uso del activo, generar rendimientos en condiciones de mercado. 6.3 Valor de mercado: Es el valor comercial de los bienes muebles, el que se refleja a través de las cotizaciones de los bienes de las mismas características en el momento de la correspondiente medición. 6.4 Costo de reposición: Es el valor que tendría que invertir la entidad para reponer un mueble

en las mismas condiciones del existente. 6.6 Valor en libros: Corresponde al costo histórico menos depreciación acumulada menos deterioro acumulado. 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Matriz de requisitos legales del proceso Servicios Administrativos. • MO3.P31.GF Manual de Políticas Contables del ICBF Bajo el Marco Normativo Para Entidades de Gobierno • G2.SA Guía de Gestión de Bienes del ICBF 8 RELACIÓN DE FORMATOS CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.P68.SA Formato cuestionario índice de deterioro bienes muebles

9 ANEXOS

N/A

10 CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio N/A N/A No aplica ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.