ICBF - Resolución 0092 de 2012

# RESOLUCIÓN 92 DE 2012

(enero 18) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF Por la cual se delega una facultad y se dictan normas internas para la constitución, manejo y funcionamiento de las Cajas Menores de las Direcciones Regionales y la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar FamiliarCecilia de la Fuente de Lleras para la vigencia del 2012 Resumen de Notas de Vigencia NOTAS DE VIGENCIA: - Modificada por la Resolución 2372 de 1o. de junio de 2012, 'por la cual se adiciona la Resolución número 092 del 18 de enero de 2012' - Modificada por la Resolución 1917 de 15 de mayo de 2012, 'por la cual se adiciona la Resolución número 092 del 18 de enero de 2012' EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS En uso de sus facultades legales y estatutarias y CONSIDERANDO Que mediante la Resolución No. 001 de 2 de enero de 2012, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público Nacional - se reglamentó la Dirección General del Presupuesto Público Nacional - se reglamentó la constitución y funcionamiento de las CAJAS MENORES para la presente vigencia. Que para la ejecución y operación de las Cajas Menores se hace necesario que el ICBF delegue la constitución y manejo de las Cajas Menores aprobadas y reglamente su funcionamiento. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO. DELEGACIÓN. Delegar en la Secretaría General y en los Directores Regionales del ICBF la

manejo de las Cajas Menores aprobadas y reglamente su funcionamiento. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO. DELEGACIÓN. Delegar en la Secretaría General y en los Directores Regionales del ICBF la facultad para constituir Cajas Menores en sus respectivas sedes administrativas. ARTICULO SEGUNDO. CONSTITUCIÓN. La Secretaria General y los Directores Regionales del ICBF, según la justificación técnica y económica establecerá el número de cajas y autorizará la creación de las mismas con base en la Resolución 001 del 2 de enero de 2012 emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y designarán mediante resolución a los servidores públicos responsables, quienes deberán contar con la debida idoneidad técnica y las calidades éticas y morales para el manejo de los recursos públicos. En el acto de constitución se especificará la cuantía fijada para cada rubro presupuestal, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. PARÁGRAFO PRIMERO. Para su constitución se deberá expedir previamente el Certificado de Disponibilidad Presupuestal que contendrá cada uno de los rubros presupuestales que se van a afectar. PARÁGRAFO SEGUNDO. Copia de la resolución de constitución de cada Caja Menor deberá ser enviada a los Grupos de Tesorería y de Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera. ARTICULO TERCERO. DE LA ORDENACIÓN DEL GASTO. En la Dirección General, para la ordenación del gasto de las Cajas menores constituidas, estará a cargo de la Dirección General, la Secretaría General y la Dirección Administrativa, según corresponda.ARTÍCULO CUARTO. REGISTRO. La constitución de las Cajas Menores y las operaciones financieras que se deriven

Cajas menores constituidas, estará a cargo de la Dirección General, la Secretaría General y la Dirección Administrativa, según corresponda.ARTÍCULO CUARTO. REGISTRO. La constitución de las Cajas Menores y las operaciones financieras que se deriven de su manejo deben ser registradas en el Subsistema Financiero SIF - Módulos de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad-, y en el SIIF Nación II, una vez sea expedida la resolución de constitución por parte de la Dirección General y la Dirección Regional, según sea el caso. PARÁGRAFO. El servidor público responsable de la pagaduría o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales y en el Grupo Financiero de la Dirección General deberá registrar en el SIF la Caja Menor en el Módulo de TesoreríaCajas Menores-, para que se generen los registros automáticos a los módulos de Presupuesto y Contabilidad. El servidor público que desempeñe las funciones de Contador en las Direcciones Regionales y en el Grupo Financiero de la Dirección General, o quién haga sus veces deberá verificar que el registro haya afectado la cuenta contable "Cajas Menores". El registro en el SIIF Nación II estará a cargo de los servidores públicos o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales y en el Grupo Financiero de la Dirección General a quienes se les ha asignado los perfiles de Pagador Regional, Gestión Presupuesto de Gastos, Gestión Contable y el cuentadante, designado mediante resolución para el manejo de la caja menor. ARTÍCULO QUINTO. CUANTÍA DE LAS CAJAS MENORES. Las cuantías aprobadas son las siguientes:

<Ver Notas de Vigencia, sore resoluciones que modifican los valores del siguiente cuadro:> No.

REGIONAL

DESCRIPCION CAJA MENOR

Vr. APROBADO Pesos 1 Antioquia

SEDE REGIONAL

3,482,000 2 Antioquia

C.Z. NORORIENTAL

656,000 3 Antioquia

C.Z. NOROCCIDENTAL

626,000 4 Antioquia

C.Z. SUR ORIENTE

689,000 5 Antioquia

C.Z. ABURRA NORTE

417,000 6 Antioquia

C.Z. ABURRA SUR

415,000 7 Antioquia

C.Z. BAJO CAUCA

417,000 8 Antioquia

C.Z. LA MESETA

412,000 9 Antioquia

C.Z. MAGDALENA MEDIO

331,000 10 Antioquia

C.Z. OCCIDENTE

485,000 11 Antioquia

C.Z. OCCIDENTE MEDIO

402,000 12 Antioquia

C.Z. ORIENTE

689,000 13 Antioquia

C.Z. PORCE ÑUS

417,000 14 Antioquia

C.Z. SUROESTE

460,000 15 Antioquia

C.Z. PENDERISCO

365,000 16 Antioquia

C.Z. URABA

626,000 17 Antioquia

C.Z ORIENTE MEDIO 17

626,000 Total Antioquia 11,515,000 1 Atlántico

SEDE REGIONAL

3,531,000 Total Atlántico 3,531,000<2> 1 Bogotá

SEDE REGIONAL

3,529,000 2 Bogotá

C.Z. CIUDAD BOLIVAR

2,017,000 3 Bogotá

C.Z. TUNJUELITO

2,017,000 4 Bogotá

C.Z. USME

2,017,000 5 Bogotá

C.Z. SAN CRISTOBAL SUR

2,017,000 6 Bogotá

C.Z. KENNEDY ORIENTAL

2,017,000 7 Bogotá

C.Z. PUENTE ARANDA

2,017,000 8 Bogotá

C.Z. BOSA

2,017,000 9 Bogotá

C.Z. RAFAEL URIBE

2,017,000 10 Bogotá

C.Z. SANTAFE

2,017,000 11 Bogotá

C.Z. FONTIBON

2,017,000 12 Bogotá

C.Z. BARRIOS UNIDOS

2,017,000 13 Bogotá

C.Z. ENGATIVA

2,017,00014 Bogotá

C.Z. SUBA

2,017,000 15 Bogotá

C.Z. USAQUEN

2,017,000 16 Bogotá

C.Z. MARTIRES

2,017,000 17 Bogotá

C.Z. REVIVIR

2,017,000 Total Bogotá 35,801,000 1 Boyacá

SEDE REGIONAL

2,528,000 2 Boyacá

C.Z. TUNJA2

2,388,000 3 Boyacá

C.Z. SOGAMOSO

2,388,000 4 Boyacá

C.Z. DUITAMA

2,388,000 5 Boyacá

C.Z. CHIQUINQUIRA

2,388,000 6 Boyacá

C.Z. GARAGOA

2,388,000 7 Boyacá

C.Z. SOATA

1,616,000 8 Boyacá

C.Z. EL COCUY

1,616,000 9 Boyacá

C.Z. MIRAFLORES

1,616,000 10 Boyacá

C.Z. OTANCHE

1,716,000 11 Boyacá

PUERTO BOYACA

1,616,000 12 Boyacá

MONIQUIRA

1,616,000 Total Boyacá 24.324.000 1 Caldas

C.Z. OCCIDENTE

1.383.000 2 Caldas

C.Z. ORIENTE

911.000 3 Caldas

C.Z. SURORIENTE

950.000 4 Caldas

C.Z. MANIZALEZ 2

742.000 5 Caldas

C.Z. NORTE

1.082.000 Total Caldas 5.068.000 1 Cauca

SEDE REGIONAL

2.961.000 2 Cauca

C.Z. POPAYAN

1.766.000 3 Cauca

C.Z. NORTE

1.766.000 4 Cauca

C.Z. MACIZO COLOMBIANO

2.541.000 Total Cauca 9.034.000 1 Caquetá

SEDE REGIONAL

2.388.000 2 Caquetá

C.Z. BELEN DE LOS ANDAQUÍES

1.617.000 3 Caquetá

C.Z. PUERTO RICO

1.617.000 4 Caquetá

C.Z. FLORENCIA 1

1.404.000 5 Caquetá

C.Z. FLORENCIA 2

1.404.000 Total Caquetá 8.430.000 1 Cesar

SEDE REGIONAL

3.531.000 2 Cesar

C.Z. VALLEDUPAR 1

858.000 3 Cesar

C.Z. CHIRIGUANA

858.000 4 Cesar

C.Z. AGUACHICA

858.000 Total Cesar 6.105.000 1 Cundinamarca

C.Z. CAQUEZA

428.000 2 Cundinamarca

C.Z. CHOCONTA

491.000 3 Cundinamarca

C.Z. FACATATIVA

606.000 4 Cundinamarca

C.Z. FUSAGASUGA

564.000 5 Cundinamarca

C.Z. GACHETA

554.000 6 Cundinamarca

C.Z. GIRARDOT

575.000 7 Cundinamarca

C.Z. LA MESA

741.000 8 Cundinamarca

C.Z. PACHO

575.000 9 Cundinamarca

C.Z. SOACHA

1.253.000 10 Cundinamarca

C.Z. VI LLETA

575.000 11 Cundinamarca

C.Z. ZIPAQUIRA

606,000 12 Cundinamarca SEDE REGIONAL 514,000Total Cundinamarca 7,482,000 1 Guajira

SEDE REGIONAL

1,996,000 2 Guajira

C.Z. RIOHACHA 2

1,004,000 3 Guajira

C.Z. FONSECA

1,004,000 4 Guajira

C.Z. MANAURE

1,004,000 5 Guajira

C.Z. MAICAO

1,004,000 Total Guajira 6,012,000 1 Huila

SEDE REGIONAL

3,336,000 2 Huila

C,Z NEIVA

1,043,000 3 Huila

C.Z. PITALITO

1,043,000 4 Huila

C.Z. LA PLATA

1,043,000 5 Huila

C.Z. GARZON

1,043,000 6 Huila C.Z. NEIVA 2 - Gaitana 1,043,000 Total Huila 8,551,000 1 Magdalena

SEDE REGIONAL

2,607,000 Total Magdalena 2,607,000 1 Nariño

SEDE REGIONAL

2,635,000 2 Nariño

C.Z. PASTO 1

1,069,000 3 Nariño

C.Z. PASTO 2

1,069,000 4 Nariño

C.Z. TUMACO

2,398,000 5 Nariño

C.Z. IPIALES

991,000 6 Nariño

C.Z. TUQUERRES

887,000 7 Nariño

C.Z. LA UNION

881,000 8 Nariño

C.Z. BARBACOAS

1,210,000 9 Nariño

C.Z. REMOLINO

1,121,000 Total Nariño 12,261,000 1 Quindío

SEDE ADMINISTRATIVA

1,009,000 2 Quindío

C.Z. ARMENIA SUR

208,000

3 Quindío

C.Z. CALARCA

208,000 Total Quindío 1,425,000 1 Santander

1 SEDE REGIONAL

3,649,000 Total Santander 3,649,000 1 Tolima

SEDE REGIONAL

3,531,000 2 Tolima

C.Z. IBAGUE-CENTRO

2,696,000 3 Tolima

C.Z. IBAGUE-GALAN

2,696,000 4 Tolima

C.Z. IBAGUE-JORDAN

2,696,000 5 Tolima

C.Z. LIBANO

2,197,000 6 Tolima

C.Z. LERIDA

2,197,000 7 Tolima

C.Z. CHAPARRAL

2,197,000 8 Tolima

C.Z. ESPINAL

2,480,000 9 Tolima

C.Z. HONDA

1,936,000 10 Tolima

C.Z. PURIFICACION

1,936,000 Total Tolima 24,562,000<1> 1 Valle

GRUPO JURIDICO

2,521,000 2 Valle

C.Z. CARTAGO

404,000 3 Valle

ADMINISTRACION SEDE

404,000 Total Valle 3,329,000 1 Sede Nacional

DIRECCION ADMINISTRATIVA

4,609,000 2 Sede Nacional

SECRETARIA GENERAL

3,025,000 3 Sede Nacional

DIRECCIÓN GESTION HUMANA

6,073,000 4 Sede Nacional

OFICINA ASESORA JURÍDICA

4,049,000 Total Sede Nacional 17,756,000 Notas de Vigencia119

TOTAL GENERAL

191,442,000 Notas de Vigencia <2> Cuantía para la Resional Atlántico adicionada por el artículo 1 de la Resolución 2372 de 1o. de junio de 2012.

Total Sede Nacional 17,756,000 Notas de Vigencia119

TOTAL GENERAL

191,442,000 Notas de Vigencia <2> Cuantía para la Resional Atlántico adicionada por el artículo 1 de la Resolución 2372 de 1o. de junio de 2012. <1> Cuantía para la Regional Tolima adicionada por el artículo 1 de la Resolución 1917 de 15 de mayo de 2012. PARAGRAFO. La cuantía máxima de cada una de las Cajas Menores incluye el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF), de acuerdo con los identificadores presupuestales contenidos en la estructura presupuestal para la vigencia fiscal 2012. ARTICULO SEXTO. DESTINACIÓN. Los recursos de las Cajas Menores deben ser utilizados para sufragar los gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación, del Decreto No. 4970 de 30 de diciembre de 2011, "Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2012, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos", que tengan el carácter de urgentes, que sean para funcionamiento o inversión, de conformidad con el clasificador del gasto y en concordancia con los Lineamientos de Programación y Ejecución de Metas Sociales y Financieras vigentes. PARAGRAFO. Sólo se podrá efectuar el pago de Viáticos y Gastos de Viaje por Caja Menor a servidores públicos de las Direcciones Regionales y Dirección General que deban viajar en comisión de servicios urgentes. Para el pago de estos Viáticos y Gastos de Viaje se requiere que las comisiones se hayan autorizado mediante resolución suscrita por el Director Regional o Secretaría General. Estos  recursos se deben legalizar dentro de los cinco (5) días siguientes al cumplimiento de la comisión.

Para el pago de estos Viáticos y Gastos de Viaje se requiere que las comisiones se hayan autorizado mediante resolución suscrita por el Director Regional o Secretaría General. Estos  recursos se deben legalizar dentro de los cinco (5) días siguientes al cumplimiento de la comisión. ARTÍCULO SÉPTIMO. PROHIBICIONES. No se podrán realizar con fondos de Cajas Menores las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.

2. Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización.

3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deben constar por escrito,

4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el Almacén o en el depósito de la respectiva Dirección

Regional o Dirección General.

7. Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en las Direcciones Regionales, cuya urgencia y razones se encuentren plenamente sustentadas.

8. Para gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

PARAGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una Caja Menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad, tanto en el SIF como en el SIIF Nación II. ARTICULO OCTAVO. MANEJO DE LOS RECURSOS. El manejo de los recursos de las Cajas Menores en las

reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad, tanto en el SIF como en el SIIF Nación II. ARTICULO OCTAVO. MANEJO DE LOS RECURSOS. El manejo de los recursos de las Cajas Menores en las Direcciones Regionales y en la Dirección General, se hará a través de una Cuenta Corriente según lo estipulado en el artículo 9 o de la Resolución No. 001 de 2012 del Ministerio de Hacienda y Crédito Púbico <sic> y el <sic> en el artículo 65 de la Resolución No. 1615 de 2006. PARÁGRAFO PRIMERO. El Responsable de la Caja Menor sólo podrá mantener en efectivo y como máximo valor el equivalente al veinte por ciento (20%) del monto total de dicha Caja y será responsable de la custodia y disponibilidad de dichos recursos. PARÁGRAFO SEGUNDO. Para el manejo de los recursos en efectivo se deberá expedir un vale provisional a nombre del servidor público al cual se le hizo entrega del dinero, quien deberá firmar con el número de la cédula de ciudadanía,indicando además la fecha y hora de recibo. La legalización del vale provisional se deberá realizar dentro de los dos (2) días hábiles posteriores a la fecha de su expedición. El vale provisional deberá reemplazarse por los soportes documentales, como facturas, recibos de pago y los demás que cumplan con los requisitos, de acuerdo con las normas vigentes. En caso de no ser posible la presentación de los soportes en el tiempo establecido en este parágrafo, el servidor público responsable del manejo de la Caja Menor podrá ampliar el plazo de la legalización, dependiendo del caso, en máximo cuatro (4) días calendario.

ARTÍCULO NOVENO. REEMPLAZO TEMPORAL DEL RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR. Cuando el responsable de la

servidor público responsable del manejo de la Caja Menor podrá ampliar el plazo de la legalización, dependiendo del caso, en máximo cuatro (4) días calendario. ARTÍCULO NOVENO. REEMPLAZO TEMPORAL DEL RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR. Cuando el responsable de la Caja Menor deba ausentarse por vacaciones, licencia, comisión o cualquier tipo de permiso, el Director Regional y la Secretaria General, mediante resolución, deberán encargar a otro servidor público con la debida capacitación que deberá constar en acta. El titular deberá entregar cuando se retire y recibir cuando se reintegre, mediante Acta y con el respectivo arqueo, los fondos existentes, los libros respectivos y los documentos que soportan los gastos. ARTICULO DÉCIMO. APERTURA DE LIBROS. Los servidores públicos responsables de las Cajas  Menores procederán a la apertura de los siguientes libros: Libro de Caja, Libro de Bancos y Libro de Control Presupuestal, en donde se contabilizarán diariamente las operaciones que afecten dicha caja, de conformidad con los comprobantes que respalden cada operación. ARTICULO DECIMO PRIMERO. LIBRO DE CAJA. Su apertura se efectúa para registrar y controlar el efectivo correspondiente al veinte por ciento (20%) estipulado en el parágrafo primero del artículo octavo de la presente resolución. En él se debe registrar el nombre del beneficiario, el concepto, la cuantía y la fecha del desembolso, en los términos que para el efecto establece el parágrafo segundo del precitado artículo octavo . ARTICULO DECIMO SEGUNDO. LIBRO DE BANCOS. El Libro de Bancos se diligenciará a partir de la apertura de la

cuenta corriente destinada para el manejo de los fondos, con el débito del primer valor recibido por el servidor público responsable de la Caja Menor. En este libro se deberán anotar cada uno de los movimientos que afecten el valor de la Caja Menor. Se registrarán como débito, los ingresos que se generen por devoluciones o anulaciones de pagos y, como crédito, el Gravamen a los Movimientos Financieros, con el fin de llevar el saldo exacto del efectivo. ARTICULO DECIMO TERCERO. LIBRO DE CONTROL PRESUPUESTAL. A este libro se le deberá dar apertura por cada ítem presupuestal y el valor que haya sido autorizado en la Resolución de Constitución de la Caja Menor. PARÁGRAFO PRIMERO. Para efectuar un gasto y su registro se debe tener presente el clasificador del gasto establecido en los Lineamientos de Programación y Ejecución de Metas Sociales y Financieras vigentes, verificando que exista el saldo disponible en cada identificador presupuestal. PARAGRAFO SEGUNDO. El servidor público encargado de la Caja Menor no puede ejecutar gastos por un monto superior al disponible en cada ítem presupuestal ni hacer unidad de caja en el momento de efectuar el gasto. ARTICULO DECIMO CUARTO. PAGOS POR CAJA MENOR. Los pagos que se efectúen con cargo a la Caja Menor deberán estar soportados con la respectiva factura, en la que debe constar el número de identificación o NIT del beneficiario, la fecha, el concepto del gasto, el valor unitario, el valor total y demás requisitos exigidos en las normas sobre la materia. Al momento de realizar el pago se deberán aplicar los descuentos de ley a que haya lugar, de conformidad con lo establecido en las disposiciones legales vigentes. PARÁGRAFO PRIMERO. Los Directores Regionales y la Secretaría General, en la Resolución de designación del

sobre la materia. Al momento de realizar el pago se deberán aplicar los descuentos de ley a que haya lugar, de conformidad con lo establecido en las disposiciones legales vigentes. PARÁGRAFO PRIMERO. Los Directores Regionales y la Secretaría General, en la Resolución de designación del Responsable, deberán señalar el nombre del banco y el número y tipo de la cuenta en la cual se deben consignar los descuentos efectuados por las retenciones de ley. PARAGRAFO SEGUNDO. Los Responsables del manejo de Caja Menor deberán realizar la consignación en las cuentas señaladas para tal efecto, en el mismo mes en que se efectuó el descuento, y a más tardar el último día hábil del mes enviarán a la Pagaduría de la Dirección Regional y al Grupo Financiero de la Dirección General copia de la consignación, anexando la respectiva relación, en la cual se debe indicar: nombre del sujeto de retención, NIT, concepto, valor y porcentaje de la misma. PARAGRAFO TERCERO. La falta de pago oportuno de la retención en la fuente y demás gravámenes genera intereses de mora y sanciones por parte de la DIAN, los cuales deberán ser asumidos por el servidor público responsable de la Caja Menor que no retuvo o que no consignó oportunamente. PARAGRAFO CUARTO. El servidor público responsable de la Pagaduría en las Direcciones Regionales y el Coordinador del Grupo Financiero de la Dirección General deberán incluir estos valores en la declaración de Retención en la Fuentepara ser girados a la DIAN, de acuerdo con el calendario establecido para cada vigencia fiscal. ARTICULO DÉCIMO QUINTO. REEMBOLSOS. Los reembolsos se deben hacer en forma mensual en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo identificador presupuesta!, o cuando se haya

ARTICULO DÉCIMO QUINTO. REEMBOLSOS. Los reembolsos se deben hacer en forma mensual en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo identificador presupuesta!, o cuando se haya consumido más del setenta por ciento (70%) de alguno o todos los valores de los identificadores presupuestales afectados, lo que ocurra primero.

PARÁGRAFO: El servidor público que no efectué los reembolso según lo estipulado en el artículo anterior incurrirá en incumplimiento de la norma lo que conllevara a sanciones disciplinarias.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. LEGALIZACIÓN DEFINITIVA POR CAMBIO DE RESPONSABLE. En el evento en que se realice el cambio de responsable del manejo de la Caja Menor, el titular deberá hacer una legalización definitiva, reintegrando en las cuentas recaudadoras Regionales -Otros Ingresos-, el efectivo disponible resultante de la diferencia entre el valor total de la Caja Menor y los gastos efectuados según los soportes. Para la Dirección General, la consignación se hará en la cuenta del Grupo Financiero de la Dirección General –Otros Ingresos-. El Director Regional y la Secretaria General constituirán nuevamente la Caja Menor designando al nuevo responsable. ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. LEGALIZACIÓN DEFINITIVA AL FINALIZAR LA VIGENCIA. La legalización y cierre de las Cajas Menores constituidas en el ICBF durante la presente vigencia fiscal se hará según cronograma establecido previamente por parte de la Dirección Financiera, fecha en la cual se deberán legalizar y cerrar la totalidad

de los gastos efectuados, reintegrando en las cuentas recaudadoras Regionales -Otros Ingresosel efectivo disponible resultante de la diferencia entre el valor total de la Caja Menor y los gastos efectuados de acuerdo con los soportes. Para la Dirección General, la consignación se hará en la cuenta del Grupo Financiero de la Dirección General -Otros Ingresos-. PARAGRAFO PRIMERO. El servidor público responsable de la Pagaduría Regional, y del Grupo Financiero de la Dirección General, al momento de la legalización o reembolso, exigirán el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que los gastos estén agrupados por identificadores presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

2. Que los documentos soportes presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

3. Que la fecha del comprobante de gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor, según el caso.

5. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 110

del Estatuto Orgánico del Presupuesto. PARÁGRAFO SEGUNDO. El servidor público responsable de la Caja Menor en las Direcciones Regionales y en la Dirección General responderá disciplinariamente por el incumplimiento de su legalización oportuna y por el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones a que hubiere lugar.

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. RESOLUCIÓN DE RECONOCIMIENTO DEL GASTO. La Resolución de

dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones a que hubiere lugar. ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. RESOLUCIÓN DE RECONOCIMIENTO DEL GASTO. La Resolución de Reconocimiento del Gasto de que trata el numeral 5o del artículo anterior deberá ser expedida por el Director Regional y la Secretaria General como Ordenador del Gasto, para cada uno de los reembolsos que efectúe el responsable de la Caja Menor, reconociendo la totalidad de los gastos efectuados. ARTICULO DECIMO NOVENO. VIGILANCIA Y CONTROL. Además de la vigilancia y control que ejerce la Contraloría General de la República, de conformidad con lo estipulado en la Resolución No. 001 de enero 2 de 2012, el control sobre las Cajas Menores lo deberá ejercer el respectivo Ordenador del Gasto en cada una de las áreas de la Dirección General y la Dirección Regional. PARÁGRAFO. Los Responsables de las Cajas Menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a la Oficina de Control Interno. ARTÍCULO VIGÉSIMO. ARQUEO DE LAS CAJAS MENORES. El Director Regional designará, mediante resolución al responsable o responsables de los arqueos a las Cajas Menores, garantizando que éstos se realicen por lo menos una vez cada trimestre, después de su constitución . Los designados pueden ser, en las Direcciones Regionales, el Coordinador Administrativo o Financiero, el servidor público que desempeñe las funciones de Contador o un profesional del Grupo Financiero, dependiendo del número de Cajas Menores constituidas y de su localización. En la Dirección

. Los designados pueden ser, en las Direcciones Regionales, el Coordinador Administrativo o Financiero, el servidor público que desempeñe las funciones de Contador o un profesional del Grupo Financiero, dependiendo del número de Cajas Menores constituidas y de su localización. En la Dirección General, el servidor público que desempeñe las funciones de Contador en el Grupo Financiero de la Dirección Generalserá el responsable de realizar por lo menos una vez cada trimestre el arqueo de las cajas menores, después de su constitución. La copia de los arqueos realizados en las Direcciones Regionales y en la Dirección General debe ser enviada al Grupo de Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera, así como a la Oficina de Control Interno de la Dirección General, a más tardar al quinto día de realizado dicho arqueo, con el fin de efectuar su correspondiente control y seguimiento. PARÁGRAFO PRIMERO. El servidor o servidores públicos responsables del arqueo deberán informar oportunamente al Coordinador Financiero o Administrativo en las Direcciones Regionales y a la Dirección Financiera las observaciones o inconsistencias detectadas en el manejo de dichas cajas, para tomar las medidas respectivas. En la Dirección General, el servidor público responsable de los arqueos deberá informar oportunamente a la Oficina de Control Interno las observaciones o inconsistencias, con copia a la Dirección Financiera. PARAGRAFO SEGUNDO. Los servidores públicos de la Dirección Financiera o cualquier otro servidor público en comisión de servicios y con delegación expresa, en ejercicio de las funciones de acompañamiento, seguimiento y control a las Direcciones Regionales y a la Dirección General, podrán practicar arqueos sobre las Cajas Menores constituidas para la vigencia fiscal 2012. ARTICULO VIGÉSIMO PRIMERO. PÓLIZA DE MANEJO. Los servidores públicos designados para el manejo de las

constituidas para la vigencia fiscal 2012. ARTICULO VIGÉSIMO PRIMERO. PÓLIZA DE MANEJO. Los servidores públicos designados para el manejo de las Cajas Menores están amparados bajo la Póliza de Seguro de Manejo Global para Entidades Oficiales contratada por el ICBF, la cual ampara a todos los servidores públicos de planta. ARTICULO VIGÉSIMO SEGUNDO. RESPONSABILIDAD. Los servidores públicos designados para el manejo de las Cajas Menores serán responsables de la debida aplicación de lo establecido en las normas administrativas y fiscales que rigen su manejo y, en especial, del cumplimiento de la Resolución No. 001 del 2 de enero de 2012 expedida por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, de la Guía de Manejo de Cajas Menores, de los Procedimientos establecidos en la entidad y de lo estipulado en la presente Resolución. ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de publicación derogando la Resolución No. 292 de 26 de enero de 2011 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los 18 ENE 2012

DIEGO ANDRÉS MOLANO APONTE

Director General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Derecho del Bienestar Familiar

ISBN 978-958-98873-3-2

Última actualización: 31 de diciembre de 2023 - (Diario Oficial No. 52.604 - 9 de diciembre de 2023)