ICBF - Resolución 6040 de 2019

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Índice RESOLUCION 6040 DE 2019

(julio 18) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Por la cual se integra y reglamenta el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en el literal b) del artículo 28 de la Ley 7a de 1979, en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, la Ley 87 de 1993 y CONSIDERANDO: Que la Constitución Política de Colombia de 1991 preceptúa en el artículo 209: “La Administración Pública en

todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá éralos términos que señale la ley''. Que la Carta Política de 1991 dispone en el artículo 269” En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar según naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno de conformidad con Que de acuerdo con lo anterior mediante la Ley 87 de 1993 se definieron las normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades, y organizaciones del Estado determinando en el artículo 1o: “Se entiende por control interno el sistema, integrado por, el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos. se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previos. Que la citada Ley su artículo 6 indica: El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivos correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las 'entidades y organismos”. Que, de igual forma, la Ley 87 de 1993 en su artículo 13o señaló: “Los organismos y entidades a que se refiere artículo 5 de la presente Ley, deberán establecer el más alto nivel (sic) jerárquico un Comité de Coordinación del

Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización”. Que por medio de la Resolución No. 310 de 1994 del ICBF se estableció el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se dictó su reglamento. Que a través de la Resolución No. 1400 de 1997 del ICBF, se creó el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en la Sede Nacional, Regionales y Agencias del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, se dictaron sus funciones y reglamento, y se derogó la Resolución No. 310 de 1994. Que según la Resolución No. 2020 de 2003 del ICBF se unificaron las disposiciones de los comités al Interior del Instituto, se reglamentó su Implementación y funcionamiento, incluyendo el Comité de Coordinación Regional y Control Interno y se revocaron varias disposiciones contenidas en la Resolución No. 1400 de 1997. Que mediante la Resolución No. 2375 de 2003 del ICBF se modificó la conformación del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del instituto Colombiano de Bienestar Familiar, se dictaron sus funciones y reglamento, y se derogaron la Resolución No. 1400 de 1997 y demás normas que le sean contrarias. Que la Resolución No. 2333 de 2004 determinó responsabilidad es para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad establecido en la Ley 872 de 2003 y designó al Jefe de la Oficina de Control Interno como responsable de coordinar proceso de Auditorías Internas del Sistema de Gestión de la Calidad en cumplimiento de dicha ley. Que en la Resolución No. 098 de 2008 se definieron responsabilidades para el desarrollo de los sistemas de

gestión, se creó el Comité de Calidad para la Gestión Institucional como instancia responsable de la dirección y orientación de los sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y Modelo Estándar de Control Interno MECI, se designó al jefe de la Oficina de Control Interno como responsable de coordinar el proceso de Auditorías Internas a los Sistemas de Gestión y se derogó la Resolución No. 2333 de 2004. Que con la Resolución No. 5620 de 2009 del ICBF se creó e Comité de Calidad para la Gestión Institucional como instancia responsable de la dirección y orientación de los Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y el Mátelo Estándar de Control Interno MECI, se designó al Jefe de la Oficina de Control interno como responsable de coordinar el proceso de Auditorías Internas a los Sistemas de Gestión y se derogó la Resolución No. 098 de 2008. Que por medio de Resolución No, 3095 de 2010 del ICBF se creó el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión SIGE, el cual asumió las funciones de los Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno y de Calidad para la Gestión Institucional, derogando la Resolución 2375 del 2003 y los artículos del 1o al 4o de la Resolución No. 5620 de 2009. Que la Resolución No. 5786 de 2010 del ICBF creó el Comité Estratégico Regional en las Direcciones Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se derogó la Resolución No. 2020 de 2003, Indicando en el artículo 1o que dicho Comité Estratégico haría las veces del Comité de Coordinación del Sistema

de Control Interno. Que el Decreto 987 de 2012 en el artículo 1o determina que para el desarrollo de sus funciones, el ICBF contará en su estructura organizacional con varios órganos de asesoría y coordinación entre los cuales están los que denominan Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Comité de Gestión Integral. Además, se señala en el artículo 3o numeral 6 que es función de la Oficina de Control Interno realizar auditorías Integrales y de gestión. Que a través de la Resolución No. 4964 de 2012 se estructuró el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, se dictaron otras disposiciones y se derogaron las resoluciones números 5620 de 2009 y 3095 de 2010, mencionando en sus considerandos que los Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno y de Gestión Integral, en aras de la eficiencia administrativa, quedarían subsumidos en el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión. Que la Resolución No. 268 de 2015 del ICBF reorganizó el Sistema Integrado de Gestión derogando todas las disposiciones que le sean contrarias en especial las Resoluciones número 1780 de 2012 y 4964 de 2012. Que según la Resolución No. 10232 de 2015 se reorganizó el Sistema Integrado grado de Gestión, y entre otros aspectos, se designó al Jefe de la Oficina de Control Interno como responsable de coordinar el proceso de auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión se derogó la Resolución No. 268 de 2015 Que mediante la Resolución No. 7070 de 2017 expedida por la Directora General del ICBF, se reorganizó el Sistema Integrado de Gestión, señalando en su artículo 8o literal e) que corresponde al Comité de Coordinación

del Sistema Integrado de Gestión analizar y tomar medidas respecto a los informes presentados por la Oficina de Control interno sobre el estado de ejecución de las acciones corréelas derivadas las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, y se derogó la Resolución No. 10232 de 2015. Que en el Decreto No. 1499 de 2017 (que modifica el Decreto 1083 de 2015) se establece el objeto e instabas de dirección y coordinación del Sistema de Gestión (según el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, MIPG descrito en 7 capítulos denominados Dimensiones) y su articulación con el Sistema de Control Interno (según el Modelo Estándar de Control Interno MECI descrito en la Dimensión 7 del MIPG); sistemas, se determina que en cada una de las entidades se debe integrar el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, encargado de orientar la implementación y operación del MIPG el cual sustituirá a los demás comités que tengan relación con el, modelo y que no sean obligatorios por mandato legal. Que por medio de la Resolución No. 13240 DE 2017 del ICBF se conforman los comités estratégicos en las direcciones regionales indicado en el artículo 4o que será responsabilidad de este Comité Estratégico aprobar y realizar seguimiento a los Planes de Mejoramiento resultados de las auditorias de la Contraloría General de la República, Oficina de Control Interno y Entes Certificadores del Sistema Integrado de Gestión SIGE; y deroga la Resolución No. 5786 de 2010. Que por medio de la Resolución No. 6970 de 2018 se integró y reglamentó el Comité Institucional de Gestión y

Desempeño del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar el cual entre sus responsabilidades incluye la de apoyar el desarrollo de una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, deroga los artículos 7 al 12 de la Resolución No. 7070 de 2017 y prorroga por 10 meses, hasta el 7 de abril de 2019, la vigencia de los artículos restantes de la misma. Que según la Resolución No. 0800 de 2019 se conformó el Comité Regional de Gestión y Desempeño en las Direcciones Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se derogó la Resolución 13240 de 2017 indicando en el artículo 3 responsabilidades en temas propios de la Dimensión Control Interno básicamente relacionados con seguimiento a planes de mejoramiento y planes de acción derivados de auditorías externas e internas respectivamente; seguimiento y monitoreo a los controles y acciones de los planes de tratamiento definidos en la matriz de riesgos; fortalecimiento de cultura de control. Que a través de la Resolución No. 2674 de 2019 se modificó la Resolución 6970 de 2018 en lo relacionado con la conformación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño y se prorrogó por 10 meses, hasta el 5 de febrero de 2020, la vigencia de los artículos 1 a 6 y 13 a 38 de la Resolución 7070 de 2017. Que en el Decreto 1083 de 2015, artículo 2.2.21.2.1 se dispone que para lograr el funcionamiento armónico del Sistema Nacional de Control Interno existen varias instancias de articulación, así: responsables, reguladores,

facilitadores y evaluadores Que de conformidad con el Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, artículo 2.2.21.2.2 literal c) los Representantes Legales y Jefes de todos los organismos y entidades del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, así como los particulares que administren recursos del Estado: "... son responsables de establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestión que garanticen la correcta aplicación y utilización de las políticas y normas constitucionales y legales en materia de control interno...”. Que así mismo el Decreto 1083 de 2015 menciona que el Comité Institucional de Coordinación de Control Integro, como órgano y asesoría le corresponde actuar en calidad de responsable y facilitador del Sistema de Control interno según lo dispuesto en los artículos 2.2.21.2.2 y 2.2.21.2.4. Que el Presidente de la República expidió el Decreto 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, reglamentario único del Sector Función Pública” y adicionó, entre otros, el artículo 2.2.21.1.5 que determina. Las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como Órgano Asesor e Instancia decisoria en los asuntos de control interno”. Que el Decreto 1083 de 2015 en el artículo 2.2.21.1.6, adicionado por el Decreto 648 de 2017, estableció las funciones principales del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

Que con la Resolución No. 1089 de 2018 se integró y reglamentó el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Que el Departamento Administrativo de la Función Pública, en la vigencia 2018 emitió el Anexo 6 del Manual Operativo del MIPG Versión 2, Criterios Diferenciales -Política de Control Interno - MECI, en el cual se puede observar un esquema de responsabilidades (por niveles denominados Líneas de Defensa) frente a la gestión del riesgo y control incluyendo las correspondientes al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno quien tiene a cargo la Línea Estratégica. Que de acuerdo con el Decreto 1083 de 2015 parágrafo 1o del artículo 2.2.21.4.7, modificado por el Decreto 338 de 2019, los informes de auditoría, seguimientos y evaluaciones tendrán como destinatario principal el representante legal y el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y deberán ser remitidos al nominador cuando este lo requiera. Que el Señor Presidente de la República expidió el Decreto 338 de 2019 mediante el cual se creó la denominada Red Anticorrupción como mecanismo de prevención del fenómeno de la corrupción que establece estrategias de coordinación y comunicación de los Jefes de Control Interno de orden nacional y territorial con la Vicepresidencia de la República y con el Secretario General de la Presidencia de la República a través de la Secretaria de Transparencia. Que en el Reglamento de Funcionamiento Interno de la Red Anticorrupción se determina que los comités de control interno se podrán reunir de manera especial y por iniciativa propia para tratar temas de lucha contra la

corrupción, con lo cual se complementan las acciones que desde el Gobierno Nacional se vienen adelantando por la transparencia, la eficiencia, la ética, y un estado al servicio del bien común y no de intereses particulares. Que la Directora General del ICBF, en sesión del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno realizada el 19 de marzo de 2019, en calidad de Representante Legal y con base en lo dispuesto en el artículo 2.2.21.1.5, numeral 3 del Decreto 1083 de 2015, solicitó modificar la conformación de los miembros de este comité. Que con fundamento en las anteriores consideraciones se hace necesario actualizar la reglamentación del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del ICBF. Que de acuerdo con lo anteriormente expuesto, RESUELVE ARTICULO 1o. INTEGRACION. Intégrese el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno. Ir al inicio ARTÍCULO 2o. CONFORMACION. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar estará conformado por los siguientes integrantes, cuya participación será indelegable:

1. Director General, quien lo presidirá

2. Subdirector General

3. Secretario General

4. Director de Planeación y Control de Gestión

5. Director Sistema Nacional de Bienestar Familiar

6. Jefe de Oficina de Gestión Regional

7. Jefe Oficina Asesora Jurídica PARÁGRAFO PRIMERO. Para la implementación, sostenibilidad y mejora del Sistema de Control Interno, bajo

el modelo que determine la normatividad legal vigente, la Dirección General designa como su representante (Representante de la Alta Dirección) al Director de Planeación y Control de Gestión. PARÁGRAFO SEGUNDO. El Director de Planeación y Control de Gestión actuará simultáneamente en este Comité como: a) Representante de la Alta Dirección en concordancia con lo señalado en el parágrafo anterior, b) Director de Planeación y Control de Gestión. En todo caso en los asuntos que requieran decisión emitirá un (1) solo voto. PARÁGRAFO TERCERO. El Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, participará con voz, pero sin voto en el Comité y ejercerá la secretaría técnica del mismo. PARÁGRAFO CUARTO. El comité en pleno, el secretario técnico o cualquiera de sus miembros podrán Invitar a las sesiones a los directivos o a los colaboradores de apoyo que consideren, de acuerdo con los temas previstos en el orden del día. Sin embargo, la presencia e intervención de los colaboradores de apoyo se limitará a la exposición o participación en el asunto para el cual sean llamados. PARÁGRAFO QUINTO. El Subdirector de Mejoramiento Organizacional será invitado permanente. Ir al inicio ARTICULO 4o. SESIONES. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del ICBF se reunirá por lo menos dos (2) veces al año, normalmente una vez en cada semestre, y extraordinariamente cada vez que alguno de sus miembros o el Jefe de Control Interno lo considere necesario. PARÁGRAFO PRIMERO. Para efectos de lo dispuesto en el presente artículo la convocatoria a las sesiones (ordinarias o extraordinarias) se efectuará por Instrucción del Presidente del Comité únicamente a través del

Secretario Técnico, quien mediante comunicación escrita o por correo electrónico Informará sobre la fecha, hora, lugar y asuntos a tratar. PARÁGRAFO SEGUNDO. Excepcionalmente, cuando las necesidades del servicio así lo exijan, el Comité podrá sesionar de manera virtual de conformidad con lo establecido en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para lo cual se hará uso de los medios tecnológicos disponibles. Ir al inicio ARTÍCULO 5o. QUORUM. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del ICBF deliberará con la mitad más uno de los miembros del Comité y decidirá con la mayoría de los asistentes. PARÁGRAFO. El Comité tomará sus decisiones con base en los informes elaborados y presentados por los responsables según los temas a tratar en cada sesión y demás criterios técnicos que considere pertinentes. Ir al inicio ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO. Al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del ICBF como máximo órgano interno de consulta, coordinación, asesoría y decisión en materia de control interno corresponderá:

1. Impartir directrices para el diseño de estrategias y políticas orientadas a la implementación, desarrollo y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de la Entidad.

2. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno y determinar las acciones generales a seguir de acuerdo con los resultados.

3. Aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del Sistema a partir de la

normatividad vigente, los informes presentados por el Jefe de Oficina de Control Interno, por el Director de Planeación y Control de Gestión o por organismos de control.

4. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como sus modificaciones, previo a la expedición del acto administrativo correspondiente por parte del Director General, y verificar su cumplimiento.

5. Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la Entidad presentado por el Jefe de Control Interno, elaborado considerando la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos, lineamientos del Gobierno Nacional, las solicitudes de la Dirección General, Entes de Control, Consejo Directivo y el criterio del Jefe de la

Oficina de Control Interno.

6. Analizar los resultados de auditoría interna o de evaluaciones clave que determine el Comité o el Jefe de la Oficina de Control Interno según su criterio, y aquellos que por disposición legal deban ser comunicados en esta instancia.

7. Hacer seguimiento a los resultados de las acciones implementadas frente a los hallazgos generados por la Oficina de Control Interno, producto de la ejecución del Plan Anual de Auditoría.

8. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.

9. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.

10. Conocer los casos de necesidades o limitaciones (económicas, humanas, de infraestructura, tecnológicas y de capacitación) para el normal desarrollo de la auditoría interna según informe el Jefe de la Oficina de Control Interno y pronunciarse sobre las acciones a seguir cuando sea procedente.

11. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo; hacer seguimiento a su

cumplimiento y la aplicación de controles, en especial en lo relacionado con la prevención y detección de fraude y mala conducta.

12. Analizar las evaluaciones de la gestión del riesgo, elaboradas y presentadas por la segunda y tercera línea de Defensa (Dirección de Planeación - Oficina de Control Interno) y tomar las decisiones de mejora a que haya lugar.

13. Conocer y resolver los casos en que los responsables hayan decidido no formular acciones frente a los hallazgos identificados por la Oficina de Control Interno.

14. Hacer seguimiento a los resultados de avance, cumplimiento y efectividad del Plan de Mejoramiento Institucional suscrito con el organismo de control fiscal, presentados por la Oficina de Control Interno.

15. Revisar la información contenida en los estados financieros de la Entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

16. Promover el compromiso de la Alta Dirección frente al desarrollo, sostenibilidad, fortalecimiento y mejoramiento permanente del control interno.

17. Impartir directrices para el fomento de la cultura de control y la prevención, cuya orientación estará a cargo de la Dirección de Planeación y Control de Gestión y la Oficina de Control Interno.

18. Analizar casos de posibles prácticas corruptas que se puedan estar presentando en la Entidad y proponer acciones o estrategias para contrarrestar dichas prácticas o prevenir su ocurrencia.

19. Las demás asignadas por el Representante Legal de la entidad o las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

PARÁGRAFO PRIMERO. El Comité definirá mecanismos de seguimiento al funcionamiento y efectividad del Sistema de Control Interno en las regionales del ICBF e impartirá las directrices respectivas.

Ir al inicio ARTICULO 7o. ACTAS. De los asuntos tratados en cada Sesión del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del ICBF se levantará un acta por parte del Secretario Técnico (Jefe de Oficina de Control Interno), la cual será numerada consecutivamente, quien la someterá a la aprobación de los miembros del citado Comité; una vez aprobada será suscrita por el Director General como Presidente y el Jefe de Oficina de Control Interno como Secretario Técnico. PARÁGRAFO PRIMERO. La Secretaría Técnica enviará por correo electrónico, o por el medio más expedito, el proyecto de acta a los integrantes del Comité los cuales deberán aprobarla o emitir observaciones dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recibo. Si vencido el plazo no se ha recibido ningún pronunciamiento se entenderá que el proyecto de acta fue aprobado. PARÁGRAFO SEGUNDO. En caso de que existan observaciones o comentarios se realizarán los ajustes sugeridos que sean procedentes. PARÁGRAFO TERCERO. Los directivos responsables de presentar temas en las sesiones del Comité, en caso de ser requeridos por el Secretario Técnico y por la especialidad de los asuntos, apoyarán en el trámite de elaboración de las actas correspondientes. Ir al inicio ARTÍCULO 8o. ARCHIVO Y CUSTODIA DE ACTAS. El jefe de la Oficina de Control Interno, como Secretario Técnico, será el responsable del archivo y custodia de las actas levantadas en las sesiones. Ir al inicio ARTÍCULO 9o. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las

disposiciones que le sean en especial la Resolución 1089 de 2018.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

JULIANA PUNGILUPPI LEYVA Directora General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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