ICBF - p9.sa procedimiento egreso bienes inmuebles comodato operadores programas icbf contratos de aporte v5

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PROCEDIMIENTO EGRESO DE BIENES INMUEBLES EN COMODATO A OPERADORES DE PROGRAMAS DEL ICBF CON Versión 5 Página 1 de 6

CONTRATOS DE APORTE

1. OBJETIVO: Definir las actividades que deben adelantarse para entregar bienes inmuebles del ICBF en calidad de comodato, a los operadores que suscriban contratos de aporte con el ICBF para la ejecución de sus programas.

2. ALCANCE: Inicia con la elaboración de una comunicación solicitando al Profesional del Grupo de Asistencia Técnica de la Regional, la información sobre los operadores seleccionados para el desarrollo de programas del ICBF mediante contratos de aporte, determinando la fecha de inicio de estos, y termina con la supervisión del cumplimiento de las obligaciones del comodatario, en lo referente al pago de servicios públicos, impuestos, vigilancia, mantenimiento y demás erogaciones que demande el inmueble.

Aplica para el nivel Regional del ICBF.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 3.1. La recomendación de entrega de bienes inmuebles en comodato a operadores que resulten seleccionados para el desarrollo de programas del ICBF a través de contratos de aporte se hace a través del Comité de Gestión de Bienes de cada regional cuya estructura se encuentra regulada a través de las Resoluciones 1385 de marzo 29 de 2010, 3150 de 2014 y 10673 del 26 de octubre de 2017. 3.1.1 El Comité de Gestión de Bienes de la Dirección General estará integrado por los

siguientes servidores públicos:

• El Director General o su delegado. • El Secretario General o su delegado. • El Director Administrativo, quien lo presidirá. • El Director Financiero o su delegado • El Director de Contratación o su delegado. • El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado. • El Jefe de la Oficina de Control Interno concurrirá a las reuniones con voz pero sin voto. 3.1.2 El Comité de Gestión de Bienes en las Regionales está integrado por:
• El Coordinador del Grupo Administrativo.
• El Coordinador del Grupo Financiero. • El Coordinador del Grupo Jurídico. • El Coordinador del Grupo de Planeación y Sistemas. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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CONTRATOS DE APORTE Los Coordinadores de los Grupos de Prevención y Protección en las Regionales Bogotá, Antioquia y Valle del Cauca, y el Coordinador del Grupo de Asistencia Técnica en las demás Regionales. 3.2. Una vez seleccionado el operador para la entrega en comodato del bien inmueble, este debe presentar la siguiente documentación: • Solicitud de entrega del bien inmueble en comodato suscrita por el representante legal del operador interesado. 3.3. Para la suscripción del contrato de comodato se debe verificar los siguientes documentos

relacionados con el predio objeto de comodato: • Folio de matrícula inmobiliaria actualizado. • Análisis de utilidad del inmueble. • Certificación sobre uso permitido de suelos según el Plan de Ordenamiento Territorial (POT), el cual deberá ser actualizado por lo menos cada tres años y/o cuando existan cambios en el plan de ordenamiento territorial de cada municipio. • Boletín con la nomenclatura oficial del predio y Certificado catastral • Informe, concepto y/o visita sobre los inmuebles objeto de comodato en cabeza de los Grupos de Asistencia Técnica de las regionales y del Grupo de Infraestructura Inmobiliaria de la Sede Nacional 3.4. La Dirección Regional solicitará la elaboración del contrato de comodato por parte del Grupo Jurídico, de conformidad con la normatividad vigente.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No Actividad Descripción de la Responsable Registro actividad Inicio Elaborar comunicación solicitando al Profesional del Grupo de Asistencia Profesional Grupo Elaborar Técnica de la Regional, la información sobre Administrativo o Correo electrónico o 1 solicitud de los operadores seleccionados para el Soporte de la Memorando información desarrollo de programas del ICBF mediante Regional contratos de aporte, determinando la fecha de inicio de estos Solicitar al Profesional del Grupo de Coordinador Grupo Asistencia Técnica de la Regional, la Solicitar Administrativo o Correo electrónico o 2 información sobre los operadores información Soporte de la Memorando seleccionados para el desarrollo de Regional programas del ICBF mediante contratos de aporte, determinando la fecha de inicio de estos. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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CONTRATOS DE APORTE Convocar y participar en el Comité de Gestión de Bienes de la Regional para Coordinador Grupo Convocar a F3.P5.SA Acta de Comité recomendar la entrega de bienes inmuebles Administrativo o 3 Comité de de Gestión de Bienes en comodato a operadores que resulten Soporte de la Gestión de seleccionados para el desarrollo de Regional Bienes programas del ICBF a través de contratos de aporte. Elaborar acta de Elaborar el Acta de Comité de Gestión de Profesional Grupo F3.P5.SAActa de Comité Comité de Bienes con la aprobación de la entrega en Administrativo o de 4 Gestión de comodato de los bienes inmuebles. Soporte de la Gestión de Bienes Bienes Regional Remitir acta de Remitir a los Grupos de Asistencia Técnica Coordinador Grupo comité de o quien haga sus veces en las regionales el Administrativo o 5 Gestión de Acta de Comité de Gestión de Bienes con la Soporte de la Correo electrónico Bienes aprobación de la entrega en comodato de Regional aprobada los bienes inmuebles. Dentro de los dos días hábiles siguientes a la selección de los operadores que van a prestar el servicio en inmuebles de la Remitir Profesional Grupo 6 Regional, solicitar al Grupo Administrativo o Correo electrónico

información Jurídico Regional de Soporte realizar los trámites tendientes a la organización de la información requerida para la suscripción del contrato. Elaborar Elaborar la comunicación solicitando al Profesional Grupo comunicación de operador seleccionado la documentación Administrativo o 7 solicitud requerida para la suscripción del contrato Comunicación Soporte de la de de comodato Regional información Revisar comunicación y solicitar al operador Coordinador Grupo 8 Solicitar seleccionado la documentación requerida Administrativo o P.C. información al Comunicación para la suscripción del contrato de Soporte de la operador comodato Regional Elaboración de comunicación de solicitud Profesional del Grupo ante las entidades territoriales y Administrativo o dependencias del ICBF de la Soporte de la Elaborar la Comunicación documentación requerida para la Regional 9 solicitud suscripción del contrato de comodato información Profesional Centro Zonal Revisar comunicación y solicitar ante las Coordinador del entidades territoriales y dependencias del Grupo Administrativo ICBF mediante oficio o correo electrónico, o Soporte de la Comunicación 10 Solicitar según corresponda la documentación Regional P.C información requerida para la suscripción del contrato de comodato Coordinador Centro Zonal Remitir al Grupo Administrativo o de Soporte Profesional Grupo Remitir copia del 11 y al supervisor copia del contrato de Jurídico de la contrato de Memorando comodato. Regional comodato Entregar el inmueble al comodante y Profesional Grupo Elaborar acta de F2.P2.SA Acta de Entrega elaborar el acta de entrega del inmueble Administrativo o 12 entrega inmueble de inmuebles

correspondiente señalando el estado de Soporte de la conservación en que se encuentra el Regional inmueble. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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CONTRATOS DE APORTE Informar a la Dirección Administrativa, la Profesional del Informar de la 13 suscripción del contrato de comodato para Grupo suscripción Correo electrónico el respectivo control. Administrativo o contrato Soporte de la comodato Regional Actualizar la información del inmueble en el Profesional Grupo aplicativo SEVEN ERP, reclasificándolo a la Administrativo o Actualizar 14 clase de bodega que corresponda Soporte de la Memorando información conforme a su uso e informar a contabilidad Regional para su actualización contable en el SIIF Nación de igual forma. Proyectar Proyectar comunicación para solicitar al comunicación pagador de la regional del ICBF la exclusión Profesional Grupo para exclusión de del inmueble de las cuentas de servicios Administrativo o Memorando/Correo 15 cuentas de públicos domiciliarios a partir de la fecha de Soporte de la electrónico servicios entrega del inmueble en comodato a los Regional públicos operadores. Remitir Revisar y remitir comunicación al pagador Coordinador Grupo exclusión de de la regional del ICBF para que excluya el Administrativo o 16 Memorando/Correo

cuentas de inmueble de las cuentas de servicios Soporte de la P.C. electrónico servicios públicos domiciliarios a partir de la fecha de Regional públicos entrega del inmueble Elaborar y remitir trimestralmente a la Dirección Administrativa-Grupo de Gestión Presentar Profesional Grupo de Bienes un informe de los bienes informe Administrativo o Informe inmuebles entregados en comodato a 17 suscripción Soporte de la de bienes inmuebles operadores de programas a través contratos de Regional entregados en comodato contratos de aporte, donde se indique comodato relación de los bienes entregados con su respectivo número de contrato de comodato, fecha de inicio y fecha de terminación. Hacer Supervisar el cumplimiento de las seguimiento al o bligaciones del comodatario, en lo Profesional 18 cumplimiento referente al pago de servicios públicos, designado por el Informe de supervisión P.C obligaciones impuestos, vigilancia, mantenimiento y Director Regional contractuales demás erogaciones que demande el inmueble FIN PC. Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Bien inmueble entregado en comodato a operadores de programas del ICBF con contratos de aporte.

6. DEFINICIONES: Comodato: Según el artículo 2200 del Código Civil Colombiano, El comodato o préstamo de uso es un contrato en que la una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella, y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso. Este contrato no se perfecciona sino por la tradición de la cosa.

Aplicativo SEVEN: Es un Sistema de Información utilizado al interior del proceso de servicios

administrativos para la administración, registro, depuración y revelación de los bienes Muebles, ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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CONTRATOS DE APORTE Inmuebles e Intangibles, el cual cuenta con los módulos de inventarios, activos fijos, inmuebles, entre otros.

Aplicativo SIIF: El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación es un sistema información del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central y Descentralizada (Excepto las empresas estatales) y sus subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de brindar información oportuna y confiable. El SIIF Nación garantiza la efectividad en la administración y operación del Sistema permitiendo la gestión estandarizada de los recursos financieros, proporcionando información confiable al Estado Colombiano para la toma de decisiones.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • MO1.ABS Manual de Contratación ICBF, especialmente el numeral 4 del 1.5.1.4

• G2. SA Guía Gestión de Bienes.
• Matriz de Requisitos Legales.

• Memorando I-2018-066615-0101 de la OAJ del 06072018.

8. RELACIÓN DE FORMATOS

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F3.P5.SA Acta Comité de Gestión de Bienes F2.P2.SA Acta Entrega de inmuebles F1.P9.SA Informe de bienes inmuebles entregados en comodato

9. ANEXOS

N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio Dando cumplimiento a la Resolución 8080 por la cual se presenta el nuevo modelo de operación, se realizó la actualización al documento PR5 MPA1

P5 v. 2 Procedimiento Egreso de Bienes Inmuebles en comodato para operadores de programas del ICBF con contratos de aporte. Se ajustaron 21/12/2016 PR5 MPA1 P5 v. 2 las actividades del procedimiento. Se eliminó la palabra “bienes” del nombre del procedimiento, por lo que los bienes muebles no se entregarán mediante el contrato de comodato. Se hará como un aporte dentro del contrato de aporte. 22/12/2016 Se ajustan los responsables con sus actividades de acuerdo con los P9.SA.V1 lineamientos para el estudio de cargas de trabajo. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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CONTRATOS DE APORTE

Se ajusta la política de operación No. 3.3 “Para la suscripción del

contrato de comodato, en el que se suspende la solicitud de los siguientes requisitos: el informe, concepto y/o visita sobre los inmuebles objeto de comodato en cabeza de los Grupos de Asistencia Técnica de las regionales y del Grupo de Infraestructura Inmobiliaria de la Sede Nacional; por las actuales circunstancias del país resulta de imposible cumplimiento dicha visita, así mismo frente a los requisitos relacionados con el Boletín con la P9.SA.V2 11/02/2019 nomenclatura oficial del predio y Certificado catastral, también se suspenden en los términos y teniendo en cuenta que en la mayoría de entes territoriales, las entidades encargadas de su expedición no se encuentran en operación y no es posible obtenerlo a través de medios electrónicos; lo anterior debido a la declaratoria de Emergencia Sanitaria establecida mediante Decreto 457 del 22 de marzo de 2020 derivada de la pandemia por COVID-19, en virtud de la cual se adoptaron medidas tendientes a su contención como la cuarentena implementada a nivel nacional y la consecuente restricción a la movilidad en todo el territorio nacional. Se ajustan las políticas de operación 3.2, 3.3 y 3.4 en atención a la modificación del manual de contratación por el cual se suprime la expedición del aval previo para la suscripción de los contratos de 22/05/2020 P9.SA.V3 comodato derivados de los contratos de aporte por parte de la Dirección Administrativa, así como se eliminan las actividades 11 a la 15, se agrega la actividad 13, y se cambia la actividad 14 y se reenumeran dichas actividades.

Se ajustó el Objetivo del proceso Se ajustó el alcance del procedimiento conforme a lo establecido en las actividades. Se ajustaron las políticas de operación y su numeración. P9.SA.V4 Se ajustó la redacción de las actividades. 14/12/2020 Se ajustaron las definiciones e incluyeron nuevas. Se ajustó la relación y nombre de los formatos. Se ajustaron los documentos de referencia y la inclusión de la normatividad marco que rige el tema de entrega de bienes inmuebles en comodato a operadores que tienen contrato de aporte con el ICBF. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.