ICBF - pl35.sa plan institucional de archivos pinar v5

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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR Versión 5

12 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 2

1. OBJETIVO ......................................................................................................................................... 3

2. ALCANCE .......................................................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES ................................................................................................................................. 3

4. DESARROLLO .................................................................................................................................. 4

NORMATIVIDAD .................................................................................................................................. 4

CONTEXTO DE LA ENTIDAD ........................................................................................................... 5

MISIÓN ................................................................................................................................................... 5 VISIÓN ................................................................................................................................................... 5 ESTRUCTURA ORGÁNICA ............................................................................................................... 6 4.1 PRIORIZACIÓN PINAR 2023 .......................................................................................................... 7 4.2 HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL .................................................................. 11

5. ANEXOS ........................................................................................................................................... 12

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................................. 12

7. RELACIÓN DE FORMATOS ........................................................................................................ 12

8. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 12

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12 INTRODUCCIÓN El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, dando cumplimiento a lo normado por el Archivo General de la Nación dentro de del Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental, establece que las entidades públicas deberán elaborar el Plan Institucional de ArchivosPINAR, con el fin de planificar la

organización y conservación de los archivos de la Entidad, de acuerdo con el desarrollo e implementación del Programa de Gestión Documental. El PINAR es una herramienta básica de planeación archivística que requiere del trabajo articulado con las diferentes dependencias, con el fin de orientar los planes, programas y proyectos a corto, mediano y largo plazo, permitiendo desarrollar la función archivística de la Entidad en un período determinado. Instituto colombiano de Bienestar Familiar -ICBF, ha proyectado para las vigencias 2023-2026, el desarrollo del Plan Institucional de Archivos – PINAR, de acuerdo con las necesidades de archivo. El PINAR se constituye como una herramienta administrativa para la orientación de las actividades que permitirán el desarrollo de la función archivística para el mejoramiento continuo de la Entidad dentro del cual se podrán establecer tiempos de planeación, así: corto plazo (1) año, mediano plazo hasta (3) años y largo plazo hasta (5) años, es decir 2027. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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1. OBJETIVO Fijar la línea estratégica para la consecución de los planes, programas y actividades establecidas en materia archivística a corto, mediano y largo plazo, de manera articulada con el Programa de Gestión Documental.

2. ALCANCE El presente PINAR tiene como alcance la implementación y seguimiento de las actividades planteadas en el Programa de Gestión Documental PGD del ICBF, para la vigencia 20232026, dirigido a todas las áreas del ICBF.

3. DEFINICIONES Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieras y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Aspecto crítico: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística que presenta la entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Instrumentos Archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro Plan de Acción Anual: Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la entidad, articulado con el Plan

Estratégico Sectorial e Institucional. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Plan Estratégico Institucional: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.

Plan del Sistema Integrado de Conservación: Conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total. Programa de Gestión Documental – PGD: Es un instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias. “El riesgo en su tendencia más común es valorado como una amenaza, en este sentido, los esfuerzos institucionales se dirigen a reducirlo, evitarlo, transferirlo o mitigarlo; sin embargo, el riesgo puede ser analizado como una oportunidad, lo cual implica que su gestión sea dirigida a maximizar los resultados que éstos generan”.

4. DESARROLLO 4.1 NORMATIVIDAD Ley 594 de 2000: por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones: Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los

principios y procesos archivísticos.

Parágrafo: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 1098 de 2006: Congreso de la República. Por la cual se expide el Código de la Infancia y la adolescencia. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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12 Decreto 1084 DE 2015: Departamento Administrativo para la Prosperidad Social. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Inclusión Social y Reconciliación. Decreto 987 de 2012: Departamento Administrativo para la Prosperidad Social. Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar “Cecilia de la Fuente de Lleras” y se determinan las funciones de sus dependencias. Resolución 6970 de 2018: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Por la cual se integra y reglamenta el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Decreto 1080 de 2015: "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura". Capítulos V, VII y IX. Decreto 2609 de 2012: “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,

parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado" (Artículo 8). 4.2 CONTEXTO DE LA ENTIDAD El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en la Planeación Estratégica realizada con el nivel directivo de la Sede Nacional y las Direcciones Regionales del ICBF, presenta la Misión y Visión Institucional: 4.2.1 MISIÓN Transformar hacia el amor y la felicidad los proyectos de la vida de la niñez, adolescencia y juventud , mediante la atencion, cuidado, protección, desarrollo y fortalecimiento de sus talentos, vocaciones y capacidades, en conjunto con sus familias y comunidades para la construcción de una sociedad justa, equitativa y en paz. 4.2.2 VISIÓN A 2030 el ICBF será garante de los derechos de la niñez, adolescencia y juventud, quienes serán protegidos por una sociedad consciente de que son sagrados y futuros constructores de Colombia como potencia mundial de la vida. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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12 4.2.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR Versión 5 12 4.3 PRIORIZACIÓN PINAR 2023

Luego de realizar revisión de las necesidades en materia archivística analizadas y ponderadas por parte del Grupo de Gestión Documental, a la luz de la normatividad aplicable al ICBF y en articulación con el Programa de Gestión Documental - PGD, se presenta a continuación la priorización de las actividades a desarrollar en el corto, mediano y largo plazo en colaboración con la Dirección de Información y Tecnología – DIT , la Dirección de Planeación y Control de Gestión y las demás dependencias que conforman la estructura organizacional del ICBF como responsables de los procesos misionales y administrativos, se planeó la siguiente ruta: Asunto / Actividades Responsables 2023 2024 2025 2026 Aspecto Crítico Mapa de Ruta Realizar el mapa de ruta para el control y seguimiento de las actividades descritas Dirección X en el PINAR 2023-2026, el cual refleje la Administrativa, I actividad detallada, objetivo, alcance, Dirección de SEMESTRE responsables, fecha de inicio y fecha Información y 2023 final, entregable e indicador asociado de Tecnología - DIT entrega de cada una de las actividades Gestión del Adelantar actividades relacionadas con la cambio gestión del cambio respecto al uso del Dependencias X X X X gestor documental del ICBF ICBF Programas del Elaborar y/o actualizar los programas Grupo de Gestión PGD específicos del PGD que el ICBF Documental y/o requiera, del cual se definirá el plan de Dirección de X X X X

trabajo anual que se construya entre las Información y dependencias responsables. Tecnología Sistema Hacer y/o actualizar el SIC con sus dos Grupo de Gestión Integrado de planes, conforme: cambios tecnológicos, Documental y Conservación actualización de diagnósticos, equipos y Dirección de X X X X estrategias nuevas para archivos físicos y Información y digitales. Tecnología Realizar análisis de los datos obtenidos tras la captura de información de las condiciones de humedad relativa, Grupo de Gestión temperatura e iluminación que se X Documental efectuaron durante el 2022, en las 33 Regionales y el Archivo Histórico del ICBF. Rotar los equipos de medición de humedad relativa, temperatura e iluminación a otras sedes para hacer el Grupo de Gestión X X X X levantamiento de datos e informe hasta Documental completar todas las Regionales y Centros Zonales a nivel nacional. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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12 Asunto / Actividades Responsables 2023 2024 2025 2026 Aspecto Crítico Gestionar la incorporación de las actividades encaminadas a la limpieza y Grupo de Gestión saneamiento ambiental en archivos en los X X X X Documental contratos de limpieza y fumigación del ICBF. Digitalización de Establecer el proceso de digitalización de Grupo de Gestión archivos archivos, alineado con el Plan de Documental y/o Modernización y transformación digital en Dirección de X

archivos, específicamente para la Información y implementación del SGDEA. Tecnología Establecer en cuales series documentales se debe implementar el Grupo de Gestión proceso de digitalización de archivos, el Documental cual se construirá de forma paralela al desarrollo del Plan de Modernización y Apoyo de todas X X transformación digital en archivos. las dependencias del ICBF en donde se tengan series con estas características Implementación Definir los lineamientos frente al uso de de firmas las firmas digitales, mecánicas y Grupo de Gestión electrónicas, conforme las situaciones Documental y técnicas, legales y administrativas de los Dirección de X X diferentes documentos que se produzcan Información y digital o electrónicamente por los Tecnología sistemas de información y el SGDEA del ICBF. Implementar las firmas digitales, Dirección de mecánicas y electrónicas en cada uno de Información y X X los casos que se haya identificado su Tecnología pertinencia y uso. Sistemas de Identificar y documentar los sistemas de ordenación de ordenación (numérica, alfabética y series y alfanumérica) para las series y subseries Grupo de Gestión X subseries documentales. Dicha matriz deberá Documental formar parte del Procedimiento de organización de archivos. Preservación de Elaborar el procedimiento o instructivo la que defina las políticas en cuando a la documentación forma y periodicidad con que se debe digital y hacer una migración, refreshing, Dirección de electrónica emulación o conversión, para evitar la Información y X X degradación o pérdida de información Tecnología digital o electrónica en el sistema de

gestión documental (ORFEO y/o SGDEA) que tenga el ICBF durante la vigencia del PGD. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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12 Asunto / Actividades Responsables 2023 2024 2025 2026 Aspecto Crítico SGDEA e Identificar las integraciones necesarias Grupo de Gestión Integraciones en favor de la producción documental Documental con electrónica y creación del expediente la participación virtual; y la radicación de la activa de la X X correspondencia desde otros sistemas Dirección de para tener un único consecutivo de Información y correspondencia en el SGDEA que defina Tecnología el ICBF. Realizar los desarrollos requeridos para Dirección de las integraciones del ORFEO y/o SGDEA, Información y X X según se defina en la actividad anterior. Tecnología Identificar todos los sistemas donde se elaboran documentos o reportes (registro de documentos) que se encuentran en la Dirección de TRD como insumo para identificar las Información y necesidades de integraciones requeridas Tecnología y X con el SGDEA para la conformación de Grupo de Gestión expedientes virtuales y/o prestar el Documental servicio de radicación de correspondencia. Hacer el levantamiento del flujo de la documentación para cada uno de los Dirección de procesos en los cuales se implemente el Información y expediente virtual, con el fin de establecer Tecnología,

las integraciones y el nivel de Dirección de automatización que se requerirá en el Planeación y SGDEA, en relación con la conformación control de y gestión de los expedientes virtuales gestión, y Grupo para los procesos de producción, acceso de Gestión X X X y consulta, control y seguimiento, Documental distribución y archivo. Se sugerirá que formen parte de los Apoyo de todas procedimientos e instructivos del ICBF, lo las dependencias cual permitirá la corresponsabilidad entre del ICBF en los documentos del SGC y los desarrollos donde se defina y parametrizaciones en el SGDEA. la implementación del expediente virtual Actualizar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos y Documentos Electrónicos de Archivo PGDE - DEA, conforme los cambios tecnológicos y responsabilidades técnicas que se vayan Grupo de Gestión X dando, el cual contempla la metodología Documental y periodicidad de aplicación de técnicas de migración, refreshing, emulación y/o conversión de documentos electrónicos y electrónicos de archivo. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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12 Asunto / Actividades Responsables 2023 2024 2025 2026 Aspecto Crítico Identificar los sistemas que actualmente están integrados o consumen servicios de Dirección de sistemas de otras entidades para definir Información y X parámetros de acceso y consulta, y su Tecnología respectiva relación con el SGDEA.

Desarrollar, parametrizar e implementar Dirección de el proceso de transferencias primarias y Información y secundarias en el sistema de gestión Tecnología y X X X X documental (ORFEO y/o SGDEA) que Grupo de Gestión tenga el ICBF durante la vigencia del Documental PGD. Desarrollar o parametrizar el proceso de disposición final de los documentos existentes en el sistema de gestión documental (ORFEO y/o SGDEA) que Dirección de tenga el ICBF durante la vigencia del Información y PGD, dando así aplicación a lo Tecnología y X X X consignado en las TRD y TVD del ICBF. Grupo de Gestión Esto deberá contemplar el proceso de Documental borrado seguro cuando la disposición final sea eliminación. Implementar las actividades de back up y lineamientos de seguridad que defina la Dirección de DIT en el SGDEA para garantizar la Información y X integridad de los archivos digitales y Tecnología electrónicos que se almacenen en el SGDEA. Definir e implementar mecanismos que garanticen la autenticidad, integridad, inalterabilidad, acceso, disponibilidad, Dirección de legibilidad y conservación de los Información y X X documentos digitales, digitalizados y Tecnología electrónicos que se almacenen en el SGDEA como repositorio documental del ICBF. Definir e implementar mecanismos que garanticen la preservación a largo plazo Dirección de de los documentos digitales, digitalizados Información y X y electrónicos que se almacenen en el Tecnología SGDEA como repositorio documental del

ICBF. READH Diseñar e implementar políticas encaminadas a la protección, Grupo de Gestión X X X Documental Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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12 Asunto / Actividades Responsables 2023 2024 2025 2026 Aspecto Crítico preservación y acceso a los archivos identificados en la matriz READH. Apoyo de todas las dependencias del ICBF en donde se identificaron series registradas en la matriz READH DIAGNÓSTICO Hacer el diagnóstico de la información producida y/o recibida por el ICBF, clasificada en los tipos de información definidos en el artículo 2 del Decreto 2609 de 2012 ✓ Sistemas de información corporativos. ✓ Sistemas de trabajo colaborativo. ✓ Sistemas de Mensajería Electrónica. Dirección de ✓ Portales, Intranet y Extranet. Información y X X Tecnología ✓ Sistemas de Bases de Datos. ✓ Discos duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. ✓ Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). ✓ Uso de tecnologías en la nube. 4.3 HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Para el seguimiento y control del avance de las actividades a desarrollar dentro del PINAR en

articulación con el Programa de Gestión Documenta – PGD, desde el Grupo de Gestión Documental, partiendo de la eficiencia administrativa, se determinó que el indicador que reflejará los avances alcanzados en el PINAR, será el PA-127 “Porcentaje de avance en la actualización e implementación del nuevo Plan Institucional de Archivos – PINAR”, cuyo objetivo es: Medir el avance en la actualización e implementación del Plan Institucional de Archivos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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12 PINAR, establecido en el Mapa de Ruta PINAR 2023. Para lo cual, en el primer semestre del 2023 se construirá en conjunto con la Dirección de Información y Tecnología, un mapa de ruta que permita cuantificar las actividades del Plan Institucional de Archivos – PINAR.

5. ANEXOS:

A3.PL35.SA Tablas de Control de Acceso A4.PL35.SA Banco Terminológico

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PG 36.SA Programa de Gestión Documental 2023-2026

7. RELACIÓN DE FORMATOS: N/A

8. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del Cambio 02/02/2018 V1 Actualización Mapa de Ruta y Mapa Estratégico de la Entidad. 07/09/2018 V2 Se cambió el encabezado del formato del documento. Se actualiza la portada, alcance, propósito, numeración, misión, visión, objetivos estratégicos, 31/01/2019 V3

organigrama, el avance de los planes planteados, anexos y documentos de referencia. Se actualiza la matriz de priorización de actividades, derivado de la actualización del 14/07/2021 V4 Programa de Gestión Documental 2023-2026 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.