ICBF - Procedimiento novedades interventoria aavn v1

PROCESO P9.PP 12/10/2017

PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE NOVEDADES Versión 1 Página1 de5

REPORTADAS POR LA INTERVENTORÍA DEL CONTRATO

DE PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE AAVN

1. OBJETIVO: Describir el procedimiento para gestionar y cerrar las novedades identificadas en las visitas a puntos de entrega primarios realizadas por la interventoría del contrato de producción y distribución de Alimentos del Alto Valor Nutricional a fin de garantizar el adecuado uso de los Alimentos.

2. ALCANCE Inicia con la aplicación por la Interventoría del Anexo No. 57: “Instrumento de seguimiento al cumplimiento de condiciones para la recepción, almacenamiento y control de alimentos de alto Valor nutricional en punto de entrega” y finaliza con elaborar el reporte semestral y la consolidación de las gestiones realizadas para el cierre de las novedades a nivel nacional.

Aplica para Centros Zonales, Regionales y Sede de la Dirección General.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN La interventoría del contrato de producción y distribución de Alimentos del Alto Valor Nutricional, tiene dentro de sus obligaciones, el reporte a la Dirección de Nutrición de ICBF de las novedades generadas en la aplicación de Anexo No. 57: “Instrumento de seguimiento al cumplimiento de condiciones para la recepción, almacenamiento y control de alimentos de alto Valor nutricional en punto de entrega” y es responsabilidad del ICBF el realizar la gestión con los puntos de entrega primarios para que dichas novedades se subsanen y no se vuelvan a presentar.

Existen dos tipos de novedades:  Novedades críticas: Son aquellas que requieren de acciones inmediatas y se presentan cuando: se encuentra producto vencido, producto próximo a vencer

(inferior a dos meses) y producto no apto para el consumo. El tiempo establecido para el cierre de estas novedades es de máximo 1 semana.  Novedades no críticas: son aquellas novedades generadas por falta de cambio de información del punto de entrega en el SIM, mal diligenciamiento de los formatos del ICBF, uso de los formatos no vigentes, diferencias en la información consignada en el anexo 2 (raciones de Alimentos de Alto Valor Nutricional en cada una de las modalidades, la población objeto y el periodo de tiempo), incumplimiento a las acciones de mejora solicitadas en visitas pasadas, riesgo por almacenamiento, rotación deficiente, servicios y espacios básicos. El tiempo para realizar las actividades necesarias para cerrar las novedades es de un mes. Las acciones realizas para lograr el cierre de las novedades se reportan en el marco del cumplimiento del Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano de ICBF, Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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REPORTADAS POR LA INTERVENTORÍA DEL CONTRATO DE PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE AAVN específicamente para el riego “Uso diferente o indebido de los Alimentos de Alto Valor

Nutricional”. Por otra parte, en el año se presentan dos informes consolidados a los Directores Regionales del ICBF, donde se reportan las visitas realizadas por la interventoría, las novedades encontradas y las acciones realizadas o pendientes por gestionar.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Inicio Aplicar el anexo No. 57: “Instrumento de seguimiento al cumplimiento de condiciones para la recepción, almacenamiento y control de alimentos de alto Valor nutricional en punto de entrega”. Formatos del 1 al 7 1 Aplicar el Anexo 57 Interventoría de AAVN del anexo 57 ¿Se encuentran novedades en el punto primario Acta de visita de entrega?: Si: Pasar a la actividad Nro. 2 “Generar y remitir las novedades a la Dirección de Nutrición a ICBF”. No: FIN Generar las novedades según lo establecido en el Anexo 57, y determinar si las novedades son críticas o no críticas: Generar, remitir y ¿Las novedades son críticas? reportar las Correo electrónico Si: remitir las novedades diariamente al correo 2 novedades a la Interventoría de AAVN Reportes del SIIIB electrónico establecido por el ICBF y reportarlas Dirección de en el Sistema de Información para la Nutrición a ICBF Interventoría ICBF Bienestarina - SIIIB. No: reportar en el sistema de información de la interventoría llamado SIIIB. Profesional Recibir las novedades generadas por la responsable de

Interventoría en cada una de las visitas a los consolidar las puntos de entrega primarios. novedades de Interventoría de la ¿Las novedades son críticas? Dirección de Nutrición Correo Electrónico Si: recibir diariamente el correo electrónico Reportes del SIIIB Recibir las 3 reportado por la Interventoría y remitirlo al Profesional gestor Archivo en Excel novedades Gestor Territorial de la Dirección de Nutrición territorial de la Dirección con las novedades quien a su vez enviará al enlace de AAVN en la de Nutrición. críticas Regional y esta al Centro Zonal y pasar a la actividad Nro. 5 “Gestionar las novedades”. Profesional y/o técnico No: Pasar a la actividad Nro. 4 Depurar, a cargo de AAVN en la consolidar y remitir novedades no críticas. Regional y los Centros Zonales. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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REPORTADAS POR LA INTERVENTORÍA DEL CONTRATO DE PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE AAVN Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Descargar del aplicativo SIIIB, los días viernes de cada semana, las novedades reportadas por Profesional la Interventoría. responsable de consolidar las El archivo se deberá consolidar alimentándolo

novedades de con las nuevas novedades encontradas Interventoría de la Correo semanalmente en cada uno de los puntos de Dirección de Nutrición Electrónico Depurar, consolidar entrega de cada Regional, incluyendo las Reportes del y remitir las novedades críticas y no críticas, eliminando los Profesional gestor SIIIB 4 novedades no registros duplicados que se encuentren en cada territorial de la Archivo en Excel críticas reporte. Dirección de con las Nutrición. novedades El profesional responsable de consolidar las consolidadas novedades de Interventoría de la Dirección de Profesional y/o Nutrición enviará este archivo al Gestor técnico a cargo de Territorial de la Dirección de Nutrición quien a su AAVN en la Regional vez enviará al enlace de AAVN en la Regional y y los Centros Zonales. esta al Centro Zonal. Pasar a la actividad Nro. 5 “Gestionar las novedades”. Soportes de las acciones Gestionar con cada uno de los puntos de adelantadas con entrega primarios las novedades presentadas cada punto realizando las acciones que haya lugar para primario de subsanarlas y dejando soporte de estas. Estos Profesional y/o entrega soportes y el archivo en Excel con cada acción 5 Gestionar las técnico a cargo de Archivo en Excel realizada deberán ser remitido por el Enlace de P.C. novedades AAVN en la Regional con las AAVN en el Centro Zonal a la Regional. y los Centros Zonales. novedades por Centro Zonal El Enlace de AAVN en la Regional remitirá al Archivo en Excel

gestor territorial de la Dirección de Nutrición el con las archivo en Excel y los soportes. novedades por Regional Revisar el archivo de novedades generadas, las acciones y soportes enviados por la Regional. Conocer la fecha de envió de la novedad para Correo verificar si se han realizado las acciones de electrónico, forma oportuna de acuerdo con los tiempos llamada establecidos en el numeral 2 del presente telefónica. procedimiento. Soportes de las acciones ¿Las acciones realizadas y los soportes están adelantadas con Realizar Profesional gestor completos? cada punto seguimiento a las territorial de la 6 SI: Cerrar las novedades y guardar los archivos. primario de novedades, verificar Dirección de NO: Notificar mediante correo electrónico a los entrega los soportes y Nutrición. Enlaces de AAVN de las Regionales y Archivo en Excel cerrarlas devolverse a la actividad Nro. 5 “Gestionar las con las novedades”. novedades por Centro Zonal Nota: Los soportes y archivo en Excel se deben Archivo en Excel cargar en la herramienta asignada, a la cual con las tienen acceso las personas encargadas de la novedades por Dirección de Nutrición, se debe guardar el Regional archivo en Excel y los soportes de cierre en el mes correspondiente de cada novedad. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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REPORTADAS POR LA INTERVENTORÍA DEL CONTRATO DE PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE AAVN Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Profesional Archivo en Excel responsable de con las Consolidar Revisar los archivos en Excel y soportes y consolidar las novedades 7. novedades a nivel consolidar en un archivo mensual que contenga novedades de completas de nacional todas las Regionales Interventoría de la todas las Dirección de Nutrición regionales Profesional Tomar el consolidado de novedades del 1 de responsable de enero al 30 de junio o del 1 de julio al 31 de consolidar las diciembre; indicar número de visitas de novedades de interventoría por mes, el número de novedades Interventoría de la generadas, los porcentajes de novedades Memorando Dirección de Nutrición críticas y no críticas, el número de calificación dirigido a todos 8 Elaborar reporte global que obtuvieron y el estado actual de cada los Directores Profesional semestral una. Regionales especializado líder AAVN Dirección de Realizar un breve análisis de la gestión Nutrición realizada por cada Dirección Regional, junto con unas conclusiones y recomendaciones. Director de Nutrición Fin

5. RESULTADO FINAL: cerrar las novedades generadas en las visitas a puntos de entrega primarios realizadas por la interventoría del contrato de producción y distribución

de Alimentos del Alto Valor Nutricional.

6. DEFINICIONES: AAVN: Alimento de alto Valor Nutricional Depurar: identificar y corregir errores en las bases de datos de novedades.

Enlace: profesional encargado en la Sede de la Dirección General, Dirección Regional o Centro Zonal, frente a un tema específico.

Interventoría: proceso de intervención y control que un tercero ejerce sobre un contrato, para verificar, exigir y velar el cumplimiento de lo establecido contractualmente, desde el punto de vista técnico, administrativo y financiero.

Novedad: situaciones que son un riesgo para la entrega adecuada de AAVN a beneficiarios de los programas del ICBF.

Punto de entrega primario: Lugar seleccionado y aprobado por los Centros Zonales, a través del cual el ICBF realiza la entrega de Alimentos de Alto Valor Nutricional, ya sea a los beneficiarios de programas del ICBF o a las unidades ejecutoras.

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:  Contrato de Interventoría N° 1675 suscrito entre el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y C&M Consultores S.A y sus modificaciones.

8. RELACIÓN DE FORMATOS: CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO Anexo N° 57: Instrumento de Seguimiento al cumplimiento de condiciones IN5.P5.PP para la recepción, almacenamiento y control de Alimentos de Alto valor

Nutricional en Puntos Primarios de Entrega. Formato situaciones reportadas por la interventoría en las visitas a los

F1.P10.PP puntos primarios de entrega

9. ANEXOS: No aplica

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio No aplica No aplica Elaboración inicial Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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