ICBF - Procedimiento reporte listado censal icbf v1

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PROCEDIMIENTO PARA REPORTE Y CARGUE DE LISTADO MAESTRO Y NOVEDADES DEL LISTADO CENSAL DE Versión 1 Página 1 de 8

POBLACIONES ESPECIALES A CARGO DE ICBF

1. OBJETIVO: Establecer acciones para la generación, consolidación y reporte de los listados censales de las poblaciones especiales a cargo de ICBF.

2. ALCANCE: Inicia cuando cada área del ICBF responsable del reporte poblaciones especiales genera, consolida y realiza el reporte de listados censales y termina con la verificación del cargue correcto de todos sus registros a través de la Plataforma de Intercambio de InformaciónPISIS del Sistema Integral de Información de la Protección Social-SISPRO.

Aplica para el nivel nacional.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3.1 La población especial está definida por el Decreto 780 de 2016 del Ministerio de Salud y Protección Social, así: “Son las personas que, por sus condiciones de vulnerabilidad, marginalidad, discriminación o en situación de debilidad manifiesta, según lo dispuesto por la ley o por la presente parte deben pertenecer al régimen subsidiado”. Para ser beneficiarias del régimen subsidiado estas poblaciones se identifican mediante el Listado Censal y no por la encuesta SISBÉN. 3.2 El mencionado Decreto 780 de 2016 modificado en el Artículo 2.1.5.1. por el Decreto 064 del 2020 establece que, entre otros, son población especial quienes cumplan las

siguientes condiciones: a. Personas que dejen de ser madres comunitarias o madres sustitutas y sean

beneficiarias del subsidio de la Subcuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional, en los términos de los artículos 164 de la Ley 1450 de 2011 y 111 de la Ley 1769 de 2015. b. Niños, Niñas, Adolescentes y Jóvenes en Proceso Administrativo para el Restablecimiento de sus derechos, y población perteneciente al Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes. c. Menores desvinculados del conflicto armado bajo la protección del ICBF. 3.3 Según establece la Resolución 1838 de 2019 del Ministerio de Salud y Protección Social, las entidades responsables de la consolidación y reporte de los listados censales de las poblaciones especiales deberán entregar al Ministerio de Salud y Protección Social los datos correspondientes a ingresos y novedades, a través de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (SISPRO) del Ministerio de Salud y Protección Social. 3.4 Cada población especial debe ser reportada por el área del nivel nacional de ICBF responsable de su identificación: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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POBLACIONES ESPECIALES A CARGO DE ICBF Tipo de Población Especial Código de la Área del ICBF Responsable Población Personas que dejen de ser madres comunitarias 23 Subdirección de Operación para la

y sean beneficiarias del subsidio de la Subcuenta atención a la Primera Infancia de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional Personas que dejen de ser madres sustitutas y 23 Subdirección Restablecimiento de sean beneficiarias del subsidio de la Subcuenta Derechos de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional Niños, Niñas, Adolescentes y Jóvenes en 2 Subdirección Restablecimiento de Proceso Administrativo para el Restablecimiento Derechos de sus derechos Población perteneciente al Sistema de 25 Subdirección Responsabilidad Penal Responsabilidad Penal para Adolescentes Menores desvinculados del conflicto armado bajo 6 Subdirección Restablecimiento de la protección del ICBF Derechos 3.5 El profesional responsable de cada área debe estar registrado en SISPRO (https://web.sispro.gov.co) como usuario de la plataforma. 3.6 El anexo técnico 1 y 2 de la Resolución 1838 de 2019 establece los criterios y características de los archivos planos para su respectivo cargue a la Plataforma de Intercambio de Información PISIS del Sistema Integral de información de la Protección Social SISPRO, los cuales deben ser tenidos en cuenta en el alistamiento y verificación de la información por cada área responsable en el reporte del archivo maestro y reporte de novedades. 3.7 El Ministerio de Salud y Protección Social dispone el calendario y periodos de reporte donde se indican las fechas durante las cuales estará dispuesto el sistema de información para recibir los archivos de las entidades responsables de la consolidación y reporte de los listados censales. De acuerdo con la Resolución 1838 de 2019 se establece que el cargue de información debe realizarse el segundo día hábil de cada semana, por lo tanto,

es necesario que cada área defina las fechas de cargue de acuerdo con los tiempos establecidos.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

4.1 Reporte Listado Maestro Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Inicio Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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POBLACIONES ESPECIALES A CARGO DE ICBF Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad El profesional delegado de la subdirección a cargo debe validar el Balance remitido por el administrador fiduciario para identificar las personas Profesional delegada Identificar Población que dejen de ser madres comunitarias y sean por la Subdirección de Especial: Personas Archivo en Excel PE 1. beneficiarias del subsidio de la subcuenta de Operación para la que dejen de ser #23 subsistencia del fondo de solidaridad pensional. atención a la Primera madres Comunitarias.

Infancia NOTA: Continuar con la actividad N° 6.

El profesional delegado de la subdirección a cargo debe validar el Balance remitido por el administrador fiduciario para identificar las personas Identificar Población Profesional delegada que dejen de ser madres Sustitutas y sean Especial: Personas por la Subdirección de Archivo en Excel 2 beneficiarias del subsidio de la subcuenta de que dejen de ser Restablecimiento de PE #23

subsistencia del fondo de solidaridad pensional. madres sustitutas. Derechos NOTA: Continuar con la actividad N° 6. El profesional delegado de la subdirección a cargo debe realizar el descargue de la información del SIM Identificar Población correspondiente a las poblaciones especiales a Profesional delegada Especial: a cargo de cargo de Restablecimiento de Derechos (niños, por la Subdirección de Archivo en Excel 3 Restablecimiento de niñas y adolescentes en PARD) Restablecimiento de PE #2

Derechos. Derechos NOTA: Continuar con la actividad N° 6.

El profesional delegado de la subdirección a cargo debe realizar el descargue de la información del SIM Identificar Población correspondiente a las poblaciones especiales a Profesional delegada Especial: a cargo de cargo de Responsabilidad Penal (adolescentes y por la Subdirección de Archivo en Excel 4 Responsabilidad jóvenes en SRPA) Responsabilidad Penal PE #25 Penal.

NOTA: Continuar con la actividad N° 6.

El profesional delegado de la subdirección a cargo Identificar Población debe identificar las niñas, niños y adolescentes especial: niñas, niños Profesional delegada desvinculados del conflicto armado en protección y adolescentes por la Subdirección de Archivo en Excel 5 de ICBF en la base de información correspondiente. desvinculados del Restablecimiento de PE #6 conflicto armado en Derechos NOTA: Continuar con la actividad N° 6. protección de ICBF Profesional delegada por la Subdirección de Operación para la atención a la Primera Infancia El profesional delegado por cada subdirección debe Archivo en Excel revisar y ajustar el archivo para que cumpla con la Profesional delegada

Nombre: REC125ML 6 Alistar la información estructura y especificaciones establecidas en el por la Subdirección de CEXXXXXXXXNI00 anexo técnico #1 de la resolución 1838 de 2019 o la Responsabilidad Penal 0899999239 que haga sus veces.

Profesionales delegados por la Subdirección de Restablecimiento de Derechos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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POBLACIONES ESPECIALES A CARGO DE ICBF Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Profesional delegada por la Subdirección de Operación para la atención a la Primera Infancia El profesional delegado por cada subdirección debe transformar el archivo en Excel Profesional delegada 7 Cargar la Información REC125MLCEXXXXXXXX NI000899999239 a por la Subdirección de Pantallazo P.C en el sistema formato .TXT de acuerdo con los criterios de la Responsabilidad Penal Resolución 1838 o la que haga sus veces. Profesionales delegados por la Subdirección de Restablecimiento de Derechos Profesional delegada por la Subdirección de Operación para la atención a la Primera Infancia El profesional delegado por cada subdirección debe acercarse a la Dirección General de ICBF y solicitar Profesional delegada Solicitar el Token el préstamo del Token (Firma Digital de la Dirección 8 por la Subdirección de USB

General) el día que se realizará el cargue de la Responsabilidad Penal información. Profesionales delegados por la Subdirección de Restablecimiento de Derechos Profesional delegada por la Subdirección de Operación para la atención a la Primera El profesional delegado por cada subdirección debe Infancia Ingresar a SISPRO y verificar en la opción “Estado de los Archivos Enviados” de acuerdo con la fecha Profesional delegada Validar el archivo de envío. Pantallazo 9 por la Subdirección de enviado Resultado de cargue Responsabilidad Penal NOTA: Si se presenta error en los registros o en el archivo debe ajustarse y volver a realizar el cargue Profesionales en la fecha siguiente. delegados por la Subdirección de Restablecimiento de Derechos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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POBLACIONES ESPECIALES A CARGO DE ICBF Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Profesional delegada por la Subdirección de Operación para la atención a la Primera El profesional delegado por cada subdirección debe Infancia remitir correo electrónico con el informe y pantallazo del cargue a la persona delegada por la Profesional delegada subdirección para seguimiento de Listado Censal. 10 Confirmar el reporte por la Subdirección de Correo Electrónico Responsabilidad Penal

NOTA: Con esta actividad finaliza el reporte del Listado Maestro y continua con el Reporte de

Profesionales Novedades. delegados por la Subdirección de Restablecimiento de Derechos El profesional delegado de la subdirección a cargo debe validar el balance remitido por el administrador Identificar Novedades Profesional delegada fiduciario para identificar las novedades de las de Población por la Subdirección de personas que dejen de ser madres Comunitarias y Archivo en Excel PE

11. Especial: Personas Operación para la sean beneficiarias del subsidio de la subcuenta de #23 que dejen de ser atención a la Primera subsistencia del fondo de solidaridad pensional. madres Comunitarias Infancia Nota: Continua con la actividad N° 16.

El profesional delegado de la subdirección a cargo debe validar el balance remitido por el administrador Identificar Novedades fiduciario para identificar las novedades de las Profesional delegada de Población personas que dejen de ser madres sustitutas y sean por la Subdirección de Archivo en Excel 12 Especial: Personas beneficiarias del subsidio de la subcuenta de Restablecimiento de PE #23 que dejen de ser subsistencia del fondo de solidaridad pensional. Derechos madres sustitutas.

Nota: Continua con la actividad N° 16.

Identificar Novedades El profesional delegado de la subdirección a cargo de Población debe realizar el descargue del archivo de 13 Especial: a cargo de Novedades a través del SIM correspondiente a las Profesional delegada Restablecimiento de poblaciones especiales a cargo de por la Subdirección de Archivo en Excel Derechos Restablecimiento de Derechos (niños, niñas y Restablecimiento de PE #2

adolescentes en PARD) Derechos Nota: Continua con la actividad N° 16. El profesional delegado de la subdirección a cargo debe realizar el descargue del archivo de Identificar Novedades Profesional delegada novedades a través del SIM correspondiente a las de Población por la Subdirección de Archivo en Excel 14 poblaciones especiales a cargo de Responsabilidad Especial: a cargo de Responsabilidad Penal PE #25 Penal (adolescentes y jóvenes en SRPA)

Responsabilidad Penal Nota: Continua con la actividad N° 16.

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POBLACIONES ESPECIALES A CARGO DE ICBF Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Identificar Novedades El profesional delegado de la subdirección a cargo de Población debe identificar las novedades de las niñas, niños y Profesional delegada Especial: niñas, niños adolescentes desvinculados del conflicto armado en por la Subdirección de Archivo en Excel 15 y adolescentes protección de ICBF en la base de información Restablecimiento de PE #6 desvinculados del correspondiente. Derechos conflicto armado en protección de ICBF Nota: Continua con la actividad N° 16. Profesional delegada por la Subdirección de Operación para la atención a la Primera

Infancia El profesional delegado por cada subdirección debe Archivo en Excel revisar y ajustar el archivo para que cumpla con la Profesional delegada 16 Alistar la información Nombre:REC125NL estructura y especificaciones establecidas en el por la Subdirección de P.C de Novedades CEXXXXXXXXNI000 anexo técnico 2 de la resolución 1838 de 2019 o la Responsabilidad Penal 899999239 que haga sus veces. Profesionales delegados por la Subdirección de Restablecimiento de Derechos Profesional delegada por la Subdirección de Operación para la atención a la Primera Infancia El profesional delegado por cada subdirección debe transformar el archivo en Excel REC125NLCE Profesional delegada XXXXXXXX 17 Cargar la Información por la Subdirección de Pantallazo NI000899999239 a formato .TXT de acuerdo con Responsabilidad Penal los criterios de la Resolución 1838 o la que haga sus veces. Profesionales delegados por la Subdirección de Restablecimiento de Derechos Profesional delegada por la Subdirección de Operación para la atención a la Primera Infancia El profesional delegado por cada subdirección debe acercarse a la Dirección General de ICBF y solicitar Profesional delegada 18 Solicitar el Token el préstamo del Token (Firma Digital de la Dirección por la Subdirección de USB General) el día que se realizará el cargue de la Responsabilidad Penal información Profesionales delegados por la Subdirección de Restablecimiento de Derechos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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POBLACIONES ESPECIALES A CARGO DE ICBF Nombre de la Responsable Registro No Descripción de la actividad Actividad Profesional delegada por la Subdirección de Operación para la atención a la Primera El profesional delegado por cada subdirección debe Infancia Ingresar a SISPRO y verificar en la opción “Estado de los Archivos Enviados” de acuerdo con la fecha Profesional delegada Validar el archivo de envío. Pantallazo Resultado 19 por la Subdirección de enviado de cargue Responsabilidad Penal NOTA: Si se presenta error en los registros o en el archivo debe ajustarse y volver a realizar el cargue Profesionales en la fecha siguiente. delegados por la Subdirección de Restablecimiento de Derechos Profesional delegada por la Subdirección de Operación para la atención a la Primera Infancia El profesional delegado por cada subdirección debe Profesional delegada remitir correo electrónico con el informe y pantallazo 20 Confirmar el reporte por la Subdirección de Correo Electrónico del cargue a la persona delegada por la Responsabilidad Penal subdirección para seguimiento de Listado Censal Profesionales delegados por la Subdirección de Restablecimiento de Derechos FIN

5. RESULTADO FINAL: Reporte periódico y actualizado de archivo maestro y novedades de Listado Censal de la Población Especial a cargo de ICBF.

6. DEFINICIONES: • Listado Censal: Es el instrumento establecido para la identificación de la población especial en salud y contiene los datos de identificación mínimos necesarios para realizar los procesos de afiliación ante la entidad promotora de salud del régimen subsidiado y el registro de novedades, en el marco del Sistema General de Seguridad Social en Salud SGSSS. • Población Especial: Son las personas que, por sus condiciones de vulnerabilidad, marginalidad, discriminación o en situación de debilidad manifiesta y según lo dispuesto por la ley deben pertenecer al régimen subsidiado, identificadas mediante el listado censal y no por SISBÉN.

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POBLACIONES ESPECIALES A CARGO DE ICBF • Novedades en el SGSSS: Es La actualización de datos y los cambios que afectan el estado de la afiliación, la condición del afiliado, la pertenencia a un régimen o la inscripción a una EPS que se produzcan con posterioridad a la afiliación.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Decreto 780 de 2016 Ministerio de salud y protección social • Resolución 1838 de 2019 Ministerio de salud y protección social • Circular Conjunta 021 de 2020 ICBF - Ministerio de salud y protección social

8. RELACIÓN DE FORMATOS

CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO

N/A N/A

9. CONTROL DE CAMBIOS: Registrar brevemente los cambios que se presenten en el cuerpo del documento según la versión que se modifica.

Fecha Versión Descripción del Cambio N/A N/A N/A Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.