ICBF - Procedimiento disposicion final para aavn vencidos o averiados v2

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O AVERIADOS

1. OBJETIVO: Describir las actividades para la disposición final de Alimentos de Alto Valor Nutricional - AAVN averiados o vencidos para evitar la entrega de productos no conformes a los beneficiarios y uso indebido de estos.

2. ALCANCE: El procedimiento inicia con recibir y verificar los AAVN y termina con remitir al Grupo Financiero de la Dirección de la Sede Nacional de ICBF las consignaciones realizadas.

Aplica para Centros Zonales, Regionales y Sede de la Dirección General.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:  El tiempo que tienen las Direcciones Regionales para informar a la Dirección de Nutrición – Sede General sobre una avería identificada es de 45 días calendario, por lo tanto, los Responsables de los Puntos Primarios de Atención y los Centros Zonales deberán hacer el reporte oportunamente; si no se realiza en el plazo establecido el Responsable del punto deberá asumir el costo del producto averiado.

Las reposiciones solo se realizan cuando la avería se produjo al descargue; el producto contaminado o vencido o con manejo inadecuado en el punto primario de atención no es objeto de reposición.  El contratista de producción y distribución de AAVN hará la reposición del producto averiado y tiene 15 días calendario después de la notificación de la Dirección de Nutrición – Sede General.  Las averías o vencimiento también podrán ser notificados por la Interventoría a la Dirección de Nutrición – Sede General a través de las novedades reportadas como

críticas o de reporte inmediato y ésta a su vez las remitirá a las Direcciones Regionales y Centros Zonales.  Después de la disposición final de alimentos vencidos o averiados, el entro Zonal o dirección Regional tiene 5 días calendario para remitir los soportes de destrucción a la Dirección de nutrición Sede General.  El precio por cada AAVN se debe consultar con los enlaces de la Dirección de Nutrición – Sede de la Dirección General.  Los pagos de vencimientos y averías se deberán realizar en la cuenta de ahorros Nro. 5151554660 del Banco Davivienda a nombre del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, identificado con el NIT No. 899.999.239-2. Para las transacciones electrónicas el código es “51”.  En el formato de consignación de Davivienda, en el campo de referencia 1, registrar el NIT o C.C de la persona natural o jurídica responsable del vencimiento o avería, en campo de referencia 2, registrar el código 12 (correspondiente a Alimentos de alto valor nutricional).  Si en el municipio donde se va realizar el pago (por averías o vencimiento), no existe sucursal del Banco Davivienda, se deberá solicitar al enlace de la Dirección de Nutrición, una cuenta diferente; y el enlace remitirá la solicitud a la Dirección Financiera. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Recibir los AAVN del contratista de producción y distribución y verificar:  Que los datos del acta de entrega correspondan a los datos del AAVN recibido: número del lote, fecha de vencimiento, fecha de producción, cantidades, fecha de entrega y estado del producto (producto húmedo, empaque roto, producto sucio, con olor diferente al Recibir y verificar característico, entre otros) Responsable del punto de Acta de

1 AAVN  Registrar en el acta las observaciones a que haya entrega primario entrega lugar, la fecha de entrega y firma.

Nota: Si el número de lote del acta de entrega no coincide o presenta diferencia con el número de lote del producto, pero el estado del producto cumple con las especificaciones de calidad e inocuidad del mismo, este debe ser recibido, y consignar en el acta las respectivas observaciones.

Almacenar los AAVN y realizar inspección cada vez que el empaque secundario sea abierto. ¿Se detecta AAVN averiados o vencidos? Si: Informar de manera inmediata al Centro Zonal, Dirección Regional y a la Dirección de NutriciónSede General sobre los productos averiados o vencidos Almacenar e encontrados en el punto de entrega. Responsable punto de 2 inspeccionar Ninguno entrega primario. AAVN. Ubicar los productos en un lugar establecido para el almacenamiento de productos averiados o vencidos hasta la disposición final. No: Fin de procedimiento. Ver Numeral 3. Políticas de operación.

Responsable del Realizar un inventario del producto averiado o vencido, punto de entrega indicando las cantidades y tipo de AAVN. Coordinador del Coordinar el día y la hora para realizar la desnaturalización Centro Zonal Formato Coordinar del producto averiado o vencido. Destrucción visita a Profesional y/o técnico a de 3 punto de Establecer los recursos necesarios para el procedimiento: cargo de AAVN en la Alimentos de entrega cantidad de bolsas plásticas, cantidad de disolvente Regional y los Centros Alto valor orgánico, solicitud de recolección del producto Zonales. Nutricional desnaturalizado por la empresa de aseo del municipio. Opcional: Profesional de Ver Numeral 3. Políticas de Operación la Interventoría de AAVN Responsable del Formato Diligenciar Diligenciar el formato de Destrucción de Alimentos de Alto punto de entrega Destrucción el Formato 4 Valor Nutricional – AAVN, revisar el instructivo de de Destrucción diligenciamiento. Profesional y/o técnico a Alimentos de de AAVN cargo de AAVN en la Alto valor Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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O AVERIADOS Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Regional y los Centros Nutricional Zonales.

Opcional:

Profesional de la Interventoría de AAVN. Alimentos de Alto Valor Nutricional en polvo Retirar el alimento del empaque primario y depositarlo en bolsas (residuos orgánicos), según el programa de Residuos Sólidos de cada punto primario de entrega. Cortar el empaque primario (principalmente en la información institucional y los logos) de tal manera que sea inutilizable y depositarlo en bolsas, separado del producto en polvo. Preparar una solución con detergente o algún disolvente orgánico (Azul de Metileno, Bromuro de Metilo, Hipoclorito de Sodio, desinfectantes, entre otros) y agua.

Ejemplo: 100 ml de detergente más 900 ml de agua; total de la solución 1 litro, el cual es suficiente para desnaturalizar 10 bolsas de Bienestarina Más por 900 gramos.

Formato Destrucción Agregar la solución al producto averiado o vencido, Profesional y/o técnico a de Alimentos asegurándose de mezclar homogéneamente por todo el cargo de AAVN en la de Alto valor producto. Regional y los Centros Nutricional Desnaturalizar el Zonales. 5 Alimentos de Alto Valor Nutricional líquidos AAVN Registro Opcional: fotográfico Abrir el producto y disponer el contenido en un recipiente. Profesional de la Desechar el producto por las aguas negras o residuales del Interventoría de AAVN Formato Acta lugar en donde se desarrolla el procedimiento, con previa de Reunión o autorización o concertación con la autoridad ambiental con Comité el fin de no poner en riesgo los recursos naturales.

Cortar el empaque primario (principalmente en la información institucional y los logos) de tal manera que sea inutilizable y depositarlo en bolsas.

Notas: - Tomar registro fotográfico de todo el procedimiento - Para esta actividad siempre se debe contar con presencia de un representante del ICBF o de la Interventoría. - Cuando se requiera, se debe solicitar la presencia de la autoridad sanitaria. - Los Alimentos de Alto Valor nutricional en Polvo nunca se deben desechar por aguas negras o residuales.

Registro Responsable del fotográfico punto de entrega Realizar la Entregar los empaques primarios y secundarios destruidos 6 disposición final la empresa de aseo del municipio. Formato Acta Profesional y/o técnico a de Reunión o cargo de AAVN en la Comité Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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O AVERIADOS Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Regional y los Centros Zonales.

Opcional: Profesional de la Interventoría de AAVN. Responsable del punto de entrega Profesional y/o técnico a cargo de AAVN en la Formato Acta Diligenciar el acta indicando las actividades realizadas, 7 Diligenciar el acta Regional y los Centros de Reunión o adjuntar evidencia fotográfica.

Zonales. Comité Opcional: Profesional de la

Interventoría de AAVN. Acta de Disposición final. Profesional y/o técnico a Remitir copia del acta y del formato de destrucción de Remitir copia de cargo de AAVN en la Formato de 8 alimentos de Alto Valor Nutricional vencidos o averiados a acta. Regional y los Centros destrucción la Dirección Regional y la Dirección de Nutrición del ICBF. Zonales. de alimentos de alto valor nutricional vencidos o averiados Para proceder al cobro de los AAVN vencidos o averiados se deben seguir los siguientes pasos: - Establecer la responsabilidad de la avería o vencimiento. - Solicitar el precio por kilogramo o cajita de 200 ml se los AAVN a la Dirección de Nutrición de ICBF. Profesional y/o técnico - Calcular el valor de alimentos de alto valor a cargo de AAVN en la nutricional destruidos. Regional y los Centros - Notificar por escrito al responsable del Zonales. Cobrar los AAVN vencimiento o avería, según las obligaciones Memorando 9 vencido o contractuales, sobre la responsabilidad del Supervisor del contrato de Consignación Averiado. vencimiento o avería y el pago que debe realizar acuerdo con la modalidad por este concepto, indicando la fecha límite para la consignación, la cual no debe superar los 30 Operadores de las días calendario. modalidades - Remitir copia de la consignación al Centro Zonal, Dirección Regional y Sede Dirección General (Dirección de Nutrición).

Nota: en el anexo 1 de este procedimiento, se presenta un ejemplo del diligenciamiento del formato de consignación. Profesional gestor Consignación Remitir copia de las Una vez recibida la consignación la Dirección de Nutrición territorial de la Dirección de 10 consignaciones debe remitir vía correo electrónico copia al Grupo Nutrición. Correos realizadas Financiero de la Dirección de la Sede Nacional de ICBF, electrónicos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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O AVERIADOS Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad a fin de llevar el control en el presupuesto que ingresa a Profesional Grupo la cuenta establecida. Financiero de la Dirección de la Sede Nacional de ICBF Fin

5. RESULTADO FINAL: Acta de destrucción de producto averiado o vencido y formato del formato de destrucción de alimentos de alto valor nutricional vencidos o averiados

6. DEFINICIONES: Acta de entrega: soporte de la entrega de AAVN a los puntos primarios de atención.

Alimento de Alto Valor Nutricional – AAVN: Son alimentos adicionados y/o enriquecidos y/o fortificados y/o que se consideran buena fuente de macro o micronutrientes, buscando contribuir a la ingesta de uno o varios nutrientes esenciales y aportar en el cubrimiento de las necesidades de energía total de la población beneficiaria de los programas ICBF.

Actualmente el ICBF cuenta con los siguientes alimentos:

• Bienestarina Más®
• Bienestarina Más® Sabor Fresa Natural
• Bienestarina Más® Sabor Vainilla Natural • Bienestarina® Líquida Sabor Vainilla Natural • Alimento para mujer gestante y madre en periodo de lactancia. • Demás AAVN Avería: deterioro o daño que sufre el AAVN, en sus características físicas, químicas, organolépticas o microbiológicas definidas en la reglamentación sanitaria vigente o en la ficha técnica del producto.

Dar de baja: Acto mediante el cual se destruye un Alimento de Alto Valor Nutricional por encontrarse averiado y/o vencido.

Desnaturalizar: hacer perder las cualidades propias, añadiéndole algo o modificándolo.

Disolvente orgánico: compuestos químicos más utilizados por su capacidad como diluyente o uso para limpieza.

Disposición Final: Aplicación de medios físicos, químicos o biológicos tendientes a modificar la forma, las propiedades o las condiciones de un producto o artículo para inutilizarlo.

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O AVERIADOS Empaque primario: Bolsas de laminado bio-orientado BOPP con capacidad de 900 gramos, o caja de cartón laminado Tetra Pack por 200 ml, con pitillo plástico con fuelle.

Empaque secundario: Embalado de sacos de polipropileno o caja de cartón corrugado.

Interventoría: proceso de intervención y control que un tercero ejerce sobre un contrato, para verificar, exigir y velar el cumplimiento de lo establecido contractualmente, desde el punto de vista técnico, administrativo y financiero.

Producto averiado en el proceso logístico: Se refiere al AAVN que ha sufrido averías desde la salida de la planta hasta el descargue del producto en el punto entrega. Producto detectado con averías después de la entrega: producto que el punto de entrega detectó como averiado y se reportó dentro de los 45 días calendario de la fecha de entrega, por parte del contratista. Producto averiado bajo responsabilidad del punto de entrega: producto que ha sufrido averías por causas imputables al punto entrega.

Producto Vencido: Alimento que ha expirado su vida útil.

Situaciones de Reporte Inmediato: Situaciones en puntos primarios de atención que requieren seguimiento y cierre en menos de 8 días.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: - Guía de Almacenamiento Bodegas AAVN v1 G9.PP - Resolución 2674/2013 y las normas que lo modifiquen o sustituyan.

8. RELACIÓN DE FORMATO:

CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.P6.PP Formato Destrucción de Alimentos de Alto Valor Nutricional F9.P1.MI Formato Acta de Reunión o Comité

9. ANEXOS ANEXO 1: Ejemplo de diligenciamiento formato de consignación alimentos averiados o vencidos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio P6.PP Ajuste de políticas, descripción del procedimiento de desnaturalización,

30/12/2016 V.1 definiciones. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.