ICBF - p7.sa procedimiento ingreso de bienes muebles al almacen v7

P7.SA 30/07/2024

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES MUEBLES AL ALMACÉN Versión 7 Página 1 de 14

1. OBJETIVO Garantizar que los bienes muebles adquiridos por el ICBF a través de las diferentes modalidades, se reciban conforme a la contratación y documentación requerida para ser registrados adecuadamente en el sistema de información de inventarios del ICBF, con el fin de mantener debidamente actualizados los Inventarios de la Entidad.

2. ALCANCE Inicia con el envío de los documentos que acrediten la adquisición y que soportan el ingreso del bien por parte del colaborador designado y finaliza con el archivo de la documentación según tablas de retención documental.

Este procedimiento aplica para las Regionales, Centros Zonales y Sede de la Dirección General.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1. La entrega de los soportes se deberá realizar antes del recibo físico de los bienes muebles. 3.2. En las actividades 1, 7, 8 y 9, el responsable corresponderá al Colaborador designado por el Coordinador Administrativo del ICBF, que esté a cargo del proceso de adquisición de los bienes muebles, de acuerdo con la modalidad. 3.3. Si la adquisición es centralizada a nivel nacional, pero su entrega se realiza por parte del proveedor en puntos diferentes a la bodega de la Sede de la Dirección General, las actividades se realizarán únicamente por el Grupo de Almacén e Inventarios, que revisará y remitirá los soportes e instrucciones para el ingreso en las regionales. 3.4. En los casos donde los soportes no estén completos y correctos, el profesional que apoya las

actividades del almacén en el Grupo Administrativo o Soporte de la Regional y en la Sede de la Dirección General, el profesional del Grupo de Almacén e Inventarios deberá informar al colaborador del ICBF a cargo del proceso de adquisición, el resultado de la verificación solicitando los ajustes necesarios. 3.5. En caso de que los bienes a recibir sean de características especiales, como los bienes de programas misionales (protección, primera infancia y los bienes del parque computacional), se debe solicitar acompañamiento del área respectiva. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P7.SA 30/07/2024

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES MUEBLES AL ALMACÉN Versión 7 Página 2 de 14 3.6. Si la verificación presenta inconsistencias, se deben registrar las novedades en el soporte de recibo e informar al colaborador del ICBF a cargo de la adquisición y al Coordinador del Grupo Administrativo, cuando se trate de adquisiciones directas de la regional y cuando sean adquisiciones realizadas desde la Sede de la Dirección General, se informará al colaborador del ICBF a cargo de la adquisición, al Coordinador Administrativo en las Regionales y al profesional del Grupo de Almacén e Inventarios en la Sede de la Dirección General mediante correo electrónico. 3.7. En el momento que la adquisición corresponda a compras o donaciones, se registrarán en el sistema de información de inventarios, únicamente los elementos que lleguen en perfecto estado, los que no cumplan con dicha condición quedarán pendientes para el cambio por el

proveedor, de acuerdo con el trámite que adelante el colaborador del ICBF a cargo de la adquisición. 3.8. Para los contratos de aporte, la verificación podrá también generarse utilizando medios electrónicos (registro fotográfico y video) realizado por el operador donde evidencie la existencia de dichos bienes muebles junto con el “Certificado del supervisor por verificación en medios electrónicos de existencia de bienes muebles adquiridos mediante contratos de aporte con recursos del ICBF”. 3.9. Al momento de recibo de los bienes muebles adquiridos, el colaborador del ICBF designado debe verificar físicamente los elementos de acuerdo con la actividad 7, dado que es responsable de la aceptación de los bienes, hasta el momento de la asignación individual de los mismos; significando que cualquier error que se presente en el recibo físico frente a los soportes será responsabilidad del colaborador que recibió y firmó el recibido. 3.10. Para los puntos de entrega diferentes a las bodegas de almacén, el colaborador del ICBF a cargo de la adquisición es responsable de coordinar e informar a los colaboradores del ICBF designados para el recibo, la relación de los bienes a recibir en cada punto de entrega y las instrucciones de verificación según la actividad 7. 3.11. Al momento de registrar los bienes en el sistema de información de inventarios, se deben ingresar en la bodega correspondiente según la naturaleza del bien (mostrencos, vocación hereditaria, dación en pago, donación, compra, entre otros); de acuerdo con lo definido en los numerales 4.1.2.2 Ingresos; capítulo 1 del documento G2.SA “Guía de Gestión de Bienes”. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P7.SA 30/07/2024

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES MUEBLES AL ALMACÉN Versión 7 Página 3 de 14 3.12. Para el ingreso al Sistema de Información de Inventarios del ICBF de los bienes adquiridos por medio de los contratos de Aporte, el colaborador que realice el respectivo registro, debe diligenciar y firmar el documento F4.P7.SA Formato de Responsabilidad Supervisores de Contratos de Aporte, y anexarlo al expediente, ya que de esta manera exonera de toda responsabilidad al almacenista de la regional frente a la validación de la información contenida en los soportes anexos, acogiendo el principio de buena fe en la supervisión, el cual se encuentra señalado en el Proceso Promoción y Prevención documento G10.PP Guía Orientadora para la Compra de la Dotación para las Modalidades de Educación Inicial en el Marco de una Atención Integral, numeral 3 orientaciones operativas para la compra de dotaciones; literal a) Adquisición de dotaciones con recursos ICBF, en el marco de contratos de aporte y numeral 10 Ingresar las dotaciones al inventario ICBF. 3.13. Los comprobantes de Ingreso serán firmados por el profesional que apoya las actividades del almacén en el grupo Administrativo o Soporte de la Regional y en la Sede de la Dirección General por el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios quien es el profesional encargado de las actividades del almacén, de conformidad con la Resolución 2699 del 2016. 3.14. Los reportes y comprobantes requeridos serán extraídos del sistema de información de

inventarios utilizado en el ICBF. 3.15. De acuerdo a lo señalado en la “Tabla de Retención Documental” vigente, en la clasificaciónCódigo Dependencia: 12260 Grupo de Almacén e Inventarios, serie 40 tipos documentales el cual se encuentra marcado como electrónico, todos los comprobantes de los movimientos diarios podrán ser enviados de forma digital o físico, sin embargo, atendiendo la directiva presidencial, número 04 del 2012 del 03 de abril del 2012, Eficiencia Administrativa y lineamientos de la Política cero papel en la Administración Pública, estos documentos podrán ser remitidos de manera digital debidamente firmados y con copia a Contabilidad, a más tardar el día siguiente de haber sido registrados en el sistema de información de inventarios. 3.16. Cuando la entrega de bienes muebles se realiza en puntos de entrega diferentes a las bodegas de almacén en la regional y la adquisición sea directa de la regional, el colaborador del ICBF a cargo de la adquisición remitirá al Profesional del Grupo Administrativo o Soporte de la Regional, los soportes de recibo a satisfacción suscrito por los colaboradores del ICBF autorizados para el recibo. 3.17. Cuando los bienes muebles son entregados en puntos diferentes a las bodegas de almacén en la regional o Sede de la Dirección General y la adquisición es centralizada, el colaborador del ICBF a cargo de la adquisición remitirá al coordinador del Grupo de Almacén e inventarios, ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P7.SA 30/07/2024

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES MUEBLES AL ALMACÉN Versión 7 Página 4 de 14 los soportes de recibo a satisfacción suscritos por los colaboradores del ICBF autorizados para el recibo. 3.18. Cuando la entrega de bienes muebles se realiza en puntos de entrega diferentes a las bodegas de almacén en la regional y esta corresponde a una corrección o ajuste respecto a una entrega realizada anteriormente, el colaborador del ICBF a cargo de la adquisición, podrá remitir directamente al Profesional del Grupo Administrativo o Soporte de la Regional, los soportes de recibo a satisfacción, suscritos por los colaboradores del ICBF autorizados para el recibo, con copia al profesional del Grupo de Almacén e inventarios en el caso que la adquisición sea centralizada. 3.19. La actividad No.14 aplica para la Sede de la Dirección General y la revisión se realizará por un auxiliar del grupo de almacén e inventarios diferente al que realizó el comprobante. y se deberá verificar que, en las remisiones de compra, contengan los datos del proveedor externo, fecha de recibo, nombre completo en letra legible y firma del receptor de los bienes 3.20. Para el recibo de los bienes, los soportes deberán contener como mínimo: Nombre del elemento, Referencia (elementos eléctricos y electrónicos), Serial (elementos eléctricos y electrónicos), Marca, Cantidad, Unidad de medida, Valor unitario y Valor total. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P7.SA 30/07/2024

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES MUEBLES AL ALMACÉN Versión 7 Página 5 de 14

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio Memorando y/o Enviar los documentos que soportan el ingreso Correo del bien, de acuerdo con la modalidad de Electrónico, adquisición (compra, donación, vocación soportes digitales de hereditaria, bien mostrenco, dación en pago, adquisición. contratos de aporte, entre otros) al Grupo de Almacén e Inventarios en la Sede de la F1.P7.SA Dirección General cuando se trate de Formato Plan adquisiciones centralizadas y al Profesional del Distribución. Grupo Administrativo o Gestión de soporte en la Regional, cuando sea una adquisición directa F2.P7.SA por la regional. Colaborador del ICBF, Formato Plan de Asignación Soportes requeridos: donde se genera la Individual. modalidad de Enviar los • Contrato, convenio, sentencia, resolución o adquisición (compra, documentos carta de intención (según corresponda) F2.P62.SA 1 donación, vocación que acreditan • Copia del oficio de la Dirección de Formato de Hereditaria, bien la adquisición Contratación donde certifica la legalización del Acta de recibo mostrenco, dación en contrato o convenio. de bienes en pago, contratos de • Factura o lista de precios con IVA incluido. aporte, entre otros) especie (contratos de • Elaborar plan de distribución (de acuerdo con bienes por

el formato para los casos donde la adquisición donación) sea centralizada o sean contratos de aporte, no aplica para contratos de papelería y tóner) F5.P7.SA • Elaborar plan de asignación individual (no Formato acta aplica para contratos de aporte, papelería y de recibo de tóner) bienes (contratos de (Remitirse a la política de operación No 3.1,3.2 aporte) y 3.3) Coordinador Grupo de Recibir y direccionar los soportes de adquisición Almacén e Inventarios Correo Recibir y para la revisión Electrónico, direccionar los 2 Coordinador soportes soportes para Si la adquisición es centralizada a nivel nacional Administrativo o digitales de la revisión (Remitirse a la política de operación No 3.3) Gestión de Soporte adquisición. de la Regional ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P7.SA 30/07/2024

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES MUEBLES AL ALMACÉN Versión 7 Página 6 de 14

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Revisar los documentos soporte enviados por el Profesional Grupo de colaborador del ICBF a cargo de la adquisición Almacén e (centralizada o de la regional). Inventarios Correo Si los soportes son correctos continua actividad Profesional Grupo Revisar los Electrónico, 3 4 Administrativo o soportes de soportes PC Gestión de Soporte de adquisición digitales de

Si los soportes no son correctores regresa la Regional adquisición. actividad 1 (Remitirse a la política de operación No 3.3 y 3.4) Profesional Enviar las instrucciones de ingreso al Coordinador Grupo profesional del Grupo Administrativo o Gestión Envió de de soporte en la Regional y al auxiliar del grupo Administrativo o Correo soportes e de almacén e Inventarios, con la documentación Gestión de Soporte de Electrónico, 4 la Regional. soportes instrucciones soporte de la adquisición Profesional digitales de para el ingreso Coordinador adquisición. (Remitirse a la política de operación No 3.3, y Grupo de Almacén e 3.17) Inventarios Revisar los documentos soporte e instrucciones Profesional Grupo de ingreso, remitidos por el Coordinador Grupo Administrativo o Correo Administrativo o Gestión de Soporte de la Gestión de Soporte de Revisar los Electrónico, 5 Regional o el Coordinador del Grupo de la Regional soportes de soportes PC Almacén e Inventarios. según corresponda la adquisición digitales de adquisición de la Regional o nivel Central. Profesional Grupo de adquisición. Almacén e (Remitirse a la política de operación No 3.4) Inventarios ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P7.SA 30/07/2024

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES MUEBLES AL ALMACÉN Versión 7 Página 7 de 14

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro

Factura, remisión, acta de recibo, nota Recibir, verificar físicamente y firmar los de despacho o soportes de recibo del proveedor con nombre documento completo, fecha y firma, que avalan la recepción equivalente del de los elementos, en los cuales se constate que proveedor. los bienes cumplen con las características, cantidad, unidad de medida y estado. Auxiliar administrativo F3.P7.SA designado por el Formato Recibir y Si los tanto los bienes recibidos como la Coordinador Certificación del 6 verificar los documentación es correcta continua actividad Administrativo del ICBF supervisor por PC Bienes 7 autorizado para recibir verificación en bienes en la Regional o medios Si los bienes recibidos no son lo correctos o se Sede Dirección General electrónicos de presentan inconsistencias se regresa a la existencia de actividad No 2 bienes muebles adquiridos (Remitirse a la política de operación No 3.5, 3.6, mediante 3.7, 3.8, 3.19, 3.10 y 3.11) contratos de aporte con recursos del ICBF. En caso de haber inconsistencias se deberá tramitar los ajustes y correcciones solicitadas Factura, acta de con el Colaborador del ICBF recibo, nota de Revisar y Proveedor e iniciar el trámite de ingreso de autorizado para recibir despacho o 7 tramitar las bienes muebles al almacén bienes en la Regional o documento Correcciones Sede Dirección General equivalente del (Remitirse a la política de operación No 3.2 y proveedor. 3.9) ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

P7.SA 30/07/2024

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES MUEBLES AL ALMACÉN Versión 7 Página 8 de 14

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Correo electrónico con; soportes de recibo del proveedor con Enviar soportes de recibo a satisfacción nombre suscritos por los colaboradores del ICBF completo, fecha autorizados, al Profesional del Grupo y firma, que Enviar Colaborador del ICBF Administrativo o Gestión de Soporte de la avalan la soportes de autorizado para recibir 8 Regional o al Coordinador del Grupo de recepción de los recibo a bienes en la Regional o Almacén e Inventarios según corresponda. elementos, en satisfacción Sede Dirección General los cuales se (Remitirse a la política de operación No 3.1, 3.2 constate que los ,3.3, 3. 19, 3.20 y 3.21) bienes cumplen con las características, cantidad, unidad de medida y estado Correo Recibir y enviar los soportes de recibo a Electrónico con Profesional Grupo satisfacción al auxiliar del Grupo Administrativo o soportes Recibir y enviar Administrativo o Gestión de Soporte de la Regional o al auxiliar digitales de 9 soportes de Soporte de la Regional del Grupo de Almacén e Inventarios para el adquisición y recibo a debido registro en los inventarios. soportes de satisfacción Profesional Grupo de recibo a Almacén e Inventarios (Remitirse a la política de operación No 3.3) satisfacción de los bienes.

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P7.SA 30/07/2024

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES MUEBLES AL ALMACÉN Versión 7 Página 9 de 14

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Correo Electrónico con soportes digitales. Recibir los soportes digitales (soportes de recibo del proveedor con nombre completo, Comprobante fecha y firma, que avalan la recepción de los Auxiliar Grupo de de elementos, en los cuales se constate que los Almacén e Inventarios Ingreso Recibir y Bienes cumplen con las características, Generado por el registrar en el cantidad, unidad de medida y estado) de recibo 10 Auxiliar Grupo Sistema de sistema de a satisfacción y registrar en el Sistema de Administrativo o Información de información información de inventarios los bienes muebles Gestión de Soporte de Inventarios. (devolutivos o consumo) adquiridos teniendo la Regional en cuenta la clasificación. F4.P7.SA Formato de (Remitirse a la política de operación 3.14) Responsabilidad Supervisores de Contratos de Aporte. Comprobante de ingreso de inventarios Auxiliar Grupo de generado por el Entregar el comprobante de ingreso al Almacén e Inventarios Remitir aplicativo profesional del Grupo de Almacén e Inventarios 11 comprobante SEVEN. con o al Coordinador del Grupo Administrativo o Auxiliar Grupo de ingreso soportes de la Soporte de la Regional para la revisión y firma. Administrativo o

adquisición y Soporte de la Regional soportes de recibo a satisfacción. Recibir, revisar y remitir el comprobante de ingreso de inventarios con sus respectivos soportes al Coordinador del Grupo Administrativo o Soporte de la Regional o al Comprobante Coordinador Grupo de Almacén e Inventarios, de ingreso de según corresponda la adquisición de la Recibir, revisar inventarios con Regional o Nivel Central. 12 y remitir Auxiliar Grupo de soportes de la PC comprobante Almacén e Inventarios adquisición y Si se presentan inconsistencias regresa de ingreso soportes de actividad No 2 recibo a satisfacción. Si es correcto continua actividad 13 (Remitirse a la política de operación No 3.3 y 3.17) ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P7.SA 30/07/2024

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES MUEBLES AL ALMACÉN Versión 7 Página 10 de 14

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Revisar y avalar firmando el comprobante de ingreso de inventarios con sus respectivos Comprobante soportes. Coordinador Grupo de de ingreso de Revisar y Almacén e Inventarios inventarios con 13 avalar Si se presentan inconsistencias regresa soportes de la Profesional Grupo PC comprobante actividad12 adquisición y Administrativo o de ingreso soportes de Gestión de Soporte de Si es correcto continua actividad 14 recibo a la Regional satisfacción. (Remitirse a la política de operación No. 3.15)

Generar copia para el Grupo Financiero de la Comprobante Sede de la Dirección General o Grupo Auxiliar de Almacén e de ingreso de Generar copia Financiero de la Regional, según corresponda, Inventarios inventarios con y archivar y archivar el comprobante de ingreso de soportes de la 14 comprobante inventarios original con sus respectivos Auxiliar Administrativo adquisición y de ingreso soportes según la TRD. o Gestión de Soporte soportes de original de la Regional recibo a (Remitirse a la política de operación No. 3.15 y satisfacción. 3.14) Elaborar correo electrónico o memorando dirigido al Grupo Financiero de la Sede de la Correo Dirección General o Grupo Financiero de la electrónico o Regional, según corresponda, anexando copia Auxiliar Grupo de Memorando. de los comprobantes de ingreso y presentarlo Almacén e Inventarios Elaborar para la aprobación y firma del Coordinador del Comprobante 15 memorando Grupo Administrativo o Gestión de Soporte de la Auxiliar Grupo de ingreso de Regional y en la Sede de la Dirección General Administrativo o inventarios. al Coordinador del Grupo de Almacén e Soporte de la Regional Generado por el Inventarios. aplicativo SEVEN (Remitirse a la política de operación No.3.15) Revisar y aprobar el correo electrónico o memorando que será remitido al Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General o Grupo Financiero de la Regional, según Coordinador Grupo de corresponda. Almacén e Inventarios Memorando. Revisar y 16 aprobar correo Si el correo tiene inconsistencias se regresa Coordinador Grupo Comprobante PC electrónico o actividad 15 Administrativo o de ingreso de

memorando Gestión de Soporte de inventarios. Si el correo es correcto continua actividad 17 la Regional (Remitirse a la política de operación No. 3.8 y 3.16) ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P7.SA 30/07/2024

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES MUEBLES AL ALMACÉN Versión 7 Página 11 de 14

No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Remitir correo electrónico o radicar memorando Auxiliar Grupo de Correo Remitir correo y copia del comprobante de ingreso firmado, al Almacén e Inventarios Electrónico electrónico o Grupo Financiero de la Sede de la Dirección Memorando. Radicar 17 General o Grupo Financiero de la Regional, Auxiliar Grupo memorando y según corresponda. Administrativo o Comprobante comprobante Gestión de Soporte de de ingreso de de ingreso (Remitirse a la política de operación No. 3.15) la Regional inventarios. Auxiliar Grupo de Archivar Almacén e Inventarios Correo Correo Archivar correo electrónico o memorando 18 Electrónico o Electrónico o radicado según la TRD Auxiliar Administrativo Memorando Memorando o Gestión de Soporte de la Regional Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Ingreso de los bienes muebles al inventario del ICBF por las diferentes modalidades y actualización del Sistema de Información de Inventarios.

6. DEFINICIONES: 6.1 Aprovechamiento, Compensaciones, Permutas y/o Valor Agregado: Recibo de bienes

como valor agregado o compensación, lo cual corresponden a los beneficios adicionales derivados de contratos o convenios suscritos por el ICBF, mediante los cuales se hacen entrega al ICBF de bienes necesarios para la ejecución del contrato sin ninguna contra prestación para la entidad del ICBF. 6.2 Cesión a Título Gratuito: Son los bienes provenientes de otras entidades públicas, sin ninguna contraprestación y transfiriendo a su vez su dominio. 6.3 Comodato: Corresponden en efectuar el ingreso físico de elementos devolutivos recibidos cuando se recibe en préstamo de una entidad pública o privada, previa legalización del contrato respectivo con el fin de hacer y para que se haga uso de ellos y con la obligación de restituirlos. 6.4 Contratos de Aporte: Bienes adquiridos por los operadores con recursos del ICBF mediante la figura de contrato de aporte, en el cual se contempla en sus obligaciones la adquisición de dotación, para el funcionamiento de programas misionales y estratégicos de la entidad. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P7.SA 30/07/2024

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES MUEBLES AL ALMACÉN Versión 7 Página 12 de 14 6.5 Dación en Pago: Es el ingreso de bienes muebles que de modo excepcional recibe el ICBF como pago parcial o total de una obligación y que se constituye mediante la transferencia de la propiedad de bienes muebles a favor del Instituto, de conformidad con el procedimiento y los requisitos establecidos. 6.6 Ingreso por Compra: Son las operaciones mercantiles a través de las cuales la entidad,

adquiere bienes mediante la erogación de fondos, de conformidad con las disposiciones vigentes. 6.7 Ingreso por Donación: Hay donación cuando por voluntad de una persona natural o jurídica se transfiere gratuita e irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece a otra que lo acepta (ICBF). 6.8 Ingreso por Reposición: Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros iguales o de similares características. 6.9 Ingreso por Traspaso de otras Entidades: Se presenta cuando una entidad estatal transfiere en forma definitiva al ICBF en forma definitiva un bien. 6.10 Mostrenco: Corresponden a todos aquellos bienes muebles abandonados, y/o perdidos en el territorio nacional, cuyo dueño se ignora (vehículos, semovientes, dineros, divisas, joyas, valores, títulos, bonos, acciones de sociedades, etc.) ubicado en el territorio nacional sin dueño aparente o conocido. 6.11 Sobrantes de Inventario: Son los bienes que ingresan al almacén una vez realizado el inventario físico y confrontados con la relación de activos de la entidad y aparecen como sobrantes, es decir, corresponden a la diferencia entre el número de bienes comprobados físicamente y los registrados en el sistema de información de inventarios. 6.12 Vocación Hereditaria: Capacidad del ICBF, por encontrarse en el quinto orden sucesoral, para heredar los bienes pertenecientes a un patrimonio, cuando al causante que no ha testado no le sobreviven hijos, cónyuge, padres, hermanos o sobrinos, o cuando en igual circunstancia

el testamento fuere declarado nulo.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: • Guía de Gestión de Bienes ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P7.SA 30/07/2024

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES MUEBLES AL ALMACÉN Versión 7 Página 13 de 14 • Guía Orientadora para la Compra de la Dotación para las Modalidades de Educación Inicial en el Marco de una Atención Integral

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.P7.SA Formato Plan de distribución F2.P7.SA Formato Plan Asignación Individual Formato de certificación del supervisor por verificación en medios electrónicos de existencia F3.P7.SA de bienes muebles adquiridos mediante contratos de aportes con recursos del ICBF F4.P7.SA Formato de Responsabilidad Supervisores de Contratos de Aporte F2.P62.SA Formato de Acta de Recibido de bienes en especie F5.P7.SA Formato acta de recibo de bienes.

9. ANEXOS:

N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Una vez presentado el nuevo Modelo de Operación por Procesos, según Resolución 8080 del 11 de PR1 MPA1 agosto de 2016, se realizan las siguientes modificaciones en lo relacionado con la estructura

13/08/2013 P5 – v7 documental (Encabezado, pie de página) y lo establecido en la “Guía de Rotulado de la Información.” 22/12/2016 v1 Se ajusta objetivo precisando el ingreso de bienes muebles, en cuanto a las políticas de operación,

se ajustan y se adicionan dos nuevas, en las actividades se ajusta redacción y se adiciona nota de ver políticas de operación según la actividad. 04/05/2017 V2 Se ajustan la actividad 1 y 4 precisando el uso del plan de distribución y soporte de verificación para el ingreso de bienes adquiridos mediante contratos de aportes. 04/10/2017 V3 Se ajustan las políticas de operación, actividades y los responsables de acuerdo con los lineamientos del estudio de cargas de trabajo. 15/04/2019 V4 Se incluye política de operación y nuevo formato, correspondiente al ingreso de contratos de aporte. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA. P7.SA 30/07/2024

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES MUEBLES AL ALMACÉN Versión 7 Página 14 de 14 05/09/2019 V5 Se ajusta el alcance del documento. Se ajustó la actividad 1 en el # 4, en la descripción de actividades, donde se incluyó el formato acta de recibo de bienes (contratos de aporte), por requerimiento del área Misional, con el fin de contar con un instrumento que permita recibir los bienes de dotación en las diferentes Unidades de Servicio en cada una de las Regionales y no utilizar el acta general de Reuniones como soporte del proceso. Se ajustaron las políticas de operación 3.6 la cual paso a ser la política de operación 3.22, L a política de operación 3.12 se ajusta en la columna de Registro, donde se aclara el nombre del Comprobante el cual es generado por el sistema información de inventarios “comprobante de Ingreso

Generado por el Sistema de Información de Inventarios “ Se ajusta toda la política de operación 3.13 de acuerdo con el proceso que se realiza Se ajusta la Política de operación 3.22. Y se ajusta numeración de las políticas de operación. Y redacción en el documento 01/10/2021