ICBF - Procedimiento implementacion y seguimiento a los programas o modalidades v5 0

PROCESO

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MODALIDADES

1. OBJETIVO Definir las actividades relacionadas con la implementación y seguimiento a los programas o modalidades para contribuir al desarrollo integral de las niñas y niños entre 6 a 13 años, 11 meses y 29 días, mediante la promoción de derechos y la prevención de vulneraciones.

2. ALCANCE El proceso inicia con la construcción o actualización de los documentos técnicos de los programas o modalidades y finaliza con el seguimiento al proceso postcontractual de los programas o modalidades para la promoción de derechos y prevención de vulneraciones de las niñas y los niños de 6 a 13 años, 11 meses y 29 días.

Estas acciones aplican a nivel nacional, regional y zonal.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1. Es necesario contar con los documentos técnicos y administrativos que se encuentran en el Proceso de Promoción y Prevención - Infancia del micrositio de la Dirección de Infancia, en la página web del ICBF. 3.2. Contar con la aprobación y disponibilidad de los recursos para atender programas o modalidades. 3.3. Se debe contar con los estudios de costos a los programas o modalidades actualizados por el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios - Abastecimiento. 3.4. Programación de metas sociales y financieras: las coberturas requeridas por municipio, centro zonal y regional, deben estar definidas con base en estudios de requerimientos, necesidades, problemáticas y variables demográficas de cada municipio, para los

programas o modalidades. 3.5. Es necesario tener la consolidación de la información (bases de datos), de acuerdo con los criterios de focalización territorial y poblacional definidos en los documentos técnicos. 3.6. Se debe contar con los documentos técnicos, instructivos y modelos de minuta correspondientes a la modalidad de contratación definida, a fin de adelantar los procesos contractuales para cada oferta. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Inicio Documentos Se elaboran o actualizan los documentos técnicos Construir o Técnicos de los programas o modalidades con el fin de Profesional Dirección 1 actualizar los (Lineamientos, orientar y definir la línea técnica y operativa para de Infancia (Sede P.C documentos Manuales la atención de niñas y niños de 6 a 13 años 11 Dirección General) Técnicos Operativos, Guías, meses y 29 días. Anexos, Formatos) F9.P1.MI Formato Se socializan los documentos técnicos y Acta de Reunión o administrativos de los programas o modalidades a Comité, F8.P1.MI los actores involucrados, con el fin de articular la Socializar Profesional Dirección Formato listado de línea técnica de las ofertas de la Dirección de 2 documentos de Infancia (Sede asistencia,

Infancia, para la implementación de las mismas, técnicos Dirección General) capturas de en el marco de la promoción de derechos y pantalla o prevención de vulneraciones de las niñas y los grabaciones de la niños de 6 a 13 años 11 meses y 29 días. socialización Documento que Definir y ejecutar Se especifican y gestionan las diferentes registra las acciones para la actividades requeridas para la implementación de Profesional Dirección actividades y 3 implementación de los programas o modalidades durante cada de Infancia (Sede cronograma de P.C los programas o vigencia, estableciendo las líneas de tiempo que Dirección General) implementación de modalidades. permiten identificar el proceso en general. los programas o modalidades Definir y elaborar Diseñar, actualizar e implementar las las herramientas Profesional Dirección Formatos, guías herramientas necesarias para el seguimiento para el seguimiento de Infancia para el 4 Técnico Operativo al cumplimiento de los a la implementación (Sede Dirección seguimiento, objetivos de los programas o modalidades de la de los programas o General) monitoreo y control Dirección de Infancia. modalidades. Participar en el proceso de focalización territorial y F9.P1.MI Formato Profesional Dirección poblacional para la consecución, análisis y Acta de Reunión o Definir metas de Infancia 5 validación de los diagnósticos o bases de datos Comité, Bases de institucionales (Sede Dirección proporcionadas para la atención de los programas datos o correos General) o modalidades de la Dirección de Infancia. electrónicos Participar en el proceso de articulación con la Articular, analizar y Profesional Dirección Bases de datos y Dirección de Planeación y Control de Gestión del

consolidar de Infancia resultados de los 6 ICBF para la consecución, análisis y validación de información para la (Sede Dirección ejercicios de los resultados arrojados por los modelos focalización General) focalización predictores. Entregar a las Direcciones Regionales la Profesional Dirección F9.P1.MI Formato Socializar focalización territorial inicial para la validación de Infancia Acta de Reunión o 7 focalización correspondiente y la priorización de la atención de (Sede Dirección Comité o correos territorial niñas y niños a través de los programas o General) electrónicos modalidades de la Dirección de Infancia. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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MODALIDADES Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Hacer seguimiento a la etapa de planeación Correos realizada a nivel nacional o regional para la electrónicos, Realizar articulación con entes territoriales con el fin de Profesional Dirección cartas de 8 seguimiento a la identificar espacios para el desarrollo de las de Infancia presentación o P.C etapa de actividades propuestas, facilitar procesos de (Sede Dirección F9.P1.MI Formato planeación focalización y articulación, gestionar apoyo con General) Acta de Reunión o Alcaldías, Gobernaciones y aliados estratégicos Comité que posibiliten el desarrollo de las acciones.

Memorandos, Generar los insumos técnicos como parte de la documentos elaboración de los documentos contractuales en técnicos Construir insumos Profesional Dirección conjunto con la Dirección de Contratación, los contractuales, técnicos para de Infancia 9 cuales posibilitan la contratación de los aliados correos documentos (Sede Dirección estratégicos para la implementación de los electrónicos o contractuales General) programas o modalidades de la Dirección de F9.P1.MI Formato Infancia. Acta de Reunión o Comité Dar a conocer a las Direcciones Regionales los Remitir y socializar Profesional Dirección Correos documentos necesarios para realizar la los documentos de Infancia electrónicos con 10 contratación de los aliados estratégicos que contractuales para (Sede Dirección los documentos implementarán los programas o modalidades de la la contratación General) contractuales Dirección de Infancia. Profesional Dirección Matrices, Realizar Desarrollar acciones de control y monitoreo frente 11 de Infancia documentos o seguimiento al a la contratación de programas o modalidades de P.C (Sede Dirección correos proceso contractual la Dirección de Infancia. General) electrónicos Profesional Dirección Desarrollar acciones de control y monitoreo frente de Infancia Listados de Realizar a la focalización, cumpliendo con los criterios (Sede Dirección focalización, bases 12 seguimiento a la definidos para la atención de las niñas y los niños General) y de datos, informes P.C Focalización que harán parte de los programas o modalidades Referentes o correos de la Dirección de Infancia. Regionales electrónicos (Dirección Regional) Profesional Dirección Correos

de Infancia electrónicos, Realizar (Sede Dirección F9.P1.MI Formato 13 seguimiento a la Realizar seguimiento y revisión de documentos General) y Acta de Reunión o P.C etapa de para la aprobación de la etapa de alistamiento Referentes Comité, matrices o alistamiento Regionales formatos de (Dirección Regional) seguimiento Fortalecer las capacidades conceptuales, F9.P1.MI Formato Profesional Dirección metodológicas, técnicas y operativas a los actores Acta de Reunión o Brindar asistencia de Infancia 14 involucrados en el proceso para asegurar que los Comité y F8.P1.MI técnica (Sede Dirección programas o modalidades se desarrollen de Formato listado de General) acuerdo con los documentos técnicos definidos. asistencia Profesional Dirección Participar en los comités técnico-operativos en los de Infancia F9.P1.MI Formato Participar en los que se brinda línea técnica operativa, frente a las (Sede Dirección Acta de Reunión o 15 comités técnicosituaciones particulares que se identifican durante General) y Comité y F8.P1.MI operativos el proceso de implementación de los programas o Referentes Formato listado de modalidades de la Dirección de Infancia. Regionales asistencia (Dirección Regional) ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Nombre de la No Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad F9.P1.MI Formato Realizar seguimiento y analizar los reportes frente Acta de Reunión o a los avances, logros, alertas y dificultades Realizar Profesional Dirección Comité, F8.P1.MI 16 mensuales, así mismo realizar monitoreo y control seguimiento a la de Infancia Formato listado de P.C de la información reportada por las Regionales etapa de atención (Dirección Regional) asistencia, durante la ejecución de los programas o informes, formatos modalidades de la Dirección de Infancia. o matrices Profesional Dirección Elaborar informes Realizar informes periódicos sobre la operación y de Infancia 17 sobre el estado de resultados de los programas o modalidades de la Informes (Sede de la la operación Dirección de Infancia Dirección General) Profesional Dirección F9.P1.MI Formato de Infancia Acta de Reunión o Realizar (Sede Dirección Comité, F8.P1.MI 18 Se realiza seguimiento y revisión de documentos seguimiento a la General) y Formato listado de P.C con el fin de garantizar cumplimiento a dicha etapa etapa de cierre Referentes asistencia, Regionales informes o correos (Dirección Regional) electrónicos Seguimiento al Dirección de Infancia 19 Se realizan informes y documentos técnicos Actas de proceso (Sede Dirección P.C requeridos para la liquidación de los contratos liquidación postcontractual General) Fin

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL Programas o modalidades implementadas a partir de las acciones de articulación conjunta con las Regionales, Centros Zonales y Operadores, y del seguimiento realizado para garantizar la

oportunidad, calidad y sostenibilidad en la atención, brindando a las niñas, niños y sus familias condiciones de bienestar y acceso a oportunidades con equidad, mediante el fortalecimiento de habilidades, la promoción de derechos y la prevención de vulneraciones.

6. DEFINICIONES • Asistencia Técnica: estrategia permanente de asesoría y acompañamiento que tiene como fin fortalecer el conocimiento, competencias y habilidades de las partes interesadas así como, la generación de conocimiento como práctica participativa orientado a la transformación social en temas relacionados con el quehacer del Instituto, a su vez promover el funcionamiento e interacción eficaz del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF) y la mejora continua de la gestión institucional y la calidad del Servicio Público de Bienestar Familiar (SPBF) 1 1 Tomado de la Guía para el Desarrollo de la Asistencia Técnica en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar V1, pág. 7, 2019. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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MODALIDADES • Atención: se entiende como el conjunto de acciones intersectoriales, intencionadas, relacionales y efectivas encaminadas a asegurar que en los entornos donde transcurre la vida de niñas y niños existan las condiciones sociales, humanas y materiales que garanticen la promoción y potenciación de su pleno desarrollo.

• Comité Técnico Operativo: el comité técnico-operativo tiene como fin realizar seguimiento a la ejecución, brindar asesoría para la implementación de los programas o modalidades para la promoción de derechos y prevención de vulnerabilidades de la niñez y tomar decisiones ante los retos específicos durante su implementación y operación. Este comité estará integrado por el/la representante legal del operador o su designado/a; el/la coordinador/a de asistencia técnica; el/la referente de los programas modalidades o estrategias en la Dirección Regional o su designado. • Focalización: la Ley 715 de 2001, en el artículo 94, y la Ley 1176 de 2007, en el artículo 24, define la focalización como el “proceso mediante el cual se garantiza que el gasto social se asigne a los grupos de población más pobre y vulnerable”. por tanto, es un instrumento básico para lograr que determinados programas destinados a grupos específicos lleguen efectivamente a la población escogida como objetivo.2 • Implementación: es la ejecución o puesta en marcha de los programas o modalidades de la Dirección de Infancia • Lineamiento: es un documento, que determina las bases que sustentan el desarrollo de una o un conjunto de modalidades de Servicio Público de Bienestar Familiar – SPBF en particular y describe la clasificación, a su vez define las etapas y actividades generales que de manera articulada deben desarrollarse.3 • Línea de Tiempo: corresponde a las etapas de planeación, alistamiento, ejecución y cierre de los programas o modalidades implementados en la Dirección de Infancia. • Manual Operativo Misional: es un documento derivado de un ordenamiento de mayor jerarquía (Lineamiento), describe el ¿qué y cómo?, explicitando las etapas y actividades que

de manera articulada deben desarrollarse, así como las condiciones de calidad, requisitos y procedimientos para la operación de una modalidad de servicio.4 • Modalidades: clasificación de las formas en las que se presta el Servicio Público de Bienestar Familiar - SPBF, se caracterizan por el grupo poblacional de atención previamente definido o por las condiciones técnicas específicas requeridas para desarrollar el proceso de atención.5 2 Tomado del Procedimiento para Focalización y Priorización de Beneficiarios en Programas, Estrategias y Servicios de Atención ICBF V2, pág. 10, 2020. 3 Tomado del Procedimiento Elaboración y Control de Documentos V10, pág. 19, ICBF 2020. 4 Tomado del Procedimiento Elaboración y Control de Documentos V10 pág. 19. ICBF, 2020. 5 Tomado de la Guía para el Desarrollo de la Asistencia Técnica en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar V1 pág. 10, 2019. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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MODALIDADES • Programas: corresponde al conjunto de proyectos mediante los cuales se realiza la intervención del Estado, orientados al cumplimiento de un objetivo común, para este caso la promoción de derechos y prevención de vulnerabilidades de la niñez, para garantizar su protección integral.6 • Referente Regional: es el profesional que articula los lineamientos técnicos y operativos en

el territorio, en función de que sean implementados por la regional, los centros zonales y los operadores, de acuerdo con cada modalidad de atención. Finalmente, se encarga de acompañar en los procesos para que los programas o modalidades, se lleven a cabo de la manera esperada, acatando las recomendaciones de la Dirección de Infancia. • Supervisión: de conformidad con lo establecido en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, las entidades públicas están obligados a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado, a través de un supervisor o un interventor según corresponda, el cual establece: “(…) La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos (…)”7

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Lineamiento Técnico para la Promoción de Derechos y la Prevención de Vulneraciones en el Marco del Desarrollo y la Protección Integral de Niñas Y Niños (LM3.PP) • Manual Operativo Modalidad para el Fortalecimiento de Capacidades de NNA con Discapacidad y sus Familias (MO19.PP)

• Manual Operativo Programa Generaciones Étnicas con Bienestar (MO22.PP)
• Manual Operativo Programa Generación Explora (MO23.PP)
• Manual Operativo Modalidad Katünaa (MO24.PP)
• Guía Metodológica Guardianes del Tesoro Modalidad Discapacidad (G1.MO19.PP)

• Guía Sistematización de Experiencias (G2.MO6.PP) • Guía Orientadora para la Supervisión de la Oferta de Atención – Infancia (G21.PP) • Guía Metodológica Ejercicios de Promoción de la Participación Explorando mi Ciudadanía, Conociendo mi Territorio (G26.PP) • Instrumento de Apoyo para Análisis de la Solicitud de Cupos (IN1.MO19.PP) • Protocolo Ruta Solicitud de Cupo Modalidad para el Fortalecimiento de Capacidades de NNA con Discapacidad y sus Familias (PT1.MO19. PP) • Protocolo Entrega Ración para Preparar – Paquete Alimentario (PT4. PP) 6 Tomado y modificado del Procedimiento Elaboración y Control de Documentos V10 pág. 21. ICBF, 2020. 7 Tomado del Manual de Contratación V3 pág. 45. ICBF, 2020. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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8. RELACIÓN DE FORMATOS

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F9.P1.MI Formato Acta de Reunión o Comité F8.P1.MI Formato Listado de Asistencia

9. ANEXOS: No Aplica

10. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio En el marco del Decreto 879 del 25 de junio de 2020 donde se crea la Dirección

de Infancia y por necesidad de que el área cuente con todos sus procedimientos actualizados se hace necesario realizar ajustes al documento, en el presente procedimiento se ajusta lo siguiente: • Se modifica el título del documento “Procedimiento Implementación y Seguimiento de las Estrategias, Programas o Acciones” ajustándolo a “Procedimiento y Seguimiento a los Programas o Modalidades”. • Se ajusta el numeral 1. Objetivo, de acuerdo con el curso de vida atendido por la Dirección de Infancia. • Se realiza cambio en el numeral 2. Alcance, de acuerdo con las necesidades de los programas o modalidades de la Dirección de Infancia. • Además, se ajusta lo correspondiente al nombre de la Dirección de Infancia y la Subdirección de Promoción y Fortalecimiento a la Atención de la Infancia conforme a lo estipulado en el Decreto 879 de 2020 por medio del cual se modifica la estructura del ICBF. • En todo el procedimiento se hace mención únicamente de programas o modalidades de acuerdo con la oferta de la Dirección de Infancia. • Se ajusta el numeral 3. Políticas de Operación: incluyendo el sub numeral 3.2, donde se menciona la necesidad del recurso para los 03/05/2019 P4. PP Versión 4 programas o modalidades de la Dirección. • Se complementa el sub numeral 3.5, anteriormente sub numeral 3.4. • Se ajusta el sub numeral 3.6, anteriormente sub numeral 3.5. • Se ajusta el numeral 4. Descripción de Actividades en su totalidad, de acuerdo con la asistencia en las actividades, descripciones, responsables y registro, por parte de la Dirección de Infancia en sus Programas o

Modalidades. • Los puntos de control fueron ajustados de acuerdo con los cambios realizados en las actividades descritas en el nuevo cuadro del numeral 4. Descripción de Actividades • Se agregaron 3 actividades en el nuevo cuadro del numeral 4. Descripción de Actividades, pasando de 16 actividades a 19. • Se ajusta el numera 5. Resultado Final • Se ajusta el numeral 6. Definiciones en las que se eliminan las definiciones de: Acción, Asistente Participante/Participantes y NAS, entendiendo que no son se mencionan en el documento • Se ajusta el numeral 6. Definiciones en las que se especifican, de acuerdo con las acciones de seguimiento control e implementación de las Ofertas de la Dirección de Infancia los conceptos de: Atención, Comité ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Fecha Versión Descripción del Cambio Técnico Operativo, Focalización, Enlace (Referente Regional), Programas (Programas o Modalidades) y Supervisión. • Se ajusta el numeral 6. Definiciones en las que se incluyen los conceptos: Asistencia Técnica, Implementación, lineamiento, línea de Tiempo, Manual Operativo, de acuerdo con las necesidades del Procedimiento. • Se ajustan las definiciones del Procedimiento Implementación y Seguimiento a los Programas o Modalidades de acuerdo con la

necesidad del documento. Teniendo en cuenta el proceso de rediseño de la oferta de servicios de la Dirección de Niñez y Adolescencia, se realiza la inclusión de nuevos formatos P4.PP Versión 3 (Formato acta de concertación, Formato Inscripción de NNA y Acudientes, 17/05/2018 Formato aprobación de alistamiento, Formato de consentimiento participación) y los cuales se crearon con el objetivo de mejorar la operación. Así mismo se procedió con la eliminación de tres formatos. De manera atenta se solicita la modificación del Procedimiento Implementación y Seguimiento de las Estrategias Programas o Acciones P4. PP toda vez que P4.PP Versión 2 10/04/2017 se solicitó la inclusión de un nuevo formato (Formato Registro de Niños, Niñas y Adolescentes). Documento modificado por nuevo Modelo de Operación por Procesos (Proceso 21/12/2016 P4.PP Versión 1 Promoción y Prevención) ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.