ICBF - Procedimiento de los tramites atencion extraprocesales v2

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RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS

1. OBJETIVO Desarrollar los Trámites de Atención Extraprocesales -TAE, por medio de los cuales se da cumplimiento a las funciones de los Defensores de Familia establecidas en el artículo 82 de la Ley 1098 de 2006, encaminadas a la protección y garantía de los derechos de los niños, niñas y adolescentes diferentes al

Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos.

2. ALCANCE Inicia con la recepción de la solicitud que ingresa a través de la Dirección de Servicios y Atención, termina con el cierre de la petición.

Aplica para los niveles Regional y Zonal.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

1. Todas las actividades y responsabilidades aquí descritas cumplen con lo establecido en la Ley 1098 de 2006, modificada por la Ley 1878 de 2018 y demás normas que asignan funciones a los Defensores(as) de Familia y reglamentan los trámites aquí contenidos.

2. Todas las actuaciones deben registrarse en la historia de atención física del niño, niña o adolescente, así como en el Sistema de Información Misional - SIM.

3. Para el inicio de cada Trámite de Atención Extraprocesal, la Autoridad Administrativa competente deberá emitir un auto de trámite con el que avoque el conocimiento del asunto, con fundamento en el cual proceda a desarrollar las actuaciones para su cumplimiento, a excepción de la conciliación y los conceptos notariales.

4. Si en el curso del trámite de atención extraprocesal se evidencian situaciones de amenaza o vulneración de derechos, la Autoridad Administrativa debe ordenar la verificación de la garantía de derechos y determinar si es procedente dar apertura al Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos correspondiente.

5. La solicitud de conciliación ingresa como un trámite de atención extraprocesal, cuando los peticionarios buscan acceso a un mecanismo alternativo de solución de conflictos, mediante el cual puedan de manera amigable acordar asuntos relacionados con temas de custodia, régimen de visitas y alimentos.

6. En materia de conciliación, se deberá tener en cuenta la Ley 640 de 2001 y el articulo 82 numerales 8 y 9 de la Ley 1098 de 2006 que establecen los temas sobre los cuales pueden las Defensorías de Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Versión 2 12 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Familias realizar conciliaciones, entre ellas están asuntos relacionados con derechos y obligaciones entre cónyuges, compañeros permanentes, padres e hijos, miembros de la familia o personas responsables del cuidado del niño, niña o adolescente, asignación de la custodia y cuidado personal de menores de edad, el establecimiento de las relaciones materno o paterno filiales, la determinación de la cuota alimentaria, la fijación provisional de residencia separada, la suspensión de la vida en común de

los cónyuges o compañeros permanentes, la separación de cuerpos y de bienes del matrimonio civil o religioso, las cauciones de comportamiento conyugal, la disolución y liquidación de sociedad conyugal por causa distinta de la muerte del cónyuge y los demás aspectos relacionados con el régimen económico del matrimonio y los derechos sucesorales, sin perjuicio de la competencia atribuida por la ley a los notarios.

7. Si debidamente notificadas las partes no asisten a la audiencia de conciliación, la Autoridad Administrativa emitirá acta de conciliación fracasada o fallida y decretará la medida provisional a favor del niño, niña o adolescente.

8. En los procesos judiciales, donde se discutan aspectos relacionados con los derechos de los niños, niñas y adolescentes, deberá intervenir el Defensor de Familia asignado para el juzgado correspondiente. En estos casos, deberá remitirse al Procedimiento de intervención del Defensor de Familia en los Procesos Judiciales en la Jurisdicción de Familia.

9. Para el trámite de permiso de salida del país, se puede acudir al Defensor de Familia en los eventos en los cuales la solicitud verse dentro de las causales establecidas desde el inciso 6° en adelante, del artículo 9° de la Ley 1878 de 2018, así como el parágrafo 1° del mismo artículo.

Los eventos en los cuales está facultado el Defensor de Familia para conocer la solicitud de permiso de salida del país son los siguientes:

1. Cuando el niño, niña o adolescente tenga residencia en Colombia y vaya a salir del país con uno de los padres o con una persona distinta a los representantes legales y carezca de

representante legal, se desconozca su paradero o no se encuentre en condiciones de otorgarlo.

2. Cuando se cumplan las condiciones para otorgar el permiso de salida del país de plano (a.

Niños, niñas o los adolescentes que ingresan al Programa de Víctimas y Testigos de la Fiscalía General de la Nación; b. Desvinculados o testigos en procesos penales, cuando corre grave peligro su vida y su integridad personal; c. Que van en misión deportiva, científica o cultural; d. Niños, las niñas o los adolescentes cuando requieren viajar por razones de tratamientos médicos de urgencia al exterior)

3. Cuando el menor de edad tenga residencia en el exterior menor a un año y carezca de representante legal, se desconozca su paradero o no se encuentre en condiciones de otorgarlo.

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10. En los casos en los que el menor de edad con residencia habitual en el exterior, igual o superior a un (1) año va a salir del país con uno sólo de sus progenitores o con un tercero, deberá contar únicamente con el permiso de salida otorgado por el progenitor que ostente la custodia. Lo anterior, siempre y cuando se aporten los siguientes documentos:

1. Certificación de residencia en el exterior, expedido por el consulado competente.

2. Copia del documento válido en Colombia en el cual se establezca la custodia en cabeza del

progenitor con quien va a salir.

3. Copia auténtica Registro Civil y documento de identidad del progenitor.

En los casos que no aporten los documentos exigidos, el trámite de permiso de salida del país deberá realizarse como si no tuviera residencia fuera del país, requiriendo permiso de ambos padres o representantes legales, de conformidad con el artículo 110 de la Ley 109 de 2006.

11. Los despachos comisorios están regulados en la Ley 1098 de 2006 artículo 104 y en la Ley 1564 de 2012 a partir del artículo 37 y siguientes.

La comisión administrativa implica una obligación de colaboración entre Autoridades Administrativas cuando se lleva a cabo para la práctica de diligencias fuera de su sede con la finalidad de restablecer los derechos de niños, niñas y adolescentes, tales como diligencias de notificación, entrevistas, estudios sociales, reconocimientos de paternidad, ofrecimiento de alimentos, entre otros.

12. La solicitud de Reconocimiento Voluntario se detalla en el documento Instructivo Investigación de Paternidad y/o Maternidad, ubicado en el Proceso Gestión para la Protección / Restablecimiento de

Derechos.

13. La solicitud de Restablecimiento Internacional de Derechos, se detalla en el documento Instructivo Restitución Internacional, ubicado en el Proceso Gestión para la Protección / Adopciones.

14. La solicitud de Restablecimiento Internacional de derechos de alimentos, se detalla en el documento Instructivo Convención de Alimentos, ubicado en el Proceso Gestión para la Protección / Adopciones.

15. La solicitud de trámite consular en que Colombia es país requerido, se detalla en el documento Instructivo Tramites Consulares, ubicado en el Proceso Gestión para la Protección / Adopciones.

N° Nombre de la Descripción de la actividad Responsable Registro actividad Inicio Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 12 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Trámite de 1 conciliación: Recibir la solicitud de conciliación. Profesional de Boleta de Recibir la Atención al citación a través solicitud de NOTA: De conformidad con la política de operación Ciudadano del SEAC trámite de número 5. conciliación Boleta de citación a través 2 Citación y Agendar y fijar la fecha y hora para la audiencia de Profesional de del SEAC notificación de la conciliación de acuerdo con la agenda del Sistema Atención al audiencia de Electrónico de Asignación de Citas-SEAC. Ciudadano Constancia de conciliación citación firmada por la parte solicitante. 3 Realizar Realizar la audiencia de conciliación respectiva, de audiencia de conformidad con la política de operación número 6, en la conciliación cual se puede establecer:

1. Acuerdo total: Emitir acta de conciliación, la cual constituye documento público y debe cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 1° de la Ley 640 de Acta de 2001. conciliación Defensor(a) de Consignar los puntos de acuerdo entre las partes, Familia especificando exhaustivamente su contenido y aclarando la Resolución cuantía de la obligación, el modo en que debe ser motivada

cumplida, y cuándo y dónde debe cumplirse y cerrar la actuación. Auto de trámite NOTA: En los casos de acuerdo total, son las partes quienes de común acuerdo definen lo relacionado con visitas, alimentos y custodia. En estos casos no se necesita un auto aprobatorio, sino que en la misma acta se aprueba el acuerdo de las partes.

2. Acuerdo Parcial: Emitir acta de acuerdo parcial.

Frente a las obligaciones que no se pactaron, el Defensor de Familia deberá: a. Emitir Resolución en la cual fije provisionalmente las obligaciones no acordadas. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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b. Emitir auto de trámite cuando se requiere recolección de pruebas para obtener los insumos necesarios para emitir la Resolución. El Defensor de Familia podrá solicitar por ejemplo copias de las certificaciones de educación, ingresos y demás documentos necesarios para poder determinar las obligaciones relacionadas con alimentos, visitas y custodias.

3. No acuerdo: Acta o constancia de no acuerdo.

Frente a lo no acordado, el Defensor de Familia, deberá: a. Emitir Resolución, donde fije provisionalmente visitas, alimentos y custodia no acordadas. b. Emitir auto de trámite cuando se requiera recolectar pruebas para la fijación de las obligaciones no pactadas.

NOTA: Si la audiencia fracasada versa sobre alimentos, visitas y custodia se emite la respectiva Resolución.

En caso de que verse sobre otros temas susceptibles de conciliación, no hay necesidad de emitir Resolución.

NOTA: De conformidad con la política de operación número 7.

En los eventos en los cuales las partes no asisten: Verificar si la parte estaba debidamente notificada; darle 3 días de excusa, y pasado este tiempo emitir auto de trámite para recolectar pruebas y fijar las respectivas obligaciones. ¿Las partes se oponen antes de los 5 días? SI: Analizar la documentación respectiva y con base en ello elaborar la demanda correspondiente. 4 Defensor(a) de Demanda Presentar En caso de que alguna de las partes lo solicite dentro de Familia demanda los cinco (5) días siguientes, la Autoridad presentará demanda ante el Juez competente. Solicitar la documentación al usuario y asignar la cita para elaboración de demanda respecto a lo no acordado. Presentar la demanda al juzgado respectivo o reparto Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 12 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS según corresponda, sobre lo no acordado en la conciliación NO: Cerrar la petición. Realizar trámite ante el Juzgado e iniciar la actuación, de conformidad con el procedimiento de intervención del

Defensor de Familia en los Procesos Judiciales en la Defensor(a) de Demanda Jurisdicción de Familia, de conformidad con la política de Familia (asignado 5 Pasar a la operación número 8. a juzgados) Justicia Ordinaría NOTA: De todas las actuaciones surtidas dentro del proceso Judicial dejar evidencia en la historia de atención del niño, niña y adolescente, que permita visualizar y comprobar la real garantía de sus derechos. 6 Analizar el P. trámite no Cuando el derecho vulnerado o amenazado no es Historia de C conciliable conciliable, analizar cuál es el trámite administrativo o Atención administrativo o judicial que debe adelantarse. Sistema de judicial Información respectivo Si corresponde a una solicitud de concepto notarial, Defensor(a) de Misional (SIM) remitirse con la actividad 7. Familia Si corresponde a una solicitud de permiso de salida del país, remitirse con la actividad 9. Si corresponde a una solicitud para promover procesos o trámites judiciales en defensa de los derechos de los niños, las niñas y adolescentes, remitirse con la actividad 11. Si corresponde a una solicitud de despacho comisorio, remitirse con la actividad 13. Si corresponde a una solicitud de asistencia y asesoría a la familia, remitirse con la actividad 15.

NOTA: Para casos de solicitud de reconocimiento voluntario, restablecimiento internacional de derechos, obtención de alimentos en el extranjero y solicitud de trámite consular, en que Colombia es país requerido, se deberán revisar los criterios operativos descritos en este documento.

Solicitud de Recibir y analizar la solicitud remitida por la Notaria y concepto estudiar los documentos frente a la solicitud de:

7 notarial: Enajenación de bienes de menores de edad; cancelación y sustitución voluntaria del patrimonio de familia Defensor(a) de Auto u Oficio Analizar la inembargable; cesación de efectos civiles de la unión Familia Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 12 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS solicitud de marital de hecho entre compañeros permanentes, de Concepto común acuerdo; o Divorcio notarial cuando haya hijos Notarial menores de edad. Estos trámites están regulados por el Decreto 1664 de 2015.

NOTA: El auto u oficio de recibo de la solicitud, se deberá incluir en la Historia de Atención e ingresarlo en el SIM.

8

P. Proyectar concepto notarial requerido en los cuales el C Defensor de Familia debe remitir concepto, en caso de que haya hijos menores de edad (Decreto 1664 de 2015, sobre Defensor(a) de Concepto y enajenación de bienes de menores de edad; cancelación y Familia Radicado del sustitución voluntaria del patrimonio de familia Concepto inembargable; cesación de efectos civiles de la unión notarial emitido Rendir concepto marital de hecho entre compañeros permanentes, de notarial común acuerdo; o Divorcio notarial cuando haya hijos menores de edad).

Continuar con la actividad 16 - Cerrar la petición.

NOTA: Cuando la solicitud es sobre sustitución y cancelación del patrimonio de familia inembargable, el concepto se puede emitir aceptando, negando o condicionando.

Si corresponde al acuerdo al que han llegado los cónyuges, respecto de las obligaciones con sus hijos menores de edad dentro del trámite de divorcio de mutuo acuerdo, el concepto se puede dar en términos de favorable o no favorable. Solicitud de permiso de salida del país: Analizar la solicitud presentada para el otorgamiento del Defensor(a) de Sistema de permiso de salida del país de acuerdo con la política de Familia Información 9 Analizar la operación número 9. Misional (SIM) solicitud presentada para el otorgamiento del permiso de salida del país 10 Realizar la Auto de trámite P. gestión o trámite Identificar las diferentes situaciones, descritas en la política C de otorgamiento de operación número 9 y realizar uno de los siguientes Citación para del permiso de trámites, según sea el caso: notificación salida del país personal o

1. Procedimiento para otorgar permiso de salida edicto del país para los casos en los cuales el niño, emplazatorio Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Versión 2 12 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS niña o adolescente tenga residencia en Defensor(a) de Colombia, y cuando el menor de edad tenga Familia Resolución residencia en el exterior y carezca de Motivada.

representante legal, se desconozca su paradero o no se encuentre en condiciones de otorgarlo:

1. Emitir Auto de Trámite la Autoridad Administrativa citando al progenitor o representante legal y oficiando a Migración Colombia para efectos de conocer sobre impedimento de salida del país.

2. Realizar una de las siguientes actuaciones, cinco días después a la notificación o emplazamiento al progenitor citado, dependiendo de la situación que se presente, que

pueden ser: a. EL(LA) CITADO ASISTE Y SE OPONE: Remitir al Juzgado de Familia y avisar por medio de telegrama a los interesados para que comparezcan al juzgado que corresponda por reparto. Si ocurre esta situación, registrar actuación (remisión a otras entidades - Juzgado de Familia) y Cierre de Petición. b. EL(LA) CITADO ASISTE Y NO SE OPONE: Remitir a otras entidades (Notaría) para que suscriban el acuerdo de permiso de salida y lo autentiquen. Si ocurre esta situación, registrar actuación (Remisión a otras entidades – Notaría) y Cierre de Petición. c. EL(LA) CITADO NO ASISTE: La Autoridad Administrativa practicará las pruebas que estime necesarias y decidirá sobre el permiso de salida del país por medio de resolución motivada. En firme la Resolución que concede el permiso se debe remitir copia al Ministerio de Relaciones Exteriores y a Migración Colombia. NOTA 1: El permiso de salida tendrá vigencia por 60 días hábiles contados a partir de su ejecutoria. NOTA 2: Contra la Resolución que resuelve el permiso de

salida procede el recurso de reposición. NOTA 3: En firme la Resolución o una vez se resuelva el recurso de reposición en contra de la Resolución, se cierra Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS la petición.

2. Procedimiento cuando el Defensor de Familia deba otorgar de plano permiso de salida del

país:

1. Emitir Auto de Trámite, verificando si se cumple la legitimación y requisitos de la solicitud (causales)

2. Emitir Resolución de Permiso de Salida del País.

3. Cerrar la petición, una vez este ejecutoriada la

Resolución.

NOTA: El permiso de salida de plano, no requiere citación o emplazamiento a los progenitores y tampoco oficiar a Migración Colombia para que emita el concepto sobre el impedimento. 11 Solicitud para promover procesos o trámites judiciales en defensa de los derechos de los niños, niñas y adolescentes: Analizar la situación presentada y solicitar la Profesional de la Documentación Analizar la documentación requerida a la parte interesada, de acuerdo Defensoría de aportada solicitud para con la naturaleza del proceso a iniciar. Familia promover procesos o trámites judiciales en defensa de los

derechos de los niños, niñas y adolescentes 12 Elaborar y P. presentar Elaborar y suscribir demanda, conforme a la ley de Defensor(a) de Demanda C demanda procedimiento civil vigente y presentar la demanda ante la Familia justicia ordinaria. Cerrar la petición. Continuar con la actividad 16. 13 Solicitud de despacho comisorio: Analizar el objeto del despacho comisorio y definir y se da Defensor(a) de Citación del cumplimiento a la comisión delegada. Familia despacho Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Versión 2 12 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Analizar la (Comisionado) comisorio solicitud de La Autoridad Administrativa debe ordenar al equipo que Despacho realice lo que se está solicitando o la Autoridad debe Comisorio realizar una citación para realizar la declaración. 14 Incluir las Devolver el Devolver el despacho comisorio a la Autoridad Defensor(a) de evidencias de despacho Administrativa solicitante, junto con la evidencia de las Familia las actuaciones comisorio actuaciones adelantadas para su cumplimiento. (Comisionada) adelantadas en la Historia de Cerrar la petición. Continuar a la actividad 16. Atención del niño, niña o adolescente. 15 Solicitud de asistencia y asesoría a la familia: Remitir al equipo técnico interdisciplinario, para que éste Profesional de la Historia de

realice el trámite de asistencia y asesoría a la familia, en Defensoría de Atención Analizar la los casos en que no sea necesario dar apertura al Proceso Familia Sistema de solicitud de Administrativo de Restablecimiento de Derechos (PARD), Información Asistencia y Misional (SIM) Asesoría a la Verificar la guía de asistencia y asesoría a la familia Familia 16 Cerrar la petición Se cierra la petición en la historia de atención y en el Defensor(a) de Historia de Sistema de Información Misional SIM. Familia Atención Sistema de Información Misional (SIM) Auto u Oficio Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Trámite extraprocesal efectuado

6. DEFINICIONES: Restablecimiento de derechos: Se entiende por restablecimiento de los derechos de las personas menores de edad la restauración de su dignidad e integridad en tanto sujetos de derechos y de la capacidad para el ejercicio efectivo de los mismos. Para ello, las Autoridades Administrativas emitirán las órdenes correspondientes para que las entidades competentes, la sociedad civil y la familia den cumplimiento a las medidas de restablecimiento de derechos adoptadas.

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Versión 2 12 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Trámite de atención extraprocesal: Son aquellos en los que se realizan actuaciones por fuera de un Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos, pero que también propenden por la

protección y garantía de los derechos de los niños, niñas y adolescentes.

Defensoría de familia: Dependencia del Instituto Colombiano de Bienestar familiar de naturaleza multidisciplinaria, encargadas de prevenir, garantizar y restablecer los derechos de los niños, niñas y adolescentes.

Abogado de apoyo: Profesional que brinda apoyo jurídico a la Autoridad Administrativa para proyectar algunos actos administrativos, autos, actas, resoluciones, entre otras.

Comisaría de familia: Son entidades distritales o municipales o intermunicipales de carácter administrativo e interdisciplinario, que forman parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, cuya misión es prevenir, garantizar, restablecer y reparar los derechos de los miembros de la familia conculcados por situaciones de violencia intrafamiliar y las demás establecidas por la ley.

Inspector de Policía: Funcionario de la Secretaría de Gobierno que cumple una función vital en la promoción de la convivencia pacífica en la ciudad.

Historia de Atención: Documento único, nacional, privado, individual, obligatorio, confidencial y sometido a reserva en los casos que determina la ley, en el cual se registran cronológicamente condiciones, situaciones, hechos, conceptos, actuaciones, ubicaciones, evolución y resultados del proceso de atención de los beneficiarios de los servicios del ICBF.

Protección integral: Reconocimiento de los niños, niñas y adolescentes como sujetos de derechos, garantía y cumplimiento de los mismos, prevención de su amenaza o vulneración y seguridad de su restablecimiento inmediato en desarrollo del principio del interés superior.

Conciliación: Mecanismo o medio alternativo de resolución de conflictos o de solución pacífica, mediante la cual, las personas que se encuentran involucradas en un conflicto desistible, transigible o

determinado como conciliable por la ley, encuentran la manera de resolverlo a través de un acuerdo satisfactorio para ambas partes.

Conciliación fallida: No existe ánimo conciliatorio.

Conciliación fracasada: Inasistencia de una de las partes Acta de conciliación: Documento en el que se establecen los términos del acuerdo al que han llegado las partes, que tiene fuerza vinculante y presta mérito ejecutivo entre quienes la suscriben.

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Versión 2 12 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Asunto no conciliable: Toda situación que vulnere o amenace los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, que no admite negociación, conciliación, transacción o desistimiento.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Constitución Política de Colombia Ley 640 de 2001

Ley 1098 de 2006 Ley 1878 de 2018 Decreto 19 de 2012 Lineamiento Técnico Administrativo de Ruta de Actuaciones Ley 962 de 2005.

8. RELACIÓN DE FORMATOS CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F17.P1.P Formato acta de conciliación F4.P1.P Formato modelo de citación para notificación personal F1.P8.P Formato modelo resolución permiso de salida del país de plano F2.P8.P Formato modelo resolución que concede permiso de salida del país F3.P8.P Formato informe demanda restitución internacional

F4.P8.P Formato acta de entrega de niño, niña, adolescente F5.P8.P Formato obtención de alimentos – ICBF autoridad intermediaria F6.P8.P Formato diligencia de persuasión a regulación internacional de visitas F7.P8.P Formato diligencia de persuasión a retorno voluntario F8.P8.P Formato obtención de alimentos ante el consejo superior de la judicatura F9.P8.P Formato impedimento salida del país F10.P8.P Formato informe demanda regulación internacional de visitas F11.P8.P Formato exhorto/ trámite consular

9. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio Se modifica los trámites de atención extraprocesal de acuerdo con los cambios que introdujo la Ley 1878 de 2018 “Por medio de la cual se modifican algunos artículos de P8.P 23/12/2016 la Ley 1098 de 2006, por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia, y Versión 1 se dictan otras disposiciones”. Especialmente relacionado con los trámites de permiso de salida del país.

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