ICBF - pg42.sa programa de normalizacion de formas y formularios electronicos v1

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FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS Versión 1

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD

PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS

ELECTRONICOS

SECRETARIA GENERAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Grupo de Gestión Documental 2021 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Contenido INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 3

1. OBJETIVO .................................................................................................................... 3

2. ALCANCE ..................................................................................................................... 4

3. DEFINICIONES ............................................................................................................ 4

4. DESARROLLO ............................................................................................................ 6 4.1. IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA ............................................................... 6 4.1.1 Motivación para la implementación ............................................................. 6 4.1.2. Beneficios en la implementación ................................................................. 7 4.2. ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL PROGRAMA ............................................... 8 4.2.1. Generalidades ................................................................................................ 8 4.2.2. Matriz de Responsabilidades ....................................................................... 9 4.3. DESARROLLO METODOLÓGICO ..................................................................... 10

5. ACTUALIZACIÓN DEL PROGRAMA ................................................................... 12

6. ANEXOS ..................................................................................................................... 12

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ....................................................................... 12

8. RELACIÓN DE FORMATOS ................................................................................... 12

9. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................ 12

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INTRODUCCIÓN El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, dando cumplimiento a lo establecido por el Archivo General de la Nación mediante el Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.8. “Instrumentos archivísticos para la gestión documental”, donde indica que las entidades públicas deberán elaborar el Plan Institucional de Archivos PINAR, con el fin de abordar aquellos temas que, por su envergadura, se hace necesario se prioricen en este Plan. Así las cosas, dentro de los planes y programas priorizados en el PINAR, se encuentra el “Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos” que, permita avanzar en el cumplimiento de las directivas Nacionales de Cero Papel y eficiencia administrativa,. De otra parte, este Programa permitirá centralizar y controlar la producción, conservación y recuperación de la información contenida en las formas y formularios electrónicos que genera la Entidad, en razón a sus funciones y los cuales son diligenciados por los colaboradores y usuarios de los servicios que presta el ICBF.

1. OBJETIVO El programa de Normalización de formas y formularios electrónicos establece la forma de controlar la producción de documentos en medios electrónicos, su almacenamiento y recuperación y la minería de datos proveniente de los mismos para el uso en aplicaciones de medición, estadística, seguimiento y control.

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La correcta aplicación de este programa redunda en la eficiencia administrativa, el control y disminución en el consumo de papel de conformidad con las políticas de cero papel. Igualmente busca incentivar el uso de las tecnologías de la información para el manejo de formas y formularios electrónicos en todas las dependencias del ICBF.

2. ALCANCE Para el ICBF el Programa de Normalización de formas y formularios electrónicos, aplica a todos los documentos que se encuentran creados y codificados o los que se creen a partir de la implementación del programa, el cual estará alineado con el Sistema de Gestión de Calidad y las políticas establecidas por la Entidad.

Aplica para toda la entidad.

3. DEFINICIONES Autenticidad: Característica técnica que permite identificar al autor de un mensaje de datos, el cual es conservado en condiciones que permitan garantizar su integridad, para preservar la seguridad de la información que busca asegurar su validez en tiempo, forma y distribución. Así mismo, garantiza el origen de la información, validando el emisor para evitar suplantación de identidades. (Acuerdo 03 de 2015, AGN).

Disponibilidad: Característica de seguridad de la información que garantiza que los usuarios autorizados tengan acceso a la información y a los recursos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS Versión 1 relacionados con la misma, toda vez que lo requieran asegurando su conservación durante el tiempo exigido por ley. (Acuerdo 03 de 2015, AGN). Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital. Es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. (Guía de implementación de un SGDEA, AGN, 2017).

Integridad: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento asociados a la misma. (Acuerdo 03 de 2015 AGN).

Interoperabilidad: Capacidad de las organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio para interactuar hacia objetivos mutuamente beneficiosos, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, mediante el intercambio de datos entre sus sistemas. (Marco de interoperabilidad para Gobierno

Digital, 2019 MITIC).

Medio electrónico: Mecanismo tecnología, óptico, telemático, informático o similar, conocido o por conocerse que permite producir, almacenar o trasmitir documentos, datos o información. (Acuerdo 03 de 2015, AGN).

Seguridad de la información: Vela por la protección de la información y de los diversos sistemas de información del acceso, utilización, divulgación o destrucción

no autorizada de información importante dentro de una entidad. Además. Proteger Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS Versión 1 la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información sensible de la organización.

4. DESARROLLO 4.1. IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA El programa de normalización de formas y formularios electrónicos debe reflejar para el ICBF, sus colaboradores y usuarios, así como para otras empresas del estado una forma ágil y oportuna de recopilar información vital para la toma de decisiones, medición de su eficiencia y eficacia administrativa, así como para el cumplimiento de las funciones y prestación de los servicios ofrecidos por el ICBF. 4.1.1 Motivación para la implementación Los motivos por los cuales se implementa el programa de normalización de formas y formularios electrónicos en el ICBF son diversos y busca impactar primordialmente en los siguientes aspectos: • Desde lo financiero: La aplicación de este programa disminuirá paulatinamente los costos en impresión de formatos físicos. • Desde lo Administrativo: Permite la recolección de información vital para la toma de decisiones y para el desarrollo de estadística, así como acciones de mejora. • Desde la legislación: Da cumplimiento a los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación y permite cumplir con las directivas Presidenciales en lo relacionado con la eficiencia y eficacia

administrativa y consumo de papel. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS Versión 1 • Desde la Imagen Institucional: Siendo el ICBF una entidad del Estado que tiene por objeto la protección de la niñez, adolescencia, infancia, juventud y las familias colombianas en condición de vulnerabilidad, la implementación de un programa que mitigue la afectación ambiental, coadyuva en el fortalecimiento de la imagen institucional, evidenciado el compromiso y esfuerzos realizados por la Entidad, para la conservación del medio ambiente a través de la disminución del uso de papel. De otra parte, la implementación de este programa permite evidenciar la atención a los usuarios mediante canales en línea las 24 horas del día, donde éstos pueden interponer peticiones, verificar el estado de su petición, entre otros, mostrando la imagen de una Entidad moderna y comprometida con el crecimiento y desarrollo del país. 4.1.2. Beneficios en la implementación • Reducción en el costo de impresión de formatos para el uso de los empleados, contratistas y proveedores. • Ahorro para los usuarios en el desplazamiento hasta las oficinas de la entidad. • Agilidad en la prestación de los servicios de atención al usuario y resolución de problemas. • Reducción en la cantidad de usuarios que asisten a los puntos de atención. • Agilidad en la entrada de información a la entidad. • Estandarización de plantillas disponibles para el uso de los funcionarios.

• Fuente de información para la toma de decisiones, para la estadística y el mejoramiento continuo. • Posibilidad de incorporar la emisión de documentos de certificación u otros en línea.

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4.2. ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL PROGRAMA 4.2.1. Generalidades • El diseño de las formas y formularios electrónicos es competencia de cada una de las oficinas productoras. • Cada Oficina, Dirección y Subdirección de la entidad, velará por la publicación de las formas y formularios electrónicos en la ubicación apropiada y que la versión publicada coincida con el registro en el listado maestro de documentos. • Cada Oficina, Dirección y Subdirección de la Entidad, estará encargado de socializar la forma o formulario según su público objetivo. Para el caso de los documentos que se publican para el servicio de los usuarios, cada Oficina, Dirección y Subdirección de la entidad socializará con el encargado de la oficina de prensa y comunicaciones para que este a su vez aplique los programas de difusión necesarios para llegar al público en general. Para los documentos de uso interno que sean transversales a la organización, el productor de los documentos realizará la actividad de socialización a los funcionarios afectados por los cambios realizados en los formularios. • Todas las formas y formularios electrónicos producidos en la entidad serán construidos y codificados conforme a los lineamientos

establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad mediante la Dirección de Planeación de la entidad. • El Sistema de Gestión de Calidad, las Tablas de Retención documental y los inventarios documentales, deberán considerar la existencia de los documentos electrónicos y sus valores y tiempos de retención serán equivalentes a los del documento físico. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS Versión 1 4.2.2. Matriz de Responsabilidades RESPONSABLE ROL ACTIVIDADES Dirección de Planeación Encargado del Sistema de ➢ Participar en la definición de políticas para Gestión de calidad unificar criterios de las formas y formularios electrónicos de la entidad. ➢ Orientar a las oficinas que requieran actualizar los procedimientos, donde vayan incorporados formas y formularios electrónicos, dentro del marco del SIGE. ➢ Llevar control y registro de las formas y formularios electrónicos de toda la entidad dentro del marco del SIGE. ➢ Participar en la identificación de las formas y formularios que deben ser electrónicos. Dirección de información y Delegado para apoyar el ➢ Apoyar en la identificación de formas y Tecnología programa de formas y formularios que se encuentren inmersos formularios electrónicos en:

1. Sistemas de información de la entidad

2. Formularios Web de portales disponibles a los ciudadanos

3. Formularios de uso interno de la entidad (desde aplicaciones o acceso web). ➢ Realizar los ajustes que sean requeridos en aplicativos que maneja la entidad para que se puedan implementar las formas y formularios electrónicos. ➢ Realizar el diseño de las formas y formularios que se requieran de manera electrónica.

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Grupo de Gestión Delegado para el ➢ Participar en la difusión del Programa de Documental seguimiento al programa de normalización de formas y formularios formas y formularios electrónicos. electrónicos ➢ Actualizar el programa cuando así sea requerido. ➢ Solicitar la inclusión de los tipos documentales que sean necesarios en las TRD. Todo el personal de la Colaboradores encargados ➢ Participar activamente en el diseño e entidad de la información reportada implementación de las formas y en las formas y formularios formularios electrónicos en la entidad. electrónicos ➢ Informar de los ajustes o modificaciones que requieran los diseños. ➢ Llevar registro y control de la información que reportan las formas o formularios electrónicos. ➢ Archivar dentro de las series o subseries y de acuerdo a los tiempo y disposición que establezca las TRD.

4.3. DESARROLLO METODOLÓGICO

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLES

1. Levantar inventario de formas Identificar la cantidad de formas y formatos Encargado del Sistema de y formatos vigentes que se existentes con el fin de tener un número de Gestión de calidad, delegado utilizan en la entidad formatos como punto de partida para el seguimiento al programa de formas y formularios electrónicos del GGD.

2. Identificar los estándares que Teniendo en cuenta la normatividad y los Encargado del Sistema de regulan el diseño de formas y manuales publicados, se levantarán los Gestión de calidad, delegado formularios electrónicos requerimientos tecnológicos, para apoyar el programa de administrativos y estratégicos para dar formas y formularios aplicación al procedimiento P6. GTI v10 electrónicos de la DIT Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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3. Evaluar formatos y Revisar los formatos y formularios que se Encargado del Sistema de formularios en producción e tienen en producción en la entidad e Gestión de calidad, delegado identificar cumplimiento de identificar criterios de aceptación según los para apoyar el programa de requerimientos aplicativos que los utilizan o podrían utilizar formas y formularios electrónicos de la DIT

4. Elaborar y difundir campaña En compañía de los colaboradores Delegados de áreas, delegado de uso y apropiación del encargados de la información reportada en de GGD, encargado del Sistema programa de formas y las formas y formularios electrónicos, de Gestión de calidad.

formularios electrónicos elaborar un Plan de medios, realizando campaña de lanzamiento y de mantenimiento tanto a usuarios internos como externos

5. Elaborar las plantillas Creación e implementación de plantillas Delegados de áreas, delegado requeridas por las áreas (formas, formatos y formularios) dentro del DIT programa de normalización de formas y formularios electrónicos en la Entidad, de forma uniforme y controlada.

6. Verificar valor probatorio Verificar que los documentos electrónicos Delegados de áreas para apoyar generados cuenten con valor probatorio el programa. para la Entidad cumpliendo con los principios de: autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.

7. Velar por la interoperabilidad Velar porque las formas y formularios Delegado para apoyar el electrónicos que la entidad utilice programa de formas y funcionen dentro de la interoperabilidad formularios electrónicos de la con los sistemas de información de la DIT, delegado para el Entidad y con el SGDEA seguimiento al programa de formas y formularios electrónicos del GGD.

8. Hacer seguimiento para Verificar que el objetivo planteado se Delegado del área verificar la efectividad del cumpla y evaluar la efectividad del responsable de la forma o programa programa formulario.

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5. ACTUALIZACIÓN DEL PROGRAMA Una vez diseñado e implementado el Programa, el delegado del Grupo de Gestión

Documental debe realizar el seguimiento de las actividades propuestas en concordancia con el Sistema Integrado de Conservación (SIC) y con el Programa de Gestión Documental, y se debe actualizar de acuerdo con las necesidades detectadas, las actividades programadas, los objetivos logrados y resultados frente a la programación planteada.

6. ANEXOS

N/A

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Matriz de requisitos legales

8. RELACIÓN DE FORMATOS

CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO

N/A N/A

9. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del Cambio N/A N/A N/A Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.