ICBF - Procedimiento verificacion situaciones repotadas por interventoria v1

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REPORTADAS POR LA INTERVENTORÍA EN VISITAS A LOS

PUNTOS PRIMARIOS DE ENTREGA

1. OBJETIVO: Atender las situaciones reportadas por la interventoría en las visitas a los Puntos Primarios de Entrega de Alimentos de Alto Valor Nutricional a fin de lograr la ejecución de las visitas.

2. ALCANCE: Inicia con la programación de la distribución de AAVN y termina cuando desde la Dirección de Nutrición se notifica a la interventoría si la visita fue efectiva o no.

Aplica para Centros Zonales, Regionales y Sede de la Dirección General.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: La interventoría del contrato de producción y distribución de Alimentos del Alto Valor Nutricional, tiene dentro de sus obligaciones, visitar mensualmente los puntos de entrega primarios y es responsabilidad del ICBF verificar la efectividad de cada una de las visitas y atender las dificultades o situaciones que reporte la interventoría en la aplicación de las mismas.

Dicha interventoría presenta a la Dirección de Nutrición un plan de visitas, dentro de los 5 días siguientes al día en que el ICBF ha hecho la entrega del Formato FT1 con la información de la programación de AAVN, para su aprobación. Para la realización de las visitas se tienen en cuenta los siguientes aspectos: - El intervalo entre dos visitas a un mismo punto, debe ser superior a 2 meses o contar con autorización del ICBF. - La visita que realiza la Interventoría tiene un tiempo mínimo de 2 horas.

• El pago mensual a la interventoría por concepto de visitas a puntos primarios de entrega depende del total de visitas efectivamente ejecutadas. - Los responsables o suplentes de puntos primarios de entrega, tienen la obligación de atender con oportunidad las visitas realizadas por la Interventoría, para el seguimiento a las condiciones y la recepción, almacenamiento y control de Alimentos de Alto Valor Nutricional. - Los soportes de las visitas de interventoría a puntos primarios de entrega, deben contar con el nombre completo y la firma del responsable del punto de entrega primario, en caso de no contar con la firma del responsable del punto, la interventoría debe notificar al ICBF en tiempo real, las razones por las cuales no cuenta con los soportes firmados y deberá tener aprobación previa del ICBF para realizar la visita. - La personal que realizan las visitas deben tener el siguiente perfil: “Técnico o tecnólogo o profesional en áreas administrativas, financieras de sistemas y/o tecnologías de la información”. - Las visitas se deben realizar dentro del horario de atención de los puntos, además se debe tener en cuenta las variables de distribución que indica el plan de visitas, con el fin de estimar el tiempo que se requiere para verificar cada punto del anexo 57.

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• Se deberá tener en cuenta los horarios y días de atención de aquellos puntos que están ubicados en las Alcaldías Municipales, ya que con regularidad su horario es de martes a sábado.

En caso de presentarse una situación que impida que la Interventoría pueda realizar la vista, el ICBF se contactará con los responsables de los puntos de entrega primarios y si es posible que atiendan la visita entre los siguientes 10 a 60 minutos, se notificará a la Interventoría para que la realice. Esto aplica para los puntos con capacidad de almacenamiento entre 45 Kg. a 450 Kg. Se informará a los profesionales de las Regionales y Centros Zonales de aquellos puntos de entrega primarios, donde la visita haya sido No Efectiva, para su respectivo seguimiento frente a los motivos por los cuales no fue atendida, así mismo deberán indicar los horarios de atención para el mes inmediatamente posterior con el fin reprogramar la visita.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro

Actividad Remitir Profesional Formato FT1: mensualmente la especializado programación de Enviar a la Interventoría el Formato FT1 de programación de 1 programación de la líder AAVN la distribución de la distribución de Alimentos de Alto Valor Nutricional. distribución de Dirección de Alimentos de Alto AAVN Nutrición Valor Nutricional Interventoría del contrato de Presentar el plan Elaborar y presentar el plan de visitas y remitir a la Dirección 2 producción y Plan de Visitas de visitas de Nutrición de ICBF distribución de AAVN Profesional de AAVN de la Dirección de Verificar los puntos de entrega primarios propuestos para las Nutrición

Aprobar plan de Plan de Visitas 3 visitas, revisando el cumplimiento a las políticas de este Profesional visitas aprobado procedimiento. especializado líder AAVN Dirección de Nutrición Realizar las visitas de seguimiento aplicando el instrumento Anexo Nro. 57. “Instrumento de seguimiento al Formato de cumplimiento de condiciones para la recepción, verificación de almacenamiento y control de alimentos de alto Valor situaciones nutricional en punto de entrega” reportadas por la Interventoría del Interventoría en contrato de 4 Realizar las visitas ¿Se presenta alguna situación que impida que la visitas a los producción y Interventoría pueda realizar la vista? Puntos primarios distribución Si: Diligenciar el formato de verificación de situaciones de entrega reportadas por la Interventoría en visitas a los Puntos primarios de entrega e informar vía correo electrónico a la Correo Dirección de Nutrición. Electrónico No: Fin Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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REPORTADAS POR LA INTERVENTORÍA EN VISITAS A LOS PUNTOS PRIMARIOS DE ENTREGA Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Recibir y revisar la situación reportada y clasificarla según: Formato de Identificar la verificación de situación - Demoras en atención de la visita situaciones Técnico presentada en el - Autorización de la atención de visita por tercero reportadas por la

responsable de la punto primario de - Cambio de responsable y/o suplente Interventoría en atención de las 5 entrega - Cierre del punto visitas a los situaciones de la - Cambio de dirección del punto Puntos primarios Dirección de - No atienden la visita de entrega Nutrición Correo electrónico De acuerdo con la clasificación las solicitudes se gestión y atienden de la siguiente forma: - Demoras en atención de la visita: Verificar con los responsables del punto primario de entrega, el tiempo estimado para llegar al punto para atender la visita. - Autorización de la atención de visita por tercero: Verificar con el responsable o suplente de cada punto la autorización dada al tercero para recibir la visita. Técnico - Cambio de responsable y/o suplente: Verificar Formato de responsable de la Gestionar la con los enlaces de AAVN del Centro Zonal o la verificación de atención de las solicitud Dirección Regional los cambios de responsable o situaciones situaciones de la suplente del punto primario de entrega. reportadas por la Dirección de - Cambio de dirección del punto: Verificar la Interventoría en 6 Nutrición. dirección de los puntos primarios de entrega visitas a los PC establecida en el Formato FT1, para esta actividad Puntos primarios Profesional y/o se deberá contactar a los Responsables o de entrega técnico a cargo de suplentes del punto, Profesionales del Centro AAVN en la Zonal o de la Dirección Regional. Correo Regional y los - Cierre del punto: Verificar con el centro Zonal o la electrónico Centros Zonales. Regional, la fecha de cierre del punto. - No atienden la visita: comunicar al Centro Zonal

o la Regional los motivos por los cuales el Responsable o Suplente del punto no atenderán la visita y solicitar su intervención para que ésta se realice.

Nota: una vez realizada la gestión el Responsable de atención de las situaciones de la Dirección de Nutrición remitirá al responsable de AAVN Centro Zonal y la Regional las actuaciones y decisiones.

Formato de Técnico Enviar la respuesta a la interventoría, describiendo la verificación de responsable de la verificación realizada. situaciones atención de las reportadas por la situaciones de la ¿Es viable la realización de la visita? Interventoría en Dirección de 7 Retroalimentar la visitas a los Nutrición. gestión Si: pasar a la actividad Nro. 8 “Realizar la visita” Puntos primarios Interventoría del No: establecer la visita como NO EFECTIVA, cuando no es de entrega contrato de posible realizar la visita, pero el interventor se desplazó producción y hasta el punto primario de entrega y registrar en el formato. Correo distribución electrónico Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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REPORTADAS POR LA INTERVENTORÍA EN VISITAS A LOS PUNTOS PRIMARIOS DE ENTREGA Nombre de la No. Descripción de la actividad Responsable Registro Actividad Anexo Nro. 57.

“Instrumento de seguimiento al cumplimiento de condiciones para la recepción, almacenamiento y control de alimentos de alto Interventoría del Valor nutricional La interventoría de AAVN realiza la visita y por lo tanto se contrato de en punto de 8 Realizar la visita clasifica como EFECTIVA y registrar en el formato de producción y entrega” verificación. distribución Formato de verificación de situaciones reportadas por la Interventoría en visitas a los Puntos primarios de entrega FIN

P.C.: Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Según la información obtenida con los responsables del punto primario, los Profesionales del Centro Zonal o la Regional se realiza o no la visita, para registrarla como efectiva o no efectiva en el acta de visita.

6. DEFINICIONES: ACTA: Documento protocolario donde quedan registrados todos los compromisos, acuerdos o requerimientos entre las partes o sus representantes, relacionadas con la ejecución del contrato.

FORMATO FT1: Programación de Alimentos de Alto Valor Nutricional, el cual contienen la información de Ubicación, Dirección del punto de entrega, responsables modalidad de atención, cupos y kilos programados para la entrega.

INTERVENTORÍA: proceso de intervención y control que un tercero ejerce sobre un contrato, para verificar, exigir y velar el cumplimiento de lo establecido contractualmente, desde el punto de vista técnico, administrativo y financiero.

PUNTOS PRIMARIOS DE ENTREGA: Lugar seleccionado y/o aprobado por los Centros Zonales, a través del cual el ICBF realiza la entrega de Alimentos de Alto Valor Nutricional, ya sea a los beneficiarios de programas del ICBF o a las unidades ejecutoras de los

mismos. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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REPORTADAS POR LA INTERVENTORÍA EN VISITAS A LOS PUNTOS PRIMARIOS DE ENTREGA REPORTE: Información acerca de la situación encontrada en el Puntos primarios de entrega.

VERIFICAR: Proceso que se realiza para constatar alguna información.

VISITA DE INTERVENTORÍA: verificación en puntos primarios de entrega del cumplimiento de condiciones para la recepción, almacenamiento y control de alimentos de alto valor nutricional en punto de entrega VISITA EFECTIVA: Cuando el visitador puede verificar en los puntos primarios de entrega el cumplimiento de condiciones para la recepción, almacenamiento y control de alimentos de alto valor nutricional en punto de entrega y obtiene como resultado un acta de visita de acuerdo con lo establecido en el Anexo 57.

VISITA NO EFECTIVA: Cuando el visitador no puede verificar en el punto primario de entrega el cumplimiento de condiciones para la recepción, almacenamiento y control de alimentos de alto valor nutricional en punto de entrega y no se hace el acta.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:  Contrato de interventoría N° 1675/2015 suscrito entre el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y C&M Consultores S.A.  Directorio de datos Regionales y Centro Zonales.

8. RELACIÓN DE FORMATOS: CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.P10.PP Formato de Verificación de situaciones reportadas por la interventoría

en visitas a los Puntos primarios de entrega. IN5.P5.PP Anexo N° 57: Instrumento de Seguimiento al cumplimiento de condiciones para la recepción, almacenamiento y control de Alimentos de Alto valor Nutricional en Puntos primarios de entrega Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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PUNTOS PRIMARIOS DE ENTREGA

9. ANEXOS: Anexo 1: FT1: Formato de programación y distribución de AAVN.

10. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio No aplica No aplica Elaboración inicial Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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