ICBF - Resolución 0268 de 2015

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Índice RESOLUCIÓN 268 DE 2015

(enero 26) Diario Oficial No. 49.456 de 17 de marzo de 2015

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS DIRECCIÓN GENERAL <NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> Por la cual se reorganiza el Sistema Integrado de Gestión, se dictan otras disposiciones y se derogan unas resoluciones. Resumen de Notas de Vigencia LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS, en uso de sus facultades legales y estatutarias señaladas en las Leyes 7ª de 1979, 87 de 1993, el artículo 78 de la

Ley 489 de 1998 y Decretos números 1826 de 1994 y 987 de 2012, CONSIDERANDO: Que la Constitución Política de Colombia, en su artículo 209 establece que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno, el cual se ejercerá en los términos que señale la ley y así mismo, en su artículo 269 impone a las autoridades de las entidades públicas la obligación de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno. Que en cumplimiento de la Ley 87 de 1993, mediante la Resolución número 1400 de 1997, la Dirección General del ICBF creó el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en la sede de la Dirección General y en las Direcciones Regionales del ICBF. Que según lo previsto en el artículo 13 de la citada ley, se deberá establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización. Que el artículo 4o del Decreto número 1826 de 1994, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, consagró que los Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno, se constituirían como órganos de coordinación y asesoría del respectivo Director, los cuales se organizarán mediante resolución del respectivo representante de la entidad. Que el inciso 3o del citado artículo dispuso que dicho comité se reunirá por lo menos dos (2) veces al año, y deberá adoptar un reglamento interno de conformidad con los Decretos números 1826 de 1994 y el 2145 de

1999. Que el artículo 5o del Decreto número 1826 de 1994, establece las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Que de conformidad con los artículos 4o, 5o y 7o del Decreto número 2145 de 1999, “por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones”, se establecen algunas de las responsabilidades del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Institucional, como instancia articuladora y facilitadora del Sistema de Control Interno en cada entidad, a la vez que, su artículo 15 determina que deberá evaluar, decidir y adoptar oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema con base en los informes que le presente la Oficina de Control Interno. Que por su parte, la Ley 872 de 2003, en su artículo 1o, creó el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios. Que la Directiva Presidencial número 8 de 2003 establece entre otras, la siguiente directriz:

1. Las juntas, los comités o las instancias que tengan la función directiva en cada entidad del orden nacional o los comités coordinadores de control interno obligados por la Ley 87 de 1993 para cumplir dicha función, deberán incluir en la agenda de cada una de sus reuniones periódicas, un examen de los informes que le presente el representante legal de la entidad sobre el cumplimiento de las acciones previstas en los planes de mejoramiento

(...)”. Que la Circular número 03 de 2005, proferida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de

Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, establece que, de conformidad con el parágrafo del artículo 3o de la Ley 872 de 2003: el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) es complementario con el Sistema de Control Interno, razón por la cual el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad, que comúnmente se conforma al interior de la entidad. Que la Circular número 1000-002-07 de 2007, expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), determinó que “el Comité de Coordinación de Control Interno, como máxima instancia decisoria, podrá asumir las funciones que le corresponden al equipo directivo en materia de calidad, de suerte tal que se cree igualmente una única instancia de dirección en la implementación de los dos procesos”. Que mediante la Resolución número 4964 de 2012 expedida por la Dirección General del ICBF, se estructuró el comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión y se dictaron otras disposiciones, derogando las Resoluciones números 5620 de 2009 y 3095 de 2010, las cuales regulaban anteriormente esta materia. Que mediante Decreto número 943 de 2014, se actualizó el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), y se derogó el Decreto número 1599 de 2005. Que el ICBF viene implementando, manteniendo y mejorando un Sistema Integrado de Gestión conformado por los siguientes sistemas: Sistema de Gestión de Calidad NTC GP1000:2009 y NTC ISO 9001: 2008; Sistema de Gestión Ambiental NTC ISO 14001: 2004; Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional NTC ISO 18001: 2007;

Sistema de Seguridad de la Información NTC ISO/IEC 27001: 2006 y demás normas que las reemplacen o sustituyan. Que por lo anterior, se hace necesario reorganizar el Sistema Integrado de Gestión en el ICBF. Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO I.

ASPECTOS GENERALES.

CAPÍTULO I.

DEFINICIÓN, OBJETO Y ÁMBITO DE LA APLICACIÓN.

ARTÍCULO 1o. DEFINICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> El Sistema Integrado de Gestión es una herramienta gerencial la cual tiene el propósito de promover y facilitar la mejora continua en la gestión del ICBF, orientada a lograr el impacto en las actuales y nuevas necesidades de los servicios que se prestan a los niños, niñas, adolescentes y familias colombianas. Ir al inicio ARTÍCULO 2o. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> Reorganizar en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras, (ICBF), el Sistema Integrado de Gestión con el objeto de establecer roles, funciones e instancias decisorias orientadas a la implementación, sostenibilidad y mejora permanente de dicho Sistema, de conformidad con las normas vigentes, las características y la evolución de la entidad. Ir al inicio ARTÍCULO 3o. ALCANCE. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> El ámbito de aplicación de esta resolución incluye todos los macro-procesos y procesos en la Sede de la Dirección

General, en las Regionales y en los Centros Zonales del ICBF.

CAPÍTULO II.

DIRECCIÓN GENERAL Y SU REPRESENTANTE.

Ir al inicio ARTÍCULO 4o. LA DIRECCIÓN GENERAL. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> Se encargará de asegurar la implementación y cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión de conformidad con el alcance establecido. Ir al inicio ARTÍCULO 5o. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> Para la implementación, sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión, la Dirección General designa como su representante al Director de Planeación y Control de Gestión. Ir al inicio ARTÍCULO 6o. RESPONSABILIDADES. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> El representante de la Dirección General cumplirá con las siguientes responsabilidades: a) Proponer las políticas, objetivos y mapa de proceso al Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión. b) Promover la divulgación y apropiación de las políticas y objetivos aprobados. c) Identificar y gestionar los recursos que se requieran para el cumplimiento de los objetivos de la entidad. d) Gestionar la certificación de los Sistemas de Gestión que la Entidad decida implementar y certificar. e) Mantener informada a la Dirección General sobre el desempeño de la entidad en el marco del sistema Integrado de Gestión. f) Representar al ICBF en asuntos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión ante organismos externos. g) Promover que los requerimientos del Sistema Integrado de Gestión sean implementados y se ajusten a las

especificaciones normativas de cada eje. h) Coordinar y articular con la Oficina Asesora de Comunicaciones, la divulgación de la información interna y externa sobre el Sistema Integrado de Gestión del Instituto. i) Orientar a la Sede de la Dirección General y Regionales en la formulación de planes para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión. j) Promover la generación de acciones de mejora en la implementación, sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión para los distintos niveles de la entidad. k) Aprobar los informes y reportes pertinentes a los entes externos cuando ellos lo requieran. l) Realizar seguimiento al Sistema Integrado de Gestión. PARÁGRAFO. Para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, el Director de Planeación y Control de Gestión contará con el apoyo y soporte de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional.

TÍTULO II.

COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

CAPÍTULO I.

INTEGRACIÓN Y RESPONSABILIDADES.

Ir al inicio ARTÍCULO 7o. INTEGRACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> El Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión estará integrado por:

1. El Director General o su delegado, quien lo presidirá.

2. El Secretario General.

3. El Subdirector General.

4. Los Directores de la Dirección General.

5. Los Jefes de Oficina de la Dirección General.

6. El Subdirector de Monitoreo y Evaluación.

7. EL Subdirector de Mejoramiento Organizacional.

8. El Jefe de la Oficina de Control Interno, con derecho a voz pero sin voto.

Ir al inicio ARTÍCULO 8o. REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> El Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión se reunirá de manera ordinaria como mínimo dos (2) veces al año o cuando se requiera, previa convocatoria de la Secretaría Técnica. ARTÍCULO 9o. QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> Se constituirá quórum deliberatorio con la participación de no menos de las tres cuartas partes de los integrantes del Comité y las decisiones se adoptarán por mayoría simple, es decir veinte (20) de ellos. Ir al inicio ARTÍCULO 10. RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> Son responsabilidades de esta instancia, las siguientes: a) Orientar, asesorar, impulsar y poner en marcha estrategias para la debida implementación, sostenibilidad y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión. b) Estudiar y aprobar las políticas, objetivos y mapas de procesos que surjan en el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión, así como promover que sean divulgados y aplicados correctamente. c) Analizar y tomar medidas respecto a los informes presentados por la Oficina de Control Interno sobre el estado de ejecución de las acciones correctivas derivadas de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión de la Entidad. d) Realizar la revisión del Sistema Integrado de Gestión durante la vigencia, con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continúa.

e) Examinar los informes, según se requiera, sobre el cumplimento de las acciones previstas en los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República. f) Revisar y aprobar los riesgos residuales que se establezcan en cada uno de los ejes del Sistema Integrado de Gestión. g) Proponer la asignación de recursos necesarios para mejorar la eficacia y efectividad del sistema integrado de gestión de acuerdo con la revisión efectuada. h) Definir los acuerdos de confidencialidad o acuerdos de no divulgación que reflejen las necesidades de la organización para la protección de la información. i) Las demás que conforme a las disposiciones legales pueda desarrollar. Ir al inicio ARTÍCULO 11. SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> La Secretaría Técnica de este comité será desempeñada por el Subdirector de Mejoramiento Organizacional de la Dirección de Planeación y Control de Gestión. Ir al inicio ARTÍCULO 12. RESPONSABILIDADES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> Son responsabilidades de la Secretaría Técnica del Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, las siguientes: a) Convocar a sesiones. b) Elaborar la agenda de los temas por tratar en cada una de las reuniones. La agenda de las reuniones deberá ser enviada con la convocatoria, mínimo cinco (5) días antes de la fecha de sesión. c) Elaborar las actas de cada sesión, las cuales deberán ser suscritas por los integrantes y contener los aspectos

tratados y acordados. d) Hacer seguimiento a las decisiones, recomendaciones y compromisos acordados por la instancia. e) Registrar, custodiar, archivar y conservar la documentación que se genere en las en cada una de las sesiones del comité.

CAPÍTULO II.

INTEGRACIÓN Y FUNCIONES DEL SUBCOMITÉ DE COORDINACIÓN.

Ir al inicio ARTÍCULO 13. DEL SUBCOMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> Este comité estará conformado por:

1. Director de Planeación y Control de Gestión.

2. Director Administrativo.

3. Director de Gestión Humana.

4. Director de Información y Tecnología.

5. Jefe de la Oficina de Control Interno.

6. Jefe de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad.

7. Subdirector de Mejoramiento Organizacional.

Ir al inicio ARTÍCULO 14. RESPONSABILIDADES. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> El Subcomité tendrá las siguientes responsabilidades: a) Realizar seguimiento a la implementación de cada uno de los ejes del Sistema Integrado de Gestión (calidad, ambiental, seguridad de la información y seguridad y salud en el trabajo). b) Tomar decisiones para la mejora del Sistema de acuerdo a las problemáticas presentadas en cada uno de los ejes (Riesgos, acciones de mejora, entre otros). c) Revisar los informes sobre las condiciones de la prestación de los servicios del Instituto a partir de los resultados de verificación de estándares. d) Presentar alertas al Comité del Sistema Integrado de Gestión para la toma de decisiones que apunten a

fortalecer su efectividad y apoyo a la gestión institucional. e) Apoyar la implementación y el seguimiento a las decisiones del Comité del Sistema Integrado de Gestión. Ir al inicio ARTÍCULO 15. SESIONES. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> Este Subcomité se realizará trimestralmente previa convocatoria de la Secretaria del Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión. PARÁGRAFO. La revisión al Sistema Integrado de Gestión en el nivel Regional se dará a través del Comité Estratégico Regional reglamentado a través de la Resolución número 5786 de 2010.

TÍTULO III.

LÍDERES, DUEÑOS DE MACROPROCESOS Y/O PROCESOS.

CAPÍTULO I.

COMPETENCIA NIVEL NACIONAL.

Ir al inicio ARTÍCULO 16. LÍDERES DE LOS EJES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> Cada uno de los Ejes del Sistema Integrado de Gestión – SIG, estará liderado por:

1. El Eje Ambiental, estará a cargo de la Dirección Administrativa.

2. El Eje de Seguridad y Salud en el Trabajo, a cargo de la Dirección de Gestión Humana,

3. El Eje de Seguridad de la Información, estará a cargo de la Dirección de Información y Tecnología y,

4. El Eje de Calidad, estará a cargo de la Dirección de Planeación y Control de Gestión en coordinación con la

Subdirección de Mejoramiento Organizacional. PARÁGRAFO 1o. Se denomina líder de eje a los Directores encargados de planear, disponer y ejecutar los

recursos de su competencia para la implementación del Sistema de Gestión Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, y Seguridad de la Información. PARÁGRAFO 2o. Las acciones que se programen y ejecuten por parte de las áreas responsables de cada uno de los ejes del Sistema, deberán ser coordinadas con la Dirección de Planeación y Control de Gestión a través de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional. Ir al inicio ARTÍCULO 17. RESPONSABILIDADES DE LOS LÍDERES DE LOS EJES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> En su calidad de líderes de cada uno de los ejes del sistema tendrán las siguientes funciones: a) Participar en la formulación del plan anual en los niveles nacional, regional y zonal para la Sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión en coordinación de la Subdirección de mejoramiento Organizacional. b) Proponer políticas y objetivos en cada uno de los ejes del sistema e implementar estrategias para la sostenibilidad y mejora del eje del cual es responsable. c) Brindar Asistencia técnica en los temas relacionados con los ejes del Sistema Integrado de Gestión. d) Administrar la Gestión de Riesgos en cada uno de los ejes del Sistema Integrado de Gestión. e) Prever los cambios que puedan afectar el Sistema Integrado de Gestión. f) Gestionar con la Oficina Asesora de Comunicaciones, la elaboración de piezas comunicacionales relacionadas con la implementación, sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión en cada eje, bajo los lineamientos institucionales de imagen corporativa en coordinación con la Subdirección de Mejoramiento

Organizacional. g) Realizar las acciones y gestiones necesarias para la implementación de la política y objetivos del eje a su cargo. h) Apoyar a la Dirección de información y tecnología en la formulación del Plan de Continuidad de Negocio acorde al alcance del sistema de gestión. Ir al inicio ARTÍCULO 18. RESPONSABILIDADES DE LOS DUEÑOS DE MACROPROCESO Y DUEÑOS DE PROCESOS. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> En su calidad de dueños de macroprocesos y/o procesos tendrán las siguientes responsabilidades: a) Implementar el plan de sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con las directrices dadas por los líderes de los ejes de dicho Sistema. b) Proponer ajustes al diseño del macroproceso/proceso con el fin de lograr las metas y objetivos operación del mismo. c) Gestionar los riesgos de su proceso. d) Administrar (elaboración, modificación, eliminación y socialización) la documentación de su proceso. e) Realizar seguimiento y monitoreo en el proceso para identificar acciones de mejora. f) Prever los cambios que puedan afectar la gestión de su proceso y actuar. g) Identificar, implementar y cumplir con las acciones correctivas– preventivas, (acciones de mejora) y servicios no conformes y generar Eureka (ideas creativas que buscan mejorar e innovar la manera en que hacemos las cosas en el ICBF) para fortalecer la gestión del proceso. h) Analizar y retroalimentar las Eurekas y Bitácoras de innovación que desde las regionales se remitan para la mejora de los procesos bajo su responsabilidad. i) Replicar y sistematizar buenas prácticas de Gestión y documentarlas a través de las bitácoras de innovación

(espacio donde se documentan las ideas creativas que se han implementado y han demostrado un impacto positivo en los procesos). j) Aplicar los resultados de investigaciones e informes de gestión entre otro, para la mejora en la gestión de su proceso y con ello la prestación del servicio. k) Participar en las acciones de promoción y comunicación de la implementación, mantenimiento, mejora y resultados obtenidos del Sistema Integrado de Gestión en cada eje. l) Apoyar a la Dirección de información y tecnología en la formulación del Plan de Continuidad de Negocio acorde al alcance del sistema de gestión. PARÁGRAFO. Se denomina dueño de macroproceso/proceso a los Directores y Jefes de Oficina del Nivel Nacional responsables de la correcta ejecución de los procesos a su cargo y de administrar el mejoramiento continuo, a través de la implementación, sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión.

CAPÍTULO II.

COMPETENCIA NIVEL REGIONAL.

Ir al inicio ARTÍCULO 19. DIRECCIONES REGIONALES. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> Las Direcciones Regionales tendrán las siguientes funciones: a) Designar a los referentes para la implementación, mejora y del Sistema Integrado de Gestión. b) Implementar el plan anual de sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión. c) Participar en la formulación de indicadores para gestión y monitoreo de los procesos. d) Participar en la Planificación del diseño y documentación de los procesos. e) Asegurar que se administren los riesgos de los procesos en coordinación de los responsables de los macroprocesos/procesos en el nivel regional.

f) Realizar seguimiento y monitoreo de los procesos. g) Identificar, implementar y cumplir con las acciones correctivas - preventivas (acciones de mejora), Servicios no conformes y generar Eureka (ideas creativas que buscan mejorar e innovar la manera en que hacemos las cosas en el ICBF) para fortalecer la gestión del proceso. h) Replicar buenas prácticas de gestión y documentarlas a través de las bitácoras de innovación (espacio donde se documentan las ideas creativas que se han implementado y han demostrado un impacto positivo en los procesos). i) Realizar acciones de promoción y comunicación de la implementación, mantenimiento, mejora y resultados obtenidos en cada uno de los ejes del Sistema Integrado de Gestión en cada eje. PARÁGRAFO. Desde cada Dirección Regional es importante promover el trabajo articulado y en equipo así como la comunicación efectiva entre los grupos de la Regional y Centros Zonales; para con ello garantizar la implementación, sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión. Ir al inicio ARTÍCULO 20. RESPONSABILIDADES DE LOS REFERENTES REGIONALES PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> En las Regionales se cuenta con referentes para apoyar la sostenibilidad y mejora de los ejes de Calidad, Seguridad y Salud en el trabajo, Ambiental y Seguridad de la información, esta última asumidas por un Ingeniero de Sistemas, quienes tendrán las siguientes responsabilidades: a) Apoyar la formulación del plan anual de Sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión a nivel Regional y Zonal para aprobación de la Sede de la Dirección General.

b) Brindar Asistencia Técnica a nivel Regional y Zonal para la implementación de metodologías que fortalezcan la implementación del Sistema Integrado de Gestión: -- Administración de Riesgos (todos los referentes). -- Acciones de Mejora (Acciones correctivas, preventivas y servicio no conforme) (Todos los referentes). -- Aspectos e Impactos ambientales (referente Ambiental). -- Resolución creativa de problemas (Innovación) (Todos los referentes). -- Revisión por Dirección (todos los referentes). -- Activos información (referente Seguridad de la Información). -- Reporte y análisis de los indicadores. (Todos los referentes). -- Requisitos legales (Todos los referentes). c) Realizar jornadas de sensibilización en los diferentes temas del Sistema Integrado de Gestión. d) Asegurar el reporte oportuno de los informes requeridos para la sostenibilidad e implementación del Sistema Integrado de Gestión. e) Realizar la implementación de los planes definidos para la sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión. f) Realizar seguimiento a las Acciones correctivas – preventivas, servicios no conformes para su gestión eficaz. g) Identificar y documentar las bitácoras de innovación, (buenas prácticas de gestión). h) Promover la generación de Eureka (ideas creativas). PARÁGRAFO. Se denomina referente a la persona encargada de asesorar y apoyar la implementación de los Sistemas de: Gestión de Calidad, Gestión Ambiental, Seguridad y salud en el trabajo y seguridad de la información en las regionales.

TÍTULO IV.

EJE DE CALIDAD.

CAPÍTULO I.

ROLES Y RESPONSABILIDADES.

Ir al inicio ARTÍCULO 21. SUBDIRECCIÓN DE MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL. <Resolución derogada por el

artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> Esta Subdirección tendrá las siguientes funciones: a) Liderar la Planificación estratégica e implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con la normativa vigente y los requisitos de las partes interesadas a nivel nacional del ICBF. b) Diseñar estrategias para la implementación, sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión en coordinación con los líderes de cada uno de sus ejes. c) Proponer al representante de la alta Dirección nuevas políticas y objetivos al Sistema Integrado de Gestión o ajustes a los ya existentes, para la sostenibilidad y mejora del mismo. d) Construir metodologías y herramientas para la implementación del Sistema Integrado de Gestión de manera articulada con líderes de los ejes. e) Identificar la necesidad de recursos para apoyar la implementación, sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión. f) Coordinar conjuntamente con las áreas responsables de los ejes del Sistema, las estrategias de capacitación y sensibilización para promover las competencias, formación y toma de conciencia. g) Realizar seguimiento al Sistema Integrado de Gestión y generar las acciones que lo mantengan en el logro de sus objetivos. Ir al inicio ARTÍCULO 22. NIVEL REGIONAL. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> El Grupo de Planeación y Sistemas cumplirá las siguientes responsabilidades: a) Facilitar en la sede Regional y los Centros Zonales la aplicación de las políticas, estrategias y metodologías que permitan implementar, sostener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión. b) Promover la socialización, entendimiento y aplicación de los macroprocesos, procesos y procedimientos

definidos dentro del Sistema Integrado de Gestión, tanto en Sede Regional, como en los Centros Zonales. c) Formular estrategias que promuevan una cultura de gestión de información, innovación y conocimiento dentro de la Regional. d) Promover la implementación de acciones de mejora en los procesos para fortalecer la gestión regional y zonal. e) Velar por la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información, tanto en Sede Regional como en Centros Zonales. f) Realizar seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales identificados en cada uno de los ejes del Sistema. g) Socializar la documentación aprobada por el dueño de proceso. h) Coordinar las actividades para la implementación, sostenibilidad y mejora de los ejes de calidad, ambiental, seguridad de la información y seguridad y salud en el trabajo, articuladamente con el Grupo Administrativo o Grupo Gestión de Servicios según sea el caso. PARÁGRAFO. En las Direcciones Regionales en las que no exista Grupo de Planeación y Sistemas, estas responsabilidades serán asumidas por el Grupo de Asistencia Técnica.

TÍTULO V.

EJE AMBIENTAL.

CAPÍTULO I.

ROLES Y RESPONSABILIDADES.

Ir al inicio ARTÍCULO 23. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. <Resolución derogada por el artículo 40 de la Resolución 10232 de 2015> Las responsabilidades que le competen a la Dirección Administrativa frente al eje ambiental están relacionadas con el control de los aspectos e impactos ambientales asociados al funcionamiento de las sedes administrativas (sede de la Dirección General, Sedes Regionales y Centros Zonales); en el nivel nacional serán realizadas por los profesionales ambientales de la Dirección Administrativa y en coordinación con los

Grupos que hacen parte de la misma. Las funciones son las siguientes: a) Dar línea a las Coordinaciones Administrativas de las Regionales y a sus profesionales ambientales en la ejecución de los planes de gestión ambiental y demás temas ambientales que sean de su competencia. b) Brindar Asistencia Técnica a otros procesos en temas relacionados con el eje ambiental, en coordinación con la Subdirección de Mejoramiento Organizacional. c) Garantizar el cumplimiento a la ejecución, seguimiento y mejora de los planes de Gestión ambiental de las Regionales y de la sede de la Dirección General. d) Identificar, evaluar y revisar permanentemente los aspectos e impactos ambientales asociados al funcionamiento de la Sedes de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros zonales, de acuerdo con las directrices establecidas por la Subdirección de Mejoramiento Organizacional. e) Formular e implementar estrategias y proyectos para la prevención y control de la contaminación, el consumo racional de recursos, el manejo adecuado de residuos, el mantenimiento de la infraestructura y demás