ICBF - p6.abs procedimiento para la administracion consulta sistema sia proveedores v4

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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONSULTA EN

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1. OBJETIVO: Definir los parámetros y requerimientos necesarios, para la administración de datos en el registro de terceros y potenciales proveedores en el Sistema SIA Proveedores del ICBF a nivel nacional y su interacción con los demás sistemas de información.

2. ALCANCE: Inicia con el Registro Cuenta de Usuario y la asignación de contraseña de acuerdo con el tipo de persona Natural – Jurídica (Consorcio - Unión Temporal); continua con el diligenciamiento de la información requerida en el sistema, el cargue de la documentación correspondiente según sea el caso, y concluye con el estado finalizado y aprobado. Adicionalmente y según sea el caso se brindará soporte funcional y técnico a los usuarios del sistema de información.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1. Registro Persona Natural: Registro de la información en Gestión Terceros – Gestión Proveedores, realizando el cargue de la documentación requerida de acuerdo con el manual de usuario del sistema SIA Proveedores. 3.2. Registro Persona Jurídica: Registro de la información de la entidad y del representante legal en Gestión Terceros – Gestión Proveedores, realizando el cargue de la documentación requerida de acuerdo con el manual de usuario del sistema SIA Proveedores. Para el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, es necesario el registro de cada uno de sus integrantes y % de participación. 3.3. Estado del Registro: Estado del registro en SIA Proveedores – Persona Natural –

Jurídica (Consorcio – Unión Temporal)

Para los dos tipos de persona aplica el mismo estado de registro: - Registrado: El usuario se encuentra registrado en el aplicativo y ha cargado los documentos solicitados. - En Proceso: El registro se encuentra diligenciado parcialmente y no ha sido finalizado. - En Validación: El registro se encuentra en proceso de validación, por parte del responsable de la formalización del contrato; ya sea área técnica, Dirección de Contratación o administradores del sistema. - Por Validar: El registro se encuentra en proceso de validación por parte del responsable de la formalización del contrato, pero no se concluye. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONSULTA EN EL SISTEMA SIA PROVEEDORES Versión 4 Página 2 de 6 - Por Ajustar: Al iniciar la validación de la información en el sistema, se verifica si los datos coinciden con los documentos aportados. Si estos nos corresponden, el aplicativo notificará vía correo electrónico al usuario, los ajustes que se deberán realizar de acuerdo con la revisión. - Por Eliminar: El registro se encuentra mal diligenciado y debe ser eliminado o desactivado. Esto aplica únicamente en los casos donde el nombre y el # de identificación, no coinciden con el documento aportado (datos no subsanables); ya que el sistema no permite su modificación. En este caso se debe solicitar un nuevo registro con un nuevo correo electrónico. - Finalizado: El registro se encuentra completamente diligenciado y la documentación se encuentra cargada en el sistema, lo que indica que el registro ha sido finalizado y

puede ser consultado en otros Sistemas de Información del ICBF. - Validado: El registro ha sido revisado y soportado con la documentación cargada en el sistema y ha sido verificada la autenticidad de la información. 3.4 Validación del Registro: - Validación Registro Terceros: Cuando el tercero se encuentre en estado finalizado, se procede a verificar y validar el registro, con los documentos cargados en el sistema de información por parte del rol validador. - Validación Registro Proveedores: En Gestión Proveedores, cuando el registro se encuentre en estado registrado, se procede a verificar y validar la información con los documentos cargados en el sistema de información por parte del rol validador.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Inicio Persona Natural Realizar el registro en el Sistema de Registrar la información en el Módulo Gestión Persona Jurídica 1 Sistema SIA Información - SIA Terceros – Gestión Proveedores. Consorcio - Unión PROVEEDORES Proveedores Temporal En caso de ser necesario prestar apoyo en el Regional ICBF Sistema de Apoyar el Registro en 2 procedimiento y cargue de documentos (Ver Áreas Internas ICBF Información - SIA SIA PROVEEDORES políticas de operación 3.1 y 3.2) Grupo SIA Proveedores Proveedores ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Realizar la validación de la información en Gestión Terceros - Gestión Proveedores (Ver política de Rol Validador: Validar la información Operación 3.3) Sistema de 3 Regionales ICBF registrada ¿ La información y los documentos aportados se Información - SIA P.C. Áreas Internas ICBF en SIA Proveedores encuentran en estado “Validado”? Proveedores Grupo SIA Proveedores SI: Pasa a la actividad 5 NO: Pasa a la actividad 4 Hacer observaciones y enviar notificación al usuario Sistema de Rol Validador: a través del Sistema de Información. Información - SIA Realizar Regionales ICBF 4 ¿El usuario realizó los ajustes requeridos por el Proveedores Observaciones Áreas Internas ICBF validador documental? Correo Grupo SIA Proveedores SI: Pasa actividad 3 electrónico NO: Pasa a la actividad 1. Enviar mensaje al usuario informando que su Sistema de

Rol Validador: registro Información - SIA Regionales ICBF 5 Aprobar Registro fue aprobado a través del Sistema de Información Proveedores

Áreas Internas ICBF Correo Grupo SIA Proveedores Ir a Fin. electrónico Brindar soporte técnico durante el proceso de Sistema de registro de la información a Persona Natural, 6 Brindar Soporte Técnico Grupo SIA Proveedores Información – SIA Persona Jurídica o Proveedores Consorcio – Unión Temporal 7.1 Realizar consultas en el módulo Gestión Terceros – Gestión Proveedores, y/o su interacción con otros Sistemas de Información. ¿Accede mediante consultas en pantalla o

reportes del Sistema de Información de Proveedores? SI: Pasa a la actividad 7.2 NO: Pasa a la actividad 7.3 Regional ICBF Sistema de Consultar Información 7 7.2 Ingresar al Sistema de Información de SIA Áreas Internas ICBF Información - SIA en SIA Proveedores Proveedores con nombre de usuario, contraseña y Grupo SIA Proveedores Proveedores consultar la información en pantalla o por medio de reportes, según el rol de usuario. Pasa a la actividad 8 7.3 Ingresar con el nombre de usuario y contraseña, a través de otros sistemas de información que se encuentren interoperando ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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EL SISTEMA SIA PROVEEDORES Versión 4 Página 4 de 6 Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad De acuerdo con la información registrada en las Sistema de bases de datos y los parámetros establecidos por 8 Elaborar Reportes Grupo SIA Proveedores Información - SIA el sistema SIA Proveedores, descargar y Proveedores consolidar reportes. Fin P.C. Punto de Control

5. RESULTADO FINAL Información registrada y actualizada en el sistema de información SIA Proveedores, disponible para consulta a través de otros Sistemas de Información del ICBF.

6. DEFINICIONES 6.1. CONTRASEÑA: Secuencia de caracteres alfanuméricos (letras, dígitos o signos) de

uso exclusivo del usuario que le permite autentificar su identidad y que debe ser cambiada periódicamente. 6.2. INTEROPERABILIDAD: Intercambiar información mediante dos o más sistemas de información del ICBF. 6.3. INTEGRANTES: Persona de tipo jurídico que conforma un Consorcio(s) / Unión(es) Temporal(es), con un % de participación asignado. 6.4. PROVEEDOR: Persona Natural y/o Jurídica (Consorcio, Unión Temporal), que ofrece bienes y/o servicios, se registra en el sistema SIA Proveedores y puede ser contratado por el ICBF; denominado también PROVEEDOR POTENCIAL y/o PROVEEDOR ACTUAL 6.5. ROL: Función que tienen los usuarios (internos o externos) en el sistema de información, de acuerdo con los parámetros establecidos y las funciones que desempeñan en la interacción con otros Sistemas de Información del ICBF. 6.6. ROL VALIDADOR: Persona encargada de verificar y/o validar la información registrada por los usuarios en el aplicativo SIA Proveedores. 6.7. USUARIO: Tipo de Persona Natural y/o Jurídica (Consorcio, Unión Temporal) que hace uso del aplicativo. 6.8. USUARIO INTERNO: Colaborador del ICBF que hace uso del sistema SIA Proveedores, de acuerdo con el ROL asignado y las actividades que desempeña. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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EL SISTEMA SIA PROVEEDORES Versión 4 Página 5 de 6 6.9. USUARIO EXTERNO: Persona externa al ICBF que hace uso del sistema SIA Proveedores, para el registro de su información.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: - MO1.ABS Manual de Contratación - M1.P6.ABS Manual Web Sistema de Información SIA Proveedores – Registro Persona

Natural

8. RELACIÓN DE FORMATO:

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

No Aplica No Aplica

9. ANEXOS: No aplica

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Se ajustó el texto de todo el documento, cambiando la palabra “Aplicativo” por “sistema de información” Se ajustó el texto de las políticas de operación 3.1 y 3.2.

Numeral 4: - Se eliminó la actividad 3 Versión 3 – 09/08/2023 - Se ajustan los responsables de las actividades No. 3, 4, 5 y 7 P6.ABS - Se elimina la actividad No. 10 Numeral 6: - Se cambia el nombre de la definición de Gestor Documental por Rol Validador. Numeral 7: se incluyó como documento de referencia el nuevo Manual WEB del Sistema de Información SIA Proveedores – Registro Persona Natural. Numeral 1. Objetivo: se ajusta el texto Numeral 2. Alcance: se ajusta el texto Numeral 3. Políticas de operación: Se ajusta el texto y se elimina el punto 3.1 Interno Versión 2 – Numeral 4. Descripción de actividades: Se ajusta el texto de todas las actividades 15/04/2021 P6.ABS del procedimiento. Numeral 5. Resultado Final: Se ajusta el texto.

Numeral 6. Definiciones: Se modifica el texto de todas las definiciones. Numeral 7. Documentos de referencia: Se incluye el Manual de Contratación MO1.ABS. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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EL SISTEMA SIA PROVEEDORES Versión 4 Página 6 de 6 Fecha Versión Descripción del Cambio Numeral 1 – Objetivo: Se ajusta el texto. Numeral 2 – Alcance: Se ajusta el texto. Versión 1 – Numeral 3 – Políticas de Operación: se agrega la política de operación 3.2. 09/11/2016 P6-ABS Numeral 4 – Descripción de Actividades: - Se eliminan las actividades 1, 3, 4, 10 y 11 de la versión 1 Se ajusta el texto de las actividades, 5 y 6. Se crean las actividades 7, 9 y 10 Versión 3 – 30/09/2016 Se realiza la modificación del formato del procedimiento.

PR4.MPA1.P4

Numeral 1 - Objetivo: Se ajusta el texto. Numeral 2 - Alcance: Se ajusta el texto. Numeral 3 – Políticas de Operación: Se reorganizan los numerales 3.1 y 3.2. Numeral 4 - Actividades: Versión 2 – 27/11/2015 - Se crean las actividades 1, 7, 9 y 10

PR4.MPA1.P4 - Se eliminan las actividades 3, 4, 5 relacionadas en la versión 1 del procedimiento. - Se modifica la actividad 2 Se modifica la actividad 8, que corresponde a la actividad 9 en la versión 1 del procedimiento. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.