ICBF - Resolución 3333 de 2015

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Índice RESOLUCIÓN 3333 DE 2015

(junio 2) Diario Oficial No. 49.547 de 18 de junio de 2015

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS DIRECCIÓN GENERAL <NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 5360 de 2023> Por la cual se deroga la Resolución número 4272 de 2008 y se actualizan, establecen y unifican los requisitos y documentos soportes para el pago de las obligaciones contraídas por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Resumen de Notas de Vigencia LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - CECILIA DE

LA FUENTE DE LLERAS (ICBF), en uso de las facultades Legales y estatutarias y en especial de las conferidas en el artículo 28, literal b) de la Ley 7ª de 1979, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 987 3de <sic> 2012, y CONSIDERANDO: Que el artículo 2093 <sic, es 209> de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones. Que es indispensable establecer los requisitos y documentos soportes necesarios para el pago de las obligaciones contraídas por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en desarrollo de su misión institucional. Que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en adelante ICBF, suscribe diferentes modalidades de contratos tales como: de Aporte, de Prestación de Servicios y Consultoría, de Obras Públicas y Concesión, Convenios interadministrativos y de Cooperación Internacional, de Suministro, de Arrendamiento, entre otros; conforme con las normas civiles, comerciales y demás que regulan la materia que incluyen en algunos casos anticipos y pagos anticipados a contratistas. Que para el cumplimiento de sus obligaciones el ICBF expide diferentes actos administrativos contemplados a través de Contratos, Resoluciones, Oficios u otros documentos que reconocen pagos y gastos, en el cumplimiento de las funciones misionales y administrativas otorgadas al Instituto. Que existe otro tipo de obligaciones que el ICBF debe pagar contra la presentación de facturas o liquidaciones

tales como servicios públicos e impuestos y gastos notariales, entre otros, las cuales se remiten a las pagadurías mediante oficio remisorio con los anexos respectivos. Que el artículo 19 de la Ley 1150 de 2007, estableció el deber que tienen las entidades públicas de respetar el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas, bajo la figura del Derecho de Turno, el cual solo podrá ser modificado por el Jefe de la entidad por razones de interés público, dejando constancia de tal actuación. Que mediante Resolución número 4040 de 2012 se estableció el procedimiento para la autorización de comisiones de servicio y el reconocimiento y pago de viáticos, gastos de transporte y gastos de viaje a los servidores públicos y contratistas del ICBF. Que el Decreto 2674 de 2012, por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación, en los artículos 16, 17, 18 y 19 del Capítulo III, estableció que las entidades y órganos ejecutores del SIIF Nación efectuarán el pago de sus obligaciones directamente a los beneficiarios a través de dicho aplicativo con abono en cuenta bancaria previamente registrada y validada en el mismo. Que mediante Resolución número 2926 de 2013, se incorporaron, entre otros, los requisitos para el proceso de certificación de cumplimiento y la expedición del certificado de pago por los supervisores y/o interventores de los servicios contratados de los programas y modalidades de Restablecimiento de Derechos, Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, Niñez y Adolescencia y Primera Infancia a cargo del ICBF. Que la Resolución número 4272 de 2008 proferida por el ICBF estableció y unificó los requisitos y documentos

soporte para el pago de las obligaciones contraídas por el ICBF; no obstante, de acuerdo con lo expuesto, se hace necesario actualizar los requisitos y documentos soportes mínimos para el trámite y pago de las obligaciones adquiridas por el ICBF; adicionales a las específicas contempladas en cada uno de los contratos y en las reglamentaciones específicas de cada programa. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO 1o. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 5360 de 2023> Actualizar y unificar el procedimiento, los requisitos y documentos soporte que se deben anexar a las cuentas para su presentación ante las áreas de Pagadurías de las Direcciones Regionales y del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, por parte de los supervisores o interventores de los contratos y ordenadores del gasto, frente al tipo de contrato y/o actos administrativos, con el fin de ser verificados como soporte de pago. Ir al inicio ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 5360 de 2023> Para tal efecto, se relacionan por cada tipo de Contrato o Modalidad de Atención los documentos que se deben anexar en cada uno de los casos:

1. CONTRATOS DE APORTE a) Para el primer pago, copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por el Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución.

En el caso de efectuarse modificaciones contractuales, deberá allegarse el documento contentivo de la adición o reducción y el oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la dependencia competente.

b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida. c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación. d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General y los Grupos Jurídicos en las Direcciones Regionales del ICBF, incluyendo las de manejo de anticipos, según lo pactado en cada contrato. e) Copia de las consignaciones que acredite el pago del impuesto de timbre cuando haya lugar. f) Copia del acta de inicio, cuando se haya pactado como requisito para la ejecución contractual. g) Certificación original de cumplimiento expedida por el supervisor o interventor del contrato, formato F1 PR23 PA02 “Certificación Pagos Contratos Prestación de Servicios y Programas Diferentes a Honorarios v1.xlsx”. h) Planilla de liquidación de los servicios prestados firmada por el respectivo Coordinador del Centro Zonal, Supervisor o Interventores de contrato, los asesores financieros y técnico del programa (de acuerdo a la estructura llevada en el centro zonal o Regional para la revisión de cuentas), en medio impreso. (Para aquellos casos en que las certificaciones se generen en forma individual, la planilla no se requiere). i) Factura o documento equivalente. j) Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal en la cual conste que se encuentra al día en el pago de seguridad social y aportes parafiscales; si es persona natural debe anexar la planilla de aporte a seguridad social de los aportes en salud, pensión y ARL.

2. CONTRATOS U ÓRDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS (diferentes a honorarios)

a) Para el primer pago, copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por el Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución. En el caso de efectuarse modificaciones contractuales, deberá allegarse el documento contentivo de la adición o reducción y el oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la dependencia competente. b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida. c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación y los Grupos Jurídicos en las Direcciones Regionales del ICBF, incluyendo las de manejo de anticipos, según lo pactado en cada contrato u orden de prestación de servicios. e) Certificación original de cumplimiento expedida por el supervisor o interventor del contrato, formato F1 PR23 PA02 “Certificación Pagos Contratos Prestación de Servicios y Programas Diferentes a Honorarios v1.xlsx”. f) Copia de la consignación que acredite el pago de impuestos Departamentales o Municipales y demás a que haya lugar. g) Copia de Acta de Inicio, si es del caso. h) Factura o documento equivalente. i) Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal en la cual conste que se encuentra al día en el pago de seguridad social y aportes parafiscales, si es persona natural documento en el cual se evidencia que se

encuentra al día en el pago de los aportes a la seguridad social en salud, pensiones y ARL.

3. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS – HONORARIOS a) Para el primer pago, copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por el Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución.

En el caso de efectuarse modificaciones contractuales, deberá allegarse el documento contentivo de la adición o reducción y el oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la dependencia competente. b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida. c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por los Grupos Jurídicos de las Direcciones Regionales del ICBF, según lo pactado en cada contrato. e) Certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato, formato F1.PR14.MPA.P1 “Informe de Obligaciones y Certificación del Supervisor, Contratos de Prestación de Servicios v3.docx”. f) Copia de Acta de Inicio, si es del caso. g) Factura o documento equivalente. h) Planilla de aportes y recibo de pago de aportes a la Seguridad Social en Salud, pensión y ARL. En el caso de los contratistas pensionados informar tal condición. i) Certificado de condición de declarante o no de renta y los documentos que disminuyan la base de retención en

la fuente, cuando haya lugar. j) Con la primer cuenta, certificación expedida por el contratista del cumplimiento de requisitos como empleado (artículo 329 E.T., Decreto 99, 1070 y 3032 del 2013).

4. CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA Y CONCESIÓN a) Para el primer pago, copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por el Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución.

En el caso de efectuarse modificaciones contractuales, deberá allegarse el documento contentivo de la adición o reducción y el oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la dependencia competente. b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida. c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación. d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General y los Grupos Jurídicos de las Direcciones Regionales del ICBF incluyendo las de manejo de anticipos, según lo pactado en cada contrato. e) Copia de la consignación que acredite el pago de impuestos Departamentales o Municipales, Nacionales y demás a que haya lugar. f) Copia de Acta de Inicio de la Obra Pública o de la concesión. g) Certificación original de cumplimiento expedido por el interventor del contrato, formato F1 PR23 PA02 “Certificación Pagos Contratos Prestación de Servicios y Programas Diferentes a Honorarios v1.xlsx”.

h) Factura con los requisitos legales estipulados en el E.T. i) Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal, en la cual conste que se encuentra al día en el pago de seguridad social y aportes parafiscales. j) Cuando corresponda al giro del anticipo, según lo pactado en el contrato, anexar copia de la constitución de la fiducia o patrimonio autónomo con la certificación bancaria de la cuenta abierta para su manejo, o certificación bancaria de apertura de la cuenta de ahorros para el manejo del anticipo, según sea el caso. k) Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, anexar copia del documento de constitución del consorcio o unión temporal, únicamente para el primer pago.

5. CONTRATOS DE SUMINISTRO a) Para el primer pago, copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por el Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución.

En el caso de efectuarse modificaciones contractuales, deberá allegarse el documento contentivo de la adición o reducción y el oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la dependencia competente. b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida. c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación. d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General y los Grupos jurídicos de las Direcciones Regionales del ICBF incluyendo las de manejo de anticipos,

según lo pactado en cada contrato. e) Certificación original de cumplimiento expedida por el supervisor o interventor del contrato, formato F1 PR23 PA02 “Certificación Pagos Contratos Prestación de Servicios y Programas Diferentes a Honorarios v1.xlsx”. f) Copia de la consignación que acredite el pago de impuestos departamentales o municipales, Nacionales y demás a que haya lugar. g) Factura de venta o documento equivalente con los requisitos legales estipulados en el ET. h) Comprobante de entrada a Almacén para aquellos casos en que el ICBF compra bienes devolutivos o de consumo que son entregados en sus almacenes. i) Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal, en la cual conste que se encuentra al día en el pago de seguridad social y aportes parafiscales. j) Cuando corresponda al giro del anticipo, según lo pactado en el contrato, anexar copia de la certificación bancaria de la cuenta abierta para su manejo. k) Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, anexar copia del documento de constitución del consorcio o unión temporal, únicamente para el primer pago.

6. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO a) Para el primer pago, copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por el Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución.

En el caso de efectuarse modificaciones contractuales, deberá allegarse el documento contentivo de la adición o reducción y el oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la dependencia competente.

b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida. c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación. d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General y los Grupos Jurídicos de las Direcciones Regionales del ICBF incluyendo las de manejo de anticipos, según lo pactado en cada contrato. e) Certificación original de cumplimiento expedida por el supervisor o interventor del contrato, formato F1 PR23 PA02 “Certificación Pagos Contratos Prestación de Servicios y Programas Diferentes a Honorarios v1.xlsx”. f) Copia de la consignación que acredite el pago de impuestos Departamentales, Municipales y demás a que haya lugar. g) Cuando el arrendamiento se surta a través de compañía inmobiliaria debe entregarse la factura expedida por dicha empresa, con los requisitos legales estipulados en el ET.

7. CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS O CONVENIOS DE COOPERACIÓN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES a) Para el primer pago, copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por el Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución.

En el caso de efectuarse modificaciones contractuales, deberá allegarse el documento contentivo de la adición o reducción y el oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la dependencia competente. b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información

allí contenida. c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación. d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General y los Grupos Jurídicos de las Direcciones Regionales del ICBF incluyendo las de manejo de anticipos, según lo pactado en cada contrato o convenio. e) Certificación original de cumplimiento expedida por el supervisor o interventor del contrato, formato F1 PR23 PA02 “Certificación Pagos Contratos Prestación de Servicios y Programas Diferentes a Honorarios v1.xlsx”. f) Cuenta de cobro.

8. HOGARES SUSTITUTOS, HOGARES GESTORES Y HOGARES TUTORES

A. Contratos suscritos con Operador: a) Para el primer pago, copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por el Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución.

En el caso de efectuarse modificaciones contractuales, deberá allegarse el documento contentivo de la adición o reducción y el oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la dependencia competente. b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida. c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación. d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General y los Grupos Jurídicos de las Direcciones Regionales del ICBF incluyendo las de manejo de anticipos,

según lo pactado en cada contrato. e) Certificación original de cumplimiento expedida por el supervisor o interventor del contrato, formato F1 PR23 PA02 “Certificación Pagos Contratos Prestación de Servicios y Programas Diferentes a Honorarios v1.xlsx”. f) Planilla de liquidación impresa firmada por el respectivo Coordinador del Centro Zonal, supervisor o interventor del contrato y por el asesor contable o Financiero del área en el Nivel Nacional, Regional o Centro Zonal, (de acuerdo a la estructura llevada para la revisión de cuentas). g) Factura o documento equivalente con los requisitos legales.

B. Pagos ordenados a través de Acto Administrativo: a) Copia de la Resolución por medio de la cual se ordena el pago, en la que se indique el número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) a afectar. b) Planilla de liquidación impresa, firmada por el respectivo Coordinador del Centro Zonal, de acuerdo con el reporte emitido por el aplicativo SIM, con la cual certifica el cumplimiento del servicio a satisfacción (para aquellos casos en que las certificaciones se generen en forma individual, la planilla no se requiere). c) Resolución por la cual se aprueba la calidad para la prestación del servicio en la modalidad de Hogar Sustituto, Tutor y Gestor a los beneficiarios, a los cuales se les van a efectuar los pagos mes a mes. d) Para las modalidades de Hogares Sustitutos se requiere que adjunten a la cuenta, copia de los oficios o boletas de ubicación o salida de los menores, expedida por el Defensor de Familia o del equipo interdisciplinario de Defensoría, según lo establece el Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos (PARD), como

soporte de las novedades reportadas en la planillas de liquidación. e) Fotocopia legible de las cédulas de los beneficiarios del pago. En la Resolución enunciada en el literal (a), se hace necesario que se relacionen además del nombre de la madre sustituta sus datos personales con el fin de garantizar los pagos, como son: i) el documento de identidad (cédula de ciudadanía o de extranjería); ii) dirección; iii) teléfono; iv) entidad bancaria, número de cuenta y tipo de cuenta, así como el número de niños, niñas o adolescentes que atienden, sobre los cuales se le cancelará, conforme se haya establecido en los lineamientos. c) Pagos ordenados a través de acto administrativo por el acompañamiento hospitalario. <Literal adicionado por el artículo 1 de la Resolución 358 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> a) Copia de la resolución por medio de la cual se autoriza el pago del gasto correspondiente al acompañamiento hospitalario, en la que se indique el número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), nombre completo de la persona a la cual se le ordena el pago, entidad bancaria y tipo de cuenta, el nombre de los niño(s), niña(s), adolescente(s) y jóvenes beneficiarios del acompañamiento hospitalario; b) Certificado de autorización para el acompañamiento hospitalario expedido por el Coordinador del Centro Zonal, donde se indique el nombre del Defensor que solicitó el acompañamiento, nombre e identificación del niño, niña, adolescente beneficiario del acompañamiento, nombre e identificación del responsable del hogar sustituto y nombre de la persona natural que se autorizó para realizar el acompañamiento hospitalario; c) Certificación que conste la realización del acompañamiento hospitalario expedido por el Coordinador del

Centro zonal, donde se indique la fecha de inicio y finalización, total de horas del acompañamiento hospitalario, jornada, el nombre completo y número de cédula de ciudadanía. (Los certificados deben generarse de manera individual); d) Se debe adjuntar la cuenta de cobro, copia del RUT, certificado bancario y fotocopia de cédula de ciudadanía de la persona natural que realizó el acompañamiento hospitalario. Notas de Vigencia

9. ANTICIPOS Y PAGOS ANTICIPADOS Cuando en un contrato se pacte anticipo o pago anticipado se deben tener en cuenta, los siguientes requisitos: ANTICIPOS a) Copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por el Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución.

En el caso de efectuarse modificaciones contractuales, deberá allegarse el documento contentivo de la adición o reducción y el oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la dependencia competente. b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida. c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación. d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por los Grupos jurídicos en las Direcciones Regionales incluyendo las de manejo de anticipos. e) Memorando o comunicación de autorización del desembolso del anticipo suscrito por el Supervisor o Interventor del Contrato. Para el manejo de los anticipos pactados en los contratos debe tenerse en cuenta la normatividad y regulación

establecida por el ICBF relacionada en el Anexo 1 de la presente resolución, el cual hace parte integral de la misma. Así mismo, en cada factura se debe relacionar la amortización correspondiente hasta legalizar el valor del anticipo, y especificar el valor neto a girar, aspectos que deberán revisar y garantizar los supervisores o interventores de contrato, de forma previa a la elaboración y firma de la certificación de cumplimento y remisión de las cuentas a las Pagadurías de las Direcciones Regionales del ICBF y del Grupo Financiero Sede de la Dirección General.

PAGOS ANTICIPADOS: a) Copia del contrato, oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por el Grupo Jurídico de las Direcciones Regionales del ICBF, en el cual se indique la fecha de legalización e inicio de su ejecución.

En el caso de efectuarse modificaciones contractuales, deberá allegarse el documento contentivo de la adición o reducción y el oficio de perfeccionamiento y legalización expedido por la dependencia competente. b) Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT), en caso de existir modificaciones en la información allí contenida. c) Copia del Registro Presupuestal expedido a través del SIIF Nación. d) Copia de las pólizas debidamente aprobadas por la Dirección de Contratación de la Sede de la Dirección General o por los Grupos jurídicos en las Direcciones Regionales incluyendo las de manejo de anticipos. e) Formato de certificación de cumplimiento expedido por el supervisor o interventor del contrato, F1 PR23 PA02 “Certificación Pagos Contratos Prestación de Servicios y Programas Diferentes a Honorarios v1.xlsx”.

f) Factura o documento equivalente. g) Entrada al almacén, si es del caso. h) Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal, en la cual conste que se encuentra al día en el pago de seguridad social y aportes parafiscales. Ir al inicio ARTÍCULO 3o. OTROS PAGOS DERIVADOS DE LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA.<Resolución derogada por el artículo 9 de la Resolución 5360 de 2023>

1. LEGALIZACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIO a) Copia de la Resolución que ordenó y autorizó la comisión de servicio o desplazamiento y el reconocimiento y pago de viáticos, gastos de transporte y gastos de viaje a los servidores públicos o contratistas del ICBF, así como copia de las resoluciones modificatorias, aclaratorias y de prórroga, si las hay. b) Formato F3 PR23 PA02 “Relación de Gastos de Viaje v1.doc”, anexando la constancia de transporte intermunicipal o interdepartamental, fluvial o marítimo, cuando haya lugar. c) Formato F2 PR23 PA02 “Certificación Informe de Comisión v1.doc”. d) En caso que el tiquete se compre a través de Agencia de Viajes u otra forma diferente a contrato de suministro de tiquetes, se debe anexar: i) original del pasabordo; ii) carátula del tiquete (en el evento que no se tengan estos documentos se debe pedir a la aerolínea la certificación en donde conste que la persona viajó) y iii) el recibo de pago expedido por la Agencia de Viajes.

Si la reserva se efectúa por internet, se puede anexar el comprobante de reserva respectivo.

2. NÓMINA Y SUS INHERENTES El proceso de pago de la nómina y sus inherentes se realiza de forma unificada por parte del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y para ello se requiere de: a) Oficio remisorio por parte de la Dirección de Gestión Humana al cual se adjunta comprobante mayor de nómina firmado por el Ordenador del Gasto, el comprobante a favor de terceros por concepto de descuentos

(Fonbienestar, Cooperativas, Sindicatos, Embargos Judiciales, etc.). b) Nómina certificada por el Director de Gestión Humana de la Sede de la Dirección General, el Director Financiero y el Ordenador del Gasto. c) Relación consolidada de los aportes a efectuar al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales debidamente firmada por el Director de Gestión Humana y el Ordenador del Gasto. d) Planilla de pagos generados por el aplicativo de ASOPAGOS o el operador correspondiente. e) Oficio remisorio por parte del área de la Dirección de Gestión Humana en el cual se relacione la liquidación de las cesantías a transferir de los servidores públicos del ICBF al Fondo Nacional de Ahorro, junto con la planilla de pago debidamente firmada por el Director de Gestión Humana y el Ordenador del Gasto. f) Formularios de Aportes a los Fondos Voluntarios de Pensión y Cuentas AFC debidamente diligenciados y avalados por el funcionario competente. g) Copia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), en su defecto se deberá mencionar el número del CDP a afectar en los oficios remisorios para pagos.

3. SERVICIOS PÚBLICOS E IMPUESTOS Original y copia del oficio remisorio expedido por la Dirección Administrativa de la Sede de la Dirección

General y por los Grupos Administrativos o Administrativos y Financieros en las Direcciones Regionales del ICBF, con la relación de los servicios públicos a cancelar por tipo de servicio y entidad prestadora del servicio, debidamente totalizados, al cual le anexarán las facturas a cancelar expedidas por las empresa prestadoras del servicio público o el formulario de autoliquidación para el caso de los Impuestos o Contribuciones Nacionales, Departamentales o Municipales debidamente autorizados y firmados por el Ordenad