ICBF - pg40.sa programa de seguimiento a la gestion documental v1

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 1 de Programa de Seguimiento a la Gestión Documental Versión 1 16

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD

PROGRAMA DE SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

2020-2022

SECRETARIA GENERAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

2020 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 2 de Programa de Seguimiento a la Gestión Documental Versión 1 16 CONTENIDO INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................. 3

1. OBJETIVO .................................................................................................................................................... 3

2. ALCANCE .................................................................................................................................................... 3 2.1. Oficina de Control Interno......................................................................................................................... 4 2.2. Grupo de Gestión Documental ................................................................................................................. 6

3. DESARROLLO ............................................................................................................................................ 6 3.1. ESTÁNDAR DE CALIDAD .......................................................................................................................... 6 3.2. PLANES DE MEJORAMIENTO ................................................................................................................. 14 3.3. RESPONSABLES ....................................................................................................................................... 15 3.4. INDICADOR................................................................................................................................................. 15

4. ANEXOS ..................................................................................................................................................... 16

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .......................................................................................................... 16

6. RELACIÓN DE FORMATOS..................................................................................................................... 16

7. CONTROL DE CAMBIOS ......................................................................................................................... 16

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 3 de Programa de Seguimiento a la Gestión Documental Versión 1 16 PROGRAMA DE SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL INTRODUCCIÓN El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF, ejecutará las acciones y actividades necesarias, que permitan verificar el grado de implementación del Programa de Gestión Documental, en lo que refiere a los procesos relacionados con la ejecución de la política archivística y procesos archivísticos de organización, conservación y disposición final de los documentos, de manera articulada con la Oficina de Control Interno, la Subdirección de Mejoramiento Organizacional y el Grupo de Gestión Documental.

1. OBJETIVO Implementar en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF, criterios de calidad para la evaluación y seguimiento a la ejecución de la gestión documental, mediante el cumplimiento de las normas vigentes en la materia y lo previsto en los instrumentos archivísticos de planeación, tales como el Programa de Gestión Documental, en concordancia con la Norma Técnica de Calidad en

la Gestión Pública NTC ISO 9001:2015.

2. ALCANCE Con fundamento en las disposiciones y facultades determinadas en la Ley 87 de 1993 y en cumplimiento con la función asignada a la Oficina de Control Interno (OCI), estipulada en el Decreto 987 de 2012. Artículo 3o. numeral 4 de: “Verificar el cumplimento de las políticas, normas, procedimientos, planes y programas en las diferentes dependencias.” y el Artículo 2.8.2.5.11”… La

implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.” Para tal efecto, mediante el Procedimiento de Auditorías Internas, la Oficina de Control Interno, realiza la planificación, ejecución, generación de informes y seguimiento de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión, dirigidas a verificar si éste se encuentra conforme con los requisitos de las normas técnicas según el alcance adoptado por la Entidad, los requisitos legales y reglamentarios y los establecidos internamente y también si dicho sistema ha sido implementado y se mantiene eficazmente. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 4 de Programa de Seguimiento a la Gestión Documental Versión 1 16 La programación para la evaluación y seguimiento de los procedimientos de gestión documental, serán incluidos en el Plan Anual de Auditoría, el cual inicia con la elaboración del mismo y finaliza con el seguimiento a las acciones derivadas de las auditorías. Aplica para todos los niveles, los procesos y los Sistemas de Gestión en la Entidad (Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información). 2.1. Oficina de Control Interno Desde la Oficina de Control Interno, en el ejercicio de las evaluaciones y seguimientos del sistema de control interno y/o en el desarrollo de las auditorias de calidad, y una vez surtido el proceso de sensibilización y la capacitación, se efectuará la verificación del cumplimiento en la implementación

del proceso de la Gestión Documental a nivel general en todos y cada uno de sus componentes, a saber: a. Requerimientos generales Verificar que el Instituto formule, adopte, implemente, aplique y publique los siguientes instrumentos archivísticos previstos en el Decreto 1080 de 2015: (i) Programa de Gestión Documental – PGD (ii) Cuadro de Clasificación Documental – CCD (iii) Tablas de Retención Documental – TRD (iv) Inventarios Documentales b. Elaboración de documentos electrónicos Efectuar el seguimiento y evaluación a la ejecución del Programa de Normalización de Formularios Electrónicos y de Gestión de Documentos Electrónicos. c. Planeación Verificar el cumplimiento de las actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos que produce la Entidad en razón a las funciones asignadas, lo cual comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos; análisis de procesos, análisis diplomáticos y el registro correspondiente en el sistema de gestión documental. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 5 de Programa de Seguimiento a la Gestión Documental Versión 1 16 d. Producción Realizar seguimiento al desarrollo de actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso; formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. e. Gestión y trámite

Hacer seguimiento para que el registro, la vinculación a un trámite, la distribución, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso a la consulta de los documentos permitan el control y seguimiento a los trámites que surte el documento, con el fin que se dé cumplimiento a lo señalado en los procesos y procedimientos establecidos por la Entidad. f. Organización Evaluar que el proceso se esté desarrollando de conformidad con el conjunto de operaciones técnicas necesarias para la clasificación de los documentos, de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental– CCD y las Tablas de Retención Documental – TRD, así como la ordenación y descripción, manteniendo en todo momento su vinculación con el trámite y proceso al que corresponde. g. Transferencias Verificar que la entrega de archivos se realice teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, de conformidad con lo previsto en las Tablas de Retención Documental. h. Disposición final Evaluar que la selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, se desarrolle con miras a la conservación temporal, permanente o a la eliminación, mediante la aplicación de Tablas de Retención o Valoración Documental.

1. Preservación a largo plazo Verificar que se estén desarrollando las acciones y estándares aplicables a los documentos durante la gestión, para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

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Programa de Seguimiento a la Gestión Documental Versión 1 16 j. Valoración Documental Garantizar que se tengan identificados los valores primarios y secundarios de los documentos, con base en la prescripción y caducidad de acciones administrativas, disciplinarias, fiscales, contables y legales, que permitan identificar su permanencia en las diferentes fases del archivo y establecer su disposición final ya sea para eliminación o conservación temporal o definitiva. 2.2. Grupo de Gestión Documental El Grupo de Gestión Documental, una vez surtido el proceso de sensibilización y capacitación, programará visitas de inspección, con el fin de evaluar la correcta aplicación y uso de las diferentes herramientas archivísticas, que avalen la conformación, organización, ordenación, descripción y disposición final de los archivos de gestión y centrales en cada una de las Regionales y Dirección General del ICBF.

3. DESARROLLO 3.1. ESTÁNDAR DE CALIDAD A partir del modelo integrado de planeación y gestión MIPG, se integran los sistemas de desarrollo administrativo y gestión de la calidad, los cuales se articulan con el sistema de control interno.

MIPG, en la dimensión 5. “Información y comunicación”, establece el adecuado flujo de información interna y externa, facilitando la operación de la Entidad, el desarrollo de sus funciones, la seguridad y protección de datos que garanticen la trazabilidad de la gestión. En este sentido el Grupo de Gestión Documental, empleará el estándar de calidad que se describe a continuación, para la evaluación y seguimiento de la aplicación de guías y procedimientos adoptados en el Sistema de Gestión de Calidad – SIGE, donde se regula la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros:

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 7 de Programa de Seguimiento a la Gestión Documental Versión 1 16 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL – REQUISITOS DE CALIDAD GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA: los requisitos de calidad permiten evidenciar la prestación de los servicios administrativos y misionales, a través de la ESTÁNDAR DE CALIDAD: aplicación de políticas, procedimientos, y guías de la gestión documental, para garantizar la administración de las comunicaciones oficiales y la organización y administración de los archivos de la Entidad.

COMPONENTE: PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

ALINEACIÓN

Con el Modelo NOTAS REQUISITO CONDICIÓN ATRIBUTO PREGUNTAS de Planeación y Gestión MIPG Se debe utilizar los Las dependencias formatos deben producir sus oficializados y ¿Los documentos documentos en los publicados en el producidos están Dimensión 5 de formatos SIGE, para producir contenidos en los Información y Básico Documentación oficializados y los documentos formatos Comunicación: SIGE publicados en el que se originen en oficializados en el Atributos de Sistema Integrado el cumplimiento de SIGE? Calidad de GestiónSIGE. las funciones de cada área del ICBF.

COMPONENTE: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

SUBCOMPONENTE: Recepción y Radicación de Comunicaciones Oficiales

ALINEACIÓN

Con el Modelo de NOTAS

REQUISITO CONDICIÓN ATRIBUTO PREGUNTAS Planeación y

Gestión MIPG El Instituto debe ¿Se tiene evidencia de la Dimensión 1 del garantizar el talento asignación de los Talento Humano humano y el recursos (talento recurso humano y tecnológico), Dimensión 2. tecnológico, para la para la radicación de las Direccionamiento recepción y comunicaciones Estratégico y Procedimiento radicación de las oficiales? Planeación s de comunicaciones El Instituto debe Radicación de oficiales. Dimensión 3 realizar la Comunicacion ¿El Talento Humano Gestión con recepción y es Oficiales Indispensable cuenta con las Valores para radicación de las competencias para el Resultados comunicaciones manejo del Sistema de oficiales Gestión Documental? Dimensión 5 de Información y Comunicación El Grupo de Procedimiento ¿Se cuenta con la Gestión Dimensión 2. s de evidencia de la Documental debe Direccionamiento Radicación de radicación de las realizar la Estratégico y Comunicacion comunicaciones oficiales radicación de las Planeación es Oficiales Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 8 de Programa de Seguimiento a la Gestión Documental Versión 1 16 comunicaciones en el Sistema de Gestión oficiales en el Documental? Dimensión 3 Sistema de Gestión Gestión con Documental, de Valores para acuerdo con lo Resultados establecido en el Programa de Dimensión 5 de Gestión Información y

DocumentalPGD Comunicación Dimensión 6 Gestión de Conocimiento y la Innovación El Grupo de Gestión ¿Se cuenta con la Dimensión 2. Documental debe evidencia de la Direccionamiento implementar los implementación de los Estratégico y puntos de control puntos de control para la Planeación Procedimiento para la recepción recepción de s de de comunicaciones comunicaciones Dimensión 3 Radicación de oficiales, de oficiales, de acuerdo con Gestión con Comunicacion acuerdo con lo lo establecido en el valores para es Oficiales establecido en el procedimiento y Resultados procedimiento y lineamiento de lineamiento de comunicaciones Dimensión 5 de comunicaciones oficiales? Información y oficiales. Comunicación

COMPONENTE: DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Con el Modelo de

NOTAS

REQUISITO CONDICIÓN ATRIBUTO PREGUNTAS Planeación y

Gestión MIPG Dimensión 1 del Talento Humano El Grupo de ¿En el Sistema de La unidad Gestión Dimensión 2. Gestión Documental se operativa debe Documental debe Direccionamie evidencia la Procedimientos de realizar la realizar la nto identificación y Radicación de distribución de Indispensable identificación y Estratégico y asignación del Comunicaciones comunicaciones asignación de Planeación responsable de las Oficiales oficiales internas y responsables de las comunicaciones externas. comunicaciones Dimensión 3 oficiales? oficiales. Gestión con valores para Resultados Dimensión 5 de Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 9 de Programa de Seguimiento a la Gestión Documental Versión 1 16 Información y Comunicación Dimensión 6 Gestión del Conocimiento y la Innovación Dimensión 2. Direccionamie nto El Grupo de Estratégico y Gestión Planeación Documental debe realizar la ¿En el Sistema de Dimensión 3 distribución de las Gestión Documental se Gestión con comunicaciones evidencia la valores para Procedimientos de oficiales a cada distribución de las Resultados Radicación de dependencia o comunicaciones Comunicaciones entidad oficiales a cada Dimensión 5 Oficiales competente, dependencia o entidad de dejando evidencia competente? Información y en el Sistema de Comunicación Gestión Documental. Dimensión 6 Gestión del Conocimiento y la Innovación Dimensión 2. Direccionamie nto Estratégico y Planeación Dimensión 3 El Grupo de Gestión con Gestión valores para Documental debe ¿Cuenta con el registro Procedimientos de Resultados generar el registro de control de entrega Radicación de de control de de las comunicaciones Comunicaciones Dimensión 5 entrega de las oficiales? Oficiales de comunicaciones Información y oficiales. Comunicación Dimensión 6 Gestión del Conocimiento y la Innovación Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 10 de Programa de Seguimiento a la Gestión Documental Versión 1 16 Dimensión 2. Direccionamie nto Estratégico y Planeación Dimensión 3 El Grupo de Gestión con Gestión valores para ¿En el Sistema De Documental debe Resultados Gestión Documental se verificar los datos Procedimientos de registraron los datos del del destinatario de Dimensión 5 Radicación de destinatario de las las comunicaciones de Comunicaciones comunicaciones oficiales que se van Información y Oficiales oficiales que se van a a enviar para Comunicación enviar? garantizar su distribución. Dimensión 6 Gestión del Conocimiento y la Innovación La unidad operativa debe realizar la distribución de Indispensable comunicaciones Dimensión 2. oficiales internas y Direccionamie externas. nto Estratégico y Planeación Dimensión 3 Gestión con En caso de existir valores para devoluciones de las Resultados comunicaciones En caso de existir oficiales, el Grupo devoluciones de las Procedimientos de Dimensión 5 de Gestión comunicaciones Radicación de de Documental debe oficiales, ¿Existe el Comunicaciones Información y anexar a la planilla Formato de Oficiales Comunicación de entrega, el Devoluciones? formato de Dimensión 6 devoluciones. Gestión del Conocimiento y la Innovación Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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COMPONENTE: TRAMITE DE DOCUMENTOS

ALINEACIÓN

Con el Modelo NOTAS REQUISITO CONDICIÓN ATRIBUTO PREGUNTAS de Planeación y Gestión MIPG Tablas de Las áreas del Las áreas del Retención Instituto deben Instituto deben ¿Los expedientes Dimensión 2. Documental garantizar el garantizar la tienen todos los Direccionamient convalidadas por el trámite del proyección y documentos y se o Estratégico y Archivo General de documento, desde preparación de encuentran Indispensable Planeación la Nación su producción o respuesta o el organizados de recepción hasta el trámite a que haya acuerdo con la Dimensión 5 de Procedimientos de cumplimiento de su lugar, según la secuencia de los Información y Radicación de función función del trámites? Comunicación Comunicaciones administrativa. documento. Oficiales

COMPONENTE ORGANIZACIÓN

ALINEACIÓN

Con el Modelo NOTAS REQUISITO CONDICIÓN ATRIBUTO PREGUNTAS de Planeación y Gestión MIPG En las Tablas de dependencias se La dependencia Retención debe clasificar los debe aplicar la tabla Dimensión 2. Documental documentos en las de retención Direccionamient ¿Los expedientes se convalidadas por series y Subseries documental y o Estratégico y encuentran clasificados el Archivo documentales, de conformar las Planeación Indispensable de acuerdo con la Tabla General de la acuerdo con la series y subseries de Retención Nación Tabla de documentales de Dimensión 5 de

Documental? Retención acuerdo con los Información y Procedimiento DocumentalTRD. tipos documentales Comunicación Organización de (Principio de que las componen. Archivos procedencia). Las dependencias deben ordenar los Dimensión 2. documentos en la Las dependencias Direccionamient unidad de ¿Los expedientes deben ordenar los o Estratégico y conservación, de están ordenados de Procedimiento documentos de Planeación Básico acuerdo con el acuerdo con la Organización de acuerdo con el desarrollo de los secuencia de los Archivos principio de orden Dimensión 5 de trámites y el trámites? original. Información y cumplimiento de los Comunicación lineamientos vigentes. Tablas de Las dependencias ¿Las cajas y carpetas Retención Las dependencias deben realizar la cuentan con los rótulos Dimensión 2. Documental deben diligenciar descripción diligenciados y con los Direccionamient convalidadas por Indispensable los rótulos de cajas documental de sus formatos oficializados o Estratégico y el Archivo y carpetas de sus archivos de en el sistema integrado Planeación General de la archivos de gestión. gestión. de gestión? Nación Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 12 de Programa de Seguimiento a la Gestión Documental Versión 1 16 Dimensión 5 de Procedimiento Información y Organización de Comunicación Archivos Dimensión 2. Formato Único

¿Los archivos de Direccionamient de Inventario Las dependencias gestión de las o Estratégico y Documental deben diligenciar el dependencias cuentan Planeación Formato Único de con inventarios Procedimiento Inventario documentales en el Dimensión 5 de Organización de Documental –FUID. formato establecido? Información y Archivos Comunicación

COMPONENTE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

ALINEACIÓN

Con el Modelo NOTAS REQUISITO CONDICIÓN ATRIBUTO PREGUNTAS de Planeación y Gestión MIPG Tablas de Retención Dimensión 2. Documental Direccionamient convalidadas por el Las dependencias Las dependencias En caso de haber o Estratégico y Archivo General de deben aplicar la deben realizar las realizado Planeación la Nación tabla de retención transferencias transferencias documental y primarias, de primarias, ¿estas Dimensión 4 Procedimiento lineamientos para Básico acuerdo con la fueron recibidas en el Evaluación de Transferencias realizar las tabla de retención Archivo Central de la Resultados Documentales transferencias documental y los Regional o Dirección Primarias documentales lineamientos General? Dimensión 5 de primarias. establecidos. Información y Procedimiento Comunicación Transferencias Documentales Secundarias

COMPONENTE CONSULTA DE DOCUMENTOS

ALINEACIÓN

Con el Modelo NOTAS REQUISITO CONDICIÓN ATRIBUTO PREGUNTAS de Planeación y Gestión MIPG En caso de existir servicios de consulta y Las dependencias préstamo, ¿se Dimensión 2. deben garantizar Las dependencias diligenció el Formato Direccionamient Procedimiento las condiciones de deben diligenciar el Control Préstamo y o Estratégico y

Control, acceso a los Formato Control Devolución de Planeación Indispensable Préstamo y documentos para Préstamo y Expedientes? Devolución de prestar el servicio Devolución de Dimensión 4 Expedientes de consulta y Expedientes En caso existir servicios Evaluación de préstamo. de préstamos, ¿se Resultados diligenció la Matriz Control, Préstamo y Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 13 de Programa de Seguimiento a la Gestión Documental Versión 1 16 Devolución de Dimensión 5 de Expedientes? Información y Comunicación

COMPONENTE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

ALINEACIÓN

Con el Modelo NOTAS

REQUISITO CONDICIÓN ATRIBUTO PREGUNTAS de Planeación y

Gestión MIPG Dimensión 2. Las dependencias ¿Los documentos se Direccionamient deben almacenar y encuentran en las o Estratégico y conservar los unidades de Planeación documentos en las almacenamiento y unidades de conservación Dimensión 5 de almacenamiento establecidas por la Información y establecidas por la Entidad? Comunicación Entidad. Sistema Integrado de Dimensión 2. ConservaciónLa unidad Direccionamient Las dependencias SIC operativa debe o Estratégico y deben realizar la garantizar las Planeación limpieza locativa ¿Se cuenta con la medidas del área de archivo, evidencia de la preventivas o Dimensión 4

según lo realización de la correctivas, Evaluación de establecido en el limpieza locativa del adoptadas para Indispensable Resultados Sistema Integrado área de archivo? garantizar la de Conservaciónintegridad física y Dimensión 5 de SIC. funcional de los Información y documentos de Comunicación archivo, sin alterar su contenido. Las dependencias deben garantizar la adecuación locativa y adquisición de Dimensión 2. mobiliario de Direccionamient archivo, que ¿Las dependencias o Estratégico y Sistema permita la disponen de los Planeación Integrado de conservación y espacios requeridos y Conservaciónpreservación de los mobiliario de archivo? Dimensión 5 de SIC documentos, según Información y lo estipulado en el Comunicación Sistema Integrado de ConservaciónSIC. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 14 de Programa de Seguimiento a la Gestión Documental Versión 1 16 3.2. PLANES DE MEJORAMIENTO Los planes de mejoramiento se entienden como el conjunto de acciones con fecha de inicio y finalización, por medio de las cuales se quiere corregir, eliminar, actualizar, depurar o prevenir las causas de no conformidades reales o potenciales o para mejorar una situación no deseada. Como resultado de las observaciones y hallazgos encontrados en las evaluaciones, seguimientos y auditorías de calidad adelantadas por el Instituto y los formulados en los Informes de Auditoría de

la Contraloría General de la República y el Archivo General de la Nación, el Grupo de Gestión Documental, Grupo Administrativo, o Grupo de Gestión y de Soporte de la Regional, según sea el caso u origen del hallazgo, formulará los Planes de Mejoramiento para subsanar las deficiencias encontradas como respuesta a las oportunidades de mejora y no conformidades reales o potenciales. Los Planes de Mejoramiento para la Gestión Documental, se deben orientar a resolver las no conformidades reales, que planteen incumplimientos de requisitos legales, técnicos y o de organización y las no conformidades potenciales, las cuales hacen relación a un hecho o situación que podría generar el incumplimiento de requisitos legales, técnicos y/o de organización. En general, los Planes de Mejoramiento deben enfocarse en corregir las deficiencias encontradas entre una situación real y una situación deseada que afecta el proceso, los productos, los servicios y los recursos de la Gestión Documental en el Instituto. A continuación se describen las actividades requeridas para la formulación de los Planes de Mejoramiento relacionados con la Gestión Documental: (i) El responsable de la Gestión Documental de la Sede Dirección General o Regional, verificará previamente la disponibilidad de los recursos humanos, financieros y de infraestructura para que las acciones de mejora formuladas puedan ser implementadas. (ii) En la medida que los Planes de Mejoramiento se formulen para corregir deficiencias encontradas en los Centros Zonales, Regionales o Dirección General, éstos deberán formularse conjuntamente con el funcionario responsable de la administración del Archivo Central de la Regional y Referente Documental del Grupo de Gestión Documental. (iii) Los Planes de Mejoramiento, una vez formulados deberán ser validados por el Director

Administrativo o Director Regional, para su adopción y posterior seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 15 de Programa de Seguimiento a la Gestión Documental Versión 1 16 (iv) La Oficina de Control Interno verificará la formulación del Plan. En la medida que se requieran ajustes, el responsable de la Gestión Documental los aplicará hasta lograr la aprobación del Plan de Mejoramiento por parte del Director Administrativo o Director Regional. (v) Para los Planes de Mejoramiento formulados en las Regionales o Dirección General, desde el Grupo de Gestión Documental, se programarán visitas de inspección que permitan verificar el grado de avance de las actividades y el logro de las metas dentro de los términos previstos, generando las alertas correspondientes sobre posibles incumplimientos en su ejecución. (vi) Presentar los informes de la ejecución de los Planes de Mejoramiento dentro de la periodicidad prevista en el procedimiento de acciones del Sistema Integrado de Gestión - SIGE, con el fin de estandarizar los seguimientos y tener un solo plan en cumplimiento del MECI, dentro del cual queda incluido el de gestión documental. 3.3. RESPONSABLES La formulación de los Planes de Mejoramiento relacionados con la Gestión Documental del ICBF, así como su ejecución, seguimiento de las actividades propuestas y el logro de las metas, es de responsabilidad del Coordinador del Grupo de Gestión Documental en coordinación con la

Dirección Administrativa y la Secretaría General. 3.4. INDICADOR La medición del seguimiento se realizará por medio del Indicador de Porcentaje de Avance en la Implementación del Plan Institucional de Archivos -PINAR; como también, el porcentaje de avance del Programa de Gestión Documental. 3.5. METODOLOGÍA Para el desarrollo del programa, se tendrán en cuenta las