ICBF - Resolución 13348 de 2016

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Índice RESOLUCIÓN 13348 DE 2016

(diciembre 23) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Por medio de la cual se adopta el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética de Auditoría del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS En uso de sus facultades legales y reglamentarias, en especial de las conferidas en el literal b) del artículo 28 de la Ley 7 de 1979, artículo 78 de la Ley 489 de 1998, artículos 6o y 13o de la Ley 87 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia, en su artículo 209 en armonía con el artículo 269 establece la existencia de un Control Interno en todos los ámbitos de la Administración Pública. Que en desarrollo del artículo 209 de la Carta Magna, el Congreso de la República expidió la Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, la cual establece en su artículo 6o que “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”. Que la precitada ley en su artículo 8o dispuso que como parte de la aplicación de un apropiado sistema de control interno, el representante legal en cada organización deberá velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artículo 343 de la Constitución Nacional y demás disposiciones legales vigentes; estableciendo en el parágrafo del artículo 9o que como mecanismos de verificación y evaluación del control interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad”. Que mediante el Decreto 943 de 2014 (compilado en el Decreto 1083 de 2015) el Presidente de la República y el

Departamento Administrativo de la Función Pública adoptaron el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano (MECI 2014), el cual establece el componente de Evaluación Independiente como un conjunto de elementos de control que garantizan el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y los resultados de la entidad pública por parte de la Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga sus veces. Que el artículo 3 del Decreto 987 de 2012 deja en cabeza de la Oficina de Control Interno, las responsabilidades de asesorar a la Administración en materia de control interno, liderar el proceso de Auditoría Interna de la entidad, realizar la evaluación independiente del Sistema de Control Interno, evaluar la manera como la entidad está administrando los riesgos y fomentar el desarrollo de la cultura de control entre todos los servidores de la entidad. Que las normas de Auditoría Generalmente Aceptada (NAGA), emitidas por el Instituto de Auditores InternosIIA en el “Marco Internacional para la Práctica Profesional de Auditoría Interna" proporcionan un esquema estructurado y “...coherente que facilita el desarrollo, la interpretación y aplicación de conceptos, metodologías y técnicas de forma consiente útiles a una disciplina o profesión...”[1] teniendo en cuenta que “La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización".[2] Que conforme a las funciones del Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión establecidas en el artículo 8o de la Resolución 10232 de 2015 publicada en el Diario Oficial No. 49.715 de 3 de diciembre de 2015,

previo el estudio de las necesidades de la entidad y con el fin de focalizar la actividad de la auditoría interna, se considera viable y necesario adoptar un Estatuto de Auditoria Interna, de manera que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar cuente con una herramienta que reglamente dicha labor. Que de acuerdo a lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

CAPITULO I.

OBJETO, PROPOSITO, ALCANCE DEL ESTATUTO Y DE LA AUDITORÍA INTERNA.

ARTÍCULO 1o. OBJETO. Adoptar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética de Auditoría del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, según lo dispuesto en la presente resolución. ARTÍCULO 2o. PROPÓSITO. El Estatuto de Auditoría Interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, tiene por objetivo establecer y comunicar el propósito, la autoridad y la responsabilidad que define el marco de actuación de Auditoría Interna, dentro del cual desarrolla sus actividades, con el fin de contribuir al logro de los objetivos Organizacionales y generar directrices que permitan alcanzar la misión de la función de Auditoria Interna. ARTÍCULO 3o. ALCANCE. Las actividades de Auditoría Interna cubren todos los procesos, las políticas, las normas técnicas, los procedimientos, las actividades, los reglamentos y demás disposiciones aplicables; de igual forma, cubren todas las áreas, regionales, centro zonales y demás niveles del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. ARTÍCULO 4o. CONTROL INTERNO. Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por

una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.[3] ARTÍCULO 5o. OBJETO DE LA AUDITORÍA INTERNA. Determinar las actividades, operaciones y actuaciones de la auditoría interna, así como la administración de información y los recursos, el acceso a los registros, al personal y a los bienes relevantes de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la alta dirección; para ello desarrollará el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación para ser adoptados por la entidad de acuerdo a lo establecido en la Ley 87 de 1993.[4] La actividad de auditoría interna deberá evaluar y contribuir efectivamente a la mejora de los procesos, mejora en la gestión de riesgos, a través de la evaluación sobre la idoneidad de los controles, para lo cual desarrollará su labor a través de un enfoque sistemático y disciplinado.

ARTÍCULO 6o. ALCANCE DE LOS SERVICIOS DE AUDITORIA Y DE ASESORIA. El alcance de los

servicios de Auditoría comprende la verificación de la existencia, nivel de desarrollo y grado de efectividad del control interno, así como la gestión de riesgos para el logro de los objetivos organizacionales. El alcance de los servicios de asesoría estará enmarcado en actividades relacionadas con orientaciones técnicas para la mejora en la estructura y gestión del riesgo, garantizando la independencia y aportando recomendaciones para el logro de los objetivos. La asesoría se prestará mediante: a) La participación en Comités permanentes o temporales, formalmente establecidos. Participación que será con voz pero sin voto. b) La participación en equipos de proyectos, a solicitud o requerimiento de las áreas interesadas. c) La participación en la autoevaluación de los controles. d) La contribución al fomento de la cultura del control y del autocontrol, promoviendo la ética y los valores de la organización y la gestión y responsabilidad eficaces en el desempeño. e) La formulación de recomendaciones para la atención, con oportunidad y calidad de los requerimientos que realicen los entes externos de control, cuando lo soliciten las áreas responsables de atenderlos. PARÁGRAFO. La prestación de los servicios de asesoría estará supeditada a la disponibilidad de recursos y al potencial de los trabajos de asesoría para agregar valor. Estas actividades deberán ser programadas y puestas a consideración del Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión (o quien haga sus veces), con el fin de formalizar sus actividades y alcances, garantizando la independencia y objetividad del personal de Auditoría.

CAPITULO II.

AUTORIDADES, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

ARTÍCULO 7o. COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. El Comité

Coordinador del Sistema Integrado de Gestión, hará las veces de comité de auditoría y estará conformado de acuerdo con lo dispuesto en la Resolución No. 10232 de 2015, así como las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. ARTÍCULO 8o. FUNCIONES DEL COMITE DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión tendrá sus funciones de acuerdo con lo dispuesto en la Resolución No. 10232 de 2015, así como las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, en especial le corresponde Aprobar el Programa Anual de Auditoría presentado por la Oficina de Control Interno.

CAPITULO III.

DEL AUDITOR INTERNO, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

Ir al inicio ARTÍCULO 9o. RESPONSABILIDADES DE LA AUDITORIA INTERNA. La Oficina de Control Interno, bajo el liderazgo del Jefe de Control Interno, en el cumplimiento de su función evaluadora y asesora, será responsable de. a) Establecer un programa anual basado en los riesgos de la organización, que incluya las solicitudes del Director General y Directivos y del Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión, a fin de determinar las prioridades de la actividad de auditoría interna. Dicho programa debe ser consistente con las metas de la organización y se debe asegurar que los recursos de auditoría interna sean apropiados, suficientes y eficazmente asignados para cumplirlo. b) Comunicar el programa y los requerimientos de recursos de la actividad de Auditoria Interna, incluyendo los cambios provisionales significativos, al Director General y al Comité Coordinador del Sistema Integrado de

Gestión para su revisión y aprobación. También se debe comunicar el impacto de cualquier limitación de recursos. c) Informar periódicamente al Director General y al Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión sobre la actividad de Auditoría en lo referente al propósito, autoridad, responsabilidad y desempeño del programa. d) Evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno, la gestión de riesgos de la entidad y proponer recomendaciones para mejorarlos. e) Elaborar informe con el resultado del trabajo de auditoría o asesoría y comunicarlo a quienes puedan asegurar que se dé a los resultados el tratamiento adecuado. f) Incluir en el informe exposiciones de riesgos, cuestiones de control otros asuntos necesarios o requeridos por la alta dirección y el Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión. g) Establecer desde su competencia, un proceso de seguimiento para asegurar que los planes de mejoramiento producto de las auditorías se han gestionado adecuadamente y verificar la eficacia de las acciones implementadas. Del resultado del seguimiento informará a la Alta dirección y al Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión. h) Informar y realizar recomendaciones al Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión cuando la Auditoría Interna considere que se ha aceptado un nivel de riesgo residual inaceptable para la entidad y que no se han implementado las acciones de mejora requeridas. i) Informar al Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión, cuando la Auditoría Interna identifique incumplimientos o materialización de riesgos que impactaron negativamente a la entidad y al cumplimiento de sus objetivos, recomendando al funcionario directivo responsable, el adelantar la investigación administrativa pertinente e informar de los resultados a la Oficina de Control Interno Disciplinario y/o instancias

correspondientes para las acciones que se requieran. j) Desarrollar y mantener un programa de aseguramiento y mejora de la calidad, el cual respalde la calidad de las actividades de Auditoría Interna y el cumplimiento de las Normas Internacionales de Auditoria. Comunicar los resultados del programa de aseguramiento y mejora de la calidad a la alta dirección. k) Utilizar las tecnologías y herramientas disponibles que le permitan realizar su labor con eficiencia y confiabilidad. Además, considerar los procedimientos, políticas y estándares de operación definidos en el Procedimiento de Auditorías Internas.

1. Coordinar actividades con otros proveedores internos y externos de servicios de auditoría y asesoría para asegurar una cobertura adecuada y optimizar recursos. m) Evaluar el riesgo sobre posibles actos de corrupción y cómo la organización gestiona este riesgo. La Entidad definirá las estrategias necesarias para la prevención, detección y respuesta a riesgos sobre posibles actos de corrupción. n) Fomentar el desarrollo de la cultura del control, basada en la ética y los valores de la entidad.

ARTÍCULO 10o. INDEPENDENCIA Y OBJETIVIDAD. La actividad de Auditoría Interna debe ser independiente y los Auditores Internos deben ser objetivos en el cumplimiento de su trabajo. Para asegurar la independencia y la actitud mental objetiva, la actividad de auditoría interna estará libre de la interferencia de cualquier persona de la organización, incluidas cuestiones como la selección de auditorías, el alcance, los procedimientos, la frecuencia, la duración o el contenido del informe de Auditoría. Los Auditores Internos no tendrán ninguna responsabilidad operativa directa o autoridad sobre ninguna de las actividades auditadas. En consecuencia, ellos no podrán diseñar o implementar los controles internos, desarrollar

los procedimientos, instalar sistemas, gestionar los riesgos o dedicarse a cualquier otra actividad que pueda alterar su juicio. Los Auditores Internos deben exhibir el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información acerca de la actividad o proceso examinado. Los Auditores Internos deben hacer una evaluación equilibrada de todas las circunstancias pertinentes y no ser indebidamente influenciados por sus propios intereses o por otros en la formación de sus juicios. ARTÍCULO 11o. DE LA CONFIDENCIALIDAD DEL AUDITOR INTERNO. El auditor interno en cumplimiento de las normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGA), en desarrollo de su actividad de auditoría interna, deberá manejar la información que le sea otorgada de manera confidencial y la misma no deberá ser divulgada sin la debida autorización, quedando sujeto a las normas que amparan ésta circulación restringida de la información. En desarrollo de sus actividades, deberá observar lo dispuesto en el Código de Ética del Auditor Interno adoptado en este acto administrativo, el cual hace parte de la presente Resolución y en cumplimiento del parágrafo del artículo 9 de la ley 87 de 1993. ARTÍCULO 12o. AUTORIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA. El Jefe de la Oficina de Control Interno, así como los Auditores Internos responderán con estricta responsabilidad por la confidencialidad y la salvaguarda de la información y de los registros, para lo cual están autorizados a. · Proyectar recursos, establecer frecuencias, seleccionar temas, determinar alcances de trabajo y aplicar las técnicas requeridas para cumplir los objetivos de auditoría.

· Acceder a todos los registros, información, bases de datos, personal y bienes de la entidad que sean necesarios para lograr el objetivo y alcance de la Auditoría, incluso aquellos bajo el control de terceros. · Solicitar la colaboración necesaria del personal en las áreas de la entidad en las cuales se desempeñan las Auditorías, así como de otros servicios especializados propios y ajenos a la organización. · Desarrollar pruebas de vulnerabilidades técnicas y humanas que permitan identificar potenciales riesgos para la organización que comprometan la confidencialidad e integridad de la información y recursos de la organización. Los Auditores Internos no están autorizados a. · Desempeñar tareas de naturaleza operativa, de control interno o de coordinación que son responsabilidad de la administración. · Iniciar o aprobar transacciones ajenas a la Oficina de Control Interno. · Realizar auditorías en las que pudieran tener conflictos de interés. · Dirigir las actividades de cualquier empleado de la organización que no sea de la Oficina de Control Interno, con la excepción de los empleados que hayan sido asignados apropiadamente a los equipos de auditoría o a colaborar de alguna forma con los auditores internos. · Gestionar los riesgos de la organización, con excepción de la gestión de los riesgos correspondientes a la actividad de Auditoría Interna. ARTÍCULO 13o. RECONOCIMIENTO DE LA DEFINICIÓN DE AUDITORÍA, LAS NORMAS Y EL CODIGO DE ETICA COMO GUIAS PARA EL EJERCICIO DE LA AUDITORIA INTERNA. La actividad de Auditoría Interna en el ICBF se autorregulará mediante la adopción de las guías emitidas por el Instituto de Auditores Internos y adaptadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública, incluyendo la

definición de Auditoría Interna, el Código de Ética y las Normas Internacionales para el ejercicio profesional de la Auditoría Interna. La aplicación y el cumplimiento de las Normas emitidas por el Instituto de Auditores Internos se hará siempre en concordancia con las normas que regulen la actividad de auditoría en el país emitidas por Departamento Administrativo de la Función Pública. Ir al inicio ARTÍCULO 14o. CÓDIGO DE ÉTICA DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORIA INTERNA. Con el presente Estatuto, también se adopta el Código de Ética de la actividad de Auditoría Interna que se aplicará a los profesionales que proveen servicios de auditoría y asesoría en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, con el propósito de promover una cultura ética en el ejercicio de la Auditoría Interna en la entidad. Este Código no reemplaza, ni modifica ningún código de la organización, y se emite en los siguientes términos. Principios Se espera que los auditores internos apliquen y cumplan los siguientes principios. Integridad La integridad de los auditores internos establece confianza y, consiguientemente, provee la base para confiar en su juicio. Objetividad Los auditores internos exhiben el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser examinado. Los Auditores internos hacen una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o por otras personas. Confidencialidad Los auditores internos respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no la divulgan sin la debida autorización, a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo.

Competencia Los auditores internos aplican el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios al desempeñar los servicios de auditoría interna. Reglas de Conducta

1. Integridad Los auditores internos. 1.1. Desempeñarán su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad. 1.2. Respetarán las leyes y divulgarán lo que corresponda de acuerdo con la ley y la profesión. 1.3. No participarán a sabiendas de una actividad ilegal o de actos que vayan en detrimento de la profesión de auditoría interna o de la organización. 1.4. Respetarán y contribuirán a los objetivos legítimos y éticos de la organización.

2. Objetividad 2.1. No participarán en ninguna actividad o relación que pueda perjudicar o aparente perjudicar su evaluación imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades o relaciones que puedan estar en conflicto con los intereses de la organización. 2.2. No aceptarán nada que pueda perjudicar o aparente perjudicar su juicio profesional. 2.3. Divulgarán todos los hechos materiales que conozcan y que, de no ser divulgados, pudieran distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión.

3. Confidencialidad Los auditores internos. 3.1. Serán prudentes en el uso y protección de la información adquirida en el transcurso de su trabajo. 3.2. No utilizarán información para lucro personal o de alguna manera que fuera contraria a la ley o en detrimento de los objetivos legítimos y éticos de la organización.

4. Competencia Los auditores internos. 4.1. Participarán sólo en aquellos servicios para los cuales tengan los suficientes conocimientos, aptitudes y

experiencia. 4.2. Desempeñarán todos los servicios de auditoría interna de acuerdo con las Normas para la Práctica Profesional de Auditoría Interna. 4.3. Mejorarán continuamente sus habilidades y la efectividad y calidad de sus servicios. El hecho de que una conducta particular no se halle contenida en estas Reglas de Conducta no impide que esta sea considerada inaceptable o como un descrédito y, en consecuencia, pueda disciplinarse a la luz de lo establecido en la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único) o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

CAPITULO IV.

DISPOSICIONES FINALES.

ARTÍCULO 15o. SOCIALIZACIÓN Y PUBLICACIÓN WEB. La Oficina de Control Interno realizará la socialización de este Estatuto con los colaboradores que realicen las labores de auditoria, para lo cual hará uso de los medios o herramientas que considere idóneas para el efecto. Igualmente se publicará el presente acto administrativo en la página WEB del Instituto. ARTÍCULO 16o. VIGENCIA Y DEROGATORIA. El presente acto administrativo rige a partir de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 23 DIC. 2016

CRISTINA PLAZAS MICHÉLSEN

Directora General

1. INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE COLOMBIA - IIA. Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna. Actualizado a Enero de 2013. p.3

2. Ídem. p.17

3. Ley 87 de 1993, artículo 1o.

4. Adaptado del artículo 1o. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 87 (29, noviembre, 1993). Diario Oficial.

Bogotá D.C., 1993. No. 41.120. Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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