ICBF - Procedimiento novedades distribucion aavn v1

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DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL

1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para la gestión de las novedades presentadas en la distribución de Alimentos de Alto Valor Nutricional – AAVN a fin de lograr la entrega a

los Puntos Primarios.

2. ALCANCE: Inicia con la distribución de AAVN a los puntos primarios de entrega de acuerdo con la programación estipulada en la FT1 y finaliza con la socialización al contratista de las acciones realizadas para solucionar la novedad presentada.

Aplica para Centros Zonales, Regionales y Sede de la Dirección General.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Mensualmente el ICBF envía al contratista de la producción y distribución de AAVN y a la interventoría la programación de distribución de Alimentos a través del archivo denominado

FT1. Las novedades pueden suceder, entre otras, por alguna de las siguientes situaciones: - Cambio de dirección de punto de entrega. - Cambio de responsable principal y/o suplente. - El punto de entrega no se encuentra abierto. - El punto de entrega no tiene contrato y/o Convenio - Falta de capacidad de almacenamiento por exceso de producto en el punto. - Bloqueo o afectación de vías por orden público o por derrumbes causados por invierno o deterioro de Vías. - Cuando al momento de la entrega al punto, el producto presente deterioro o averías que afecten la calidad del mismo. Cuando con el procedimiento no se logre resolver la novedad, se ocasiona una devolución

del producto a la Bodega del Contratista, generando retrasos en la distribución que está en ruta y costos adicionales, al tener que realizar reprogramaciones de la entrega. El contratista debe informar al ICBF sobre la devolución generada, a la mayor brevedad posible, no superior a 48 horas, para que el ICBF analice el caso, defina si reprograma o cancela la entrega, la cual debe realizarse en el mismo mes o período en que se presentó la novedad. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Inicio Distribuir mensualmente los AAVN a puntos de entrega Distribuir primarios de acuerdo con lo programado en la FT1. Contratista mensualmente los Para las entregas de AAVN, el contratista realiza la entrega FT1 de Productor y 1 AAVN a puntos de desde el primer día hasta el último día hábil de cada mes. programación de Distribuidor de entrega primarios ¿Se presentan novedades durante la entrega? entregas de AAVN AAVN Si: Pasar a la actividad 2 No: Fin Cuando se den las situaciones que puedan generar una Contratista novedad (ver política de operación) el contratista deberá Productor y proceder a informar al ICBF a través de correo electrónico

Distribuidor de Correo electrónico la novedad presentada, detallando el número de la novedad, Socializar la AAVN Regional, municipio, nombre y dirección del punto primario novedad Formato de reporte 2 de entrega correspondiente. presentada a la Profesionales de las novedades Dirección de programadores de en la distribución Nota: El ICBF debe responder por correo electrónico al Nutrición. AAVN de la de AAVN contratista en un tiempo no mayor a dos (2) horas, dando Dirección de las instrucciones e información respectiva con el fin de evitar Nutrición que el producto sea devuelto. Profesionales programadores de AAVN de la Una vez se presente la novedad reportada por el contratista, Correo electrónico Dirección de el programador enlace de la Dirección de Nutrición envía Gestionar la Nutrición 3 inmediatamente un correo electrónico al enlace de Formato de reporte novedad con la P.C Alimentos de Alto Valor Nutricional de la Regional y Centro de las novedades Regional y Centro Profesional y/o Zonal, con el fin de informar, gestionar y obtener respuesta en la distribución Zonal técnico a cargo de a la novedad reportada. de AAVN AAVN en la Regional y los Centros Zonales. El profesional enlace de la Regional y/o Centro Zonal contacta a los responsables y/o suplentes del punto primario de atención y/o al representante legal del operador con el fin de obtener información que le permita solucionar la novedad. Otra alternativa para solucionar la novedad es buscar un punto alterno y cercano dentro del mismo sector y municipio de donde se está presentando la novedad, a fin de entregar en dicho punto el producto. Profesional y/o

Desarrollar las Formato de reporte Si la novedad es por causa de derrumbes, deterioro de la técnico a cargo de acciones para de las novedades 4 vía, o por orden público, el Enlace de Alimentos de Alto AAVN en la solucionar la en la distribución Valor Nutricional de la Regional y/o Centro Zonal verifica la Regional y los novedad de AAVN situación reportada, para solicitar reprogramación de la Centros Zonales. entrega cuando se restituya el orden o se habilite la vía. La información obtenida para dar respuesta a la novedad debe ser registrada en el Formato de reporte de las novedades en la distribución de AAVN, en la columna respectiva anotando la fecha y hora de respuesta con el fin de evitar devoluciones y cancelaciones. El tiempo máximo para dar solución y respuesta a la Profesionales Correo electrónico 5 Informar las novedad generada es de 2 horas. En este tiempo el Enlace programadores de acciones de Alimentos de Alto Valor Nutricional de la Regional y/o AAVN de la Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad realizadas a la Centro Zonal debe informar vía correo electrónico las Dirección de Formato de reporte Dirección de acciones y solución a la novedad, al programador de la Nutrición de las novedades

Nutrición Dirección de Nutrición que reportó la novedad. en la distribución Profesional y/o de AAVN técnico a cargo de AAVN en la Regional y los Centros Zonales. El programador de AAVN de la Dirección de Nutrición revisa la respuesta obtenida valida si soluciona la novedad Correo electrónico reportada. Profesionales ¿Se soluciona la novedad? programadores de 6 Validar la solución Formato de reporte Si: Pasar a la actividad Nro. 7 “Socializar al contratista de la AAVN de la P.C a la novedad de las novedades solución de la novedad” Dirección de en la distribución No: Contacta telefónicamente y por correo electrónico al Nutrición de AAVN enlace de Alimentos de Alto Valor Nutricional de la Regional y/o Centro Zonal para los ajustes que haya lugar. Devolverse a la actividad Nro. 5. Contratista Productor y Distribuidor de Correo electrónico AAVN Socializar al El programador envía por correo electrónico al Contratista Formato de reporte 7 contratista la el archivo Formato de reporte de las novedades en la Profesionales de las novedades solución de la distribución de AAVN con la información de la solución de la programadores de en la distribución novedad novedad. AAVN de la de AAVN Dirección de Nutrición FIN

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Entregar los Alimentos de Alto Valor Nutricional en el punto primario autorizado por el ICBF y evitar las devoluciones por las novedades presentadas.

6. DEFINICIONES:

Alimento de Alto Valor Nutricional – AAVN: Son alimentos adicionados y/o enriquecidos y/o fortificados y/o que se consideran buena fuente de macro o micronutrientes, buscando contribuir a la ingesta de uno o varios nutrientes esenciales y aportar en el cubrimiento de las necesidades de energía total de la población beneficiaria de los programas ICBF. Actualmente el ICBF cuenta con los siguientes alimentos:

• Bienestarina Más®
• Bienestarina Más® Sabor Fresa Natural • Bienestarina Más® Sabor Vainilla Natural Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL • Bienestarina® Líquida Sabor Vainilla Natural • Alimento para mujer gestante y madre en periodo de lactancia. • Demás AAVN Contratista: Se denomina a la empresa contratada por prestación de servicios para la producción y distribución de Alimentos de Alto Valor Nutricional – AAVN. Formato FT1: Programación de Alimentos de Alto Valor Nutricional, el cual contienen la información de Ubicación, Dirección del punto de entrega, responsables modalidad de atención, cupos y kilos programados para la entrega.

Punto de Entrega Primario: Es el lugar donde los operadores reciben los AAVN del ICBF, los cuales deben cumplir con unas condiciones mínimas que garantice el almacenamiento adecuado de los alimentos. Así mismo, los operadores desde los puntos de entrega

primario realizan la entrega de la AAVN a las Unidades de Servicio y/o beneficiarios.

SIM: Sistema de Información Misional es un software desarrollado a la medida, para cubrir las necesidades de información del ICBF que se originan en sus procesos misionales. Es una herramienta que sirve de apoyo a las acciones realizadas para la prestación de los servicios del ICBF, cuya finalidad es facilitar el registro, la consolidación y reporte de información local, regional y nacional de manera oportuna y confiable.

Permite registrar, consolidar y consultar la información de la población atendida en los diferentes servicios y modalidades que presta el ICBF siendo el sistema de información más grande a nivel funcional y de información que se utiliza en el ICBF, actualmente es usado a nivel nacional por los diferentes Centros Zonales y regionales que hacen parte del Instituto. Para el caso del presente procedimiento en este Sistema es donde se registra la programación de las entregas de alimentos de Alto Valor Nutricional.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:  P5.PP Procedimiento Programación y Entrega de Alimentos De Alto Valor

Nutricional.

8. RELACIÓN DE FORMATOS: CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.P8.PP Formato de reporte de las novedades en la distribución de AAVN Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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9. ANEXOS: Anexo 1: FT1: Formato de programación y distribución de AAVN.

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio No aplica No aplica Elaboración inicial Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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