ICBF - Resolución 0274 de 2015

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Índice RESOLUCIÓN 274 DE 2015

(enero 26) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF Por la cual se delega una facultad y se dictan normas internas para la constitución, manejo y funcionamiento de las Cajas Menores de las Direcciones Regionales y la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras para la vigencia del 2015 Resumen de Notas de Vigencia LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS En uso de sus facultades legales y estatutarias y CONSIDERANDO Que mediante Decreto 2768 del 28 de diciembre del 2012, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se

reguló la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores. Que para la ejecución y operación de las Cajas Menores se hace necesario que el ICBF delegue la constitución y manejo de las Cajas Menores aprobadas y reglamente su funcionamiento. Que se hace necesario la creación de tres (3) nuevas cajas menores en el Grupo de Asistencia Técnica de la Dirección Regional Atlántico, en el Grupo de Asistencia Técnica de la Dirección Regional Boyacá y en el Grupo Jurídico de la Dirección Regional Quindío, y autorizar su constitución. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO. DELEGACIÓN. Delegar en la Secretaría General y en los Directores Regionales del ICBF la facultad para constituir Cajas Menores en sus respectivas sedes administrativas y centros zonales. Ir al inicio ARTÍCULO SEGUNDO. CONSTITUCIÓN. La Secretaria General y los Directores Regionales del ICBF, según la justificación técnica y económica establecerán el número de cajas menores y autorizarán la creación de las mismas con base en el Decreto No. 2768 del 28 de diciembre de 2012, emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y designarán mediante resolución a los servidores públicos responsables, quienes deberán contar con la debida idoneidad técnica y las calidades éticas y morales para el manejo de los recursos públicos. En el acto de constitución se especificará la cuantía fijada para cada rubro presupuestal, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. PARÁGRAFO PRIMERO. Para su constitución se deberá expedir previamente el Certificado de Disponibilidad

Presupuestal en el aplicativo gubernamental que contendrá cada uno de los rubros presupuestales que se van a afectar. PARÁGRAFO SEGUNDO. Copia de la resolución de constitución de cada Caja Menor deberá ser enviada a los Grupos de Tesorería y de Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera. Ir al inicio ARTÍCULO TERCERO. DE LA ORDENACIÓN DEL GASTO. En la Dirección General, para la ordenación del gasto de las cajas menores constituidas, estarán a cargo de la Secretaría General, de las Direcciones Administrativa y de Gestión Humana y de la Oficina Asesora Jurídica, según corresponda. Ir al inicio ARTÍCULO CUARTO. REGISTRO. La constitución de las Cajas Menores y las operaciones financieras que se deriven de su manejo deben ser registradas en el Módulo de Gestión Caja Menor del SIIF Nación, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal. Esto incluye los procesos relacionados con la ingresos de apertura y reembolso, egresos, pagos, reintegro, solicitudes de reembolso, legalización y cierre presupuestal, una vez sea expedida la resolución de constitución por parte de la Dirección General y la Dirección Regional, según sea el caso. PARÁGRAFO. El registro en el SIIF Nación estará a cargo de los servidores públicos o quién haga sus veces en las Direcciones Regionales y en el Grupo Financiero de la Dirección General a quienes se les ha asignado el perfil de Gestión Presupuesto de Gastos, de Pagador Regional, de Gestión Contable y el Cuentadante, que es designado mediante resolución para el manejo de la caja menor y quién debe estar creado como usuario ante el

Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Perfil Gestión Caja Menor. Ir al inicio ARTÍCULO QUINTO. CUANTÍA DE LAS CAJAS MENORES. Las cuantías aprobadas son las siguientes: <Ver modificaciones en Notas de Vigencia>

No. REGIONAL CENTRO_ZONAL VR. APROBADO

PARA CONSTITUCION 1 ANTIOQUIA DIRECCION REGIONAL $ 4.796.000

Total Antioquia 1 2 ATLANTICO GRUPO ADMINISTRATIVO $ 1.178.443 3 ATLANTICO GRUPO DE ASISTENCIA TECNICA - $ 3.669.178

NUEVA 4 ATLANTICO GRUPO JURIDICO $ 5.040.080

Total Atlántico 3 $ 9.887.701

No. REGIONAL CENTRO_ZONAL VR. APROBADO

PARA CONSTITUCION 5 BOGOTA GRUPO JURIDICO $ 7.267.795

Total Bogotá 1 6 BOYACA GRUPO DE ASISTENCIA TECNICA – $ 8.064.128

NUEVA 7 BOYACA DIRECCION REGIONAL $ 5.090.481

Total Boyacá 2 8 CALDAS GRUPO JURIDICO $ 1.008.016

Total Caldas 1 9 CAQUETA DIRECCION REGIONAL $ 2.016.032

Total Caquetá 1 10 CUNDINAMARCA GRUPO ADMINISTRATIVO $ 5.006.715 11 CUNDINAMARCA GRUPO JURIDICO $ 4.636.874

Total Cundinamarca 2 12 DIRECCION GENERAL DIRECCION ADMINISTRATIVA $ 2.520.040

13 DIRECCION GENERAL DIRECCION GESTION HUMANA $ 8.568.136 14 DIRECCION GENERAL OFICINA ASESORA JURIDICA $ 3.528.056 15 DIRECCION GENERAL SECRETARIA GENERAL $ 3.179.349 Total Dirección General 4 16 GUAJIRA GRUPO ADMINISTRATIVO $ 2.520.040 <4.520.040> <3> 17 GUAJIRA C.Z. FONSECA $ 3.661.366 18 GUAJIRA C.Z. M Al CAO $ 3.661.366 19 GUAJIRA C.Z. MANAURE $ 3.661.366 20 GUAJIRA C.Z PROTECCION 2 $ 3.659.098 Total Guajira 5 21 HUILA GRUPO ADMINISTRATIVO $ 1.959.341 22 HUILA C.Z. GARZON $ 403.206 23 HUILA C.Z. LA PLATA $ 403.206 24 HUILA C.Z. NEIVA $ 1.047.329 25 HUILA C.Z. LA GAITANA $ 1.008.016 26 HUILA C.Z. PITALITO $ 604.810 27 HUILA GRUPO JURIDICO $ 1.255.988 <1.958.788>

<1> Total Huila 7 28 MAGDALENA GRUPO ADMINISTRATIVO $ 2.085.585 29 MAGDALENA GRUPO JURIDICO $ <1.613.930>

<2> Total Magdalena 1

No. REGIONAL CENTRO_ZONAL VR. APROBADO

PARA CONSTITUCION 30 QUINDIO GRUPO ADMINISTRATIVO $ 1.008.016 31 QUINDIO GRUPO JURIDIO - NUEVA $ 302.405

Total Quindío 2 32 SANTANDER GRUPO ADMINISTRATIVO $ 4.032.064 33 SANTANDER GRUPO JURIDICO $ 504.008 34 SANTANDER C.Z. LUIS CARLOS GALAN SARMIENTO $ 2.016.032 35 SANTANDER C.Z. MALAGA $ 838.669 36 SANTANDER C.Z. SAN GIL $ 519.128 37 SANTANDER C.Z. FLORESTA $ 1.008.016 38 SANTANDER C.Z. SOCORRO $ 726.780 39 SANTANDER C.Z. VELEZ $ 1.008.016 Total Santander 8 40 SAN ANDRES GRUPO JURIDICO $ 3.628.858

Total San Andrés 1 41 TOLIMA DIRECCION REGIONAL $ 1.814.429 42 TOLIMA GRUPO JURIDICO $ 1.713.627

Total Tolima 2 43 TOTAL GENERAL $ 110.620.088 <112.234.018> <Reenumerados a partir de la adición del 29> PARÁGRAFO. La cuantía máxima de cada una de las Cajas Menores incluye el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF), de acuerdo con los identificadores presupuestales contenidos en la estructura presupuestal para la vigencia fiscal 2015. Notas de Vigencia Ir al inicio ARTÍCULO SEXTO. Destinación. Los recursos de las Cajas Menores deben ser utilizados para sufragar los gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación, del Decreto No. 2710 del 26 de diciembre de 2014, “Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de

2015, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos”, que tengan el carácter de urgentes e indispensables, que sean para funcionamiento o inversión, de conformidad con el clasificador del gasto y en concordancia con los Lineamientos de Programación y Ejecución de Metas Sociales y Financieras vigentes. PARÁGRAFO PRIMERO. Sólo se podrá efectuar el pago de Viáticos y Gastos de Viaje por Caja Menor a servidores públicos de las Direcciones Regionales y Dirección General que deban viajar en comisión de servicios urgentes. Para el pago de Viáticos y Gastos de Viaje, se requiere que las comisiones se hayan autorizado mediante resolución suscrita por el Director Regional o Secretaría General. Estos recursos se deben legalizar dentro de los cinco (5) días siguientes al cumplimiento de la comisión. PARÁGRAFO SEGUNDO. Podrán destinarse recursos de las cajas menores para los gastos de alimentación que sean indispensables con ocasión de reuniones de trabajo requeridas para la atención exclusiva de la Dirección General, siempre que el Director asista y autorice el gasto por escrito. PARÁGRAFO TERCERO. Para efectuar un gasto y su registro se debe tener presente el clasificador del gasto establecido en los Lineamientos de Programación y Ejecución de Metas Sociales y Financieras vigentes, verificando que exista el saldo disponible en cada identificador presupuestal. Ir al inicio ARTÍCULO SEPTIMO. PÓLIZA DE MANEJO. Los servidores públicos designados para el manejo de las Cajas Menores están amparados bajo la Póliza de Seguro de Manejo Global para Entidades Oficiales contratada por el ICBF, la cual ampara a todos los servidores públicos de planta.

Ir al inicio ARTÍCULO OCTAVO. PROHIBICIONES. No se podrán realizar con fondos de Cajas Menores las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.

2. Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización.

3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deben constar por escrito.

4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el Almacén o en el depósito de la respectiva Dirección

Regional o Dirección General.

7. Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en las Direcciones Regionales, cuya urgencia y razones se encuentren plenamente sustentadas.

8. Para gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

PARÁGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una Caja Menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad, en el SIIF Nación. Ir al inicio ARTÍCULO NOVENO. MANEJO DE LOS RECURSOS. El manejo de los recursos de las Cajas Menores en las Direcciones Regionales y en la Dirección General, se hará a través de una Cuenta Corriente según lo estipulado

en el artículo 9 del Decreto No 2768 de 2012 del Ministerio de Hacienda y Crédito Púbico y de acuerdo con la normatividad vigente expedida por el ICBF. Para la Operatividad de una Caja Menor el funcionario responsable por resolución debe estar creado ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Perfil Gestión Caja Menor. PARÁGRAFO PRIMERO. El Responsable de la Caja Menor - Cuentadantesólo podrá mantener en efectivo y como máximo valor el equivalente al veinte por ciento (20%) del monto total de dicha Caja y será responsable de la custodia y disponibilidad de dichos recursos. PARÁGRAFO SEGUNDO. Para el manejo de los recursos en efectivo se deberá expedir un vale provisional a nombre del servidor público al cual se le hizo entrega del dinero, quien deberá firmar con el número de la cédula de ciudadanía, indicando además la fecha y hora de recibo. La legalización del vale provisional se deberá realizar dentro de los dos (2) días hábiles posteriores a la fecha de su expedición. El vale provisional deberá reemplazarse por los soportes documentales, como facturas, recibos de pago y los demás que cumplan con los requisitos, de acuerdo con las normas vigentes. En caso de no ser posible la presentación de los soportes en el tiempo establecido en este parágrafo, el servidor público responsable del manejo de la Caja Menor podrá ampliar el plazo de la legalización, dependiendo del caso, en máximo cuatro (4) días calendario. PARÁGRAFO TERCERO. El servidor público responsable de la Caja Menor no puede ejecutar gastos por un monto superior al disponible en cada ítem presupuestal ni hacer unidad de caja en el momento de efectuar el

gasto. Ir al inicio ARTÍCULO DÉCIMO. REEMPLAZO TEMPORAL DEL RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR. Cuando el responsable de la Caja Menor deba ausentarse por vacaciones, licencia, comisión o cualquier tipo de permiso, el Director Regional y la Secretaria General, mediante resolución, deberán encargar a otro servidor público con la debida capacitación que deberá constar en acta. El titular deberá entregar cuando se retire y recibir cuando se reintegre, mediante Acta y con el respectivo arqueo, los fondos existentes, y los documentos que soportan los gastos, los cuales deben ser generado desde el aplicativo SIIF Nación. Ir al inicio ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. PAGOS POR CAJA MENOR. Los pagos que se efectúen con cargo a la Caja Menor deberán estar soportados con la respectiva factura, en la que debe constar el número de identificación o NIT del beneficiario, la fecha, el concepto del gasto, el valor unitario, el valor total y demás requisitos exigidos en las normas sobre la materia. Al momento de realizar el pago se deberán aplicar los descuentos de ley a que haya lugar, del orden nacional, distrital y territorial de conformidad con lo establecido en las disposiciones legales vigentes. PARÁGRAFO PRIMERO. Los Directores Regionales y la Secretaria General, en la Resolución de designación del Responsable para el manejo de la Caja Menor, deberá señalar el nombre del banco, el número y tipo de la cuenta en la cual se deben consignar los descuentos efectuados por las retenciones de ley. PARÁGRAFO SEGUNDO. Los Responsables del manejo de Caja Menor deberán realizar la consignación en las

cuentas señaladas para tal efecto, en el mismo mes en que se efectuó el descuento, y a más tardar el último día hábil del mes enviarán a la Pagaduría de la Dirección Regional y al Grupo Financiero de la Dirección General copia de la consignación, anexando la respectiva relación, en la cual se debe indicar: nombre del sujeto de retención, NIT, concepto, valor y porcentaje de la misma. PARÁGRAFO TERCERO. La falta de pago oportuno de la retención en la fuente y demás gravámenes genera intereses de mora y sanciones por parte de la DIAN, los cuales deberán ser asumidos por el servidor público responsable de la Caja Menor que no retuvo o que no consignó oportunamente. PARÁGRAFO CUARTO. El servidor público responsable de la Pagaduría en las Direcciones Regionales y el Coordinador del Grupo Financiero de la Dirección General deberán incluir estos valores en la declaración de Retención en la Fuente para ser girados a la DIAN, de acuerdo con el calendario establecido para cada vigencia fiscal. Ir al inicio ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. REEMBOLSOS. Los reembolsos se deben hacer en forma mensual en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo identificador presupuestal, o cuando se haya consumido más del setenta por ciento (70%) de alguno o todos los valores de los identificadores presupuestales afectados, lo que ocurra primero. En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un

corte de numeración y de fechas.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a

continuación se indican:

1. Que los gastos estén agrupados por identificadores presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

2. Que se registre la solicitud de reembolso en el SIIF Nación

3. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

4. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

5. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso.

6. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El servidor público que no efectué los reembolsos según lo estipulado en el artículo anterior incurrirá en incumplimiento de la norma lo que conllevara a sanciones disciplinarias.

Ir al inicio ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. LEGALIZACIÓN POR CAMBIO DE RESPONSABLE. En el evento en que se realice el cambio de responsable del manejo de la Caja Menor, el titular deberá hacer una legalización definitiva, reintegrando en las cuentas recaudadoras Regionales -Otros Ingresos-, el efectivo disponible resultante de la diferencia entre el valor total de la Caja Menor y los gastos efectuados según los soportes. Para la

Dirección General, la consignación se hará en la cuenta del Grupo Financiero de la Dirección General -Otros Ingresos-. El Director Regional y la Secretaria General constituirán nuevamente la Caja Menor designando al nuevo responsable. Ir al inicio ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. LEGALIZACIÓN DEFINITIVA AL FINALIZAR LA VIGENCIA. La legalización y cierre de las Cajas Menores constituidas en el ICBF durante la presente vigencia fiscal se hará según cronograma establecido previamente por parte de la Dirección Financiera, fecha en la cual se deberán legalizar y cerrar la totalidad de los gastos efectuados, reintegrando en las cuentas recaudadoras RegionalesOtros Ingresosel efectivo disponible resultante de la diferencia entre el valor total de la Caja Menor y los gastos efectuados de acuerdo con los soportes. Para la Dirección General, la consignación se hará en la cuenta del Grupo Financiero de la Dirección General -Otros Ingresos-, PARÁGRAFO. El servidor público responsable de la Caja Menor en las Direcciones Regionales y en la Dirección General responderá disciplinariamente por el incumplimiento de su legalización oportuna y por el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones a que hubiere lugar. Ir al inicio ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. RESOLUCIÓN DE RECONOCIMIENTO DEL GASTO. La Resolución de Reconocimiento del Gasto de que trata el numeral 6o del parágrafo primero del artículo décimo segundo deberá ser expedida por el Director Regional y la Secretaria General como Ordenador del Gasto, para cada uno de los reembolsos que efectúe el responsable de la Caja Menor, reconociendo la totalidad de los gastos efectuados.

Ir al inicio ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. ARQUEO DE LAS CAJAS MENORES. El Director Regional designará, mediante resolución al responsable o responsables de los arqueos a las Cajas Menores, garantizando que éstos se realicen una vez cada dos (2) meses para las regionales que constituyeron de una (1) a tres (3) cajas menores y cada tres (3) meses para aquellas que constituyeron más de tres (3) cajas menores. Los designados pueden ser, en las Direcciones Regionales, el Coordinador Financiero, el servidor público que desempeñe las funciones de Contador o un profesional del Grupo Financiero, dependiendo del número de Cajas Menores constituidas y de su localización. En la Dirección General, el designado debe ser el servidor público que desempeñe las funciones de Contador en el Grupo Financiero de la Dirección General, después de su constitución. En todas las revisiones se debe tener en cuenta que la información oficial es la que se encuentra registrada en el SIIF Nación. La copia de los arqueos realizados en las Direcciones Regionales y en la Dirección General debe ser enviada al Grupo de Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera, así como a la Oficina de Control Interno de la Dirección General, a más tardar al quinto día después de realizado dicho arqueo, con el fin de efectuar su correspondiente control y seguimiento. PARÁGRAFO PRIMERO. El servidor o servidores públicos responsables del arqueo deberán informar oportunamente al Coordinador Financiero o Administrativo en las Direcciones Regionales y a la Dirección Financiera, en la Dirección General deberá remitirse al Coordinador del Grupo Financiero y a la Dirección Financiera las observaciones o inconsistencias detectadas en el manejo de dichas cajas, para tomar las medidas

respectivas. PARÁGRAFO SEGUNDO. Los servidores públicos de la Dirección Financiera o cualquier otro servidor público en comisión de servicios y con delegación expresa, en ejercicio de las funciones de acompañamiento, seguimiento y control a las Direcciones Regionales y a la Dirección General, podrán practicar arqueos sobre las Cajas Menores constituidas para la vigencia fiscal 2015. Ir al inicio ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. RESPONSABILIDAD. Los servidores públicos designados para el manejo de las Cajas Menores serán responsables de la debida aplicación de lo establecido en las normas administrativas y fiscales que rigen su manejo y, en especial, del cumplimiento del Decreto 2768 del 28 de diciembre del 2012 expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, los lineamientos establecidos en la entidad y de lo estipulado en la presente Resolución. Ir al inicio ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. CANCELACIÓN DE LA CAJA MENOR. Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente. Ir al inicio ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. VIGILANCIA Y CONTROL. Además de la vigilancia y control que ejerce la Contraloría General de la República, de conformidad con lo estipulado en el Decreto 2768 del 28 de diciembre del 2012, el control sobre las Cajas Menores lo deberá ejercer el respectivo Ordenador del Gasto en cada una de las áreas de la Dirección General y la Dirección Regional. Los Responsables de las Cajas Menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y

manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a la Oficina de Control Interno. Ir al inicio ARTÍCULO VIGÉSIMO. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las anteriores Resoluciones y las demás disposiciones que le sean contrarias.

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los 26 ENE 2015 CRISTINA PLAZAS MICHELSEN Directora General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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