ICBF - Resolución 0292 de 2011

RESOLUCIÓN 292 DE 2011

(enero 26) Diario Oficial No. 48.031 de 3 de abril de 2011 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF <NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> Por la cual se delega una facultad y se dictan normas internas para la constitución, manejo y funcionamiento de las Cajas Menores de las Direcciones Regionales y la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar FamiliarCecilia de la Fuente de Lleras para la vigencia del 2011 Resumen de Notas de Vigencia NOTAS DE VIGENCIA: - Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de 18 de enero de 2012, 'por la cual se delega una facultad y se dictan normas internas para la constitución, manejo y funcionamiento de las Cajas Menores de las Direcciones Regionales y la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras para la vigencia del 2012' - Modificada por la Resolución 1001 de 23 de marzo de 2011, 'Por la cual se adiciona la Resolución No. 292 del 26 de enero de 2011' LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS En uso de sus facultades legales y estatutarias y CONSIDERANDO Que mediante la Resolución No. 001 de 3 de enero de 2011, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección

General del Presupuesto Público Nacional - se reglamentó la constitución y funcionamiento de las CAJAS MENORES para la presente vigencia. Que para la ejecución y operación de las Cajas Menores se hace necesario que el ICBF delegue la constitución y manejo de las Cajas Menores aprobadas y reglamente su funcionamiento. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO. DELEGACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> Delegar en la Secretaría General y en los Directores Regionales del ICBF la facultad para constituir Cajas Menores en sus respectivas sedes administrativas. ARTÍCULO SEGUNDO. CONSTITUCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> La Secretaria General y los Directores Regionales del ICBF, según las necesidades, constituirán las Cajas Menores sin superar en número las autorizadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Dirección General del ICBF y designarán mediante resolución a los servidores públicos responsables, quienes deberán contar con la debida idoneidad técnica y las calidades éticas y morales para el manejo de los recursos públicos. En el acto de constitución se especificará la cuantía fijada para cada rubro presupuestal, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. PARÁGRAFO PRIMERO. Para su constitución se deberá expedir previamente el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. PARÁGRAFO SEGUNDO. Copia de la resolución de constitución de cada caja menor deberá ser enviada a los Grupos de Tesorería, y de Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera.ARTÍCULO TERCERO. DE LA ORDENACIÓN DEL GASTO. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución

de Tesorería, y de Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera.ARTÍCULO TERCERO. DE LA ORDENACIÓN DEL GASTO. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> En la Dirección General, para este efecto, se autoriza la ordenación del gasto en la Secretaría General, la Oficina Asesora Jurídica, la Dirección Administrativa y la Dirección de Gestión Humana, quienes manejarán una (1) caja menor cada una, para un total de cuatro (4) cajas menores en la Dirección General. ARTÍCULO CUARTO. REGISTRO. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> La constitución de las Cajas Menores y las operaciones financieras que se deriven de su manejo deben ser registradas en el Subsistema Financiero SIF - Módulos de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad-, y en el SIIF Nación II.

PARÁGRAFO: El servidor público responsable de la pagaduría o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales y en el Grupo Financiero de la Dirección General deberá registrar la Caja Menor en el Módulo de Tesorería -Cajas Menores-, para que se generen los registros automáticos en Presupuesto y Contabilidad y en el SIIF Nación II.

El servidor público que desempeñe las funciones de Contador en las Direcciones Regionales y en el Grupo Financiero de la Dirección General, o quién haga sus veces deberá verificar que el registro haya afectado la cuenta contable "Cajas Menores". ARTÍCULO QUINTO. CUANTÍA DE LAS CAJAS MENORES. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución

92 de2012> Las cuantías aprobadas son las siguientes: No.

REGIONAL

AREA VALOR 1 Antioquia

SEDE REGIONAL

3,356,000 2 Antioquia

C.Z MEDELLIN N. ORIENTAL

632,000 3 Antioquia

C.Z MEDELLIN N. OCCIDENTAL

632,000 4 Antioquia

C.Z ABURRA NORTE

740,000 5 Antioquia

C.Z ABURRA SUR

581,000 6 Antioquia

C.Z BAJO CAUCA

410,000 7 Antioquia

C.Z LA MESETA

399,000 8 Antioquia

C.Z MAGDALENA MEDIO

399,000 9 Antioquia

C.Z OCCIDENTE

467,000 10 Antioquia

C.Z ORIENTE

840,000 11 Antioquia

C.Z POCE NUS

410,000 12 Antioquia

C.Z SUROESTE

644,000 13 Antioquia

C.Z PENDERISCO

473,000 14 Antioquia

C.Z URABA

632,000 15 Antioquia

C.Z ORIENTE MEDIO

680,000 Antioquia 15 11,295,000 1 Atlántico

SEDE REGIONAL

3,400,000 2 Atlántico

GRUPO JURIDICO

3,060,000 Atlántico 2 6,460,000 1 Bogotá

SEDE REGIONAL

3,400,000 2 Bogotá

C.Z. CIUDAD BOLIVAR

2,000,000 3 Bogotá

C.Z. TUNJUELITO

2,000,000 4 Bogotá

C.Z. USME

2,000,000 5 Bogotá

C.Z. SAN CRISTOBAL SUR

2,000,000 6 Bogotá

C.Z. KENNEDY ORIENTAL

2,000,000 7 Bogotá

C.Z. PUENTE ARANDA

2,000,000 8 Bogotá

C.Z. BOSA

2,000,000 9 Bogotá

C.Z. RAFAEL URIBE

2,000,000 10 Bogotá

C.Z. SANTAFE

2,000,000 11 Bogotá

C.Z. FONTIBON

2,000,000 12 Bogotá

C.Z. BARRIOS UNIDOS

2,000,00013 Bogotá

C.Z. ENGATIVA

2,000,000 14 Bogotá

C.Z. SUBA

2,000,000 15 Bogotá

C.Z. USAQUEN

2,000,000 16 Bogotá

C.Z. MARTIRES

2,000,000 17 Bogotá

C.Z. REVIVIR

2,000,000 Bogotá 17 35,400,000 1 Boyacá

GRUPO ADMINISTRATIVO

2,446,000 2 Boyacá

C.Z. TUNJA 2

2,317,000 3 Boyacá

C.Z. SOGAMOSO

2,317,000 4 Boyacá

C.Z. DUITAMA

2,317,000 5 Boyacá

C.Z. CHIQUINQUIRA

2,316,000 6 Boyacá

C.Z. GARAGOA

2,317,000 7 Boyacá

C. Z. SOATA

1,579,000 8 Boyacá

C.Z.COCUY

1,579,000 9 Boyacá

C.Z. MIRAFLORES

1,579,000 10 Boyacá

C.Z. OTACHE

1,787,000 11 Boyacá

C.Z. PUERTO BOYACA

1,579,000 12 Boyacá

C.Z. MONIQUIRA

1,579,000 Boyacá 12 23,712,000 1 Caldas

SEDE REGIONAL

2,100,000 2 Caldas

C.Z. DE OCCIDENTE

1,326,000 3 Caldas

C.Z. DE ORIENTE

1,326,000 4 Caldas C.Z. ORIENTEMANZANARES (sur oriente) 911,000 5 Caldas C.Z. DE PROTECCION (Manizales 2) 711,000 6 Caldas

C.Z. DEL NORTE

1,118,000 Caldas 6 7,492,000 1 Cauca

SEDE REGIONAL-ADMINISTRATIVA

3,400,000 2 Cauca

SEDE REGIONAL-JURIDICA

3,000,000 3 Cauca

C.Z. POPAYAN

1,701,000 4 Cauca

C.Z. CENTRO

800,000 5 Cauca

C.Z. NORTE

1,700,000 6 Cauca

C.Z. SUR

1,969,000 7 Cauca

C.Z. COSTA PACIFICA

1,500,000 Cauca 7 14,070,000 1 Caquetá

SEDE REGIONAL

2,300,000

2 Caquetá

C.Z. BELEN DE LOS ANDAQUIES

1,557,000 3 Caquetá

C.Z. PUERTO RICO

1,557,000 4 Caquetá

C.Z. FLORENCIA 1

1,352,000 5 Caquetá

C.Z. FLORENCIA 2

1,352,000 Caquetá 5 8,118,000 1 Cesar

SEDE REGIONAL

3,400,000 2 Cesar

C.Z. VALLEDUPAR 1

826,000 3 Cesar

C.Z. CHIRIGUANA

826,000 4 Cesar

C.Z. AGUACHICA

826,000 Cesar 4 5,878,000 1 Cundinamarca

C.Z. CAQUEZA

412,000 2 Cundinamarca

C.Z. CH0C0NTA

472,0003 Cundinamarca

C.Z. FACATATIVA

583,000 4 Cundinamarca

C.Z. FUSAGASUGA

543,000 5 Cundinamarca

C.Z. GACHETA

533,000 6 Cundinamarca

C.Z. GIRARDOT

553,000 7 Cundinamarca

C.Z. LA MESA

713,000 8 Cundinamarca

C.Z. PACHO

553,000 9 Cundinamarca

C.Z. SOACHA

1,206,000 10 Cundinamarca

C.Z. VI LLETA

553,000 11 Cundinamarca

C.Z. ZIPAQUIRA

583,000 12 Cundinamarca

SEDE REGIONAL - GRUPO ADMINISTRATIVO

495,000

Cundinamarca 12 7,199,000 1 Choco

C.Z. QUIBDO

1,555,000 2 Choco

C.Z. ISTMINA

1,555,000 3 Choco

C.Z. TADO

1,555,000 Choco 3 4,665,000 1 Guajira

SEDE REGIONAL

1,991,000 2 Guajira

C.Z. RIOHACHA

1,228,000 3 Guajira

C.Z. FONSECA

1,287,000 4 Guajira

C.Z. MAICAO

1,228,000 Guajira 4 5,734,000 1 Huila

GRUPO ADMINISTRATIVO

3,283,000 2 Huila

C,Z NEIVA

1,004,000 3 Huila

C.Z. PITALITO

1,004,000 4 Huila

C.Z. LA PLATA

1,004,000 5 Huila

C.Z. GARZON

1,004,000 6 Huila C.Z. NEIVA 2 – Gaitana 1,004,000 Huila 6 8,303,000 1 Meta

SEDE REGIONAL-ADMINISTRATIVA

3,308,000 2 Meta

SEDE REGIONAL-GRUPO ASISTENCIA TECNICA

3,308,000 Meta 2 6,616,000 1 Magdalena

SEDE REGIONAL

3,158,000 2 Magdalena

C.Z. SANTA MARTHASUR

1,004,000 3 Magdalena

C.Z. SANTA MARTHA NORTE

1,004,000 4 Magdalena

C.Z. EL BANCO

1,004,000

5 Magdalena

C.Z. SANTA ANA

1,004,000 6 Magdalena

C.Z. DEL RIO

726,000 Magdalena 6 7,900,000 1 Nariño

SEDE REGIONAL

3,525,000 2 Nariño

C.Z. PASTO

1,050,000 3 Nariño

C.Z. PASTO

1,050,000 4 Nariño

C. Z. TU MACO

2,400,000 5 Nariño

C.Z. 1 PIALES

1,000,000 6 Nariño

C. Z. TUQUERRES

907,000 7 Nariño

C. Z. LA UNION

850,000 8 Nariño

C. Z. BARBACOAS

1,360,000 9 Nariño

C.Z. REMOLINO

1,100,000 Nariño 9 13,242,0001 Norte S/der

1 SEDE REGIONALGRUPO JURIDICO

3,060,000 Norte S/der 1 3,060,000 1 Quindío

GRUPO ADMINISTRATIVO

1,180,000 2 Quindío

C.Z. ARMENIA SUR

242,000 3 Quindío

C.Z. ARMENIA NORTE

851,000 Quindío 3 2,273,000 1 Santander

1 SEDE REGIONAL

2,627,000 Santander 1 2,627,000 1 San Andrés

SEDE REGIONAL

2,078,000 San Andrés 1 2,078,000 1 Tolima

GRUPO ADMINISTRATIVO

3,400,000

2 Tolima

C. Z. IBAGUE – IBAGUE

2,596,000 3 Tolima

C.Z. 1 BAGUE-GALAN

2,596,000 4 Tolima

C.Z. 1 BAGUE-JORDAN

2,596,000 5 Tolima

C.Z. LIBANO

2,116,000 6 Tolima

C.Z. LERIDA

2,116,000 7 Tolima

C.Z. CHAPARRAL

2,116,000 8 Tolima

C.Z. ESPINAL

2,388,000 9 Tolima

C.Z. HONDA

1,864,000 10 Tolima

C.Z. PURIFICACION

1,864,000 Tolima 10 23,652,000 1 Valle

ADMINISTRACION SEDE-Jurídico

3,060,000 Valle 1 3,060,000 1 Dirección General Dirección Administrativa 4,040,000 2 Dirección General Secretaria General 3,413,000 3 Dirección General Dirección Gestión Humana 5,522,000 4 Dirección General Oficina Jurídica 3,413,000 Dirección General 4 16,388,000 TOTAL 131 219,222,000 <Cuantías adicionadas por el artículo 1 de la Resolución 1001 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> No.

DIRECCION

REGIONAL

ÁREA

RESPONSABLE

TOPE MAXIMO

DE

CONSTITUCIÓN

1 Atlántico C.Z. Norte Centro Histórico 3.200.000 2 Atlántico Sur Occidente 2.500.000 3 Atlántico Sur Oriente 2.000.000 4 Atlántico Hipódromo 2.500.000 TOTAL 10.200.000 Notas de Vigencia - Cuantías adicionadas por el artículo 1 de la Resolución 1001 de 23 de marzo de 2011.

Atlántico Sur Oriente 2.000.000 4 Atlántico Hipódromo 2.500.000 TOTAL 10.200.000 Notas de Vigencia - Cuantías adicionadas por el artículo 1 de la Resolución 1001 de 23 de marzo de 2011.

PARÁGRAFO: La cuantía máxima de cada una de las Cajas Menores incluye el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF), de acuerdo con los identificadores presupuéstales contenidos en la estructura presupuestal para la vigencia fiscal 2011.

ARTÍCULO SEXTO. DESTINACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> Los recursos de las Cajas Menores deben ser utilizados para sufragar los gastos identificados y definidos en los conceptosdel Presupuesto General de la Nación, del Decreto No. 4803 del 29 de diciembre de 2010, "Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2011, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos", que tengan el carácter de urgentes, que sean para funcionamiento o inversión, de conformidad con el clasificador del gasto y en concordancia con los Lineamientos de Programación y Ejecución de Metas Sociales y Financieras vigentes.

PARÁGRAFO: Sólo se podrá efectuar el pago de Viáticos y Gastos de Viaje por Caja Menor a servidores públicos de las Direcciones Regionales y Dirección General que deban viajar en comisión de servicios urgentes.

Para el pago de estos Viáticos y Gastos de Viaje se requiere que las comisiones se hayan autorizado mediante resolución suscrita por el Director Regional o Secretaría General. Estos recursos se deben legalizar dentro de los cinco (5) días siguientes al cumplimiento de la comisión. ARTÍCULO SÉPTIMO. PROHIBICIONES. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> No se podrán realizar con fondos de Cajas Menores las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.

2. Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización.

3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deben constar por escrito.

4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el Almacén o en el depósito de la respectiva Dirección

Regional o Dirección General.

7. Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en las Direcciones Regionales, cuya urgencia y razones se encuentren plenamente sustentadas.

8. Para gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

PARÁGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una Caja Menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad. ARTÍCULO OCTAVO. MANEJO DE LOS RECURSOS. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92

reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad. ARTÍCULO OCTAVO. MANEJO DE LOS RECURSOS. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> El manejo de los recursos de las Cajas Menores en las Direcciones Regionales y en la Dirección General, se hará a través de una Cuenta Corriente, según lo establecido en el artículo 65 de la Resolución No. 1615 de 2006. No obstante, de conformidad con el artículo 10 de la Resolución No. 001 de 2011 del Ministerio de Hacienda y Crédito Púbico se podrá manejar en efectivo hasta 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes. PARÁGRAFO PRIMERO. El Responsable de la Caja Menor sólo podrá mantener en efectivo y como máximo valor el equivalente al 20% del monto total de dicha Caja y será responsable de la custodia y disponibilidad de dichos recursos. PARÁGRAFO SEGUNDO. Para el manejo de los recursos en efectivo se deberá expedir un vale provisional a nombre del servidor público al cual se le hizo entrega del dinero, quien deberá firmar con el número de la cédula de ciudadanía, indicando además la fecha y hora de recibo. La legalización del vale provisional se deberá realizar dentro de los dos (2) días hábiles posteriores a la fecha de su expedición. El vale provisional deberá reemplazarse por los soportes documentales, como facturas, recibos de pago y los demás que cumplan con los requisitos, de acuerdo con las normas

vigentes. En caso de no ser posible la presentación de los soportes en el tiempo establecido en este parágrafo, el servidor público responsable del manejo de la Caja Menor podrá ampliar el plazo de la legalización, dependiendo del caso, en máximo cuatro (4) días calendario. ARTÍCULO NOVENO. REEMPLAZO TEMPORAL DEL RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> Cuando el responsable de la Caja Menor deba ausentarse por vacaciones, licencia, comisión o cualquier tipo de permiso, el Director Regional y la Secretaria General, mediante resolución, deberán encargar a otro servidor público. El titular deberá entregar cuando se retire y recibir cuando se reintegre, mediante Acta y con el respectivo arqueo, los fondos existentes, los libros respectivos y los documentos que soportan los gastos.ARTÍCULO DÉCIMO. APERTURA DE LIBROS. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> Los servidores públicos responsables de las Cajas Menores procederán a la apertura de los siguientes libros: Libro de Caja, Libro de Bancos y Libro de Control Presupuestal, en donde se contabilizarán diariamente las operaciones que afecten dicha caja, de conformidad con los comprobantes que respalden cada operación. ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. LIBRO DE CAJA. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> Su apertura se efectúa para registrar y controlar el efectivo correspondiente al 20% estipulado en el parágrafo primero del artículo octavo de la presente resolución. En él se debe registrar el nombre del beneficiario, el concepto, la cuantía y la fecha del desembolso, en los términos que para el efecto establece el parágrafo segundo del precitado artículo octavo .

parágrafo primero del artículo octavo de la presente resolución. En él se debe registrar el nombre del beneficiario, el concepto, la cuantía y la fecha del desembolso, en los términos que para el efecto establece el parágrafo segundo del precitado artículo octavo . ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. LIBRO DE BANCOS. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> El Libro de Bancos se diligenciará a partir de la apertura de la cuenta corriente destinada para el manejo de los fondos, con el débito del primer valor recibido por el servidor público responsable de la Caja Menor. En este libro se deberán anotar cada uno de los movimientos que afecten el valor de la Caja Menor. Se registrarán como débito, los ingresos que se generen por devoluciones o anulaciones de pagos y, como crédito, el Gravamen a los Movimientos Financieros, con el fin de llevar el saldo exacto del efectivo. ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. LIBRO DE CONTROL PRESUPUESTAL. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> A este libro se le deberá dar apertura por cada ítem presupuestal y el valor que haya sido autorizado en la Resolución de Constitución de la Caja Menor. PARÁGRAFO PRIMERO. Para efectuar un gasto y su registro se debe tener presente el clasificador del gasto establecido en los Lineamientos de Programación y Ejecución de Metas Sociales y Financieras vigentes, verificando que exista el saldo disponible en cada identificador presupuestal. PARÁGRAFO SEGUNDO. El servidor público encargado de la Caja Menor no puede ejecutar gastos por un monto superior al disponible en cada ítem presupuestal ni hacer unidad de caja en el momento de efectuar el gasto.

exista el saldo disponible en cada identificador presupuestal. PARÁGRAFO SEGUNDO. El servidor público encargado de la Caja Menor no puede ejecutar gastos por un monto superior al disponible en cada ítem presupuestal ni hacer unidad de caja en el momento de efectuar el gasto. ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. PAGOS POR CAJA MENOR. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> Los pagos que se efectúen con cargo a la Caja Menor deberán estar soportados con la respectiva factura, en la que debe constar el número de identificación o NIT del beneficiario, la fecha, el concepto del gasto, el valor unitario, el valor total y demás requisitos exigidos en las normas sobre la materia. Al momento de realizar el pago se deberán aplicar los descuentos de ley a que haya lugar, de conformidad con lo establecido en las disposiciones legales vigentes. PARÁGRAFO PRIMERO. Los Directores Regionales y la Secretaria General, en la Resolución de designación del Responsable, deberán señalar el nombre del banco y el número y tipo de la cuenta en la cual se deben consignar los descuentos efectuados por las retenciones de ley. PARÁGRAFO SEGUNDO. Los Responsables del manejo de Caja Menor deberán realizar la consignación en las cuentas señaladas para tal efecto, en el mismo mes en que se efectuó el descuento, y a más tardar el último día hábil del mes enviarán a la Pagaduría de la Dirección Regional y al Grupo Financiero de la Dirección General copia de la consignación, anexando la respectiva relación, en la cual se debe indicar: nombre del sujeto de retención, NIT, concepto, valor y porcentaje de la misma. PARÁGRAFO TERCERO. La falta de pago oportuno de la retención en la fuente y demás gravámenes genera intereses

porcentaje de la misma. PARÁGRAFO TERCERO. La falta de pago oportuno de la retención en la fuente y demás gravámenes genera intereses de mora y sanciones por parte de la DIAN, los cuales deberán ser asumidos por el servidor público responsable de la Caja Menor que no retuvo o que no consignó oportunamente. PARÁGRAFO CUARTO. El servidor público responsable de la Pagaduría en las Direcciones Regionales y el Coordinador del Grupo Financiero de la Dirección General deberán incluir estos valores en la declaración de Retención en la Fuente para ser girados a la DIAN, de acuerdo con el calendario establecido para cada vigencia fiscal. ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. REEMBOLSOS. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> Los reembolsos se deben hacer en forma mensual en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo identificador presupuestal, o cuando se haya consumido más del setenta por ciento (70%) de alguno o todos los valores de los identificadores presupuestaos afectados, lo que ocurra primero . ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. LEGALIZACIÓN DEFINITIVA POR CAMBIO DE RESPONSABLE. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> En el evento en que se realice el cambio de responsable del manejo dela Caja Menor, el titular deberá hacer una legalización definitiva, reintegrando en las cuentas recaudadoras Regionales -Otros Ingresos-, el efectivo disponible resultante de la diferencia entre el valor total de la Caja Menor y los gastos

efectuados según los soportes. Para la Dirección General, la consignación se hará en la cuenta del Grupo Financiero de la Dirección General -Otros Ingresos-, El Director Regional y la Secretaria General constituirán nuevamente la Caja Menor designando al nuevo responsable. ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. LEGALIZACIÓN DEFINITIVA AL FINALIZAR LA VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> La legalización de las Cajas Menores constituidas en el ICBF durante la presente vigencia fiscal se hará según cronograma establecido previamente por parte de la Dirección Financiera, fecha en la cual se deberán legalizar la totalidad de los gastos efectuados, reintegrando en las cuentas recaudadoras Regionales -Otros Ingresosel efectivo disponible resultante de la diferencia entre el valor total de la Caja Menor y los gastos efectuados de acuerdo con los soportes. Para la Dirección General, la consignación se hará en la cuenta del Grupo Financiero de la Dirección General -Otros Ingresos-. PARÁGRAFO PRIMERO. El servidor público responsable de la Pagaduría de la Dirección Regional, y del Grupo Financiero de la Dirección General, al momento de la legalización o reembolso, exigirán el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que los gastos estén agrupados por identificadores presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

2. Que los documentos soportes presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con

identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

3. Que la fecha del comprobante de gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor, según el caso.

5. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 110

del Estatuto Orgánico del Presupuesto. PARÁGRAFO SEGUNDO. El servidor público responsable de la Caja Menor en las Direcciones Regionales y en la Dirección General responderá disciplinariamente por el incumplimiento de su legalización oportuna y por el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones a que hubiere lugar. ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. RESOLUCIÓN DE RECONOCIMIENTO DEL GASTO. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> La Resolución de Reconocimiento del Gasto de que trata el numeral 5 o del artículo anterior deberá ser expedida por el Director Regional y la Secretaria General como Ordenador del Gasto, para cada uno de los reembolsos que efectúe el responsable de la Caja Menor, reconociendo la totalidad de los gastos efectuados. ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. VIGILANCIA Y CONTROL. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> Además de la vigilancia y control que ejerce la Contraloría General de la República, de conformidad con lo estipulado en la Resolución No. 001 de enero 3 de 2011, el control sobre las Cajas Menores lo deberá ejercer el respectivo Ordenador del Gasto en cada una de las áreas de la Dirección General y la Dirección Regional.

estipulado en la Resolución No. 001 de enero 3 de 2011, el control sobre las Cajas Menores lo deberá ejercer el respectivo Ordenador del Gasto en cada una de las áreas de la Dirección General y la Dirección Regional. PARÁGRAFO. Los Responsables de las Cajas Menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a la Oficina de Control Interno. ARTÍCULO VIGÉSIMO. ARQUEO DE LAS CAJAS MENORES. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> El Director Regional designará, mediante resolución al responsable o responsables de los arqueos a las Cajas Menores, garantizando que éstos se realicen por lo menos una vez cada trimestre, después de su constitución . Los designados pueden ser, en las Direcciones Regionales, el Coordinador Administrativo o Financiero, el servidor público que desempeñe las funciones de Contador o un profesional del Grupo Financiero, dependiendo del número de Cajas Menores constituidas y de su localización. En la Dirección General, el servidor público que desempeñe las funciones de Contador en el Grupo Financiero de la Dirección General será el responsable de realizar por lo menos una vez cada trimestre el arqueo de las cajas menores, después de su constitución. La copia de los arqueos realizados en las Direcciones Regionales y en la Dirección General debe ser enviada a los Grupos de Tesorería y de Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera, así como a la Oficina de Control Interno de la Dirección General, a más tardar al quinto día de realizado dicho arqueo, con el fin de efectuar su correspondiente control y seguimiento.PARÁGRAFO PRIMERO. El servidor o servidores públicos responsables del arqueo deberán informar oportunamente

Oficina de Control Interno de la Dirección General, a más tardar al quinto día de realizado dicho arqueo, con el fin de efectuar su correspondiente control y seguimiento.PARÁGRAFO PRIMERO. El servidor o servidores públicos responsables del arqueo deberán informar oportunamente al Coordinador Financiero o Administrativo en las Direcciones Regionales y a la Dirección Financiera las observaciones o inconsistencias detectadas en el manejo de dichas cajas, para tomar las medidas respectivas. En la Dirección General, el servidor público responsable de los arqueos deberá informar oportunamente a la Oficina de Control Interno las observaciones o inconsistencias, con copia a la Dirección Financiera. PARÁGRAFO SEGUNDO. Los servidores públicos de la Dirección Financiera o cualquier otro servidor público en comisión de servicios y con delegación expresa, en ejercicio de las funciones de acompañamiento, seguimiento y control a las Direcciones Regionales y a la Dirección General, podrán practicar arqueos sobre las Cajas Menores constituidas para la vigencia fiscal 2011. ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO. PÓLIZA DE MANEJO. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> Los servidores públicos designados para el manejo de las Cajas Menores están amparados bajo la Póliza de Seguro de Manejo Global para Entidades Oficiales contratada por el ICBF, la cual ampara a todos los servidores públicos de planta. ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO. RESPONSABILIDAD. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92

de2012> Los servidores públicos designados para el manejo de las Cajas Menores serán responsables de la debida aplicación de lo establecido en las normas administrativas y fiscales que rigen su manejo y, en especial, del cumplimiento de la Resolución No. 001 del 3 de enero de 2011 expedida por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, de la Guía de Manejo de Cajas Menores, de los Procedimientos establecidos en la entidad y de lo estipulado en la presente Resolución. ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 92 de2012> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias, en especial, la Resolución No. 177 de 20 de enero de 2011, <sic, es 2010>.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los 26 ENE. 2011.

ELVIRA FORERO HERNANDEZ

Directora General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Derecho del Bienestar Familiar

ISBN 978-958-98873-3-2

Última actualización: 31 de diciembre de 2023 - (Diario Oficial No. 52.604 - 9 de diciembre de 2023)